目标时间计划管理

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,深圳爱多科技系列培训四目标时间计划管理,自 我 介 绍,姓名,:,刘东库,所在部门：数码事业部,特长及爱好：围棋,目前工作中有什么困惑：？,对课程有什么期望,成 功 的 培 训 我 们 约 定,开放的心态，全心投入,集思广益，相互学习,欢迎随时提问题,守时，排除干扰，关闭手机,培训不仅仅是为了企业，更是为自己,学 习 方 法 与 信 息 吸 收,读书 10%,听课 30%,参与操作 60%,小组练习和研讨 90%,学习方法,三个月后信息吸收量,课 程 内 容,如何设定合理的工作目标？,如何制订有效的工作计划？,如何提高时间的效率和价值？,目 标,风不会偏爱没有目的港的船,正 确 目 标 的 价 值,目标使我们明确方向,目标使我们更好地发挥潜能,分配资源的依据,考核的标准,有效目标的特征-,S,MART,原则,Specific,明确具体的,Measurable,可衡量评估的,Achievable,可达成的，有挑战性的,Agreeable,双方同意的,Result-oriented,结果导向的,Realistic 现实的,Timed,有时间限制的,确 立 目 标 的 程 序,步骤一：列出符合,SMART,标准的目标,步骤二：列出目标实现后带来的好处,步骤三：可能的困难与阻碍，以及相应办法,步骤四：所需的资源、技能及知识,步骤五：为达到目的必须合作的伙伴及事项,步骤六：关键行动步骤和时间表,练习-按步骤设定一个目标,为您的一位未婚男同事在一年内找到女朋友并结婚,个 人 工 作 目 标 的 要 求,必须与高层的目标一致,符合,SMART,原则，清楚、易理解,有一定的挑战性,是书面的，用肯定的口吻,目 标 设 定 的 注 意 事 项,以动词开始陈述，而非形容词,期待与阶段任务并列,清楚界定衡量标准，并取得一致共识,说明如何达成目标的方法（成功准则）,确定检查时间,如存在特殊障碍或非个人可控制的项目，应详细备注,有激励作用,你 会 设 定 目 标 吗 ？,目 标 的 种 类,达成性目标,成长性目标,降低性目标,增高性目标,发展性目标,成 长 性 目 标,产销数量与金额,市场占有率,新市场 / 新成交客户拓展率,达 成 性 目 标,各案工作计划,例行性工作维护,工作改善项目,降 低 性 目 标,成本与费用率,不良品损耗率,错误发生率,客诉发生率,灾害及公安事故,人员流动与缺勤率,增 高 性 目 标,产品合格率,货款回收率,资金流动率,存货周转率,客户拜访率,发 展 性 目 标,个人学习与生涯发展,工作态度与团队精神,个人情绪与价值理念,设 立 衡 量 标 准,超出期望很多,大部分均高于要求,符合甚至略高要求,勉强符合要求,结果评价,充分授权主动积极,主动呈报定期检讨,平均之下,平均之上,需监控程度,事先防范，改善创新,深度探讨防止再发,应变有方化险为夷,敷衍应付表面功夫,问题的解决,提前完成品质良好,期限前尽速完成,依期限规定内完成,主管督促下完成,时间管理,协助并教导防范,事先提供防范协助,发生问题主动协助,要求后支援,协助他人,提供更好的工作方式,防止问题发生,遇问题能解决,一个命令一个动作,交办的工作,有效性,预应,应变,执行,行为方式,建立衡量指标的方式,差,好,目 标 的 层 次,公司总体的目标,部门 / 管理者的目标,员工个人的目标,目 标 的 分 解,层次分解法,目标-策略（公司层面）,目标-方法（部门层面）,目标-手段（个人层面）,项目分解法,一级项目/任务,二级项目/任务,A、,二级项目/任务,B-,三级项目/任务,A、,二级项目/任务,B-,大 脑 图 的 运 用,公司简介,相关资料,方案设计,预算编制,委托印刷,案例1：今年销售额要增长30%,细分目标市场 加强广告宣传,强化渠道管理 提高促销力度,加强人员培训 扩大直销比例,规范终端管理 改善激励机制,案例1：今年销售额要增长30%,加强广告宣传,1、公关活动,2、直接信函,3、报纸广告,4、杂志广告,5、电视广告,6、户外广告,案例1：今年销售额要增长30%,电视广告,1、选择那些电视台？