采购组织结构

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,采购组织结构,1.,采购管理组织设置的原则,采购管理部门应该依据以下原则进行设置：,部门设置应同企业的性质和规模相适应,部门设置应同企业采购目标、方针相适应,部门设置应同企业的管理水平相适应,第一节 概述,如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好,一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作,对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式,例如,：,总经理,行政,副总经理,业务,副总经理,生产,副总经理,仓储,生管管制,采购,制造,品管,隶 属 于 生 产 部,2.,采购组织在企业组织结构中的地位,总经理,行政,副总经理,业务,副总经理,生产,副总经理,人,事,采,购,财,务,计,算,机,中,心,生,产,管,制,仓,储,制,造,品,管,隶 属 于 行 政 部,其他部门,副总经理,总经理,资材部,副总经理,生产部,副总经理,采,购,跟,催,文,书,处,理,储运,生,产,计,划,生产管制,生,产,日,报,物,料,管,制,仓,储,运,输,收,发,料,储运,隶 属 于 资 材 部,总经理,人事,副总经理,业务,副总经理,财务,副总经理,生产,副总经理,采购,副总经理,生,产,管,制,仓,储,制,造,品,管,隶 属 于 高 级 管 理 层,第二节 采购组织的类型,1.,分散型组织,各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。,分散的采购组织结构,公司总部,职能部门,职能部门,子公司,A,采购、生产、市场,/,销售,子公司,B,采购、生产、市场,/,销售,子公司,C,采购、生产、市场,/,销售,优点,缺点,自主性、灵活性、多样性,可在本地采购，受当地欢迎,有利于部门间竞争,造成供应商分散和混乱,技术人员短缺，成本上升,重复采购，分支间缺乏沟通,缺乏财务控制,过量的地方采购,分散型采购组织的特点,适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司,2.,集中型采购组织,由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。,集中的采购组织结构,公司总部,采购总部,职能部门,子公司,A,生产、市场,/,销售,子公司,B,生产、市场,/,销售,子公司,C,生产、市场,/,销售,优缺点比较：,优点,缺点,规模效应,标准化，节省人员和工作量，有利于采购战略的实施,有利于财务管理,利于更好的全面库存管理和材料利用,避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞争。,上下级之间的抱怨,对系统的反抗,过高的管理费用,对市场的反应较慢,适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司,3.,集中,/,分散的采购组织结构（混合型）,在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。,公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。,公司总部,采购总部,职能部门,子公司,A,子公司,B,子公司,C,采购,生产,营销,采购,生产,营销,采购,生产,营销,这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和集中的有效结合。,集中和分散需考虑的标准：,采购需求的通用性,地理位置,供应市场结构,所需的专门技术,价格波动,客户需求,4.,跨部门采购职能小组结构,采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向,CPO,汇报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。,这种组织体现了采购的灵活性。,CEO,部门,1,部门,2,部门,3,部门,4,首席采购总监（,CPO,）,采购经理,1,采购经理,2,采购经理,3,采购经理,4,各部门对甲类商品的采购需求,各部门对已类商品的采购需求,各部门对某类商品的采购需求,5.,采购外包和“虚拟组织”,a.,外包,本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这种竞争优势；,现有的采购组织结构不能应对迅速的变化；,现有的组织和程序不能使采购战略高效。,b.,虚拟采购组织,一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高企业经营层面上的集中度和灵活性。,中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。,采购部门结构图,采购调研部门,流程管理部门,采购部一,采购部二,采购部三,采购经理,采购主管,库存主管,库存计划,库房主管,第三节 采购组织内部的设计,采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：,采购部,经理,采购课,课长,稽催课,课长,管理课,课长,研究课,课长,原料组,组长,燃料组,组长,设备组,组长,办公用品,组长,维修组,组长,铅,采购员,铅,采购员,化学品,采购员,电器,采购员,机械,采购员,某金属制造公司组织表,主要会按以下的角度来设计采购部门：,1.,按采购地区设计,采购总部,国际采购,国内采购,东北地区,华东地区,华南地区,欧洲地区,美洲地区,亚洲地区,2.,按物品类别设计,采购总部,采购一部,采购二部,采购三部,办公用品,电子零件,采购部,采,购,三,课,采,购,二,课,采,购,一,课,电子零件,(,包括集成电路、开关、电阻、连接器、变压器、电热调节器、制动器、机黾器等）,机械制品,(,包含塑料胶品、机器设备、模具等）,工程发包,事务用品,维护机械,维护水电,某电子公司采购部组织表,3.,按采购功能设计,采购总部,开,发,来,源,议,价,招,标,比,价,议,标,决,标,签,约,稽,催,履,约,供应处,内,购,课,外,购,课,接,辖,课,资,讯,课,结报组,议价组,访价组,综合组,履约组,订约组,报关组,验收组,提货组,资讯组,稽催组,物料管理组,某国防科技单位采购组织表,4.,混合式编组,实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。