办公室的会议管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第二章 办公室的会议管理,主要内容,一、会前的计划与筹备,二、会间的组织与服务,三、会后的善后处理,一、会前的计划与筹备,主要内容,1、安排会议议题,2、邀请与会者,3、安排会议日程与议程,4、确定会议地点,5、布置会场,6、及时发送会议通知,1、安排会议议题,程序,渠道：,（,1）上司指示交办的问题,（2）下级单位提请讨论决定的问题,（3）上司下达命令，需要各部门贯,彻执行的问题,根据会议的目的与任务对议题,进行筛选,将议题以及与议题有关的文件、,资料提交领导，由领导确定会议议,题,收集议题,筛选议题,确定议题,1、安排会议议题,要点,（1）下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决,的问题，一般不要安排上级会议讨论,（2）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排,一个主要议题和一两个小议题为宜,（3）尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论,（4）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材,料，并可在开会前几天经领导审批后，发给与会,者阅读，准备意见,（5）准备一些后备议题，以备不时之需,2、邀请与会者,选择与会者,程序：,选择与会者要领：,（1）与讨论议题有直接关系的人,（2）可提供相关资讯，使讨论更有效率进行的人,（3）发言具有代表性和权威性的人,注意：,若某些与会者只需参加会议的某一部分，应,告诉他们有关事项的开始与结束时间，以节,约他们的时间,选择与会者,评估与会者,通知与会者,2、邀请与会者,选择与会者,不同类型会议理想的出席人数：,解决问题性型 少于5人,调查问题型 少于10人,工作回顾或展示型 少于30人,动员型 越多越好,信息发布会 人数几乎没有限制,决策会议 最好限制在7人以内,在决策会议上应有以下4种类型的参加者,：,信息提供者 决策制定者,决策执行者 受益者,2、邀请与会者,评估与会者,与会人员,评估,举例,信息提供者,是否具有可供分享的信息,销售经理,意见提供者,能否提供特殊的意见或建议,生产经理,特殊技能专家,他们的专业身份是否有用,作为顾问的律师,授权者,能否保证已获同意的决策贯彻实施,财务经理,2、邀请与会者,通知与会者,通知与会者：,及时通知,（1）方便与会者准备相关的会议资料,（2）确定与会者能否出席,注意：,与会人员名单需上司确定，人数从严控制，人,员谨慎决定，使给参加者不漏，不该参加者不来,3、安排会议日程与议程,要领,安排会议日程的要领,（1）把握会议目的,（2）先安排关键人物的时间，确保恰当的、权威的与会者能够出席,（3）根据多数人的意见安排日程,（4）例会原则上要如期开，但并不是非开不可,（5）尽量不安排在周一上午与周五下午开会,3、安排会议日程与议程,设计议程,安排会议议程的程序：,议程设计要把握度：,议程不够紧密，讨论就难有效率，讨论可能离题; 过于紧凑，无法专心于一个话题，问题分析不透彻，导致决议的内容不切实际，无法真正解决问题,组织者可向与会者发问题征询意见,：,你在会议上发言的论题是什么？,你的发言需要多长时间？,你希望讨论什么样的问题或事情？,根据得到的反馈，着手编写议程表,设计议程,编写议程,分发议程,3、安排会议日程与议程,编写议程,XX会议议程,2006年9月22日上午9点至下午17：30,花园酒店国际会议厅,1.（9：00）开场白,2.（9：10）为缺席致歉,3.（9：20）批准上次会议备忘录,4.（9：40）各部门销售情况报告 （10：30）会间休息,5.（10：40）分析产品滞销问题原因 （12：00）午餐及午休时间,6.（14：00）商讨并列出可能的应对策略 （15：30）会间休息,7.（15：40）评估应对策略，作最后决议,8.（17：00）特别事宜、其它事宜,9.