专题四采购订单管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,专题四,采购流程管理,学习情景一 采购流程分析,一、采购作业流程概述,采购作业流程就是详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购管理中最重要的部门之一，是采购活动具体执行的标准。,采购作业流程,通常是指由制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等物料的全过程。,一个完善的采购作业流程应满足所需物料在价格与质量、数量、区域之间的,综合平衡,。,二、采购作业流程的内容和步骤,（一）采购作业流程的内容,作业流程的第一部分往往是介绍性的，是关于具体内容的索引或表格；第二部分一般总结与该作业流程相关的公司或部门策略；第三部分指出作业流程中的各职位、部门或者领域；最后一部分常常描述执行作业流程的实际过程。,学习情景一 采购流程分析,二、采购作业流程的内容和步骤,（二）采购作业流程的步骤,1,、确定需求,在采购之前先确定买什么、买多少、何时买、由谁决定等,2,、需求说明,确认需求后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均需加以明确的说明。,学习情景一 采购流程分析,二、采购作业流程的内容和步骤,（二）采购作业流程的步骤,3,、选择可能的供应来源,在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：,价格,质量,服务,位置,供应商的库存策略,柔性,学习情景一 采购流程分析,二、采购作业流程的内容和步骤,（二）采购作业流程的步骤,4,、适宜价格的决定,决定可能的供应商并进行价格谈判。,5,、订单安排,价格谈妥后，应办理订货签约手续,6,、订单追踪与稽核,签约订货后，督促厂商按约交货，并予以严格的验收入库。,学习情景一 采购流程分析,二、采购作业流程的内容和步骤,（二）采购作业流程的步骤,7,、核对发票,厂商交货验收合格，随即开具发票。,8,、不符与退货处理,凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。,学习情景一 采购流程分析,二、采购作业流程的内容和步骤,（二）采购作业流程的步骤,9,、结案与验收,合格付款，或验收不合格退货，均需办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报高级管理者或权责部门核阅批示,10,、记录与档案,维护凡经结案批示后的采购文件，应列入档案登记编号分类，予以保管。,学习情景一 采购流程分析,三、采购作业流程的注意事项,采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配,先后顺序与实效控制,关键点设置,权责或任务的划分,配合作业方式的改善,采购流程应反映集体决策的思想,避免作业过程中发生摩擦、重复预混乱,价值与程序相适应,处理程序应适合现实环境,学习情景一 采购流程分析,学习情境二 采购订单管理,一、采购订单和采购订单管理,（一）采购订单,采购订单是存货在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物流的循环流动轨迹、累计企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。,采购订单表示了对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认，标明了供应商、要订购的物料或服务、数量、价格、供货日期和供货条款、支付条款。,学习情境二 采购订单管理,一、采购订单和采购订单管理,（二）采购订单管理,采购订单管理以采购单为源头，对从供应商处确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的追踪，实现全过程管理。,学习情境二 采购订单管理,一、采购订单和采购订单管理,（三）采购订单管理的内容,1,、采购订单的制定过程,2,、采购订单的管理,3,、采购订单的跟踪,二、采购订单的类型,采购订单依照业务类型可以分为以下几类：,1,、普通采购,2,、外发加工采购,3,、服务采购,4,、寄售采购,5,、试产采购,6,、现货采购,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（一）制定采购订单计划,采购订单计划的制定主要包括以下四个环节：,1,、准备订单计划,预测市场需求,确定生产需求,准备订单环境资料,制定订单计划说明书,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（一）制定采购订单计划,2,、评估订单需求,是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确的评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。主要包括三个方面的内容：,分析市场需求,分析生产需求,确定订单需求,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（一）制定采购订单计划,3,、计算订单容量,分析供应资料,计算总体订单容量,计算承接订单容量,确定剩余订单容量,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（一）制定采购订单计划,4,、制定订单计划,主要包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量和认证计划。,一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面。,下单数量,=,生产需要量,计划入库量,现有库存量,+,安全库存量,下单时间,=,需求到货时间,认证周期,订单周期,缓冲时间,学习情境二 采购订单管理,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（二）选择供应商,了解采购环境,估算供应商供应情况,确定意向供应商,发放订单说明书,确定物料供应商,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（三）签订订单,1,、订单制作,2,、订单审批,3,、与供应商签订订单,4,、订单执行,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（四）订单跟踪,在实际的采购过程中，订单的跟踪包括跟踪供应商工艺文件的准备、跟踪原材料、跟踪加工过程、跟踪总装及测试过程、跟踪包装入库。,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（五）物料检验,1,、确定检验日期,2,、通知检验人员,3,、进行物料检验,4,、处理检验问题,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（六）物料接收,1,、与供应商确定物料检验日期,2,、与仓储部协调送货事务,3,、通知供应商送货,4,、库房接受及物料入库,5,、检验问题处理,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（七）付款操作,付款前需要做以下工作：,1,、查看物料检验入库信息,2,、准备付款单,3,、主管审批,4,、资金平衡,5,、向供应商付款,6,、供应商收款,学习情境二 采购订单管理,三、制定采购定的主要环节,（八）供应评估,评估的目的是为了建立优化的采购环境，主要有,5,个步骤,1,、制定供应评估计划,2,、订单部门绩效评估,3,、订单角色绩效评估,4,、供应商供应绩效评估,5,、建议调整采购分配比例,学习情境二 采购订单管理,四、付款方式的操作技巧,企业间货款的结算一般以银行为中介，通过银行提供信用方式或代理方式支付货款，最常用的付款方式有：汇付、托收、信用证三种。,学习情境二 采购订单管理,五、订单跟踪的操作技巧,（一）订单跟踪过程,1,、合同执行前跟踪,制定订单合同之后，订单人员要及时了解供应商是否接受订单，是否及时的签订等情况。,学习情境二 采购订单管理,五、订单跟踪的操作技巧,（一）订单跟踪过程,2,、合同执行过程跟踪,与供应商签订的合同具有法律效力，订单人员应全力跟踪，确实需要变更的需要征得供应商的同意。合同跟踪应把握以下事项：,跟踪合同供应商准备物料的详细过程，保证订单正常执行,紧密相应生产需求形势,慎重处理库存控制,控制好物料验收环节,学习情境二 采购订单管理,五、订单跟踪的操作技巧,（一）订单跟踪过程,3,、合同执行后跟踪,应按合同规定的支付条款方式对供应商进行付款，并进行跟踪,学习情境二 采购订单管理,五、订单跟踪的操作技巧,（二）合同跟踪补充说明,合同跟踪补充说明有以下几个方面：,合同跟踪过程中，要注意供应商的质量、交货期的变化情况,注意把合同、各种验收数据的分类保存工作做好,注意利用供应商的历史情况决定对其实施的过程方法。,