日化行业行政文秘的时间管理讲义

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第五讲 行,政,政文秘的时,间,间管理,广东众行管,理,理顾问有限,公,公司提供,课程程序,1分析时,间,间,2诊断工,作,作环境，提,高,高工作效率,3立即改,变,变,4.,跨,跨越时间管,理,理陷阱,一.分析,时,时间,每天留出时,间,间进行回顾,，,，调整优先,次,次序，舍弃,无,无效的工作,分解困难的,任,任务，逐个,击,击破,在上班的路,上,上大致计划,一,一下当天的,工,工作,将工作日以30分钟进,行,行分割,及时更新工,作,作日志记,忆,忆往往是不,可,可靠的。,诊断工作环,境,境，提高工,作,作效率,办公室里弥,漫,漫的4大效,率,率毒素：,声音干扰,职能干扰,空间干扰,设备干扰,讨论：,如何排除办,公,公室4大效,率,率毒素？,办公室“排,毒,毒4味丸”,第一味：根,据,据工作需求,和,和程序从新,安,安排办,公桌,第二味：保,障,障公共空间,和,和私人空间,的,的独立,第三味：有,效,效利用办公,设,设备,第四味：利,用,用设备和训,练,练减少声音,的,的干扰,小办公室排,毒,毒案例,办公室面积,：,：14平方,米,米,办公室人员,：,：,主管1人,秘书1人,下属3人,办公设备：,文件柜、公,用,用电脑、5,张,张办公桌等,小办公室排,毒,毒案例（续,）,）,个人办公需,求,求：,主管：多项,（,（个人任务,、,、给秘书安,排,排任务、接,待,待访客）,秘书：两项,（,（个人任务,、,、接受主管,安,安排的）,下属：单项,（,（个人任务,）,）,小办公室排,毒,毒案例（续,）,）,主管：办公桌应和,秘,秘书最近，,并,并拥有独立,的,的接待空间,，,，以保证不,会,会给下属造,成,成干扰,秘书：和主管办公,室,室最近，和,主,主管频繁沟,通,通不会影响,其,其他同事,下属：不受干扰的,个,个人办公空,间,间,效率专家挑,错,错办公室,（,图,图1,）,）80,分,分,错,误,误1,：,：办,公,公,室,室,没,没,有,有,隔,隔,断,断,就,就,会,会,有,有,很,很,大,大,的,的,声,声,音,音,干,干,扰,扰,。,。,如,如,果,果,使,使,用,用,隔,隔,板,板,，,，,情,情,况,况,将,将,大,大,大,大,缓,缓,解,解,。,。,为,为,了,了,保,保,证,证,照,照,明,明,，,，,最,最,好,好,给,给,每,每,人,人,配,配,备,备,照,照,明,明,用,用,台,台,灯,灯,。,。,错,误,误2,：,：公,共,共,通,通,道,道,有,有,些,些,狭,狭,窄,窄,，,，,但,但,好,好,在,在,不,不,会,会,影,影,响,响,他,他,人,人,效,率,率,专,专,家,家,挑,挑,错,错,办,办,公,公,室,室,（,图,图2,）,）60,分,分,错,误,误1公,共,共,通,通,道,道,和,和,私,私,人,人,空,空,间,间,交,交,叉,叉,错,误,误2,接,接,待,待,空,空,间,间,在,在,办,办,公,公,室,室,尽,尽,头,头,错,误,误3,秘,秘,书,书,与,与,主,主,管,管,座,座,位,位,离,离,开,开,太,太,远,远,错,误,误4,电,电,脑,脑,显,显,示,示,器,器,朝,朝,向,向,不,不,对,对,，,，,造,造,成,成,反,反,光,光,错,误,误5,办,办,公,公,室,室,没,没,有,有,隔,隔,板,板,，,，,声,声,音,音,干,干,扰,扰,严,严,重,重,错,误,误6,适,适,合,合,安,安,放,放,办,办,公,公,桌,桌,的,的,窗,窗,口,口,位,位,置,置,被,被,文,文,件,件,柜,柜,占,占,据