（17：30）会议结束,3、安排会议日程与议程,分发议程,议程拟定后到议程的最后确定过程：,拟定会议议程,呈送领导审批,分发与会者,汇集与会者建议,重新拟定议程,4、确定会议地点,需收集的信息,选择会议场所需要收集的信息：,收集信息,有关会议要求的具体信息,符合条,件的会,议场所,的地点,信息,有关会,议场所,应具备,的条件,信息,4、确定会议地点,选择会议场所,依据的标准有：,（1）场地大小必须合乎会议比例,（2）场地位置必须方便与会者,（3）场地应该有良好的照明、调温以及通风,设备,（4）场地应该配备适当的开会设备,（5）场地应避免外界干扰,（6）场地的租借成本必须合理,各种类型的会议场所优缺点,场所,优点,缺点,领导办公室,（1）方便领导翻阅参考资料；（2）领导的权威性得到强化,（1）电话或人的干扰（2）气氛不热列（3）人数多会拥挤,职员办公室,（1）提高职员的地位和士气（2）与会者能畅所欲言,若狭小，会使双方感到不适,单位会议室,避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题,外人可能同与会者接触而打扰会议,外面会议室,（1）没有任何一方占地主优势（2）会议保密性很强,（1）租借成本可能昂贵（2）与会者可能不熟悉,各种类型的会议场所优缺点,场所,优点,缺点,会议,中心,（1）配备适当的大会设备,（2）提供技术支持和安全保卫,缺少非正式的小规模聚会机会,培训中心,（1）提供学习氛围,（2）完善的会议设施设备,租借成本昂贵,异地的办公室,（1）适合来自各地的与会者（2）在某种场合增加几分魅力,旅途、时间、食宿花费很高,会议类型与会议场所的最佳搭配,研究和开发的会议（需要有利于沉思默想，灵感涌现的环境）, 培训中心或其他宁静场所,年会（一般根据与会者的意见来定）, 能提供会议服务的酒店,重大的表彰或鼓励型会议（会议的目的是对杰出表现予以奖励，因此要求有一定的档次）, 会议中心,4、确定会议地点,提供完善的会议场所,会议桌（最好要大一点）,椅子（比沙发硬一点）,空调（会议开始前30分钟打开）,照明、光线（柔和、平静）,书写工具（纸薄、签字笔、铅笔）,钟（会议室内挂有时钟）,屏幕（演讲人的头不用离开讲桌上的麦克风能看见屏幕，屏幕的底部距离地面不少于1.22米）,放映机（视会议人数而定）,音响（事先检查质量状况）,5、布置会场,礼堂式,优点：能最大程度的摆放桌椅,缺点：观众没有地方放资料，没有桌子可用于记录笔记,5、布置会场,教室式,评价：针对不同的房间面积和与会者人数在安排布置上有,一定的灵活性，狭长的会场设置便于与会者注意力的集中,5、布置会场,弦月式,评价：因为椅子只放在桌子的一面，所有的与会者都面向,主持人，方便主持人与与会者目光交流,5、布置会场,方形中空式,评价：当讨论问题或试图作出决定时，安排持相反意见的,两派成员坐在长桌的两边，有利于决议的顺利产生,5、布置会场,圆桌式,评价：适于小组讨论，布置一般较为随意，方便与会者交,换意见，但容纳人数有限，一般以10人左右为宜,5、布置会场,椭圆式,评价：容纳人数比圆桌多，一般适宜20人左右的内部会议,5、布置会场,马蹄形或U形风格式,评价：适与中等人数的会议，而且便于交流,5、布置会场,六边形式,评价：便于与会者交谈，适宜于10多人的内部会议,5、布置会场,八边形式,评价：便于与会者交流，适宜于20多人的内部会议,5、布置会场,座次安排方法,（1）顺序排座法,横排法,即按照公布名单或以姓氏笔划为序，从左向右一次排 列，先排出出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）,竖排法,即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画，沿着一 条直线从前至后依次排列次序，按固有顺序从左至右排列，或以会场中心位置为基点，向两边交错扩展,左右排序法,即按照公布名单或以姓氏笔划为序，以会场或主席台中央为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手为第一顺序，一左一右，依次排列,5、布置会场,座次安排方法,（2）身份排座法,报告者,安排在会场的重要位置（一般是会场的中央）,会议主持人,以会场中央或最里面为宜,会议秘书,原则上设在大会入口处，方便秘书会场服务,（3）策略排座法,以与会者受到其邻座的影响这个假设为基础的。