组织一场成功的会议

,Click to edit Master title style,*,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,如何组织一场成功的会议？,确定时间、地点、人数,发会议通知,/,邀请信,成立会务组，确定职责分工,会议日程确定,会议问案及物品准备,宾馆会场落实,费用预算审批,报到、欢迎信,工具箱、移动办公室,会场布置,会议服务,送站安排、接站,会议总结评估及费用分摊,一般会议操作流程,会前沟通,会中跟进,会后追踪,成,功,因,素,与会议有约,时间,确定会议的 地点,内容,一、会前准备,确定会议日程及安排并发备忘录给各地：,会议地点、联系地址、邮编、电话、传真,会议时间、会议内容、邀请函,人员限额、报名表（回执）、报名截至日期,注意事项,（当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍）,如需参会者准备资料，请予详细说明,如有必要，也可说明组织者承担会议费用部分,发 会 议 通 知,成 立 会 务 组,确立会务组人员组成名单,会务组人员分工,(,根据会议人数的多少、时间长短分工,),学术组,（,会议内容落实、演讲者沟通、,VIP,接待、文件资料准备等）,会务组,（会议通知、物品准备、资料复印、装订等、餐饮、住房、,交通、票务、物品采购、会务安排。,宣传组,（,会场、环境布置、活动策划实施等）,收集各地参会人员名单及相关信息资料,客户基本信息（姓名、地区、单位、性别、职务、,民族、联系电话、出生年月日等,业务信息,(,客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系？）,（分组并确定各组组长及组员,和各地区反馈确认参会人数及名单,收集参会人员往返航班,/,车次，以便安排接送,（一）会议文案的收集与准备,姓名：,性别：,出生年月日：,工作单位：,电话,职务：,.,欢迎信、欢送信、参会人员登记表,撰写,(,或提醒同事,),每天的晚安卡或温馨书信,注意留意参会者的出生年月日，,注意留意客户中是否有少数民族？,准备生日卡、小礼品等,会议期间的注意事项（酒店内、外出参观等）,会议日程安排,意见反馈表,（二）会议文案的收集与准备,多方面的沟通与协作,与演讲者沟通,与酒店沟通,与旅行社沟通,与外协公司沟通,与公司内部沟通,与演讲者讨论并确定演讲内容,收集演讲内容,演讲者本人的背景资料,请专人编辑并校对,与 演 讲 者 沟 通,告知演讲者,会议内容及形式,会议地点、演讲时间安排,参会人员资料,与演讲者确认行程，并安排接送,与 酒 店 沟 通,发备忘录给酒店，告知会议时间,房间数（会务组、,VIP,、参会人员、提前报到人数）,餐饮（用餐要求、提前看菜单、用餐地点、用餐时间）,主会议室及分会议室（使用时间、应配备的设备）,茶点（时间、要求）,电话、洗衣费用（使用要求）,报到台及指示牌的设置及内容,资料及物品发放协调,付款方式,注意协议条宽,与 旅 行 社 沟 通,发备忘录给旅行社确认会议旅游安排,会议地点、行程安排,旅游项目的确定（景点、用餐地等）,对导游的要求,车辆安排（参会人数、集合及出发时间）,制作汽车标志,确定司机待遇,特殊要求（,VIP,用车安排）,确认落实安全保险,与外协公司联系，提供详细准确的资料，以便：,制作手册（内容：会议内容、组织者、行政事项、,注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、,分队分组名单、住房名单等）,制作横幅、挂旗,制作胸卡,合影留念,与 外 协 公 司 沟 通,（广告公司、复印公司、摄影师等）,与公司内部各部门的沟通,与直接主管沟通,与兄弟部队沟通,与财务部沟通：费用申请（借款、付款等）,沟通无极限,会场安排,会议日程、资料仪器准备,参观游览路线、时间,住宿房间数及时间,餐饮安排,接送机,/,车人数及时间,确定会议的最后安排,胸卡、桌卡,会场横幅、挂旗,会议资料（宣传单页、资料汇编等）,办公用品、备用药品,各类信件（欢迎信,/,欢送信,/,意见反馈表）,购买会议发放物品（水果、土特产）,财务申请（会议借款）,会议用品准备,善用会议检查表,会议场地准备,（提前一天检查）,场地及设备,（幻灯,/,投影,/,电视机,/,录像机,/,音响,/,话筒,/,灯光,/,布局等）,会议用品（笔,/,笔记本,/,会议资料,/,文献）,会场布置（横幅、挂旗等）,安排房间的物品发放,根据各地上报客户的交通到达时间，安排专人接站。