会议的筹划与管理ppt课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会议的筹划与管理,1,会议的筹划与管理1,会议的重要性,大多数企业在会议中决定其基本走向,90%以上的重大决策是通过会议制定的,企业花在开会上的时间越来越多,开会的频率越来越高,2,会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向2,会议的筹划与管理,会前的准备工作,会间的组织服务,会后的善后处理,3,会议的筹划与管理 会前的准备工作3,会前准备工作,1、,安排议题、议程、日程,2、,拟订与会人员名单,3、,申请会议所需资金,4、,会场布置,5、,安排食宿和茶水,6、发出会议通知,4,会前准备工作 1、安排议题、议程、日程4,安排议题、议程,议题的收集和筛选,议程,5,安排议题、议程 议题的收集和筛选 5,委员会会议议程,7月6日上午11点,格林德雷戈饭店,1、（11：00）任命一位会议主席,2、（11：10）为缺席致歉,3、（11：15）批准上次会议备忘录,4、（11：30）上次会议提出的事项,5、（11：45）讨论联络事宜,（12：00）会间休息,6、（12：15）财务事项,7、（12：45）特别事宜,8、（13：00）其他动议,9、（13：15）其他事宜,10、（13：35）下次会议细节,议程的开头为会议的日期、时间和地点,每项均有一个起始时间,下次会议细节写在议程的末尾,6,委员会会议议程议程的开头为会议的日期、时间和地点每项均有一,拟订与会人员名单,选择恰当的人出席会议,送交上级审核,7,拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议 7,申请会议所需资金,确定会议规格,申请经费,口头,书面,8,申请会议所需资金 8,会场布置,选择会场,a.场地大小,b.附属设施齐全,c.适当的开会设备,d.会场氛围,e.场地不受外界干扰,布置会场,a.附属设施,b.准备会议文件,9,会场布置 选择会场 9,讨论：各种会场的利与弊,会场类型,优点,缺点,圆桌型,椭圆型,口字型,U型,教室型,10,讨论：各种会场的利与弊会场类型优点缺点圆桌型椭圆型口字型U型,11,11,面对面就座,当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边,主席坐在团队成员之间,12,面对面就座 主席坐在团队成员之间 12,13,13,显示等级,如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐,主席坐在长桌的顶端,资历最浅者坐在离主席最远处,14,显示等级 主席坐在长桌的顶端 资历最浅者坐在离主席最远处 1,15,15,16,16,自由讨论,如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌,主席可坐在任何一个位置上,17,自由讨论 主席可坐在任何一个位置上 17,安排食宿和茶水,食宿,a.用膳,b.住宿,茶水,18,安排食宿和茶水 食宿 18,一杯香茶可赢得交易机会,19,一杯香茶可赢得交易机会19,角色练习,表演会议期间奉茶的礼仪,20,角色练习表演会议期间奉茶的礼仪20,给客人斟茶的注意事项,当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。,开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。,21,给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾,茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。,有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。,洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。,给客人斟茶的注意事项,22,茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶,上茶时的七个程序,两手端茶盘，盘子高度位于胸部,敲门，并说：“对不起！”进入接待室,止步立正，轻轻点头致意,将茶盘的一端置于桌子侧面,23,上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部23,桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶,用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾,上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。,上茶时的七个程序,24,桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶上茶时的七个程序24,会间的组织服务,1、,签到,2、,安排就座,3、,做好会议记录和录音,4、,会场服务,25,会间的组织服务 1、签到25,签到,签到形式,薄式,卡片式,代签,签到时的接待工作,26,签到 签到形式 26,游戏：会议排座,27,游戏：会议排座27,安排就座,要适合会议性质,让报告者坐中央,会议主持人的座位,秘书的座位,28,安排就座 要适合会议性质28,做好会议记录,会议记录构成,会议记录方式,会议记录写作,29,做好会议记录 会议记录构成 29,小组讨论,设计会议记录表格（5分钟）,30,小组讨论设计会议记录表格（5分钟）30,会议名称,时间,主席,会议目的,出席人数,缺席人数,缺席理由,会议内容,和决议事项,决议事项,的实施,实施项目,负责人,或部门,完成期限,出席人,盖 章,特别事项,31,会议名称 时间 主席 会议目的,点评,根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。,32,点评根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。32,会场服务,转接电话,突发状况,建议休息,协助上司掌握、控制会议进程,33,会场服务 转接电话33,会议的善后处理,1、会场清理,2、印发会议记录,3、资金,4、会议的总结工作,34,会议的善后处理1、会场清理34,会场清理,安排与会人员的离会,会议文件的回收、立卷、,归档,35,会场清理 安排与会人员的离会35,印发会议记录,完善会议记录,起草会议纪要,确定印发范围,接收者确认,签发会议执行文件,36,印发会议记录 完善会议记录 36,谢谢大家,37,谢谢大家37,