必须明确会议目的，通过安排座位帮助达到目的,（4）自由择座法,6、及时发送会议通知,内部会议通知,内部会议是指全部由本单位人员参加的会议。,如：经理例会、员工例会、总经理办公会等。,内部会议一般都事先印好统一的通知格式，办公室人员只要将参加人的姓名、会议内容、时间、地点等栏目填写好，就可发送。,内部会议常见的格式有便函式和卡片式两种。,外企的便函式会议通知,会议通知,致：公司总经理、副总经理、各部门负责人,由：总经理办公室,时间：2006年10月8日,根据公司董事会的精神，拟定于10月10日（星期二）上午9：30在公司会议室召开会议。讨论明年公司的发展计划问题。,如您无法出席，请于10月9日前电话告知李秘书。电话：62084800,外企的卡片式会议通知,会议通知,2006年10月8日,议题：讨论2007年公司的发展计划,出席者：各副总经理、各部门经理,主持：总经理,地点：公司会议室,时间：2006年10月10日上午9：30,外企的卡片式会议通知,部门经理会议,议题：讨论2007年公司的发展计划,时间：2006年10月10日（星期二）上午9：30,地点：公司会议室,如您无法出席，请于10月9日前电话告知办公室李秘书。电话：62084800,国内企业的便函式会议通知,会议通知,各部门经理：,兹定于2006年10月10日（星期二）下午2：30在公司会议室召开部门经理会议，讨论明年的工作，请准时出席。,总经理办公室,2006年10月8日,国内企业的表格式会议安排,一周会议安排,（2006年10月9日-10月13日）,日期,星期,时间,地点,内容,参加者,主持人,9,一,10,二,11,三,12,四,13,五,6、及时发送会议通知外部会议通知,Xxxx讨论会,为了xxxxx，本公司特邀请同行举行次次讨论会，旨在交流经验，研究对策。特邀请先生参加。,议题：xxxxxxx,举办者：xxxxx,专门小组成员：xxx xxx xxxx xxx,主席：xxx,地点：xxxxxxx,时间：xxxxxxx,交纳会费：xxxxxxxx,联系地址：xxxxx,邮编：xxxxxx,电话：xxxxxxxx,联系人：xxx,6、及时发送会议通知,在发出会议通知时，一般还应夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方收到会议通知后，能就是否赴会等问题迅速答复。,文秘人员将据此作为预定会议室、客房、餐饮的依据，并将参会人员的个人资料以及各项费用的支付情况打印在卡片上，以便结帐核算。,最迟至xx年xx月xx日，请将此明信片寄送达总经理秘书,是的，我将参加这次会议,届时赴会，并带,宾客前来,很遗憾，我不能参加此会 。,署名：,公司 ：,6、及时发送会议通知：,会议通知的发送,会议通知的发送形式：,口头通知、电话通知、书面通知、告示通知,发送时间：,应视与会者至会议召开所在地的远近，路途所花时间等因素来确定，并留有,3天左右,的宽松时间来让与会者从容做好赴会准备，并能及时到达会议场所为宜。,如需要答复的会议通知，则需要早些发送到对方；,如以邮寄发送，信封上最好注明“会议通知”字样及送到日期。,重要会议的通知发出后，还须及时用电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴会。,2.2 会间的组织服务,签到：,为准确了解与会,人员的出席情况,接待：,维护公司形象,会间服务：,端茶送水，协助,领导控制会议状态,调派车辆：,会议即将结束时，一出,大门就能看到自己乘坐的车,2.2 会间的组织服务,签到,签到的方式：,薄式签到,富有纪念性的会议可采用,卡片签到,事先发给代表签到卡片，在上面签自己的名字，进入会场时交出。大中型会议采用,电子签到机,秘书代签,小型会议不笔发签到证，由秘书在与会人员名单上做记号，表示已到会,提醒：与会者签到时，秘书可发给他们一个事先准备好的资料袋，内装会议需要的各种资料以及必要的文具,2.2 会间的组织服务,会场服务,奉送茶水,端茶应先端给外单位的人或坐在上座的人；,茶杯不要放在会议桌上；,将热水瓶放在会议室里，以备与会者用茶；,每隔半小时要倒一次茶。