,注意：接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话,天热准备矿泉水等）,按地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能 迅速安排入住；,发房间钥匙、胸卡、资料、物品等；,房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；,二、会中跟进：,报到日,报到日,将会议的具体安排（用餐及会议地点等）,标出；以便参会人员了解会议日程,登记返程时间，并协助确认机票,/,订火车票；,晚上召开公司全体代表会议，就会议事项作一些说明,会议期间,提前到达会场，检查会议所需物品,与演讲者联系有关幻灯片及胶片等事情,派专人负责会场的灯光、音响、话筒等,参观游览,：,提前告诉参会人员集合时间及路线,提前宣布游览的注意事项,强调 安全第一、游览第二,遵守时间,照顾好参会代表,配合专业导游调节气氛,返 程,制作各地送站登记表，并发放至带队人员手中；,安排送站车辆,及时统计返程人数，以便安排剩余人员的餐；,及时核对房间数,建立客户意见反馈机制程并可量化衡量,（因为你无法管理那些你不能测量的东西）,客户意见反馈表,中国有句名言,“,一句忠恳的批评，胜过一百句赞扬的话,”,。为了了解您对本次研讨会的意见，以利于我们今后,工作的持续改进，我们恳请您提出宝贵意见及对西安杨森的建议。谢谢,!,请您对下列内容打出您实际感受的分数（请您在您选中的分数上打,“,”,）,差,一般,好,1,、您对本次研讨会的内容安排,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,2,、会议内容对您今后工作的帮助,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,3,、您对会议的整体安排,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,4,、您认为哪项内容对您的工作帮助最大（请打,“,”,）,西安杨森公司企业文化介绍,新加坡樟宜医院管理经验分享,西安杨森实施与深化,GMP,的做法及经验,药学有关问题探讨,西安杨森产品介绍,/GSP,达标,5,、酒店的服务,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,6,、酒店的餐,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,7,、外出用餐的感受,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,8,、导游小姐,/,先生的服务,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,（请标出您在几号旅游车）车号：,9,、对会务人员的服务满意度,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,10,、您对西安杨森生产车间管理的印象,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,11,、参观西京医院,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,12,、您认为会议中还应增加哪些内容？,13,、您认为西安杨森在今后应加强哪方面的工作,？,三、会 后 追 踪,制作参会人员通讯录（中小型会议在会中进行）,邮寄参会人员合影（中小型会议在会中发放）,对参会人员的意见反馈进行统计、分析,汇总、整理会议资料,费用汇总、分摊,对此次会议进行总结并将反馈,意见提供给相关人员,3,、及时反馈,2,、有效沟通,1,、充分准备,给客户创造惊喜！,成功会议三大秘诀,优质服务绝招,超越顾客期望值,注重每一个细节,提供个性化服务,服务文化,(,一,),耐心自己与工作,细心工作与客户,信心客户与同事,建立服务文化,服务文化,(,二,),利用每一个机会询问客户,1,100,实施,1,建立服务文化,有期望，才会实现；,有衡量，才会实施；,有反馈，才会提高；,有认可，才会升华,服务文化,(,三,),建立服务文化,无论在何处，,作自己企业的外交使节,永远做正面的谈论,不做负面的评论,(,持续改进，提供超值服务,),树立良好的企业形象,品质的承诺,Signature OF Quality,不断学习,勇于创新,一些人在推动着世界转动,一些人在旁观看着世界转动,一些人对世界在转动一无所知,一些人在抱怨和阻碍世界的转动,从我做起，从现在做起,推动世界,客户是五味果,耐心,细心,爱心,.,我们期望做客户的知心朋友,!,期望各位有一个成功的人生,!,尽善尽美地为客户提供全方位的服务,只有超值服务，,才能赢得客户的信赖和支持,