秘书职业资格考试

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书职业资格考试实务操作,一、视频操作题答题技巧。,1、把“死”的知识点变为“活”的技能操作点。要认真复习“办会”、“办事”、“办文”的相关知识。,2、只考人能够操作演练的内容，复习有针对性。,3、出现在画面上的“秘书”、“环境”、“动作”、“声音”等的所有特写镜头都是考核点。特写镜头又往往与公文的格式、内容的正误的识别以及工作的程序要素交叉。,4、一个“题点”往往从不同角度生发出一串考核点，即得分点。,如秘书一出现就可以从办公环境、着装佩饰、姿态礼仪、待人接物等方面考察。,还可以有办公设备摆放是否规范、有无安全隐患、是否整洁、舒适。办公环境有否绿色植物等,应接电话时间、动作、沟通语言、电话记录、记录内容是否规范完整。,信息保密观念与措施等。,档案资料摆放归档是否符合要求；电脑显示器朝向是否科学；档案资料保密与否；办公设备试用操作过程是否规范，各项工作流程是否完整到位。,“因点设题”，“据题找分”。,1. 着装正确。（）,2. 能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（）,3. 没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。（）,4. 能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。（）,5. 能够与初萌一起整理会议室。（）,6. 能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（）,7. 能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。（）,8. 知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。（）,9. 在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。（）,10. 在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言）。（）,11. 能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。（）,12. 整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。（）,13. 在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。（）,评分标准：,1本题满分为20分,2每答对1点给2分，答对10点即得满分。,3如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。,4本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。,1. 上班时着装符合职业要求。（）,2. 请柬格式正确。（）,3. 办公桌整洁。（）,4. 注意办公室绿化环境。（）,5. 堆放资料未及时进行整理。（）,6. 办公桌下有拖拽的电线。（）,7. 能使用分类信息进行信息查询。（）,8. 接听电话不及时，接电话语言不规范。（）,9. 会前注意发布会议信息。（）,10. 了解回执的使用方式。（）,11. 能注意统计与会人员的返程票务需求。（）,12. 能事先了解与会人员的付款方式用多种方式发送会议通知。（）,13. 会前能检查、落实所借用的会议场所。（）,14. 能及时向领导汇报工作进程。（）,15. 忽略了为领导准备名片。（）,16. 能集中打电话。（）,17. 对电子邮件能立即回复并进行登记工作。（）,18. 能对文字表格内容进行校对。（）,19. 能为会议信息收集做准备。（）,20. 签到处、会议标识标志明显，签到物品准备齐全。（）,21. 没提前到会场。（）,22. 签到时能注意登记与会人员的返程票需求。（）,23. 握手姿势正确。（）,24. 接待中接电话能向对方致歉。（）,25. 引领行为不正确。（）,评分说明：,1、本题满分为30分；,2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分；,3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给2分，但最多给2分,1题. 参考答案：,1.接听电话接应语规范。（）,2.没有听完领导授意，就匆忙挂断电话，无法正确领会领导意图，沟通不到位。（）,3.对有关来访资料缺少归类和记录。（找不到翻译的名片）（）,4.桌上文件摆放杂乱，缺乏对办公环境的管理。（）,5.能做好电话记录，纸笔到位。（）,6.对外请的工作人员不够尊重，没有用协商的语气与人沟通。（）,7.背后对领导评论，不能自觉维护领导的威信和领导之间的团结。（）,8.知道秘书只有建议权，没有决定权。（）,9.能够正确处理来访接待和电话的矛盾，能及时接听电话。（）,10.让客人等候时间较长时，能向客人致歉，符合接待礼仪。（）,11.伸出右手，引领客人，姿势正确。（）,12.先进电梯，不符合礼仪规范。（）,13.引领客人时，催促客人，不够礼貌。（）,14.不敲门就进，不礼貌。（）,15.利用工作之便替自己的朋友求情，影响领导决策。（）,16.忘记给客人上茶，将客人冷落在一边。（）,17.能够及时落实领导交待的事项。催办领导的名片制作工作。（）,1、宴请定菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯（）,2、宴请选择的地点合适、安静（）,3、引领客人的动作、手势正确，符合礼仪规范（）,4、宴请的座次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐一块，应该和主人相间而坐（）,5、能主动帮客人抽出座椅，符合礼仪要求（）,6、秘书抢先祝酒，不符合宴请规范（）,7、谈不适宜的话题，如打听收入（）,8、发现有回民，能及时调整菜单，并向客人致歉（）,9、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求（）,10、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不合礼貌（）,11、当别人的面剔牙，不文明、姿势不雅（）,12、席间接电话能用礼貌用语，并向客人致歉，出去接电话处理方式正确（）,13、能正确使用便条向上司汇报不便言明的事项（）,14、能应上司要求用电话处理紧急事务（）,15、能用暗示的方式向上司汇报事件处理结果，与上司有一定的默契（）,16着装正确。（）,17办公桌整洁规范。（）,18资料柜凌乱。（）,19室内有绿色植物装饰。（）,4.,便 条,钟秘书：,定于下周一上午9：00召开的2月份的总经理办公会，目前决定上会的事项有：研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。,行政经理,年月日,一、会议议程表,宏远公司2009年第二次总经理办公会议程表,宏远公司2009年第二次总经理办公会定于2009年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。,1如何开展公司2009年第一次春季商品的促销活动。,2春节慰问老职工的费用额度问题。,33月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。,4生产部主管人员调整问题。,5研究总经理助理的人选问题。,第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。,总经理办公室,2009年1月30日,（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）,二、有关会议时间问题的建议,1会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。,2如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。,3报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。,便 条,钟苗：,刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢！,行政经理 ,年月日,1电子邮件格式正确,2接待计划的工作程序,（1）了解掌握背景资料,（2）草拟接待计划,（3）与本单位相关部门沟通情况,（4）与来访者沟通情况,（5）报请上司审批,3制定接待计划的注意事项,（1）遵守本单位接待的规章制度,（2）了解来宾的饮食习惯,（3）做好保密工作,4商务旅行计划的内容,（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；,（2）出差线路，住宿安排；,（3）会晤计划；,（4）交通工具的选择；,（5）携带的文件；,（6）上司和接待人的特别要求；,（7）上司旅行区域的天气状况；,（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；,（9）差旅费用；,（10）上司住宅电话号码。,便 条,钟苗:,公司业务不断发展，形成的档案越来越多。为了使真正有价值的文件材料保存下来，公司打算进行一次档案坚定工作培训。请你准备一份关于分析档案价值方法及档案坚定工作要求的材料，在培训工作总进行交流。行政经理 年月日,1.分析档案价值方法,（1）分析档案内容，看档案内容的重要性,（2）分析档案来源，看档案的形成者,（3）分析档案产生时间，文件产生的时间越早，越珍贵,（4）分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征,（5）分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平,2.档案鉴定要求,（1）仔细阅读档案,（2）综合分析文件,（3）结合需求,便 条,钟苗:,现公司的档案分类采用年度分类法，其中所要求的判定档案文件所属年度内容有些文员还不掌握。请你以文字形式向他们介绍年度分类法的特点，说明如何正确判定档案文件所属年度。行政经理 年月日,