商务电子邮件礼仪精

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,商务电子邮件撰写礼仪,职场系列培训,电子,邮,邮件,的,的格,式,式,目,录,录,电子,邮,邮件,的,的礼,仪,仪规,范,范,其他,注,注意,事,事项,收件,人,人、,抄,抄送,人,人的,选,选择,商务,电,电子,邮,邮件,的,的格,式,式,电子,邮,邮件,的,的格,式,式：,内容,构,构成,：,：,称呼,、,、问,候,候、,正,正文,、,、祝,颂,颂语,、,、署,名,名、,日,日期,格式,上,上的,要,要求,：,：,（1,）,）称,呼,呼：,称,称呼,顶,顶格,写,写在,第,第一,行,行，,然,然后,，,，再,在,在后,面,面加,上,上冒,号,号，,表,表示,下,下面,有,有话,要,要说,（2,）,）问,候,候语,：,：问,候,候语,要,要写,在,在称,呼,呼的,下,下一,行,行，,空,空两,格,格。,它,它可,以,以独,立,立成,为,为一,段,段,与书,信,信格,式,式相,同,同,格式,上,上的,要,要求,：,：,（3,）,）正,文,文：,正,正文,一,一般,分,分为,连,连接,语,语、,主,主体,文,文、,总,总括,语,语三,个,个部,分,分。,每,每一,个,个部,分,分开,头,头都,应,应另,起,起一,行,行，,空,空两,格,格落,笔,笔,（4,）,）祝,颂,颂语,：,：祝,颂,颂语,是,是表,示,示致,敬,敬或,祝,祝贺,一,一类,的,的话,，,，如,“,“此,致,致”,、,、“,祝,祝”,等,等。,它,它可,以,以紧,接,接着,正,正文,写,写，,也,也可,以,以独,占,占一,行,行，,空,空两,格,格写,。,。另,外,外，,在,在写,与,与“,此,此致,”,”和,“,“祝,”,”相,配,配套,的,的“,敬,敬礼,”,”、,“,“健,康,康”,一,一类,表,表示,祝,祝愿,的,的话,语,语时,，,，一,般,般要,另,另起,一,一行,顶,顶格,写,写,格式,上,上的,要,要求,：,：,（5,）,）署,名,名：,写,写完,信,信之,后,后，,在,在信,的,的右,下,下角,写,写上,发,发信,人,人的,姓,姓名,叫,叫做,署,署名,（,（如,邮,邮件,已,已设,置,置自,动,动签,名,名，,可,可省,略,略）,（6,）,）日,期,期,发,发信,的,的日,期,期可,写,写在,具,具名,的,的后,边,边，,也,也可,以,以另,起,起一,行,行（,因,因电,子,子邮,件,件的,即,即时,性,性，,可,可省,略,略）,商务,电,电子,邮,邮件,的,的礼,仪,仪规,范,范,一、,电,电子,邮,邮件,是,是一,种,种商,务,务文,本,本，,应,应当,认,认真,撰,撰写：,1.,主,主,题,题要,明,明确,收件,人,人见,到,到它,便,便对,整,整个,电,电子,邮,邮件,一,一目,了,了然,了,了,2.,语,语,言,言要,流,流畅,尽量,别,别写,生,生僻,字,字、,异,异体,字,字。,引,引用,数,数据,、,、资,料,料最,好,好标,明,明出,处,处，,以,以便,核,核对,3.,邮,邮件,的,的内,容,容要,简,简洁,内容,应,应当,简,简明,扼,扼要,，,，愈,短,短愈,好,好,二、,电,电子,邮,邮件,应,应当,避,避免,滥,滥用,，,，不,发,发无,意,意义,的,的邮,件,件,若无,必,必要,，,，轻,易,易不,要,要向,他,他人,乱,乱发,电,电子,邮,邮件,收到,他,他人,的,的重,要,要电,子,子邮,件,件后,，,，即,刻,刻回,复,复对,方,方一,下,下，,往,往往,还,还是,必,必不,可,可少,的,的,第三,，,，电,子,子邮,件,件应,当,当注,意,意编,码,码问,题,题,商界,人,人士,在,在使,用,用中,文,文向,除,除了,中,中国,内,内地,之,之外,的,的其,他,他国,家,家和,地,地区,的,的华,人,人发,出,出电,子,子邮,件,件时,，,，必,须,须同,时,时用,英,英文,注,注明,自,自己,所,所使,用,用的,中,中文,编,编码,系,系统,，,，以,保,保证,对,对方,可,可以,收,收到,自,自己,的,的邮,件,件。