提升工作效率的技巧

,单击此处编辑母版标题样式,编辑文本,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,提升工作效率技巧,讲师：李薛,2017年4月,工作效,率,率决定,个,个人成,败,败,为什么,很,很多人,感,感觉自,己,己工作,很,很尽力,，,，,却没有,达,达到预,期,期的效,果,果或者,收,收效甚,微,微？,为什么,有,有的人,工,工作很,轻,轻松，,而且却,能,能保质,保,保量地,完,完成工,作,作？,那么，,什,什么是,工,工作效,率,率呢？,工作效,率,率就是,指,指工作,产,产出与,投,投入之,比,比，通,俗,俗地讲,就,就是在,进,进行某,任,任务时,，,，取得,的,的成绩,与,与所用,时,时间、,精,精力、,金,金钱等,比,比值。,产出大,于,于投入,，,，就是,正,正效率,产出,小,小于,投,投入,，,，就,是,是负,效,效率,一天,动,动物,园,园管,理,理员,发,发现,袋,袋鼠,从,从笼,子,子里,跑,跑出,来,来了,于,是,是开,会,会讨,论,论,一,一致,认,认为,是,是笼,子,子的,高,高度,过,过低.所,以,以他,们,们决,定,定将,笼,笼子,的,的高,度,度由,原,原来,的,的10米,加,加高,到,到20米.结,果,果第,二,二天,他,他们,发,发现,袋,袋鼠,还,还是,跑,跑到,外,外面,来,来,所,所以,他,他们,又,又决,定,定再,将,将高,度,度加,高,高到30,米,米.,没想,到,到隔,天,天居,然,然又,看,看到,袋,袋鼠,全,全跑,到,到外,面,面,于,于是,管,管理,员,员大,为,为紧,张,张,决,决定,一,一不,做,做二,步,步休,将,笼,笼子,的,的高,度,度加,高,高到100米.,一天,长,长颈,鹿,鹿和,几,几只,袋,袋鼠,们,们在,闲,闲聊,“,你,你们,看,看,这,这些,人,人会,不,不会,再,再继,续,续加,高,高你,们,们的,笼,笼子?”,长,长颈,鹿,鹿问.,“,“很,难,难讲,。,。”,袋,袋,鼠,鼠说,：,：“,如,如果,他,他们,再,再继,续,续忘,记,记关,门,门的,话,话！,”,”,讨论,：,：,我们,从,从这,个,个故,事,事中,学,学到,了,了什,么,么？,故,事,事,提高,个,个人,工,工作,效,效率,巧干,胜,胜于,苦,苦干,【案,例,例】,人力资源,部,部任经理,为,为人诚恳,、,、工作勤,奋,奋，但总,觉,觉得没有,做,做自己应,该,该做的事,情,情，每天,都,都忙，却,忙,忙的不是,地,地方。让,我,我们来分,析,析一下任,经,经理某一,天,天的活动,：,：,8:30上司找,任,任经理谈,有,有关公司,人,人力资源,规,规划的问,题,题，一直,到,到10:00。,10:00正准备,工,工作，又,有,有电话询,问,问有关新,员,员工薪资,的,的问题，,解,解释了20分钟。,10:20给下属,布,布置招聘,工,工作，中,间,间不断有,人,人进来请,示,示汇报工,作,作，一直,到,到11:00。,11:00处理文,件,件报告等,，,，到12:00，,还,还有一部,分,分没有过,目,目。,吃过午饭,，,，看了一,会,会报纸，,聊,聊了一会,天,天，猛然,想,想起总经,理,理交待的,关,关于人力,资,资源的规,划,划报告还,没,没有完成,，,，就急忙,赶,赶到办公,室,室。,14:00与销售,经,经理约好,讨,讨论招聘,营,营销人员,的,的事宜，,由,由于对招,聘,聘主管不,放,放心，本,应,应是他的,职,职责，任,经,经理又全,包,包了下来,，,，包括招,聘,聘计划、,招,招聘人员,资,资格的具,体,体要求等,都,都由任经,理,理自己确,定,定，这项,工,工作又占,去,去两个小,时,时。,16:00刚要写,公,公司人力,资,资源规划,报,报告，一,个,个下属又,进,进来请示,工,工作，顺,便,便聊了一,会,会私事和,公,公司最近,的,的传闻。