会议管理与组织ppt课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2014-3-5,#,2024/11/15,会议管理与组织,2023/10/6会议管理与组织,1,会议管理与组织ppt课件,2,大至一个国家，小至一个企业，都在会议,里决定其基本走向,花在开会上的时间越来越多,开会的频率越来越高,每天都在,开会,在浪费时间的事情列表上,会议居于,首位,。,大至一个国家，小至一个企业，都在会议里决定其基本走向在浪,3,会议,失败,会议目标不清晰,参会对象,选择错误,主持人技能欠缺,会前准备不足,会议环境影响,（时间、场地）,会议会议目标不清晰参会对象主持人技能欠缺会前准备不足会议环境,4,分享内容,A,D,B,C,E,会议礼仪,会议,通则,会议,准备,会务冲突,会议主持,分享内容ADBCE会议礼仪会议通则会议准备会务冲突会议主持,5,会议通则,第一章,会议通则第一章,6,会议功能,信息分享,解决问题,培训教育,会议功能信息分享解决问题培训教育,7,会议的时间管理,不要迟到,不要随意变更会议时间,严格按照议程进行，不要超时,会议的时间管理不要迟到,8,会议失效的原因？,目的,不明确,责任,不明确,事后无,跟踪,会议失效的原因？目的不明确,9,会议准备,第二章,会议准备第二章,10,是否一定要开会,可以直接决策,已经有例会,决策者无法出席,有更好的方法,是否一定要开会可以直接决策,11,必须要开会,复杂信息传递多人,集思广益，参与决策,听取汇报,分派任务,必须要开会复杂信息传递多人,12,确定会议目标,可,实现,什么,而不是要做什么,确定会议目标可实现什么,13,安排谁来参加会议？,有贡献,有影响,有提升,安排谁来参加会议？有贡献,14,确定会议议程,书面化,会议主题明确,议程与主题对应,参与人员与主题相关（,4-8,人）,会议时间长度（不超过,2,小时）,指定记录人,确定会议议程书面化,15,会议议程示例,标准化作业流程,推行会议议程,会议议题,：如何使用和推行,标准化作业流程,会议时间,：,3,月,21,日（下周一）,15,：,00-16,：,00,会议地点,：五楼大会议室,与会人员,：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。,主持人,：区经理,记录员,：行政助理,1,、,15,：,00-15,：,15,标准化作业流程,介绍，主讲人区经理,2,、,15,：,15-15,：,45,推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。,3,、,15,：,45,16,：,00,区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法,会议资料,：,标准化作业流程,会议议程示例标准化作业流程推行会议议程会议议题：如何使用,16,小组活动,日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。,请根据以上工作任务，安排一次会议，并拟定会议议程。,时间：五分钟,小组活动 日前，公司领导提出公司人力资源体系建设,17,会议议程示例,人力资源体系建设会议议程,会议议题,：研讨公司人力资源体系建设方案,会议时间,：,3,月,21,日（下周一）,14,：,00-16,：,00,会议地点,：三楼大会议室,与会人员,：人力资源部员工、各单位人力资源机构人事负责人。,主持人,：人事科科长,记录员,：人事专员,1,、,14,：,00-14,：,15,会议背景介绍，目标提出，主讲人：人事科科长,2,、,14,：,15-15,：,10,讨论公司人力资源体系现存问题及改进方向。,3,、,15,：,15,15,：,45,各模块讨论提出行动计划,4,、,15,：,45-16,：,00,人力资源部部长总结讲话，明确任务分配，并提出下次会议期望。,会议议程示例人力资源体系建设会议议程会议议题：研讨公司人力资,18,确定会议安排,时间,地点,座位,午餐前或下班后,领导办公室,圆桌团团座,影院排排座,长桌对岸座,确定会议安排时间午餐前或下班后领导办公室圆桌团团座影院排排座,19,发布会议通知,通知方式,通知时间,必要的背景资料,/,事先完成的工作,书面用语,发布会议通知通知方式,20,会务准备,No.,工作项目,责任人,核查,No.,核查,责任人,核查,1,选择会议地点,11,服务员指导工作,2,会议项目,12,会间摆放（点心、水果）,3,会议时间,13,PPT,提示，指引牌提示,4,活动负责人,14,娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、,OK,、网球,5,活动作业分工明细,15,会议通知,6,会场预订（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰）,16,预算申批、借支票,7,确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）,17,会务通知,8,用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求）,18,购买用品、水果,9,车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车）,19,房间安排,10,借还设备,-,20,接听电话、安排事情,投影机（,1,）,21,文件发送、传递信息,投影幕（,1,）,22,会场应急,无线麦（,1,）,23,会后结帐,电子白板（,1,）,24,设备整理,激光笔（,1,）,25,费用报销,白板笔（,1,）、白板擦（,1,）,26,会务记录,笔记本（,1,）,打印机（,1,）,照相机（,1,）、摄像机（,1,）,插线板（,1,）,剪刀（,1,）、订书机（,1,）,会务准备No.