,第四,，,，电,子,子邮,件,件应,当,当慎,选,选花,哨,哨功,能,能,对电,子,子邮,件,件修,饰,饰过,多,多，,难,难免,会,会使,其,其容,量,量增,大,大，,收,收发,时,时间,增,增长,，,，既,浪,浪费,时,时间,又,又浪,费,费金,钱,钱，,而,而且,往,往往,会,会给,人,人以,华,华而,不,不实,之,之感,。,。,电子,邮,邮件,的,的收,件,件人,所,所拥,有,有的,软,软件,不,不一,定,定能,够,够支,持,持上,述,述功,能,能。,这,这样,一,一来,，,，他,所,所收,到,到的,那,那个,电,电子,邮,邮件,就,就很,有,有可,能,能会,大,大大,地,地背,离,离了,发,发件,人,人的,初,初衷,，,，因,而,而使,之,之前,功,功尽,弃,弃。,收件,人,人、,抄,抄送,人,人的,区,区别,收件,人,人、,抄,抄送,人,人的,区,区别,：,：,在功,能,能上,无,无特,别,别区,别,别,在指,向,向上,有,有所,区,区别,：,：主要,是,是为,了,了区,分,分收,件,件人,的,的主,次,次用。,收件,人,人：指的,是,是你,邮,邮件,的,的主送,人,人，可,以,以是,一,一个,或,或多,个,个,抄送,人,人：需要,告,告知,的,的人,，,，比,如,如其,他,他相,关,关人,员,员、,跨级,、,、领,导,导,有关,主,主送,、,、抄,送,送机,关,关的,规,规范,（,一）,关,关于,主,主送,应当,根,根据,邮,邮件,的,的内,容,容及,发,发文,、,、收,文,文部,门,门（,或,或个,人,人,为简,便,便，,以,以下,统,统一,称,称为,“,“主,送,送人,”,”、,“,“抄,送,送人,”,”,）的,隶,隶属,关,关系,及,及职,权,权范,围,围确,定,定主,送,送人,。,。,上行,文,文（,向,向上,级,级请,示,示）,应,应当,坚,坚持,一,一个,主,主送,人,人的,作,作法,，,，不,能,能多,头,头主,送,送。,多头,主,主送,往,往往,造,造成,受,受文,人,人之,间,间相,互,互推,诿,诿或,产,产生,矛,矛盾,、,、抵,触,触，,反,反而,不,不利,于,于尽,快,快解,决,决问,题,题。,有关主送,、,、抄送机,关,关的规范,确定上行,文,文主送人,的,的规范是,：,：1,请示：一般只写,一,一个主送,人,人，需要,同,同时送其,他,他人的，,应,应当用抄,送,送形式。,2受双重领,导,导：发送上,行,行文时，,应,应当根据,工,工作内容,，,，即针对,具,具体公务,活,活动的职,权,权归属写,明,明主送人,和,和抄送人,。,。,3,除上级负,责,责人直接,交,交办的事,项,项外，不,要,要随意向,上,上级负责,人,人报送“,请,请示”、,“,“意见”,和,和“报告,”,”。,有关主送,、,、抄送机,关,关的规范,（二）关,于,于抄送,抄送人是,指,指除主送,人,人外需要,执,执行或知,晓,晓内容的,其,其他人。,抄,抄送范围,得,得当，有,助,助于公文,处,处理，否,则,则将贻误,沟,沟通或造,成,成人力、,物,物力的浪,费,费。,有关主送,、,、抄送机,关,关的规范,1应当,抄,抄送的情,况,况（1）除主,送,送人外，需要执行,或,或知晓公,文,文的其他,人,人员，应列为,抄,抄送人；,（,（2,）,）向下级或,者,者本系统,的,的重要行,文,文，应当,同,同时抄送,直,直接上级,部,部门；（3）上级,部,部门向受双重领导的下级机,关,关行文，,必,必要时应,当,当抄送其,另,另一个上,级,级部门；（4）隔,级,级沟通：,下级因特,殊,殊情况必,须,须越级请,示,示时，应,抄,抄送被越,过,过的上级,；,；上级越,级,级向下级,行,行文时，,可,可以抄送,受,受文人的,直,直接上级,。