,据,效,率,率,专,专,家,家,挑,挑,错,错,办,办,公,公,室,室,（,图,图3,）,）70,分,分,错,误,误1,公,公,共,共,通,通,道,道,过,过,长,长,错,误,误2,主,主,管,管,个,个,人,人,空,空,间,间,失,失,去,去,接,接,待,待,功,功,能,能,效,率,率,专,专,家,家,挑,挑,错,错,办,办,公,公,室,室,（,图,图4,）,）,满,满,分,分,优,点,点1,充,充,分,分,利,利,用,用,有,有,阳,阳,光,光,的,的,窗,窗,口,口,位,位,置,置,优,点,点2,私,私,人,人,空,空,间,间,和,和,公,公,共,共,空,空,间,间,交,交,叉,叉,减,减,少,少,优,点,点3,利,利,用,用,隔,隔,板,板,阻,阻,断,断,过,过,多,多,噪,噪,音,音,优,点,点4,主,主,管,管,与,与,秘,秘,书,书,沟,沟,通,通,方,方,便,便,优,点,点5,减,减,少,少,访,访,客,客,对,对,其,其,他,他,人,人,的,的,干,干,扰,扰,办,公,公,室,室,排,排,毒,毒DIY,自,我,我,检,检,测,测,问,问,题,题,：,：,我,的,的,办,办,公,公,桌,桌,为,为,什,什,么,么,要,要,放,放,在,在,这,这,个,个,位,位,置,置,？,？,我,的,的,工,工,作,作,空,空,间,间,和,和,公,公,共,共,通,通,道,道,是,是,否,否,过,过,近,近,？,？,我,每,每,天,天,来,来,往,往,于,于,办,办,公,公,桌,桌,与,与,文,文,件,件,柜,柜,的,的,频,频,率,率,有,有,多,多,高,高,？,？,我,遭,遭,受,受,的,的,最,最,主,主,要,要,的,的,办,办,公,公,干,干,扰,扰,来,来,自,自,哪,哪,里,里,？,？,提,出,出,办,办,公,公,室,室,改,改,善,善,建,建,议,议,。,。,二.,时,时,间,间,管,管,理,理,的,的,陷,陷,阱,阱,猪,八,八,戒,戒,踩,踩,西,西,瓜,瓜,皮,皮,滑,滑,到,到,哪,哪,里,里,是,是,哪,哪,里,里,不,好,好,意,意,思,思,拒,拒,绝,绝,别,别,人,人,“,反,反,正,正,时,时,间,间,还,还,早,早,”,”,拖,拖,延,延,文,件,件,满,满,桌,桌,病,病,喋,喋,喋,不,不,休,休,的,的,“,“,电,电,话,话,粥,粥,”,”,源,源,源,不,不,断,断,的,的,信,信,息,息,1.,猪,八,八,戒,戒,踩,踩,西,西,瓜,瓜,皮,皮,滑,滑,到,到,哪,哪,里,里,是,是,哪,哪,里,里,没,时,时,间,间,做,做,计,计,划,划,工,作,作,是,是,程,程,序,序,化,化,，,，,规,规,律,律,化,化,，,，,根,根,本,本,没,没,必,必,要,要,做,做,计,计,划,划,计,划,划,常,常,常,常,被,被,打,打,断,断,不,喜,喜,欢,欢,被,被,计,计,划,划,束,束,缚,缚,“,船,船,到,到,桥,桥,头,头,自,自,然,然,直,直,”,”,2.,不,不,好,好,意,意,思,思,拒,拒,绝,绝,别,别,人,人,接,接,受,受,请,请,托,托,比,比,拒,拒,绝,绝,更,更,容,容,易,易,拒,拒,绝,绝,请,请,托,托,会,会,触,触,怒,怒,请,请,托,托,者,者,从,从,而,而,导致请,托,托者报,复,复,我,想,想做一,个,个广受,爱,爱戴的,人,人,我,不,不懂得,如,如何拒,绝,绝,3“,反,反正时,间,间还早,”,”,拖,拖延,帕金森,定,定律,工作会,自,自动地,膨,膨胀占,满,满所有,可,可用的,时,时间。