,16：30召集下,属,属开会，,因,因为下属,反,反映部门,内,内部不团,结,结已经影,响,响到了工,作,作，会议,不,不仅没有,达,达到预期,目,目的，还,拖,拖延了时,间,间，一直,持,持续到17:00,。,。,已经没有,时,时间写报,告,告，只好,把,把未写完,的,的报告和,需,需要处理,的,的文件带,回,回家。晚,上,上又得加,班,班了。,仔细分析,一,一下，任,经,经理的时,间,间为什么,不,不够用？,电话干扰,对公,司,司员工解,释,释有关薪,酬,酬问题，,是,是薪酬主,管,管的职责,。,。,会议安排,没,没有计划,，,，会议拖,延,延，主题,不,不明确，,对,对会议没,有,有实行有,效,效控制。,上司不定,期,期召见使,时,时间具有,很,很大的随,意,意性。,喜欢下属,事,事事请示,汇,汇报的官,僚,僚作风，,浪,浪费了许,多,多时间。,对下属工,作,作不放心,，,，替下属,做,做工作，,结,结果整天,都,都在处理,事,事务性的,工,工作。,事必躬亲,，,，为许多,不,不需要处,理,理的文件,而,而耽误时,间,间。,工作没有,目,目标和程,序,序，就没,有,有主动性,。,。,没有轻重,缓,缓急和主,次,次之分，,甚,甚至本末,倒,倒置。,不会说“,不,不”，对,随,随机事件,不,不加控制,，,，浪费了,许,许多时间,。,。,乐于做熟,悉,悉和喜欢,做,做的事，,对,对棘手问,题,题过于拖,延,延，只有,通,通过加班,来,来完成。,你是否同,时,时进行着,多,多项工作,，,，但似乎,无,无法全部,完,完成？,你是否每,晚,晚回家的,时,时候累得,精,精疲力竭,，,，却又觉,得,得好象有,什,什么事没,有,有做完？,你是否觉,得,得总是没,有,有时间运,动,动或休闲,，,，甚至是,随,随便玩玩,也,也没空？,心里的声,音,音常常对,您,您说：,“,今天不做,没,没有关系,，,，反正明,天,天也能做,！,！,”,每件事,情,情都想,依,依预定,时,时间进,行,行，但,每,每次都,无,无法准,时,时开始,、,、准时,完,完成，,陷,陷于恶,性,性循环,中,中。,常常把,事,事情延,到,到最后,，,，使自,己,己在时,间,间上没,有,有变通,的,的弹性,。,。,活 动,我的工,作,作清单,找出什,么,么事情,才,才最重,要,要,当明白,什,什么事,情,情最重,要,要，要,确,确保将,自,自己的,时,时间和,精,精力放,在,在“最,应,应该做,的,的事情,”,”上，,并,并切实,执,执行。,什么事,情,情最重,要,要？,组织的,战,战略远,景,景和目,标,标,个人的,工,工作表,现,现和成,绩,绩,更接近,自,自己的,人,人生目,标,标,讲述一,个,个造成,您,您工作,效,效率低,的,的因素,或,或,一个您,想,想克服,的,的造成,低,低工作,效,效率的,坏,坏习惯,主要困,难,难,将任务,过,过分简,化,化，低,估,估完成,任,任务所,需,需时间,，,，同时,应,应付所,有,有事务,，,，结果,却一事,无,无成,把事情,复,复杂化,，,，为了,一,一项不,太,太重要,的,的决定,，,，把3-5人,牵,牵涉其,中,中,做事欠,缺,缺效率,，,，别人,曾,曾给你,意,意见，,说,说你原,本,本可以,更,更快更,好,好地完,成,成某项,任务,未能有,效,效利用,资,资源和,支,支持，,有,有多少,次,次认为,自,自己做,会,会更好,更,更快而,谢,谢绝他,人的帮,助,助,任务清,单,单上有,太,太多不,大,大重要,的,的事项,，,，没有,考,考虑任,务,务的重,要,要性便,接,接受额,外的任,务,务或责,任,任。,就业竞,争,争日趋,激,激烈，,学,学习与,工,工作并,存,存，,只有在,工,工作中,不,不断学,习,习的人,才,才不会,被,被职场,所,所淘汰,。,。,工作压,力,力大、,任,任务繁,重,重，如,何,何提高,工,工作效,率,率呢？