,2、上那些节目时段？,3、广告量多少（频率、长度）？,4、评估广告的标准是什么？,5、费用,6、行动计划表,练习：组织公司新年联欢晚会,按项目结构分解方式,目 标 管 理 的 五 要 素,目标是什么？,达到什么程度？,怎么办？,什么时候完成？,是否很好地完成？,设定目标常碰到的问题,各阶层互不了解目标及目标间的关系,缺乏明确的优先顺序的观念,没有设定目标的技巧，使目标不能实现。,多重目标间存在矛盾,公司、管理者、员工个人目标间存在冲突,来自员工的阻力,小 结,如将个人的目标置于公司目标前，有可能是两者都达不到。,为使各阶层目标有意义，每个人必须与整个计划和公司目标相契合。,管理人员如果不能帮助公司实现目标，公司和个人都不可能发展。,计 划,有多少人坚持做计划？,制 定 计 划,Fail to plan is planning to fail,不做计划就等于为失败做计划,计 划 中 的 常 见 问 题,不制定计划，或没有时间来好好做计划，认为花时间做计划不值得。,喜欢随机应变，认为计划过于详细会带来约束。,各阶层互不了解各种计划，造成冲突。,计划没有灵活性,不具备计划的技巧与能力使计划不合格，造成计划没有变化快。,计 划 的 好 处（一）,大大提高达成预期目标的可能性。,下属更加明确所要达成的目标。,计划使得目标的设定更为实际。,计划能产生出一套有次序和有系统的做事方法。,好计划可以有效地减少突发事件。,计 划 的 好 处（二）,突发状况会减少，绩效表现和结果更可预测。,使工作更有效率，因为每个成员都能直接投入工作，不需浪费时间或因不同状况而做个别决策。,能够更客观地评估结果。,如果下属参与了工作的规划，会更热忱地投入工作，并对工作产生责任感，发挥主动的精神。,什 么 是 计 划,“,计划,”,就是决定目标以及如何达成目标的一 个,过程/程序,。,1、 前瞻性思考,2、 决策,3、目标导向,计 划 的 三 要 素,确立目标,选择策略,行动计划,诊 断, 我们现在在哪？为什么？,预 测, 我们的前方是什么？,目 标, 我们希望到达哪里？,策 略, 到达那里最好的方法是什么？,行动计划, 什么事情需要做？为什么？,何时做？何地做？谁去做？如何做？做多少？（5,W,2H）,计 划 程 序,项目行动计划的制定步骤（一）,1、,订立工作目标和衡量指标,2、,工作分析：,a,列出任务清单,b,排列优先顺序,c,估计各项任务所须时间和资源,d,画出流程图，找出关键路径,e,关键任务的风险防范措施,项目行动计划的制定步骤（二）,3、,分工并制订各阶段的评估标准：,a,态度、技能、经验、时间、人缘,b,数量、质量、时间、成本（,QTC,原则）,c,列出时间进度表,d,沟通/布置工作,4、,跟进：,a,搜集资料、,b,对照标准、,c,矫正错误,5、,回顾和评估,付 诸 行 动,统 筹 安 排,随 机 应 变,补 救 措 施,维 持 控 制,墨 菲 法 则,凡有可能出错的事终将出错。,做任何事情花费的时间都要比你原以为的长。,练 习,为新品展示会制定一项行动计划,计 划 中 的 必 要 内 容,列出要达成目标所必须做的事，排优先顺序。,完成这些工作具体的实施方案和步骤。,谁做这些工作。,所需的资源条件。,工作何时完成。,在何处工作。,如何衡量所达成的结果。,谁负责跟踪计划的执行情况。,有 效 计 划 的 特 点,详尽并且界定清楚各项内容，以免行动中造成脱节。,要符合实际，是现有人员、资源、时间可以做到的。,要有一定的弹性，能适应新形势或利用新机会。,列出优先顺序，使下属了解何者最重要。,界定哪些是必须做到的，哪些是应该做到的。,附有衡量计划成功的具体指标。,设定日期，定期跟踪，检讨计划的进度。,备有应急方案。,时 间 管 理,如果每天你都得到 86400 元人民币，你将如何使用？