采购人员的基本知识培训教材

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,采购人员的基本知识,张学良,1,采购人员的,基,基本知识培,训,训,采购人员须,熟,熟练掌握采,购,购的基本知,识,识，以更好,地,地进行采购,工,工作。,2,采购工作的,十,十点要领,1、采购和,利,利润的关系,2、采购及,采,采购管理的,目,目标,3、采购的,基,基本要点,4,、,采购工作的,基,基本规则,5、比价方,法,法、原则及,方,方式,6、分解供,应,应商报价的,因,因素,7、与供应,商,商谈判的要,领,领,8、设计有,效,效地谈判方,案,案,9、谈判中,发,发问与倾听,的,的技巧,10、应对,供,供应商涨价,的,的策略,3,一、采购和,利,利润的关系,有数据表明,，,，产品与服,务,务的采购，,占,占企业高达50%80%的支出,。,。因此，降,低,低采购成本,就,就成为提高,企,企业利润的,重,重点。,首先我们看,一,一个案例：,假设某公司,购,购进50000元的原,材,材料，加工,成,成本为50000元，,若,若销售利润,为,为10000元，需实,现,现销售额110000,元,元，则利润,率,率为10%,。,。如果保持,利,利润率10%不变，将,销,销售利润提,高,高到15000元，那,么,么销售额就,需,需实现165000元,。,。,这意味着公,司,司的销售能,力,力必须提高50%，这,是,是非常困难,的,的。但是，,假,假设加工成,本,本不变，我,们,们可以通过,有,有效的采购,管,管理使原材,料,料只花费45000元,，,，节余的5000元就,直,直接转化为,利,利润，从而,在,在110000元的销,售,售额上把利,润,润提高到15000元,。,。,可见，合理,的,的采购能起,到,到增加企业,利,利润的作用,，,，一方面可,以,以降低成本,，,，另一方面,可,可使销售额,成,成倍地增长,，,，如表1.11所示,。,4,表1.11,采,采购,对,对利润的作,用,用,作用,说明,提供成本优势,降低采购费用,合适的采购价格，可使企业减少货款的支出，减少资金占用，并促使达到合理的采购批量，减少采购的次数，减少订货费用。,降低生产费用,保证生产的需要，不会出现停工待料、加班加点的现象。,降低销售费用,做好采购的调查与预测工作，购进适销对路的物料，做到不缺货，可降低销售的工作量及广告费用，减少销售费用。,降低物流费用,合理的采购批量，可合理地组织物流活动，减少运输费用、配送费用、装卸搬运费用等。,降低库存费用,确定合理的采购批量和采购时间，减少库存。,提供价值优势,增加销售收入,采购工作快、准、好，可缩短生产周期，使客户满意，提高客户的满意度和忠诚度，从而扩大销售量.,5,二、采购及采购,管,管理的目标,1.采购与采购,管,管理的区别,采购与采购管理,是,是两个不同的概,念,念，两者的区别,，,，如1.12所,示,示,。,表1.12,采,采购与采购管理,的,的区别,名称,区别,采购,采购是一种作业活动，是指为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动，一般由采购员实施。,责任：完成具体的采购任务。,权力：只能调动采购部分配的有限资源。,采购管理,采购管理是管理活动，是面向整个企业的（包括所有采购人员及其他相关人员）。,责任：保证整个企业的物资供应。,权力：可调动整个企业的资源。,2.采购及采购,管,管理的目标,（1）采购的,目,目标。,物料采购目标,是,是在全球范围,内,内，在合适的,时,时间，以合适,的,的质量，向合,适,适的供应商采,购,购，为客户提,供,供合适的产品,。,。,具体如表1.13所示。,目标,说明,计划用料,1.配合销售。,2.预防呆料。,3.控制用料比例。,保持适当存量,1.重点管理（ABC法）。,2.存货周转率、存料率。,3.提高仓库使用率。,降低成本,1.物尽其用。,2.开发代替品。,3.余料再使用。,4.