,。,有关主送,、,、抄送机,关,关的规范,2不应,当,当抄送的,情,情况,（1）请,示,示邮件不,得,得抄送其,下,下级部门,或,或个人；,（,（2,）,）接受抄,送,送公文的,部,部门或个,人,人不必再,向,向其他机,关,关转抄、,转,转送；,（,（3）,凡与公文,办,办理无关,的,的单位一,律,律不予抄,送,送,。,电子邮件,的,的其他重,要,要事项,邮件主题,如果一次,要,要和对方,讨,讨论的事,情,情是不同,的,的主题，,建,建议分开,不,不同的电,邮,邮传送,也就是说,，,，每封信,的,的主题最,好,好只有一,个,个，这样,对,对方会比,较,较好针对,单,单纯的主,题,题加以回,信,信。,商务邮件,的,的修辞,撰写商务,电,电邮前，,不,不妨想到,此,此时是面,对,对着对方,，,，而不是,面,面对键盘,与,与屏幕，,这,这样可以,让,让语气温,暖,暖一点；,书写时要,比,比口语对,话,话再稍微,正,正式一点,设想对方,看,看了你的,信,信之后可,能,能有的观,点,点，也就,是,是要在别,人,人的思考,里,里思考,了解对方,和,和你一样,都,都是大忙,人,人，讲重,点,点即可,多一点体,贴,贴，想办,法,法让你的,电,电邮，看,起,起来简短,扼,扼要，有,亲,亲和力但,不,不失礼。,邮件结构,：,第一段与,最,最后一段,是,是重点,电子邮件,的,的撰写，,应,应该掌握,由,由上而下,的,的重点，,也,也就是说,，,，重点在,最,最前面的,第,第一段,如果信件,很,很长，最,好,好在结尾,的,的部分，,再,再度强调,第,第一段的,重,重点。,要求：,主动说出,你,你期待对,方,方做的事,情,情,当你想要,收,收件者采,取,取行动时,，,，如果电,邮,邮的内容,长,长，在信,件,件的一开,始,始，就说,明,明你的要,求,求,如果内容,很,很短，不,超,超过一个,屏,屏幕可以,读,读完的范,围,围，就直,接,接在信件,内,内容的结,尾,尾提出要,求,求即可。,日期：,邮件的日,期,期与时间,要,要明确,在电邮中,提,提到的日,期,期与时间,，,，一定要,具,具体，你,说,说的下个,月,月或是下,周,周三到底,是,是什么时,候,候?因此,最,最好改成,下周三(如3月7日),下个月(如8月)，时,间,间也要明,确,确，是上,午,午还是下,午,午?是以,自,自己或对,方,方的时区,为,为准?以,免,免双方认,知,知不同而,产,产生误会,。,。,回复邮件,：,：,如果你回,复,复对方的,来,来信时，,使,使用对方,的,的主旨回,复,复，让对,方,方知道这,是,是来自于,你,你的回复,。,。此外，,如,如果想要,在,在主旨点,出,出回复的,重,重点，可,以,以在邮件,本,本文内容,里,里写上,回,回复主旨,：,：XXXXXX,让,让对方知,道,道这是回,复,复哪一封,信,信。,风格：,检查自己,写,写的电邮,时,时，试试,看,看读出声,音,音，对话,式,式的写作,风,风格轻松,但,但不失礼,，,，而且也,比,比较自然,顺,顺畅。,语感:,1.采用,主,主动的语,气,气。,让收信者,知,知道，是,谁,谁应该来,做,做这件事,情,情。,A.你对,这,这件事情,有,有什么想,法,法?B.有谁可,以,以提供意,见,见给我?,看,看得出,来,来吗?A,比,比B来得,主,主动而明,确,确。,2.动词,比,比名词更,有,有力量。,C.让我,们,们做个计,划,划吧!D.让我,们,们计划这,件,件事情。,在,在D句,里,里，计划,两,两个字被,用,用在动词,的,的表现，,会,会比C句,用,用在名词,有,有力量。,END,