晨光文具合同管理办法

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,合 同 管 理 办 法,公司法律风险防范体系,1,、公司治理结构；,2,、,公司合同风险防范体系,；,3,、公司知识产权保护体系；,4,、公司人力资源法律保障体系；,5,、公司重大重组项目风险防范体系；,6,、公司法律风险预警机制；,7,、公司法律风险救济机制；,8,、公司法律培训；,9,、公司法律风险年度评估报告。,目录,目前合同存在的问题,问题的解决方案,合同管理办法的主要内容,1,、适用范围,2,、职责权限,3,、资信调查,4,、合同文本,5,、合同的形式,6,、合同的审查、审批,7,、合同盖章,8,、合同履行,9,、合同存档,目前合同存在的问题,1/4,案例一,公司某加工定制合同，在合同履行过程中，因对方产品规格存在问题，产生纠纷。但合同中对产品验收条款约定不详细，合同中也没有产品存在问题的解决方式（违约责任），并且在纠纷协调的过程中，对问题解决没有签订书面协议，导致对方起诉我公司的诉讼中，我方有理反而要承担不利的后果。,分析：,1,、,合同条款约定不全面,：对合同可能存在的风险，要约定可执行的救济方案（,违约责任,）；,2,、,忽视合同资料的书面化,：,对合同履行过程中产生的约定，要落实到书面。,目前合同存在的问题,2/4,案例二,公司某机器采购合同，合同约定详细，应该是一份规范的合同。但机器在使用过程中出现了频繁的质量问题，超出了正常售后的范围，导致产品不能使用。而合同中没有对这种极端风险的约定，导致纠纷处理非常被动。,分析：,1,、,对极端情况的风险预计不足,：合同签订时觉着根本不可能发生问题，往往会出现，如果合同中没有约定，处理会很被动。,2,、对合同存在的风险，要不厌其烦，除非有,100%,的把握不发生，就要把该风险写入合同。尤其要考虑极端情况下的风险，虽然这种风险的概率很小，但发生了就是很大的损失。,目前合同存在的问题,3/4,案例三,公司某机器采购合同，经过法务部审查后，加入了违约责任，后因质量问题产生了纠纷。移交法务部后，我们分析了材料，认为胜诉没有问题。但在立案的过程中，发现对方没按时年检，存在被吊销营业执照的可能，所以我们立即查阅了该公司档案，发现该公司资本金在注册后就被抽走，并且连年亏损，赔偿能力很有限。可以说此案胜诉没问题，但执行风险很大，即胜了官司拿不到钱。,分析：,1,、违约责任设置得当有利于纠纷的迅速解决。,2,、合同签订前的,资信调查,，对履约能力和履约不能的救济意义重大。,问题总结,4/4,三个案例很具有代表性，反映了公司部分部门合同的现状：,1,、合同起草存在漏洞。,(,导致无法追究对方责任,),合同条款约定不全面；对极端情况的风险预计不足。,2,、资信调查的缺失。,（导致即使胜诉，无法执行）,3,、合同资料不符合诉讼要求。,（导致举证困难）,总结：合同如果出现纠纷，不能胜诉；或胜诉后无法执行。,为了解决以上问题，法务部根据公司的实际设计了以下制度和流程：,合同漏洞,合同审查,业务审查,法律审查,实质具备,规范手续,部分审查,主要控制,辅助控制,标准合同,合同盖章,财务结算,控制点,合同已生效,合同未生效,胜 诉,证据形式,可执行资产,2,标准合同制度,执行,订立,合同存档,履行变更,3,合同形式制度,1,资信调查制度,7,合同存档制度,6,合同履行处理制度,5,合同专用章制度,制度流程示意图,4,合同审查审批制度,合同管理作为公司法律风险防御体系中一项基础性工作，从事先预防的角度来处理公司法律风险，对公司的持续健康发展有着重要的意义。