降低采购储存成本。,5.科学处理呆料。,7,(续表),目标,说明,发挥储存,运输功能,1.确保材料品质。,2.安全库存。,3.合理储存。,4.收发管理。,强化采购管理,1.采购5R。,2.存量合理.,3.参考市场行情。,4.供应商辅导。,确保产品质量,1.进货验收。,2.提高物料品质。,8,（2）采购管,理,理的目标。,采购管理的目,标,标是提高采购,效,效率，确保采,购,购质量，加强,采,采购,监督，降低采,购,购成本。具体,如,如表1.14,所,所示。,目标,说明,降低采购成本,1.通过提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同改进项目等途径直接减低成本。,2.通过缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、循环使用原材料包装等方法间接降低成本。,保证供应,1.保证物资的连续供应，保证不缺料，保证生产与销售的顺利进行。,2.建立与管理供应链。,提高产品质量,改进采购过程，加强供应商管理，提高物料的质量，进行提高产品的质量。,提供最新信息,及时掌握采购资源市场（包括物料的市场价格、可用性、新供应源、新物料及新技术信息），并及时反馈。,推进产品开发,与供应商一同推进产品开发，寻找替代产品等。,提升企业竞争力,以降低成本、缩短产品交货时间和提高产品质量等方法提高竞争。,9,三、采购的基,本,本要求,为获取更好的,产,产品价格和服,务,务，采购管理,人,人员和采购须,注,注意以下采购,要,要点。如表1.15所示,要点,说明,选择综合 型供应商,1.综合型供应商能很好地满足买方全方位的采购需求，当采购大批量物料时，还能获得特别的折扣。,2.综合型供应商还能通过增加库存和额外服务等手段，与采购企业结成紧密的合作伙伴关系，形成一个互惠互利、优势互补、共同发展的共赢利益体。,批量优势,1.物料采购的批量是买方在谈中的最大优势，有时，可以左右采购物料的最终价格。,2.为维持价格竞争优势，分散采购风险，采购方应有23个供应商。,3.比较零散的物料采购，可通过将同类商品，甚至不同类的商品合并采购的方式，增加批量优势。,要点,说明,正确的采购观,1.制度观念。一切采购行为须按事先制订的程序、流程进行。,2.整体观念。从企业实际采购需求出发，一切以企业实现利益为前提。,3.服务观念。坚持服务于企业整体发展，服务于企业发展目标的实现及自身价值的体现。,就地取材,分析采购物资的特征，在保证商品品质的前提下，选择距离最近的供应商，以缩短交货周期，减少运输成本。,及时支付货款,1.与财务部门配合，及时支付货款，以建立长期合作关系。,2.保证在物料短缺，价格上扬时能以较合理的价格及时购货。,（续表）,提供支持 维护管理,采购预算 物资需求信息,支付货款 提供物料,信息反馈 最新物料信息,物料信息 提供技术指导,物料验收,品质知识 反馈信息,图1.16 供应部在组织结构中的地位,供应部,生产部,公司高管,实验室,财务部,销售部,技术部,采购在组织结,构,构中的地位,供应部在企业,中,中属于支持性,部,部门，应与其,他,他部门保持密,切,切的协助关系,。,。具体如图1.16所示,12,下面做具体说,明,明，如表1.17所示,与各部门的关系,说明,与生产部的关系,1.供应部及时采购适当品质的物料，配合生产的需要。,2.供应部采购生产部的请购量，为生产部提供准确，必需的采购数量。,3.根据生产部的要求适时资料。,4.生产部为采购部提供物料需求资料。,与销售部的关系,1.销售部为供应部提供最新的市场物料信息。,2.供应部根据销售部的信息反馈，为生产部提供品质合格，价格合理、供应速度合适的物料，从而支持销售，为客户提供所需的产品，提高客户的满意度。,3.供应部为销售部提供竞争对手的物料需求情况及物料采购情况，销售部可根据这些信息指定相应的销售竞争策略，提高产品的销售额。,4.供应部根据客户的个性化需要，提供超出常规的服务内容，为销售你与客户建立良好关系提供支持。