模块四召开高效的商务会议课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,模块四召开高效的商务会议,*,模块四召开高效的商务会议,2024/11/16,模块四召开高效的商务会议,模块四召开高效的商务会议2023/10/9模块四召开高效的商,1,任务一 举行成功的大型会议,知识目标,大型会议的常见类型及特点，大型会议的一般流程及相关礼仪知识,能力目标,掌握大型会议组织过程中的礼仪技能,掌握大型会议实施过程中的接待、发言等礼仪技能,模块四召开高效的商务会议,任务一 举行成功的大型会议知识目标模块四召开高效的商务会,2,任务引入,行业发展高峰论坛的策划,模块四召开高效的商务会议,任务引入行业发展高峰论坛的策划模块四召开高效的商务会议,3,任务分析,序号,影响因素,相关知识点,1,会议议程,会议议程确定礼仪,2,接、送站工作,迎送礼仪,3,会议接待,会议接待礼仪,4,会场布置,会议地点选择、安排礼仪,5,用餐,用餐礼仪,6,主持人,会议主持人礼仪,7,与会者,会议成员礼仪,模块四召开高效的商务会议,任务分析序号影响因素相关知识点1会议议程会议议程确定礼仪2接,4,一、大型会议的一般知识,大型会议的主要类型,研讨会,专业会议,年会,表彰会议,产品发布会,模块四召开高效的商务会议,一、大型会议的一般知识大型会议的主要类型模块四召开高效的商务,5,二、组织者礼仪,（一,）确定会议日期和议程的礼仪,1.确定会议日期。,避开关键日期，避开重要节假日,2.确定会议议程。会议议程通常包含下列内容：,A、会议开始时间,B、会议需要顺序处理的事项，如：需要讨论的问题、发言人姓名和发言题目等,C、每个事项的大约需要时间,D、茶歇安排时间,E、餐饮安排时间,F、预计结束时间,G、会后活动安排,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪（一）确定会议日期和议程的礼仪模块四召开高效的,6,二、组织者礼仪,（二）邀请与会者的礼仪,信息发布,回执处理,确认通知,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪（二）邀请与会者的礼仪模块四召开高效的商务会议,7,二、组织者礼仪,（三）会议地点选择和会场安排的礼仪,1.场地选择,品位与风格；实用性与经济性；方便性。,2.会场的一般布置。（1）礼堂式；（2）教室式；（3）弦月式；（4）方形中空式；（5）马蹄形或“U”形。,3.座次安排的礼仪,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪（三）会议地点选择和会场安排的礼仪模块四召开高,8,二、组织者礼仪,（四）会议迎送、接待的礼仪,一般迎送、接待的礼仪,1.会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮 料、设备测试等；,2.按客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作；,3.会议用餐及宴会安排；,4.会后团队活动、旅游、娱乐、考察等活动；,5.提供返程飞机票、火车票。,贵宾的接待要考虑的问题,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪（四）会议迎送、接待的礼仪模块四召开高效的商务,9,二、组织者礼仪,（五）会议用餐的礼仪,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪（五）会议用餐的礼仪模块四召开高效的商务会议,10,三、成员礼仪,（一）参加大型会议的一般礼仪,会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。与会者即使对发言人的意见不满，也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄，因为这些行为极其失礼。,模块四召开高效的商务会议,三、成员礼仪（一）参加大型会议的一般礼仪模块四召开高效的商务,11,三、成员礼仪,（二）会议发言人的礼仪,正式发言,自由发言,模块四召开高效的商务会议,三、成员礼仪（二）会议发言人的礼仪模块四召开高效的商务会议,12,三、成员礼仪,（三）会议主持人礼仪,（1）主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。,（2）走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。,（3）入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。,（4）主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。,（5）主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。,（6）主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。,模块四召开高效的商务会议,三、成员礼仪（三）会议主持人礼仪模块四召开高效的商务会议,13,任务实施,大型会议的组织工作可以依以下内容展开：,1.制定会议议程；,2.了解可供使用的场所和设施情况；,3.选择或提议合适的场所；,4.检查并比较各项设施；,5.安排交通事宜；,6.协调会务工作人员的活动；,7.招收、培训会务人员和广告人员；,8.制定可行预算或按既定预算安排有关工作；,9.确定各项工作的时间安排；,10.视察选定的场所和设施；,11.与各有关方面进行接洽（会务公司、租车公司、旅行社、视听服务公司）；,12.确定印刷公司；,13.安排食品、饮料有关事宜；,14.同会议发言人和各位贵宾进行联系。,模块四召开高效的商务会议,任务实施大型会议的组织工作可以依以下内容展开：模块四召开高效,14,思考与应用：,会议筹备工作检查清单,1.预计召开会议的日期；,2.会议预计召开几天；,3.打算在什麽地方召开会议；,4.会议形式或程序是什麽；,5.