,疑问：,从来无发生问题；,实施起来太复杂；,能否不实施？,检验标准,没发生风险原因：,公司优势地位；,合同审批权现对集中高层；,业务管理和合同管理要求无意识重合；,风险自身特点：低概率性；,你比较幸运。,一旦发生风险：,必然发生损失！,有实施的必要吗？,1,、能否经受多问几个假设的考验？,2,、能否经受诉讼考验？,第三人原因造成合同对方履约不能,市场变化,利益诱惑,背弃诚信,合同陷阱,意外事故,合同风险,合同风险就像河流中的暗礁，虽然遇到的几率不高，但一旦遇到。,主要内容,此次实施的,合同管理办法,不是一个完整的合同管理体系，仅仅是针对公司急需解决的主要问题，作出的一个解决方案的罗列。,主要内容再次熟悉一下：,1,、适用范围；,2,、职责权限；,3,、资信调查；,4,、合同文本；,5,、合同的形式；,6,、合同的审查、审批；,7,、合同盖章；,8,、合同履行；,9,、合同存档,以下按照顺序逐个问题讲解。,适用范围,适用范围：集团公司总部所有合同的签订、履行、变更、解除和管理等活动。,参照执行：集团下属单位、控股单位等。,例外：集团内部关联交易。,思路：考虑到一种制度建立的客观规律。合同管理制度，推广思路为：先简单后全面，先局部后全局，有计划的逐步完善和全面推广。,职责权限,二级管理、专业归口,二级管理，公司合同管理分,2,个层次：公司层次和中心（下属单位）层次，公司层次由总经理负责，中心由分管领导负责，下属单位由行政负责人负责。,专业归口，合同管理是一项专业性的工作，由公司专业部门进行归口管理。公司层次是法务部，中心（下属单位）层次是合同管理员。,合同管理员，各中心和各下属单位应该设置专门（可兼职）合同管理员，,在本周五之前报法务备案，,法务部将对合同管理员进行专业方面的培训和指导。,资信调查,资信调查：在签约前对签约对象进行资质和信誉等方面的调查，来确保对方的履约能力和风险发生后的赔偿能力。,资信调查有,2,个阶段，调查阶段和评估阶段。,此次合同管理制度仅对调查阶段做了要求，评估也是资信调查里面重要的环节，由合同经办部门自行负责。,调查的方法和内容：以,客户情况调查表,为目录，调取对方反映公司资信状况的相关材料和文件。,希望各部门找到适合自己的调查方法，固定下来形成制度和习惯。,合同文本,合同文本的标准化是解决合同起草存在漏洞的有效方式。,目前在法务部的牵头下，已经起草了部分标准合同文本，有望在年内实现主要合同的标准化。,推行合同文本的标准化将是合同管理初期主要的工作之一，合同标准文本制定的前提是法务部能够全面对公司合同进行审查、了解公司存在的合同情况。,年度合同和年度合作额度较大的合同，必须逐步实现合同文本的标准化。,非标准合同的起草，参照已有的标准合同进行，必要时请求法务部协助。,合同的形式,合同的形式：书面形式和口头形式,书面形式：原件方式、传真方式和电子邮件方式,1,、原件方式：就是俗称的盖红章的合同，原则上公司所有的合同应尽量采用这种方式。,2,、传真和电子邮件方式：年度合同下面的订单或者普通合同中有其他业务往来资料相印证。,口头形式：,5000,元以下，即时清结。,合同形式的选择决定合同在效率和安全之间的平衡，在公司目前的情况下，应以安全优先，适当考虑效率，尽量采用原件方式来签订合同，需要用其他方式签订合同的，如在安全性上把握不准，应寻求法务部的帮助。,合同的审查、审批,合同的审查是对合同提出专业意见的过程，合同的审批是合同是否签订和合同审查意见是否采纳的批准过程。审查是审批的前置程序。