工作项目责任人核查No.核查责任人核查1选择会,21,会议主持,第三章,会议主持第三章,22,会议常见角色,十八大,会议常见角色十八大,23,会议常见角色,主持人,参与者,决策者,会议常见角色主持人参与者决策者,24,主持人的职责,营造,和谐气氛,严格,按,照议程进行,正确,总结讨论内容,引导,发言者解释令人困惑的发言,尊重,少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况,减少,与议题无关的争辩与讨论,保持,中立态度,强调会议纪律,主持人的职责营造和谐气氛,25,主持人“三要”,思路清晰敏锐,善于言辞表达,幽默感,主持人“三要”思路清晰敏锐,26,主持人“四不”,不要独占发言,不做火爆辣椒,不要加入冲突,不要放弃控制,主持人“四不”不要独占发言,27,主持人“五保持”,保持和谐,保持包容,保持客观,保持肯定,保持议程,主持人“五保持”保持和谐,28,会议开场“四部曲”,介绍会议背景,介绍会议议程,介绍与会人员,提出会议期望,会议开场“四部曲”介绍会议背景,29,会议开场举例,近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响，使得本季的营收目标达成率只有,70%,。,因此今天召开会议主要讨论两大问题，第一就是如何刺激原市场的买气，第二讨论新市场的扩展计划。,首先将由业务部周厚坤课长为我们说明目前市场状况，再由各位一起讨论，然后各区市场督导会一一提出配合方案，最后由行销部门整合后提出执行方案。,本次会议的进行时间预估为,1.5,小时，会议过程中请大家将手机置于无声状态，希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡，能够产生一套完整有效的业绩提升计划，大家加油,!,会议开场举例 近来公司的营运状况因为受到经,30,小组活动,日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较为落后，希望人力资源部能够拿出一份行动方案，加快公司的人力资源体系建设步伐。,目前，该会议即将召开，请拟定一份会议开场白。,时间：五分钟,小组活动 日前，公司领导提出公司人力资源体系建设较,31,如何达成会议决议,权威决策,少数服从多数,共识决策,如何达成会议决议权威决策,32,如何结束会议,按时结束,重申会议决议,确认与会者的任务,/,目标,/,期限,指定专人跟进,如何结束会议按时结束,33,会后工作,编制会议纪要，并发送与会者,跟进执行的过程,是否需要系列会议,会后工作编制会议纪要，并发送与会者,34,会议冲突,会议冲突,35,常见的会议冲突,短话长说,独占发言,人身攻击,时间不足,为反对而反对,离题,争功诿过,争议,抱怨,会议冲突,常见的会议冲突短话长说独占发言人身攻击时间不足为反对而反对离,36,会议冲突的对策,人身攻击,对双方进行安抚,重申议事规则,重提主体进行讨论,离题,给予肯定再切断话题,将离题的议题留置最后再做讨论,请他做归纳或替他做归纳,事先请将规则讲清楚,发言限定时间,会议冲突的对策人身攻击对双方进行安抚离题给予肯定再切断话,37,会议冲突的对策,暂停该项议题，容后再议,参与第三者的意见,进行不记名投票,同情其不满的情绪,归纳其不满的原因,寻求解决的方法,争议,抱怨,会议冲突的对策暂停该项议题，容后再议同情其不满的情绪争议,38,会议冲突的对策,接过话题，请他人发表意见,。,非语言式阻止,选择重要的议题进行讨论。,限制发言人数,(,可事先登记,),限制发言时间,征求与会人意见，是否挪到下次会议,独占发言,时间不足,会议冲突的对策接过话题，请他人发表意见。选择重要的议题进,39,会议冲突的对策,请他提出更好的对策。,引导他思考是否有考虑周全,不断施压,设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。,主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。,不发言,为反对而反对,会议冲突的对策请他提出更好的对策。设置暗桩,带动与会人员,40,会议礼仪,第四章,会议礼仪第四章,41,会议座次,会议座次,42,介绍礼仪,位卑者 尊者,年轻 年长 同事 客人 职位低 职位高 男性 女性 非官方人士 官方人士 本国同事 外籍同事,介绍他人：,职位,+,姓名,+,先生,/,女士,介绍自己：,姓名,+,部门,+,职务,介绍礼仪 位卑者,43,参会礼仪,事先了解会议目标,有准备地赴会,位置选择,手机置于无声,参会礼仪事先了解会议目标,44,高效会议的,8,大特征,3.,拟定和分发了议程表,高效的会议,2.,好好筹划过,6.,请了最合适的人出席,7.,做出了评论和归纳,4.,遵守时间,5.,一切按部就班,1.,只在必要时才召集,8,.,事后有跟进,高效会议的8大特征3.拟定和分发了议程表高效的会议2.好好筹,45,