办公室工作计划与工作量化管理

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第三章 办公室工作计划与工作量化管理,第三章 办公室工作计划与工作量化管理,第一节 办公室工作计划管理基础,第二节办公室工作计划制定程序与方法和目录,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,第一节 办公室工作计划管理基础,一、工作计划的概念,1,、广义的工作计划,指制定计划、执行计划和检查计划执行情况三个紧密衔接的工作过程。,2,、狭义的工作计划,是指制定计划。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（一）计划,1,、特征,(1),从时间上说，一般都要在三五年以上；,(2),从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；,(3),从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。,(4),带有方向性、战略性、指导性；,(5),内容更具有严肃性、科学性和可行性。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（一）规划,2,、规划的写法,（,1,）规划的格式,由“标题”和“正文”两部分组成。,（,2,）标题,“四要素”：单位名称,+,时间期限,+,内容范围,+“,规划”,（,3,）内容,前言；指导方针和目标要求；主要任务和政策、措施；结尾。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（二）设想,1,、特征,（,1,）在内容上是初步的；,（,2,）在写法上是概括地；,（,3,）,设想具有超前性,（,4,）时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的；,（,5,）设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些；,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（二）设想,1,、特征,（,6,）时间长远些的称“设想”，范围较广泛的称为“构想”；,（,7,）时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。,2,、设想的写法,（,1,）标题,可以是“四要素”，也可以是“三要素”。,第一节 办公室工作计划管理基础,（二）设想,2,、设想的写法,（,2,）格式,格式不大一样，写作要求并不十分严格；,（,3,）写法,第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法；,第二种是按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法；只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（三）计划,1,、特征,（,1,）时间一般在一年、半年左右；,（,2,）范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作；,（,3,）内容和写法要比规划具体、深入；,（,4,）要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（三）计划,2,、计划的具体写法,（,1,）标题,四要素”单位名称,+,时间期限,+,内容范围,+“,计划”；,（,2,）内容,开头 主体 结尾,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（四）要点,1,、特征,（,1,）要点是计划的摘要；,（,2,）正文写得比较概要,;,（,3,）在结构方式上，大都是并列式。,2,、要点的具体写法：,（,1,）格式,多用某个通知作“文件头”； 有标题和正文两部分内容；,不必落款，写成文时间。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（四）要点,2,、要点的具体写法,(2),标题,要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”。,（,3,）内容,正文写的概要； 没有过渡段，段落也不长；,大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（五）方案,1,、特征,（,1,）方案是计划中内容最为复杂的一种；,（,2,）内容构成比较繁琐；,（,3,）上级对下级或涉及面比较大的工作。,2,、标题,一个是“三要素”写法,:,发文机关,+,计划内容,+“,方案”,一个是“两要素”写法，即省略发文机关。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（五）方案,（,3,）内容,开头、正文和结尾。,正文包括：指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。,（,4,）方案的具体写法,一是常规写法； 二是变项写法。,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（六）安排,1,、特征,（,1,）是计划中最为具体的一种格式；,（,2,）工作比较确切、单一；,（,3,）涉及范围较小或单位内部的工作；,（,4,）内容详细；,（,5,）任务都要具体，要求都要明确，措施都要得当。,2,、标题,“三要素”或“两要素”,第一节 办公室工作计划管理基础,二、各种工作计划特征和写作特点,（六）安排,3,、内容,一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束。,4,、安排的具体写法：,一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作；,另一种，是单位内部的工作安排；,“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容；,第一节 办公室工作计划管理基础,三、工作计划的任务,1,、确定目标或宗旨；,2,、制定战略或策略；,3,、制定政策；,4,、制定程序和规则；,5,、制定预算；,6,、制定规划。