,小组讨论,描绘我们一天工作 / 工作环境的感觉,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,1、,缺少目标、优先次序,2、优先次序多变,3、电话干扰,4、贪多嚼不烂,5、不速之客,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,6、,无（效）授权,7、杂乱无章的桌面/找不着东西,8、缺乏自律/拖延,9、不会说“不”,10、会议,11、,混淆职责和职权,12、搁置未完成的工作,13、组织协调不到位,14、不充分、不准确、过时的资讯,15、危机处理,常 见 的 15 种 浪 费 时 间 行 为,我 们 可 以 做 的 更 好,态度？,精力？,技术？,时间！,我 们 的 选 择 ？,应变与制变,Reactive VS Proactive,效率与效益,Do the Things Right VS Do the Right Things,从结果/目的/目标出发,Begin With the End in Mind,时 间 管 理 的 事 实,时间不再生、是随时失去的公平资源,时间管理实际是对自我的管理,时间管理的关键是控制行为,时间管理从确定目标、制订计划、找出浪费时间、节约时间开始,时间管理 = 罗盘 + 时钟,常 用 时 间 管 理 方 法,计划,第二象限工作法,80 / 20原则,代办单,高峰时间,按半小时间隔写出昨天做的事,08：30-09：00,09：00-09：30,09：30-10：00,10：00-10：30,-,17：30-18：00,18：00-18：30,18：30-19：00,小 组 讨 论,我们日常判断事情优先顺序的标准是什么？,划 分 事 件 的 四 个 象 限,重 要 性,紧 急 性,重 要,不紧急,不重要,不紧急,重 要,紧 急,不重要,紧 急,举 例 说 明,紧 急,不 紧 急,重 要,不 重 要,电话,信件、报告,会议,迫在眉睫的事,符合别人期望的事,做规划、计划,人际关系的建立,准备工作,预防措施,提升自己的能力,培训部属,忙碌琐碎的事,广告函件,电话,逃避性活动,闲聊天,紧急状况,迫切的问题,限期完成的工作,计划好的会议,约会,紧 急,不 紧 急,II,III,IV,I,压 力 / 筋疲力尽,危机处理,忙于收拾残局,有远见 / 平衡,守纪律 / 自制,少有危机,短视近视 / 危机处理,轻视目标 / 计划,缺乏自制力,怪罪他人 / 人际关系肤浅,全无责任感,工作不保,依赖他人或,社会机构维生,紧急与重要对人生的影响,重,要,不,重,要,办 事 的 次 序 应 该 是,重 要 性,紧 急 性,重 要,不紧急,（计划做65-80%）,不重要,不紧急,（不做,LESS1%）,重 要,紧 急,（快做20-35%）,不重要,紧 急,（授权做15%）,1,2,4,3,4,D,原 则,Do it Now,立即做,Delegate,授权/委托别人做,Do it Later,以后安排时间做,Dont Do It/Dump,不做,小 组 讨 论,1、有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的个人生活？,2、有哪些第二象限的事情，如果坚持把它们做好，就能明显改进你的工作或专业水平？,3、为什么过去没有做这些可以给你带来积极效果的事情？,80 / 20 原 则：,80%的价值来自20%的要素;,其余20%的价值来自80%的要素。,帕累托法则(20/80定律),20,80,80,20,因,果,80 / 20 举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间,80%的价值集中在20%的项目上,80%的销售额是源自20%的顾客,80%的工作失误来自20%的管理不当,80%的看报时间都花在20%的版面,80%的病假来自20%的员工,时间管理高手二大特点,20分钟内作出决策,20%的时间内完成80%的日常工作,优 先 管 理 的 核 心,1、把每天要做的事情列一份清单,2、确定优先次序，从最重要的开始做,3、每天这么做,每 日 工 作 任 务 单,A,型为既紧急又重要或重要的事项/任务,B,型为紧急的事项/任务,C,型为既不紧急又不重要的事项,每 日 计 划,在你离开办公室之前，计划明天的工作,按计划只做重要的事情,把紧急的事情授权或委托出去,决 定 任 务 的 优 先 程 度,这项任务是否既重要又紧急？