会议筹划与管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第九讲,会,会议筹划,与,与管理,1,会议的重,要,要性,大多数企,业,业在会议,中,中决定其,基,基本走向,90%以,上,上的重大,决,决策是通,过,过会议制,定,定的,企业花在,开,开会上的,时,时间越来,越,越多,开会的频,率,率越来越,高,高,2,会议的筹,划,划与管理,会前的准,备,备工作,会间的组,织,织服务,会后的善,后,后处理,3,会前准备,工,工作,1、安排议题,、,、议程、,日,日程,2、拟订与会,人,人员名单,3、申请会议,所,所需资金,4、会场布置,5、安排食宿,和,和茶水,6、,发,发出会议,通,通知,4,安排议题,、,、议程,议题的收,集,集和筛选,议程,5,委员会会议议程,7月6日上午11点,格林德雷戈饭店,1、（11：00）任命一位会议主席,2、（11：10）为缺席致歉,3、（11：15）批准上次会议备忘录,4、（11：30）上次会议提出的事项,5、（11：45）讨论联络事宜,（12：00）会间休息,6、（12：15）财务事项,7、（12：45）特别事宜,8、（13：00）其他动议,9、（13：15）其他事宜,10、（13：35）下次会议细节,议程的开,头,头为会议,的,的日期、,时,时间和地,点,点,每项均有,一,一个起始,时,时间,下次会议,细,细节写在,议,议程的末,尾,尾,6,拟订与会,人,人员名单,选择恰当,的,的人出席,会,会议,送交上级,审,审核,7,申请会议,所,所需资金,确定会议,规,规格,申请经费,口头,书面,8,会场布置,选择会场,a.场地,大,大小,b.附属,设,设施齐全,c.适当,的,的开会设,备,备,d.会场,氛,氛围,e.场地,不,不受外界,干,干扰,布置会场,a.附属,设,设施,b.准备,会,会议文件,9,讨论：各,种,种会场的,利,利与弊,会场类型,优点,缺点,圆桌型,椭圆型,口字型,U型,教室型,10,11,面对面就,座,座,当你在讨,论,论问题或,试,试图作出,决,决定时，,安,安排持相,反,反观点的,两,两派成员,坐,坐在长桌,的,的相对的,两,两边,主席坐在,团,团队成员,之,之间,12,13,显示等级,如果你希,望,望显示等,级,级，让主,席,席坐在长,方,方桌子的,顶,顶端，其,他,他与会者,座,座位按资,历,历递降顺,序,序就坐,主席坐在,长,长桌的顶,端,端,资历最浅,者,者坐在离,主,主席最远,处,处,14,15,16,自由讨论,如果坦诚,的,的讨论比,与,与会者的,地,地位更值,得,得关注，,在,在会议中,用,用一张圆,桌,桌,主席可坐,在,在任何一,个,个位置上,17,安排食宿,和,和茶水,食宿,a.用膳,b.住宿,茶水,18,一杯香茶,可,可赢得交,易,易机会,19,角色练习,表演会议,期,期间奉茶,的,的礼仪,20,给客人斟茶,的,的注意事项,当桌子上放,有,有资料文件,时,时，不要勉,强,强客人收拾,整,整理，而应,说,说：“茶放,这,这儿行吗？,”,”并等待客,人,人的回答，,按,按客人意愿,行,行事。,开会时，如,果,果出席者众,多,多，可请同,事,事帮忙，一,人,人端着茶盘,，,，另一人专,为,为客人上茶,。,。,21,茶溢出来了,！,！这时不要,惊,惊慌，不忙,乱,乱，先道歉,，,，后擦拭。,切,切记：斟茶,时,时，务必带,上,上干净毛巾,。,。,有茶和糕点,时,时，要先将,糕,糕点放在客,人,人左手边，,再,再将茶置于,客,客人正中略,偏,偏右手侧。,洽谈时间较,长,长，在一至,一,一个半小时,内,内，应更换,茶,茶叶。,给客人斟茶,的,的注意事项,22,上茶时的七,个,个程序,两手端茶盘,，,，盘子高度,位,位于胸部,敲门，并说,：,：“对不起,！,！”进入接,待,待室,止步立正，,轻,轻轻点头致,意,意,将茶盘的一,端,端置于桌子,侧,侧面,23,桌上不能放,盘,盘时，则左,手,手拿盘，右,手,手取茶壶,用毛巾擦净,茶,茶壶底，两,手,手从下方托,住,住毛巾,上茶结束后,，,，左手拿茶,盘,盘，使盘紧,靠,靠左腋下；,走,走到门口时,，,，再次向客,人,人点头致意,，,，退出接待,室,室。,上茶时的七,个,个程序,24,会间的组织,服,服务,1、签到,2、安排就座,3、做好会议记,录,录和录音,4、会场服务,25,签到,签到形式,薄式,卡片式,代签,签到时的接,待,待工作,26,游戏：会议,排,排座,27,安排就座,要适合会议,性,性质,让报告者坐,中,中央,会议主持人,的,的座位,秘书的座位,28,做好会议记,录,录,会议记录构,成,成,会议记录方,式,式,会议记录写,作,作,29,小组讨论,设计会议记,录,录表格（5,分,分钟）,30,会议名称,时间,主席,会议目的,出席人数,缺席人数,缺席理由,会议内容,和决议事项,决议事项,的实施,实施项目,负责人,或部门,完成期限,出席人,盖 章,特别事项,31,点评,根据录像的,内,内容，点评,这,这位秘书的,紧,紧急情况处,理,理技巧。,32,会场服务,转接电话,突发状况,建议休息,协助上司掌,握,握、控制会,议,议进程,33,会议的善后,处,处理,1、会场清,理,理,2、印发会,议,议记录,3、资金,4、会议的,总,总结工作,34,会场清理,安排与会人,员,员的离会,会议文件的,回,回收、立卷,、,、,归档,35,印发会议记,录,录,完善会议记,录,录,起草会议纪,要,要,确定印发范,围,围,接收者确认,签发会议执,行,行文件,36,谢谢大家,http:/