第一单元-秘书职业认知

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书,理论与实 务,第一,单元,秘书职业认知,学习目的,：,了解秘书的来由和类别，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。,秘书工作概括为“四办”：,第一，办公（办公环境的维护、办公设备的使用）。,第二，办事（日常事务的处理、突发事件的处理、领导临时交办事务的处理）。,第三，办文（日常文书的写作与处理）。,第四，办会（会议安排）。,第一节 概述,一、秘书的来由,“秘书”这一词，在我国由来已久，但在不同的历史时期，其涵义有所不同。,(一)据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物：,1.一是指宫中秘藏之书。,2.二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言之书。,第一节 概述,一、秘书的来由,（二）公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。称为“秘书监”，由物变为指人。（掌管图书典籍）,（三）东汉末年，曹操掌权时，改秘书监为秘书令，职责是以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。,第一节 概述,（四）曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书令改为监”。并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。,（五）真正使秘书职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。,第一节 概述,二、秘书的定义,1.秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。国际秘书联合会,2.美国全国秘书协会对“秘书”下的定义是：“高级官员的助手，掌握机关职责并具有不在上司直接监督下承担任务的才干，发扬积极主动性，运用判断力，在其职权范围内对机关工作作出决定”。詹银才：涉外秘书学,3.,秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。杨永清：领导 秘书 智囊,第一节 概述,我们认为,：,所谓秘书，就是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管指定的行政性任务的人员。,第一节 概述,三、秘书的类别,（一）从秘书服务的对象来划分,1.公务秘书,（1）集体秘书（为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书,）,（2）专职秘书（专门为某个领导者、专家服务的秘书）,2.非公务秘书（私人秘书）：由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。,第一节 概述,（二）按照从事行业和职能划分,1.法律秘书,指协助公司或主管处理法律问题的秘书，必须具备一般商业法律，尤须具备准确及谨慎的处事能力。,2.医学秘书,在各医院或医学研究单位所任职的秘书。必须具备一些医学知识，了解专用医学名词，能协助医生照顾病人，了解病人心理。,3.教育秘书,在学校中，协助处理有关教学、教务的行政工作的秘书。,第一节 概述,4.广告秘书,广告与媒体单位，常雇佣这类负责宣传与公关工作的秘书。,5.工程秘书,协助工程师、设计师、建筑师等专业人士，从事技术研究或技术执行的秘书。,6.演艺秘书,专门为著名演员、电视电影公司、传播界、演艺团体担任工作。,第一节 概述,（三）按照秘书人员所从事的工作内容划分,1.文字秘书,以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员。,2.机要秘书,指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。,3.信访秘书,指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。,第一节 概述,4,.通讯秘书,指负责管理通讯事务以及各种通讯设备的秘书人员。,5,.事务秘书,指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。,6,.生活秘书,指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。通常是专门为较高级的领导配备的。,第一节 概述,（四）按照其承担职责范围的大小和工作任务的不同，在纵向上分为以下三个层次。,1,.高级秘书,指秘书长、办公厅（室）主任。其职责是参与政务、管理事务、负责决策,2,.中级秘书,起草文稿、办理公文、调查研究等,3,.初级秘书,收发保管、打字、印校、接待、联络等,第二节,秘,书,工,作,一、秘书工作的原则,1,准确,（秘书工作质量的要求）,办文要准确、办事要稳妥、情况要属实、主意要慎重,2,迅速,（工作效率的要求）,要有很强的责任心,建立科学的工作制度，合理安排各项工作,改善工作手段,第二节,秘,书,工,作,3,求实,（秘书工作的基本要求）,尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。,求实的要求是：一是一，二是二，老老实实，不夸大，不缩小；切忌脱离实际、主观臆断、谎报情况；不能夹杂个人情感，报喜不报忧，甚至捏造事实。,4,保密,遵守保密纪律，认真做好保密工作,。,案例分析,祸从口出：,李保红在一家大公司做秘书，能说会道，才华出众，所经他很快被提拔为办公室主任。他认为，更好的前途正在等着他。,有一天，一位外商请他喝酒。席间，外商说：“最近我的公司和你们公司正在谈一个合作项目，你能把你手头的客户资料提供给我一份吗。然后，这个嘛”，手上还做着“捻”的动作。“什么，你是说，让我做泄露机密的事？”小李皱着眉说道。外商小声说：“这事儿只有你知我知，不会影响你的。”小李心动了。,小李的公司经济损失很大。事后，公司查明真相，辞退了小李。真是赔了夫人又折兵，本可大展宏图的小李因此不但丢失了工作，就连那8万无的好处费也被迫退回。,思考：,1.李保红作为秘书犯了什么禁忌？,2.忠诚保密是秘书的基本要求，秘书应该如何做？,第二节,秘,书,工,作,二、秘书工作的内容,1.狭义的秘书工作是指秘书部门的人员所承担的工作。,2.广义的秘书工作，即秘书部门的工作。其主要内容归纳起来有以下几方面：,（1）,事务性工作。,包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文、回复,e-mail,、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；,第二节,秘,书,工,作,（2）管理性工作。,包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；,（3）沟通支援性工作。,包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。,第二节,秘,书,工,作,三、秘书工作的特点,1,从属性,（最根本的属性和特点）,（1）秘书工作不能独立存在,（2）处理任何问题时，不能自作主张(带泥的洋葱),（3）常参加会议，但只有发言权，而无表决权,从属性 主导性,把“听命”与“劝谏”结合起来,第二节,秘,书,工,作,2,被动性,（处于辅助地位）,（1）秘书工作受领导活动的制约和支配,（2）许多日常事务工作，只能随机应变,被动性 主动性,秘书的被动性也是相对的，充分发挥主观能动性，在工作中主动出击。,第二节,秘,书,工,作,3,事务性,(繁、杂、细、忙),事务性 思想性,秘书工作的事务性与思想性是对立统一的,4,综合性,（1）内容纷繁复杂，涉及面广,（2）秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右的责任,（3）在办文、办会和向领导反映情况及处理日常工作时，必须对各方面情况进行综合。,第二节,秘,书,工,作,四、秘书工作的作用,1,枢纽作用,（沟通上下左右、联系四面八方的作用）,纵向：承上启下、上传下达的作用,横向：平衡、协调内外各种关系的作用,2,参谋助手作用,3,形象作用,（,“关口”、“窗口”,）,“关口”：文字关、用印关、保密关,“窗口”：内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等，大都由秘书部门出面办理。,第三节,技能训练,训练目标,：,通过训练熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能,第三节,技能训练,案例,分析思考,1,.通过案例分析，如何理解市长夫人对市长的评价：“老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面，还有一个不出名的、更勤奋的人市长的秘书老许。”,2,.从案例中可以看出许秘书在幕后的辛勤工作，对领导人季市长起了哪些积极作用？,3,.若你担任市长秘书，要产生像许秘书这样有效的辅助效果，你将做哪些方面的准备？,