,13,（续表）,与各部门的关系,说明,与技术部的关系,1.技术部为供应部提供合理的技术指导意见。,2.技术部根据供应部的物料信息，通过标准化设计为供应部取得批量优势。,3.供应部随时为技术部提供最新的用料规格、性能、价格等资料，供其参考。,与财务部的关系,1.供应部依据生产部计划制定采购预算。,2.财务部根据采购预算筹措采购资金，按合同支付款项。,与实验室的关系,1.采购人员学习和掌握相关品管知识及品质标准。,2.实验室进行进料检验，如发现不良，及时通知采购部。,14,四、采购工作,的,的基本规则,采购工作有一,定,定的规则，也,就,就是原则问题,。,。在采购工,作中，应遵循,以,以下基本原则,：,：,“五不”采购,原,原则。即无计,划,划不采购，“,三,三无”产品不,采,采,购，名称规格,不,不符不采购，,无,无资金来源不,采,采购，库存已,超储积压的物,资,资不采购。,同等条件”六,优,优选“采购原,则,则。即在同等,条,条件下，质优,价,价,低优选，本单,位,位优选，近处,单,单位优选，老,供,供货商优选，,直,直,接生产单位优,选,选，信誉好单,位,位优选。,”五适“采购,原,原则，即适时,、,、适质、适量,、,、适价、适地,采,采,购，具体如表1.18所示,。,。,15,表1.18,”,”五适“采,购,购原则,”五适“采购原则,说明,适时,在最恰当的时候，购回生产所需物料，避免采购延迟或提前，造成库存或断料。,适质,适当品质的物料的特征如下：,（1）适当性：即”适当的品质“，要根据 产品生产的实际需要，考虑其经济与使用两方面的成本与价值。,（2）可用性：是指在合理的时间内，可随时以合理的价格获得充足的数量。,（3）经济性：是指使采购费用继续维持在最低水平，以达到最大经济利益。,适量,以适量库存为基本要求，仔细计算生产需求，物料损耗，搬运和仓储费用等，制订周密的采购计划，最终确定是一次性采购还是分批量采购，同事督促供应商按预定数量交货。,适价,在满足数量、品质、交期的前提条件下，用最合理的价格采购。,适地,利用”群集效应“和”JIT及时制生活方式“理论，同时从沟通的方便性、处理事务的快捷便利性，降低采购成本等方面综合考虑选择最佳供应商和最佳供货地点。,16,五、比价的方,法,法、原则及方,式,式,一、比价的方,法,法、原则及方,式,式,比价是在询价,的,的基本上，对,供,供应商报价进,行,行全面分析和,比,比较，,从而确定一个,最,最优的价格性,能,能比。,1.比价的方,法,法,采购比价应采,取,取成本分析、,价,价格分析等方,法,法，如表1.19所示。,比价方法,说明,价格分析法,1.与采购低价相比或与其他供应商的价格相比。,2.与供应商过去的报价相比。,成本分析法,将总成本分成各细项，包含人工、原料、外包、制造费用、管理费用、利润。卖方与买方估计的价差，需要双方讨价还价来达成协议。,17,比价过程可利,用,用比价议价记,录,录表进行记录,，,，如表1.20所示,项目,供应商 简称,原询单价,货币类别,议价后的总价,付款条件,价格条件,交货日期,交运方式,采购（拟购）,方式,天数,料号,品名,规格,单位,备注,核准,检核,承办单位主管,承办人,18,2.比价的原,则,则,比价时，须,遵,遵循以下4条,原,原则：,质量相同价,格,格优先原则。,价格相同质,量,量优先原则。,质量、价格,相,相同，售后服,务,务优先原则。,质量、,价,价格、服,务,务相同，,品,品牌信誉,优,优先原则,。,。,3.比价,的,的方式,比价时，,报,报价的供,应,应商须超,过,过3家。,比,比价的最,低,低价须低,于采购人,的,的预算，,同,同时比价,数,数额不可,过,过大。,不同的物,资,资，其比,价,价的具体,方,方式不同,，,，如表1.21所,示,示。,19,表1.21 比,价,价的具体,方,方式,物资类型,比价方式,重要物资和金额较大的物资的采购,1.采取分类报价的策略，进行成本明细分析，要求对方提供主料、辅料、加工费、运输包装及其他成本，以便公司分开核价后，