,采购处,内,购,课,原,料,课,外,购,课,主要原料,助剂染料,某人造纤维制造公司采购组织表,采购作业方式之优劣比较,按作业方式来分可分为两种：一贯式和分段式,1.,一贯作业的组织方式,优点：,一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。,符合规模经济的原则。,和供应商的关系良好。,由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。,缺点：,一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。,采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。,采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。,2.,分段式作业的组织方式,优点,：,每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。,一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。,采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质,。,缺点,：,采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。,各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。,采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。,第四节、采购组织的职责,对外而言：,选择,/,管理供应商，和供应商保持良好的关系；,对内而言：,控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。,供应商选择与评价,协调各分采购部门的采购工作,与企业其他部门沟通，制定采购计划，且将重要的采购计划报上级批准,制定采购制度和设计合理的采购流程,控制采购风险,完成采购人员的培训和组织的调整,共同商品的订货和结算处理,1.,采购总部的职责,2.,下级采购部门的职责,执行采购总部制定的采购计划，组织具体的采购活动；,对于本部分特有物品的采购，寻找合适的供应商，并且和供应商进行谈判；,核对请购单所购物料的技术规范和技术标准；,市场信息的收集，价格变化的调查分析。,采购相关人员的职责,1.,采购经理,（,1,）拟订采购部门工作方针与目标；,（,2,）负责主要原料或物料之采购；,（,3,）编制年度采购计划与预算；,（,4,）签核订购单与合约；,（,5,）采购制度之建立与改善；,（,6,）撰写部门周报或月报；,（,7,）主持采购人员教育训练；,（,8,）建立与供应商的良好关系；,（,9,）督导采购部门全盘业务及人员考核；,（,10,）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。,2.,采购科长,（,1,）分派采购人员及助理的日常工作；,（,2,）负责次要原料或物料之采购；,（,3,）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；,（,4,）采购进度之追踪；,（,5,）审核一般物料采购案；,（,6,）市场调查；,（,7,）供应商之考核。,3.,采购员,（,1,）经办一般性物料采购；,（,2,）查访厂商；,（,3,）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；,（,4,）确认交货日期等；,（,5,）一般索赔案件之处理；,（,6,）处理退货；,（,7,）收集价格情报及替代品资料。,一位从事家电配件销售的朋友颇有感触地说，现在的采购人员花样翻新，供应商无所适从。据他介绍，,P,公司的采购员,A,是一位“高手”，为此，此采购员常常受到公司的表彰。,A,的“高招”是：一方面采取多家同时供应的方式，挑起供应商之间对回扣的攀比；另一方面又大肆压低供应商的配件价格，以获取公司的高额奖金和表彰。供应商由于回扣不断增高而价格又不断降低的压力，无法对配件生产进行“精耕细作”，导致配件质量的不断下降，而企业由于只凭表象来评采购人员，在一定程度上助长了采购人员的暗箱操作，损害了企业的利益,。,思考：企业的采购人员应该具备什么样的素质？,企业如何评估采购人员，又如何杜绝采购过程中的“回扣”问题？,能力方面,价值分析能力,预测能力,表达能力,专业知识,品质方面,临财不苟得,敬业精神,虚心与耐心,采购人员应具备的能力和品质,附：采购人员应掌握的知识,知识产权法律概念,采购谈判,竟标与评价,客户关系管理,有效采购技术,供应商的差异管理,法律常识,采购的财务基础,国际贸易及风险分析,合同模式及管理,异国文化背景差异,多文化背景团队的协同,采购及筛选策略的培训,战略供应商关系管理,采购流程电子化管理,采购合同电子化,供应商资料的电子化管理,思考题：,在特定条件下如何选择恰当的结构,单一产品,/,多厂址生产,多种产品,/,多厂址生产，产品之间相互关联,多种产品,/,多厂址生产，产品之间没有联系,遇到以上情况时，该如何选择采购组织？,五、采购授权,为了圆满执行工作并达成目标，一个企业或机构会授与采购部门下列四种决策权。,供应商之选择；,交易价格及条件之决定；,采购规范之确认；,与潜在供应商之接触联系。,某卫浴器材公司采购职务权限表,授权金额大小，通常取决于：,企业规模愈大，授权金额愈高；,对采购主管信任程度愈高，授权金额愈高；,经营者心态愈开放，授权金额愈高；,企业内部控制制度愈完备，授权金额愈高。,思考习题,采购组织常见的类型有哪些？并分别说出他们的特点。是否有一种采购组织适合所有的企业？,假如让你设计一个企业的采购组织，你会从哪几个方面考虑。,企业的采购组织具有那些职责？,假如你是一个企业的采购人员，你觉得你应该具备那些基本素质才能更好的适合你的工作,