,第一节 办公室工作计划管理基础,四、工作计划的性质,1,、首位性,工作计划先于其他管理职能,。,2,、目的性,目的就是实现单位的各个时期的目标,。,3,、普遍性,工作计划规定各主管人员的共同职能,。,4,、效率性,工作计划规定投入产出比率和员工的评价标准。,第一节 办公室工作计划管理基础,五、工作计划的重要性,1,、提供方向,计划就是使所有的行动保持同一方向，促使目标实现,.,2,、力求经济合理,计划强调协调，强调节约，使付出的代价尽可能合算,.,3,、发现机会与危险,4,、统一工作标准,第二节办公室工作计划制定程序与方法,一、编制工作计划的步骤,1,、估量机会,2,、确定目标,3,、确定前提条件,4,、调查研究,5,、资料分析,6,、计划方案的拟订和评价,7,、方案的选择,第二节办公室工作计划制定程序与方法,二、制定办公室工作计划的方法,1,、运筹学方法,2,、滚动式计划方法,3,、计划,规划,预算方法,第二节办公室工作计划制定程序与方法,三、目标管理的基本内容,1,、目标管理的概念,2,、目标管理的特点,3,、目标管理的主要做法,4,、目标管理的三个阶段,（,1,）制定目标,（,2,）实现目标,（,3,）对成果进行检查和评价,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义,1,、时间管理的概念,(,英文名,:Time Management),时间管理，就是管理者为提高时间利用率和有效性，运用科学的方法和技巧，对时间的消耗进行规划、实施、检查、评价、反馈等程序展开的一系列的控制活动过程。,所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。,时间管理水平测试题,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。,计分方式为：选择“从不”为,0,分，选择“有时”记,1,分，选择“经常”记,2,分，选择“总是”记,3,分。,时间管理水平测试题,1,、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备,2,、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。,3,、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。,4,、我尽量一次性处理完毕每份文件。,5,、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。,6,、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。,7,、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。,8,、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。,9,、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。,测评及过评估,结论：,012,分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。,1317,分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。,1822,分：你的时间管理状况良好。,2327,分：你是值得学习的时间管理典范,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义,2,、浪费时间的主观原因,1,、做事目标不明确；,2,、作风拖拉；,3,、缺乏优先顺序，抓不住重点；,4,、过于注重细节；,5,、做事有头无尾；,6,、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化；,7,、事必躬亲，不懂得授权；,8,、不会拒绝别人的请求；,9,、消极思考。,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,一、时间与时间管理的含义,3,、时间管理的程序,（,1,）确定目标，制定计划，分配每次活动需用的时间；,（,2,）实施计划，执行计划中要有一系列的方法和措施来保障；,（,3,）对计划执行情况进行检查；,（,4,）评价对时间的分配利用是否科学；,（,5,）跟踪了解时间利用情况，及时调整计划。,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,二、时间的基本特征,1,、时间的短缺性,2,、时间的不间断性与间断性,3,、时间的直线性与循环性,时间管理理论：,(,帕累托原则,),A:,重要且紧急,-,必须立刻做,;,B:,紧急但不重要,-,优先考虑重要的事情后，再考虑其它事；,C:,重要但不紧急,-,没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。,D:,既不紧急也不重要,-,有闲功夫再说。,帕累托原则,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,三、办公室时间管理的操作技巧,1,、集中精力，重点突破,2,、合理安排工作日程,3,、提高效率,(1),提高说话的效率,; (2),跳出“会海”,;,(3),缩短交际时间,; (4),正确处理文件。,4,、充分利用现代工具,第三节 办公室工作时间管理运筹和方法,四、科学运筹时间策略,1,、注意力与时间的科学运筹,2,、休息与时间的科学运筹,3,、业余爱好与时间的科学运筹,五、时间运筹的方法,1,、定期“盘点”法,; 2,、交叉轮作法,;,3,、遇事三问法；,4,、并列运筹法。,第四节办公室工作量化管理原理与模式,一、量化管理的含义,办公室量化管理是指在单位组织工作过程中。采用科学方法,(,如预测、概率、估算、实测、预定动作时间法等,),对各项工作内容，制定出工作定额来实行定量考核的管理方法。,二、量化管理的表现形式,1,、工作量化,2,、优化组合,3,、明确职责,4,、定量考核,第四节办公室工作量化管理原理与模式,三、量化管理的原则,1,、工时定额化,2,、分工合理化,3,、程序标准化,4,、酬金差额化,公务员（参照管理人员）年度考核量化测评表,