半天学会高效管理时间课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,半天学会,高效管理时间,半天学会,完成课程以后，你将能：,明确时间管理的五个步骤,了解时间管理中，“价值”和“目标”的含义,确认和区分不同类型的任务,制订有效的日程表,完成课程以后，你将能：,第一阶段,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。,请先完成下面这个小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。,练 习,假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：,1,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,2,星期六是一个好朋友的生日,-,你还没有买礼物和生日卡,3,你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话,4,有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面（,19,点以前），估计要花,1,小时。,5,明晚,8,点有个,1,小时长的电视节目，与你的工作有密切关系,6,明晚有一场演唱会,7,你在图书馆借的书明天到期,8,外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李,9,你要在星期五交计划书之前把它复印一份,10,明天下午,2,点到,4,点有一个会议,第一阶段练 习,11,你欠某人,200,元钱,-,他明天也将参加那个会议,12,你明天早上从,9,点到,11,点要听一场讲座,13,你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面,14,你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗,15,你想好好洗个澡,16,你负责的项目小组将在明天下午,6,点钟开会，预计,1,小时,17,你身上只有,5,块钱，需要取钱,18,大家明天晚上聚餐,19,你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录,20,这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需,2,小时,21,你收到一个朋友的信,1,个月了，没有回信，也没有打电话给他,22,星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费,15,个小时，而且只能用业余时间,23,你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有,24,下个星期二，你要参加一次业务考试,半天学会高效管理时间课件,第二阶段,前一个阶段，我们动笔写了一份为期一周的时间表，对时间管理有了亲身体会。现在，我们来学习有关的知识，以便能做得更好。,任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：,1.,明确你的价值观,2.,确定你的目标,3.,对你的目标按优先级排序,4.,明确你的任务,5.,对你的任务按优先级排序,第二阶段1.明确你的价值观,1.,明确你的价值观,上一节练习中的事件可以分为几个类别：,健康,看牙医，洗澡，等等,家庭,给家里打电话，等等,友谊,买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等,爱情,准备烛光晚餐，等等,工作,简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等,金钱,夜间兼职的面试，等等,兴趣,看演唱会，等等,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。,1.明确你的价值观 上一节练习中的事件可以分为几个类别：,目标是我们的需求和愿望,我们想得到什么、我们想要的结果是什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。,2.,确定你的目标,一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。,下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？,目标是我们的需求和愿望我们想得到什么、我们想要的结果是什,总是 经常 很少,1,我觉得我可以工作得更努力,2,我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时,3,我常常把事情留到最后一分钟才做,4,对我来说，开始一项工作很难,5,我对下一步要做什么不很确定,6,我要开始做某件事之前，要拖延很长时间,7,我不知道我做的是否足够多,8,我在不同的任务之间频繁地换来换去,9,我在某些地方的工作效率比在其他地方的高,10,我在某些时间的工作效率比在其他时间的高,11,我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理,12,我不可能完成我想做的全部事情,13,我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情,14,到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底,15,我工作时没有任何计划,请把你的答案和练习纸上的解释互相对照，找出你时间管理上存在的问题。,请把你的答案和练习纸上的解释互相对照，找出你时间管理上存在的,第三阶段 任务的类型,请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。,你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。,你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。,树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现你的目标。,树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你现有的生活。,第三阶段 任务的类型,目标,主要任务,次要任务,价值观,目标主要任务次要任务价值观,你可以按照下面的步骤画出你的树形图：,1,树根。写上你认为最重要的价值。,2,树干。写上你的人生目标。,3,主枝。写上几个主要任务。,4,树叶。写上次要任务。,你可以按照下面的步骤画出你的树形图：,紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。,重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。,紧急任务和重要任务有四种不同的组合：,重要,紧急,紧急不重要,:,这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。,紧急重要,:,这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。,不紧急不重要,:,你真的需要做这些事情吗？,重要不紧急,:,它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。,紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消,发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。,发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。,维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。,发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：,通常由你的目标衍生出来,可以作为一项挑战,需要多加考虑,下面是第一阶段的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。,对比现在的排序和在你之前做的排序，两者有什么区别吗？,发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。,1,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,2,星期六是一个好朋友的生日,-,你还没有买礼物和生日卡,3,你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话,4,有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试,5,明晚,8,点有个电视节目，与你的工作有密切关系,6,明晚有一场演唱会,7,你在图书馆借的书明天到期,8,外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李,9,你要在星期五交计划书之前把它复印一份,10,明天下午,2,点到,4,点有一个会议,14,你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗,11,你欠某人,200,元钱,-,他明天也将参加那个会议,12,你明天早上从,9,点到,11,点要听一场讲座,13,你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面,15,你想好好洗个澡,16,你负责的项目小组将在明天下午,6,点钟开会，预计,1,小时,17,你身上只有,5,块钱，需要取钱,1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,18,大家明天晚上聚餐,19,你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录,20,这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好,21,你收到一个朋友的信,1,个月了，没有回信，也没有打电话给他,22,星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费,15,个小时，而且只能用业余时间,23,你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有,24,三个星期后，你要参加一次业务考试,18大家明天晚上聚餐,相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。,相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手,第四阶段,几个好的习惯，帮助你提高时间管理的效率。,1,积极,意味着采取主动，而不是坐等别人先行动、然后消极地回应。,2,通盘考虑,从你想达到的目标反推出要做的事情。,3,按顺序做事,对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。,80%,的事情只需要,20%,的努力。而,20%,的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这,20%,的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。,做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。,第四阶段,4,提前准备,保持主动的要诀是事先计划。例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。,首先，你把一天的时间分为几大块，如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。,写日程表时，要现实一点。,灵活地执行日程表。,每隔一段时间评估一次日程表。,4提前准备 保持主动的要诀是事先计划。例如每月制订一份,观察自己使用时间的习惯,一定要找出并记住以下几点：,1,你通常用哪些方式浪费时间,2,你在什么情况下效率最高,3,你效率最佳的时间是什么时候,要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：,观察自己使用时间的习惯,一定要找出并记住以下几点：,下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。,今天要做的事,日期：,_,必须做的事情,1,2,应该做的事情,1,2,能够做的事情,1,2,下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填,第五阶段,在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。正如前一节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程度。,第五阶段,明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。进行规划并不意味着把未来的,365,天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：,!,我希望在这一年过去以后得到什么？,!,除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？,!,我必须做哪些事情？,!,这些事情必须在什么时候完成？,!,这一年中有哪几个关键的任务？,!,我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？,!,预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）,!,今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？,!,今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？,明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。进行规,对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意下面几点：,1.,首先安排固定项目,2.,根据你的生物钟安排时间,3,把较大的任务分割成易于控制的小块,4.,充分利用零碎时间,5.,为每件事情设定明确的起止时间,6,留出充分的休息和娱乐时间,7,留出机动时间，不要把所有的时间都填满,对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。下一,订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：,1,事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