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单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,OFFICE,技巧家族,W,ORD,E,XCEL,主讲人：巩俊妍,哈现代服务职信息技术培训专题之二,邮件合并,在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助,Word,提供的一项功能强大的数据管理功能,“,邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。,三、邮件合并的三个基本过程,1,、建立主文档,主文档,就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。,2,、准备好数据源,数据源,就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是,Word,、,Excel,、,Access,或,Outlook,中的联系人记录表。,3,、把数据源合并到主文档中,有,3,种途径可以使用“邮件合并”功能：“邮件合并”向导，“邮件合并”工具栏，高级用户可以使用“邮件合并”域。,实例演示,一、录取通知书,1,、准备数据源,数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。如,Excel,表格、,VFP,或,Access,数据库。如果没有现成的数据源，可以重新建立。,2,、创建主文档,（,1,）启动,Word2003,建立,录取通知书,主文档，效果如下。,同学：,你已被我校 （专业部）专业录取，学制 年，请于 至 持本通知书到我校报到。,哈现代服务职,2013,年,7,月,（,2,）单击“邮件合并”工具栏中“设置文档类型”按钮，打开“主文档类型”对话框，从中选择“文档类型”为“普通,Word,文档”。,注：,如果“文档类型”为“普通,Word,文档”，那么数据源每一条记录合并生成的内容的后面都会有“下一页”分节符，每一条记录所生成的合并内容都会从新页面开始。,如果为了节省版面，可以选择“目录”，这样合并后每一条记录之前的分节符为“连续”的。,3,、利用“邮件合并,”,生成新文档或直接打印,（,1,）单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，选择第,1,步制作的“录取通知,.,xls,”,文件，单击“打开”按钮，打开“选择表格”对话框，从中选择数据所在的工作表，然后单击“确定”按钮。,（,2,）将光标定位于文档的“同学”前面，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，分别选择“域”列表框的“姓名”，然后单击“插入”按钮。重复操作，插入其他的域。,（,3,）单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“合并记录”为“全部”，然后单击“确定”按钮，生成一个合并后的新文档。,实战演练时间自选,1,：通知书制作提升,1,：请柬制作,目录的编制,主要操作步骤：,操作步骤,1,：设置页码,操作步骤,2,：设置标题级别,操作步骤,3,：插入自动目录,操作步骤,4,：更新自动目录,操作步骤,1,：设置页码,根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分,节，然后为不同的“节”分别设置页码。,1,、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。,2,、选择“插入,-,分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。,3,、选择“视图,-,页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。,4,、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作：,单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。,单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。,在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。,单击“关闭”按钮。,本例的文档结构：,第,1,节扉页和第,2,节摘要、目录部分没有页眉。,正文第,3,节和第,4,节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶数页页眉为论文题目。,在页脚中间设置页码：第,1,节没有页码；第,2,节的页码格式为“,I,，,，,III,，,”,，起始页码为“,I”,；第,3,节和第,4,节的页码格式为“,1,，,2,，,3,，,”,，起始页码为“,1”,。,扉页,分节符,中文,摘要,英文,摘要,目录,第,1,章,第,2,章,第,1,节,第,2,节,分页符,分页符,分节符,分节符,第,3,节,第,4,节,摘要,Abstract,前言,在前言的最后一页插入第二个分节符，使中英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成为第三节。,第二节,操作步骤,2,：设置标题级别,在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。,样,式,名,称,字,体,字,体,大,小,段,落,格,式,标题,1,黑体，非加粗,小二号,段后,2,行，居中，无缩进,标题,2,宋体，加粗,四号,段前、段后,1,行，两端对齐，首行缩进,2,字符,标题,3,宋体，加粗,小四号,段前、段后,1,行，两端对齐，首行缩进,2,字符,正文,宋体,小四号,1.5,倍行距，首行缩进,2,字符,应用样式,“摘要”、“,ABSTRACT,”,、“目录”和章名应用“标题,1,”,样式，节名应用“标题,2,”,样式，小节名应用“标题,3,”,样式，正文应用“正文”样式。,操作步骤,3,：插入自动目录,各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。,将光标移到准备插入自动目录的,位置，打开“插入”下拉菜单,以及“引用”下级菜单。,注：有些,Word,版本的“索引和目录”就在“插入”下拉菜单中。,打开菜单中的“索引和目录”，,即弹出“索引和目录”对话框。,利用上下箭头可以重新设置目录中要显示的标题级别。本例中的标题级别为,3,级。,点击“修改”，弹出“样式”对话框。可以在这里选择目录的样式、修改字体等。,点击“确定”后生成自动目录。,自动目录可提供链接功能，按住,Ctrl,键并单击鼠标，,可直接到达标题所在页。,操作步骤,4,：更新自动目录,将光标置于目录中的任意位置，单击鼠标选中目录。,目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。,点击“更新域”，弹出“更新目录”对话框。,选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录更新。,更新目录的操作,更新前的目录,更新后的目录,OFFICE,技巧家族,W,ORD,E,XCEL,THE END,哈现代服务职信息技术培训专题之二,
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