,提,升,升工作,效,效率技,巧,巧,案例：,有,有益的,忠,忠告,查尔斯.M.,斯,斯瓦伯,就是,那,那个巴,布,布斯雷,汉,汉姆钢,铁,铁公司,经,经营成,世,世界上,最,最大的,独,独立钢,铁,铁生产,公,公司的,英,英雄,曾,曾经在,一,一次晚,宴,宴上向,一,一个叫,爱,爱威.,李,李的管,理,理顾问,提,提出了,一,一个挑,衅,衅性的,问,问题:,”,”请告,诉,诉我怎,样,样才能,用,用同样,的,的时间,干,干更多,的,的事情,如果,你,你讲得,有,有道理,你要,多,多少钱,都,都行.,“,“,不久,斯瓦,伯,伯给爱威.,李,李寄了一张3.5万美,元,元的支票.,后,后来他说那,是,是他有生以,来,来最有益的,一,一堂课.,案例,爱威.李递,给,给他一本空,白,白便签说:,每,每天晚上写,出,出明天你要,干,干的事,然,后,后按他们的,重,重要性编码.早晨就开,始,始干第一件,事,事,直到完,成,成.接着开,始,始干第二件,事,事,第三件,如果你没能,完,完成所有的,项,项目,不要,忧,忧虑.如果,你,你这种办法,不,不灵,别的,方,方法也白费.不信,请,你,你试试看.,“,“,每天的计划,时,时间如同在,使,使用杠杆来,撬,撬重物,四两拨千,斤,斤,代价很,小,小,10-15分钟,但,但收益是整,个,个一天的有,序,序与高效.,1、在睡觉,前,前写下第二,天,天要做的事,情,情,很多人喜欢,早,早上起来写,下,下今天要做,的,的事情。但,是,是这样做只,是,是一个适应,性,性的计划，,因,因为今天其,实,实已经开始,了,了，在你睁,眼,眼的那一刻,。,。打仗的士,兵,兵不会在第,二,二天早上才,装,装满弹药，,这,这样不用打,也,也输定了。,所,所以，如果,你,你能够在前,天,天晚上就做,一,一个第二天,任,任务列表，,那,那么当你醒,来,来的时候，,就,就会有目的,性,性的奔跑了,，,，回头看看,你,你会发现很,多,多人还傻傻,的,的在原地写,着,着”今天,工作计,划,划”,这个你昨天,就,就必须搞定,的,的东西。如,果,果你的策略,更,更高明一点,，,，也许你可,以,以试着挑战,为,为下一周的,事,事情作安排,。,。,你的办公桌,上,上放了些什,么,么,保持桌面整,洁,洁，只留正,在,在做的事情,和,和需要处理,的,的文件；,经常要用的,物,物品应容易,取,取用；,每一件物品,应,应摆放在固,定,定的位置，,不,不再需要的,东,东西应坚决,扔,扔掉；,每天下班回,家,家前，要整,理,理好办公桌,，,，使第二天,的,的工作有个,好,好的开始；,及时处理文,件,件，建立相,应,应的文档系,统,统,。,2、保持办,公,公环境整洁,道具：,铁桶一,只,只，大石头,两,两块，碎石,若,若干，,细沙一堆，,水,水一罐,方法：把以,上,上物品装进,铁,铁桶。,提问：如果,请,请你做这个,实,实验，你将,会,会按怎,样的顺序把,以,以上物品装,进,进铁桶？,小实验,紧急,不紧急,重,要,A（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,B（石块型的事务）,发掘新机会,规划,改进产能,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,有趣的活动,3、分清事,件,件轻重缓急,处,处理,活 动,我的工作清,单,单,（按轻重缓,急,急列表）,1,2,3,4,5,案例,小,李,李,是,是,一,一,家,家,房,房,地,地,产,产,公,公,司,司,的,的,行,行,政,政,助,助,理,理,，,，,她,她,曾,曾,一,一,度,度,陷,陷,入,入,工,工,作,作,的,的,困,困,境,境,。,。,当,当,他,他,正,正,努,努,力,力,完,完,成,成,一,一,个,个,同,同,事,事,交,交,给,给,的,的,工,工,作,作,时,时,，,，,另,另,一,一,个,个,同,同,事,事,又,又,打,打,断,断,她,她,，,，,交,交,给,给,