,合同的审查和审批，是合同管理中最核心的内容，也是本管理办法实际执行最外在体现，他的实施，是本办法其他内容实施的基础。,合同的审查、审批分以下几点讲述：,1,、流程图,2,、审查的要点,3,、审批的要点,流程图,审查的要点,合同审查分为业务审查和法律审查。,业务审查在目前实际中是存在的，现在需要落实到书面，需要注意的是注意全面预测风险，并在合同中体现。,法律审查的要点是风险相关的违约责任的设定，及合同的合法性和严密性。,目前合同起草主要问题：对新类型的合同不知道包含哪些条款；合同风险处理约定不全；语言口语化或表述存在歧义。,法务部审查面临最大困难：预测业务中可能存在的风险。,合同承办单位或法务部可以根据合同的特点，邀请相关部门参与合同审查，目的是专业的问题专业人员参与。,特别情况：涉及保密的合同，公司领导指定审查流程；外文合同，合同承办单位提供译文；订单和已经备案的标准合同不进行法律审查。,审批的要点,审批的目的是权责明确，合理分流。,本办法中重大合同的权限审批人是董事长或总经理，其他合同的权限审批人参照公司规定执行。,审批的要点是：合同是否可以签订；对审查单位提出的意见是否采用。,目前实际问题：审批权限不规范；合同审批层次不合理；审批无固定流程。,审查审批流程现状：经办单位拿到合同，部门看看没问题，交法务部，修改后，交相应领导审批。实质是符合本办法的。,10,月,1,日实施后要改变的：,合同审批单,，严格执行审查审批程序。,控制点：凭审批单盖章，无合同审批单不能盖章。,注意：承办单位要给审查审批预留时间，审查单位要半个工作日内完成。,合同盖章,实行合同专用章制度，禁止部门章或行政章在合同上使用。特殊情况下，合同单位说明原因，法务部认为可以的，在合同审批单批注使用行政章的说明，承办单位凭审批单办理盖行政章手续。,合同专用章的意义在于通过盖章这个控制点的设立，来控制合同必须经过审查审批手续。,合同专用章的设置和申请刻制由法务部负责。,盖章原则上对方先盖章，我方再行盖章。,现行合同用印章的初步处理意见：,目前合同用印章统计表,合同履行,严格履行合同,我方要按约履行，避免违约；对方违约的，不得擅自免除对方违约责任，要有相应审批手续。,合同履行的责任人是合同经办单位。,合同异常的处理,合同履行过程中的重大变故（严重违约、变更、中止、解除等），要填写,合同履行跟踪表,，目的是取得专业性处理指导意见，避免风险的发生。,合同履行中的资料,要注意达成的协议落实到书面形式，利于将来的举证。相应资料要注意保管。风险性较高的合同中的处理资料归法务部保管，法务部出具文件移交清单。,合同存档,法务部统一存档，目的为统一管理，规范保管。,保管方法：统一编号，台帐登记。,原件和副本的使用,法务部收到原件后，出具文件移交清单给合同经办部门，原件扫描后归档，原则上不再使用。法务部根据经办部门需求，提供复印件并加盖“本件与原件核对无误”并签名后，作为公司内部部门保存和财务结算使用，在公司内部等同于原件。,如果合同专用章制度不能控制合同的全面审查，法务部会考虑与财务协商，增加结算阶段的控制点，要求结算用合同必须加法务部印记。,保管期限：合同,5,年，订单,2,年，存在争议风险的不能销毁。,合同漏洞,合同审查,业务审查,法律审查,实质具备,规范手续,部分审查,主要控制,辅助控制,标准合同,合同盖章,财务结算,控制点,合同已生效,合同未生效,胜 诉,证据形式,可执行资产,2,标准合同制度,执行,订立,合同存档,履行变更,3,合同形式制度,1,资信调查制度,7,合同存档制度,6,合同履行处理制度,5,合同专用章制度,制度流程回顾,4,合同审查审批制度,