,时间管,理,理陷阱,隐,隐含着,你,你可以,为,为一项,工,工作安,排,排过多,的,的时间,，,，如果,你,你给自,己,己安排,了,了充裕,的,的时间,从,从事一,项,项活动,，,，你会,放,放慢你,的,的节奏,以,以使用,掉,掉所有,分,分配的,时,时间。,4文,件,件满桌,病,病,安全感,犹豫的,个,个性,半途而,废,废的工,作,作习惯,个人的,喜,喜好,5喋,喋,喋不休,的,的“电,话,话粥”,不分优,先,先顺序,打,打电话,没有充,分,分准备,就,就打重,要,要电话,电话的,谈,谈话离,题,题,与喜欢,的,的人打,电,电话，,容,容易失,去,去对时,间,间的控,制,制,6源,源,源不断,的,的信息,纸张的,形,形式：,邮,邮件、,传,传真、,备,备忘录,、,、报纸,、,、杂志,、,、期刊,、,、报告,电子的,形,形式：,电,电子邮,件,件、互,联,联网,声音的,形,形式：,面,面谈、,电,电视、,广,广播、,电,电话,三.,如何跨,越,越时间,陷,陷阱,要事第,一,一,以最终,的,的结果,来,来开始,行,行动（,以,以终为,始,始）,学会说,“,“NO,！,！”,办公桌,上,上的“5 S,”,”运动,恰当、,有,有效地,使,使用电,话,话,筛选信,息,息,1.,要,要事第,一,一,“大石,头,头”理,论,论与“,二,二八”,定,定律,ABC,法,法则,办事的,优,优先次,序,序,并行工,作,作法,2.,以,以终为,始,始,是必须,要,要做的,吗,吗？,不完成,会,会怎样,？,？,是自己,想,想要的,吗,吗？,和目标,直,直接相,关,关吗？,回报及,收,收益高,吗,吗？,3.,学,学会说,“,“NO,！,！”,1.耐,心,心倾听,2.如,无,无法当,场,场决定,则,则要告,诉,诉他你,还,还要考,虑,虑长点,时,时间,3.显,示,示慎重,4.表,情,情应和,颜,颜悦色,5.态,度,度坚定,3.,学,学会说,“,“NO,！,！”,6.指,出,出拒绝,的,的理由,7.拒,绝,绝的是,请,请托而,不,不是他,8.如,有,有可能,为,为他提,供,供其他,可,可行途,径,径,9.切,忌,忌透过,第,第三者,来,来拒绝,4办,公,公桌上,的,的“5S”,运,运动,整理,整,整顿,清,清扫,清,清,洁,洁,修,修养,整理废,纸,纸篓的,作,作用,文件存,档,档系统,“各就,各,各位”,的,的摆置,集中精,力,力做一,件,件事,不要总,是,是重复,处,处理同,一,一文件,不要为,了,了表面,的,的整洁,而,而塞入,一,一处,下班前,的,的清理,5有,效,效、恰,当,当地利,用,用电话,选择打,电,电话的,时,时间,按照优,先,先顺序,打,打电话,清楚每,个,个电话,要,要讨论,的,的要点,对于自,己,己花在,每,每个电,话,话的时,间,间，做,到,到心中,有,有数,6,筛,筛选信,息,息,迅速处,理,理,妥善存,放,放,没有保,存,存价值,的,的资料,就,就销毁,运筹他,人,人的时,间,间,时间管,理,理矩阵,图,图,危机,紧急的问题,有限期的任务、会议,准备事项,准备事项,预防工作,价值观的澄清,计划,关系的建立,真正的休闲充电,授能自主管理,干扰，一些电话,一些信件、报告,许多紧急事件,许多凑热闹的活动,细琐、忙碌的工作,一些电话,浪费时间的事,“逃避性”活动,无关紧要的信件,看太多的电视,紧急,不紧急,重要,不重要,五、时,间,间管理,的,的工具,1月,历,历,2行事历,与,与甘特,表,表,3效率手,册,册,4商务通,与,与订房,卡,卡,5,闹,闹钟,6.,其,其,它,它工具,六.,你,你的计,划,划,确立目,标,标,探寻达,成,成目标,之,之各种,途,途径,转化为,每,每周或,每,每日之,工,工作事,编排每,周,周或每,日,日的行,事,事次序,并,并执行,之,之,定期检,讨,讨,谢谢大,家,家！,