需要多大的场地；,6.以前开过这样的会议吗？结果如何；,7.将有多少人到会；,8.会议预算是多少；,9.与会者对费用开支很在意吗？,10.打算选用什么级别的酒店和设施；,11.打算选用最高级的房间标准是什麽；,12.谁来制作会议邀请函；,13.会议需要向与会者打印相关资料吗？,14.会议的发言人有哪些？,15.会议需要什麽样的视听设备；,16.需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；,17.与会者可以携带家属吗？,18.打算为与会者安排一些特别团队活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别团队活动吗？,19.有谁来承担这些活动的费用。,模块四召开高效的商务会议,思考与应用：会议筹备工作检查清单1.预计召开会议的日期；,15,任务二 组织有效的内部会议,知识目标,内部会议的功能、作用，相关成员的礼仪知识,能力目标,掌握会议组织者的礼仪技能,掌握会议参与者的礼仪注意事项,模块四召开高效的商务会议,任务二 组织有效的内部会议知识目标模块四召开高效的商务会,16,任务引入,糟糕的会议,模块四召开高效的商务会议,任务引入糟糕的会议模块四召开高效的商务会议,17,任务分析,序号,问题,相关知识点,1,会议过多,会议功能与必要性分析,2,会议通知过晚,会议时间确定礼仪,3,会议开始才知道议程,会议议程确定礼仪,4,会议室过大,会议地点安排礼仪,5,有人没有必要参加,拟邀请对象礼仪,6,迟到、打电话,会议成员礼仪,7,会议未准时开始,会议主持人礼仪,模块四召开高效的商务会议,任务分析序号问题相关知识点1会议过多会议功能与必要性分析2会,18,一、内部会议的功能,让公司成员了解公司经营理念（目的）并达成一致,决策传达和信息发布,集思广益，解决问题与障碍,脑力激荡，产生新的创意,改进工作使经营计划顺利进行,模块四召开高效的商务会议,一、内部会议的功能让公司成员了解公司经营理念（目的）并达成一,19,二、组织者礼仪,1目标分析（会议必要性分析）,（1）需要进行信息交换,（2）需要整合不同意见,（3）涉及多方面的工作安排,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪1目标分析（会议必要性分析）模块四召开高效的,20,二、组织者礼仪,2拟邀请对象分析,（1）有利于议题的讨论,（2）有利于会议的顺利进行,（3）有利于召集者的意愿,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪2拟邀请对象分析模块四召开高效的商务会议,21,二、组织者礼仪,3.开会地点安排的礼仪,开会场所的选择,1,会议时间可自由使用的场所,2,隔音效果良好,3,会场须舒适宽敞,4,会议室大小与会议规模匹配,5,没有其他干扰源,6,采光通风良好,7,安静不嘈杂，空调良好,8,插座电源及白板、麦克风等要齐全,9,最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪3.开会地点安排的礼仪开会场所的选择1会议时间,22,二、组织者礼仪,4.会议时间、议程确定的礼仪,日常的例会最好选择在周二至周四8：0011：00或14：0016：00举行。,大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。,议程确定之后，一定要根据会议的类型把握好会议的长度，一般来说日常的例会需要3090分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30120分钟、长期会议长度为1天以上。,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪4.会议时间、议程确定的礼仪模块四召开高效的商,23,二、组织者礼仪,5.辅助器材搭配的礼仪,道具、视听器材的准备,1,桌、椅、免洗杯、饮料,2,黑白板、白板笔、粉笔、板擦,3,签到簿、名册、圆珠笔、签字笔,4,PC、笔记本电脑、音箱、投影机、幻灯机、电池、录音带、镭射指示器或指示棒,5,白纸、目录、议程、会议资料、产品,模块四召开高效的商务会议,二、组织者礼仪5.辅助器材搭配的礼仪道具、视听器材的准备1桌,24,三、成员礼仪,1.会议上应有的礼仪,2.会议上的失礼行为,接打电话，发短信,心不在焉，如涂鸦、传纸条等,窃窃私语、睡觉、听音乐、看杂志等,频繁出入会场,扰乱会场秩序,模块四召开高效的商务会议,三、成员礼仪1.会议上应有的礼仪模块四召开高效的商务会议,25,三、成员礼仪,自检：,您认为下面的表现中，哪些是失礼的行为？哪些是正确的行为？,1小李在会上与他人窃窃私语。,2小张在回答经理的提问时详细地说明了缘由。,3甲和乙在开会的时候传纸条交流意见。,4小周一会儿出去，一会儿进来。,5小王在开会前把自己的手机设为震动。,6小林在整个会议中保持沉默，没有发言。,模块四召开高效的商务会议,三、成员礼仪自检：您认为下面的表现中，哪些是失礼的行为？哪些,26,三、成员礼仪,3.会议主持人礼仪,（1）准时开会。,（2）向每个人表示欢迎。,（3）制定或者重温会议的基本规则。,（4）维护基本规则和会议引导。,模块四召开高效的商务会议,三、成员礼仪3.会议主持人礼仪模块四召开高效的商务会议,27,任务实施,总经理助理可以采取以下方式组织和实施类似的会议：,1.提前两天左右与总经理确定会议议程、时间、时长；,2.从总经理处获得需参加会议人员名单，或拟订名单报总经理批准；,3.根据与会人数、会议内容和会议时间（时长）选择合适的会议室；,4.通知与会人员，内容包括时间、时长、地点、会议纪律、会议议程、是否需准备材料等；,5.组织人员配置辅助器材；,6.辅助人员安排，包括记录员、计时员等。,模块四召开高效的商务会议,任务实施总经理助理可以采取以下方式组织和实施类似的会议：模块,28,演讲完毕，谢谢听讲,!,再见，see you again,3rew,2024/11/16,模块四召开高效的商务会议,演讲完毕，谢谢听讲!再见，see you again3rew,29,