,转接电话,开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不转接；,一般的电话，可记录下内容，等会议中间休息或散会后交给当事人；,如果情况紧急，可把来电者的姓名及来电内容写在便条上交给当事人，并等待指示；,2.2 会间的组织服务,会场服务,协助上司控制会议动态,与会者偏离议程时，提醒与会者严格按照议程进行会议,会议上，当部分与会者沉默时，向会议主持人建议，尽可能让更多的人提出问题和回答,当与会者以某种错误的或者片面的情况作为解决问题的根据时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况,当会议作出的决定与现行的政策或规定相抵触时，应主动提出有关政策或规定，请与会者注意,2.2 会间的组织服务,会场服务,应对突发事件,会前要尽可能多的想象会议过程中可能发生的问题，多考虑几套应对的方案,头脑要保持清醒，反映要敏捷，判断要准确，迅速弄清事件的来龙去脉,采取措施要迅速，尽快形成应变方案并实施,要举一反三，勤于思索，不断总结经验教训,2.2 会间的组织服务,会议记录,会议记录者的责任,准确真实记录与会者的重要发言以及相关决议,及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚,适时作总结，协助讨论进行,向与会者确认各议案的排序是否无误,为会议记录做好准备工作,在开会之前提前到达，并安排好用作会议记录的地方,准备足够的钢笔、铅笔以及用于会议记录的纸张,准备录音机和充足的磁带以补充手工记录,2.2 会间的组织服务,会议记录,会议记录要求三要素,完整,会议记录必须体现会议的实际进程，会议的主要情况，发言的主要内容和意见，不要遗漏,简洁,会议记录是会议进程的简洁记载，不应当与报告混肴,准确,内容表述要真实，重要的意思应当记原话，不得任意取舍增删,2.2 会间的组织服务,会议记录,会议记录的顺序,会议描述,与会者,姓名,缺席者和,缺席原因,宣读上次,会议记录,会议结果,秘书签名,会议主席,签名,下次会议,日期,其他事项,会议记录,整理日期,2.2 会间的组织服务,会议记录,会议记录的技巧：一快、二要、三省、四代,一块：书写运笔快,记得快。字要写的小一些、轻一点，多写连笔字,二要：择要而记,记录一次会议，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或者有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。,记录一个人的发言，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。,记一句话，要记这句话的中心词，修饰语可以不记。,2.2 会间的组织服务,会议记录,三省：在记录中正确使用省略法,一是使用简称、简化词语和统称,二是省略词语和句子中的附加成分,四代：较为简单的写法代替复杂的写法,可用姓代替全名,可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,可用汉语拼音代替生词难字,可用外语符号代替某些词汇,2.2 会间的组织服务,会议记录存档,这类档案包括：,与会者的名单,联系地址,会议记录,会议纪要,会议的组织情况,其他有关资料,2.3 会后的善后处理,会场清理,水杯、茶具清理,退还设备及器材,会议文件回收,大中型会议在会议结束前应开具清退文件目录，发给与会人员。会议结束后，按清单全部收回文件。,日常工作会议，可以在会议结束后将文件当场收回。,2.3 会后的善后处理,印发会议纪要,对于不清楚不明白空缺的内容，要在会后立即请教,发 言人进行完善,在会议记录的基础上加工整理而成会议纪要。内,容:会议概况、决策思想、主要议题、基本经验和会,议讨论决定的重大问题等,根据会议的性质和机要的内容来确定,根据印发范围，接收者签字确认,将接受者签字确认的会议记录加以校对，经由,领导签字后统一印刷，盖章后发给会议决策执行人,完善会,议记录,签发会,议执行,起草会,议纪要,确定印,发范围,接收者,确认,