,否 是,是否今天就需要完成？,否 是,立即行动,A,型任务,这项任务是否重要或紧急？,否 是,这项任务是否有最后期限？,否 是,留出时间来完成,制定可行的期限,B,型任务,这项任务是否是日常性的？,否 是,这项任务能否帮助你更有效地工作？,否 是,分出时间来完成,C,型任务,这项任务是否必要？,否 是,不必做，取消它,留待有空时再做,做 事 前 自 问,这是不是和我的目标/职责有关？,这是不是一定需要我做的？,这是不是现在就要做的？,这件事要达成什么结果？,如何做？,有效地使用你的高峰时间,上 午 型。,下 午 型。,晚 间 型。,什 么 是 习 惯 ？,逐渐养成的、一时不容易改变的、不自觉,的行为、倾向，是对思维和性格的写照。,人的行为总是一在重复，因此卓越不是单,一的举动，而是习惯。,习 惯 的 特 点,习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。,习惯左右着我们的行动。,惯性定律,-,突破舒适区,需要努力,毫不费力,毫不费力,需要努力,如 何 改 变 旧 的 习 惯,写下想改变的习惯。,写下你的目标。,列出习惯带来的问题。,列出改变习惯的好处。,奖励自己。,坚持21天。,回顾新的习惯行为。,时 间 管 理 的步骤,1、,分析现有时间的使用情况，找出浪费时间的行为方式，改变习惯。,2、列出您的工作目标。,3、按照重要性排出目标的次序。,4、列出实现您的目标所必须进行的活动。,5、对各种活动按重要性、紧急性排列活动的优先权。,6、根据优先级别安排月、周计划和日程表。,立 即 行 动 - 清 理 办 公 桌,1、,只摆放目前手头需要处理的文件,2、将笔、胶水、剪刀、订书器等放在伸手可及的容器里,3、整理抽屉，使里面的物品井然有序,4、电脑键盘不用时收起,5、电话放在左手伸手可及的地方，桌面放有记事本或即事贴,6、每日下班前按4,D,原则清理办公桌,立 即 行 动 - 文 件 管 理,1、,建立三到五个文档系统。,2、案头放进入、待办、发出、存留文件夹。,3、按经常需要、偶尔需要、存档备查的原则整理文件。经常用的资料放在案头，偶尔用的资料放在抽屉，存档备查的放在柜中。,4、紧急文件立即处理，不紧急且需要相关资料才能处理的放入待处理文件夹，重要的文件存档保留或转发，无关或不重要的文件立即扔掉或删除。,信 息 处 理 流 程,报纸和杂志,备忘录和报告,外部邮件和传真,电子邮件和局域网,委派/转交,速读,细读,添入文件夹,留出时间细读,复印和传阅,丢弃,归档/委派/传阅,采取措施,立 即 行 动 - 电 话 管 理,集中时间按一定的优先顺序打电话,没有充分准备就不要打重要电话,可使用免提键，可边等边做其它事,要清楚每个电话所需讨论的要点,礼貌但坚决地回绝推销电话,回答问题不要罗嗦，应直奔主题,无时间听电话，应礼貌地解释原因并主动回电话,立 即 行 动 - 协 调 同 事,自己制订计划时是否考虑到了别人的计划？,同事的工作优先顺序是什么？,自己是否经常打断别人？,每次会晤是否准时？,沟通的预期目标是什么？（,AID,助手）,建议 信息 决策,立 即 行 动 - 协 同 上 司,了解上司的工作习惯和沟通方式,要集中请示，避免经常打断经理工作,重要事情及时汇报，不要隐瞒或拖延,会前做好准备，不要迟到,汇报问题时一定要有解决方案,了解上级工作的优先顺序,牢记,AID,助手,练 习,结合自身工作情况制定下月工作计划,时 间 管 理 改 进 计 划,1、,我最重要的三项工作结果/成果是：,A、,B、,C、,其中最重要的结果/成果是：,2、实现这最重要的结果/成果的三项任务是：,A、,B、,C、,首先需要完成的任务是：,时 间 管 理 改 进 计 划,3、,今后六个月需要实施的三个最重要步骤是：,A、,B、,C、,今后六个月最重要的步骤是：,4、有助于实现这个最重要步骤的三项工作是：,A、,B、,C、,必须首先完成的工作是：,我 们 的 选 择,用战略的眼光，作战术上的抉择，把对的事情尽快地做完。,