电子邮件书写规范

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,英孚思为版权所有,电子邮件书写标准,完整的电子邮件包括四局部内容,收件人,主题,正文,签名,确认收件人信息，并将CC(抄送)人数减少至最低,收件人,确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。,CC抄送人数减少至最低，防止造成不必要的垃圾邮件,CC功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员,让相关人员知晓，如您的直接主管,邮件主题明确且具描述性,主题应该简单、明确的概括邮件的内容,可以遵循What、When、Where原那么，用一个词、短语、句子一般不超 过35字来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。,面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字Who。,例：Amazon 新春二月最新图书推荐，4折起,(who),(when),(what),例：通知：2021年度元旦和春节放假安排,(when),(what),邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识,正文格式,一.称谓+礼貌用语,如：xxx名字，您好！,XXX经理名字+职位，您好！XXX先生女士，您好！,二.内容,字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字,字体：一般选择宋体，黑色,点击“选项”,收件箱页面,点击“工具”,点击“邮件格式”,点击“字体”,设置字号、字体,1,2,3,4,三.结尾客套语,如：Sincerely,Bestregards,祝您顺利！,正文简洁、美观、易懂,正文内容编排,原那么：要事第一，结论在前，分析在后,使用收信人容易接受的口吻陈述内容,张经理，您好！,邀请您参加2021年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议。,会议的具体安排如下：,时间,主题,9:30-10:00,第一季度销售指标完成总结王总,10:00-11:30,讨论各个销售部门第二季度销售指标设定,11:30-12:00,确定各个部门的第二季度的销售指标,会议前请您准备以下资料：,1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；,2.第二季度销售二部的指标设定；,3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。,对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。,谢谢！,内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图；,根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；,如果事情复杂，最好,使用,1,、,2,、,3,、,4,列,几个段落,分别,说明,；,合理利用图片，表格等形式来辅助,陈,述,；,对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等,合理提示,；,小贴士,签名，可以让收件人了解您的信息,签名信息内容,XXX,人力资源开展部,上海英孚思为信息科技股份,地址：上海市定西路1100号辽油大厦11楼 ：200050,：(8621)-6212-8038-1009 ：(8621)-5255-1656,E-mail:,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些；,签名主要包括名字、部门职务、公司、地址、E-mail等，书写时应将内容归类，一般不超过5行。,对于 号码、号码等较长的数字间应加停顿-,签名设置,点击“选项”,收件箱页面,点击“工具”,点击“邮件格式”,点击“签名”，,新建签名信息,1,2,3,4,