TimeMgtGICPAX时间管理

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理,2010年4月27日 上海,1,时间管理,培,培训大纲,时间管理,理,理论,做计划的,工,工具,分析浪费,时,时间的因,素,素，应对,时,时间杀手,管理电话,时,时间、等,待,待时间，,应,应对拖延,处理干扰,，,，学会说,“,“不”,规划工作,区,区域，办,公,公室的,5,S,管理,2,时间管理,的,的定义,时间管理,是用,最,最短的时,间,间做好正,确,确的事。,时间管理,管,管理的对,象,象不是“,时,时间”而,是,是“自我,管,管理者管,理,理”。,3,时间分配,一个人如,果,果活72,岁,岁，平均,起,起来，时,间,间分配大,约,约是：,睡觉20,年,年,工作14,年,年,文娱、运,动,动8年,吃饭6年,坐车走路5年,化妆打扮5年,聊天4年,看书3年,等人3年,生病3年,打电话1,年,年,4,关于时间,的,的一些统,计,计数据,人们一般每8分,钟,钟就会受到一次,打,打扰，平均每次,打,打扰5分钟，每,天,天大约4小时，,其,其中80%的打,扰,扰是没有意义的,每天自学1小时,，,，7小时一周，365小时一年,，,，一个人可以在3-5年成为专,家,家,一个人如果办公,桌,桌乱七八糟，他,平,平均每天会为找,东,东西花1个半小,时,时,做一件事情实际,花,花费的时间往往,会,会比预期的时间,多,多一倍,用1小时进行计,划,划，行动的时候,会,会节约10小时,5,您用时间做了什,么,么,您的时间管理的,现,现状如何？哪些,方,方面有待改进？,您是否设立目标,，,，制定计划？,您是否根据工作,任,任务的轻重缓急,排,排列顺序？,您是否每天列出,工,工作任务清单？,最浪费您的时间,的,的事情什么？,6,有效的时间管理,系,系统,明确你的价值观,确定你的目标,制定计划,根据重要性执行,计,计划,7,卡内基的墓志铭,美国钢铁大王卡,内,内基的墓碑上写,着,着：这是,一个极普通的人,，,，他唯一的优点,就,就是，他,能使那些比他优,秀,秀的人甘心情愿,地,地为他工,作。能够做到这,一,一点就是管理者,最,最大的胜,利。,8,发掘心底最根深,蒂,蒂固的价值观,盖棺定论时，你,希,希望获得的评价,，,，才是你心目中,真,真正渴望的目标,，,，是你的人生的,最,最终期许。从这,个,个角度看，名利,、,、金钱等等不免,显,显得微不足道。,9,从设定目标开始,一个人无论他现,在,在多大年龄，他,真,真正,的人生之旅，是,从,从设定目标的那,一,一天,开始的，以前的,日,日子，只不过是,在,在绕,圈子而已。,肯莱文,10,目标对人生有巨,大,大的导向作用,您选择什么样的,目,目标，就会有什,么,么样的人生。,没有明确目标的,人,人，在职场之路,上,上容易分散,注意力、精力和,时,时间。设定目标是制定,计,计划,做出决定和每日,工,工作的重要前提,。,。,11,把人生分成一截,一,一截的过,把人生分成一截,一,一截的过：人生,苦,苦短，做喜欢做,的,的事。,把人生分成几个,阶,阶段，每个阶段,重,重点瞄准一个目,标,标去做。,有目标的生活和,被,被动的生活区别,很,很大。,12,什么才是真正重,要,要的,75岁，3900个周末,3900-你的,年,年龄,52周=你的,生,生命所剩下的周,末,末,只有当您亲眼看,见,见自己在这个世,界,界上的,日子所剩无几时,，,，才能真正分清,事,事情的,轻重缓急。,13,你一生中最重要,的,的东西,你一生中最重要,的,的东西,，就,是,是,你的,时,时间,你余,生,生的,第,第一,天,天始,自,自今,日,日,你应,该,该活,的,的有,点,点时,间,间观,念,念,，,你应,该,该花,时,时间,做,做那,些,些对,你,你来,说,说重,要,要的,事,事情,，,，对你,来,来说,重,重要,的,的事,情,情是,什,什么,？,？,14,第四,代,代时,间,间管,理,理理,论,论,紧急第一象限,不紧急第二象限,重 要,紧急状况,迫切问题,危机,有特定时限的工作,设立人生目标、计划,预防措施,价值观的澄清,人际关系的建立,增强自己的能力,不,重,要,紧急第三象限,干扰的事，电话,邮件、报告、信件,会议,许多迫在眉睫的急事,符合别人期望的事,不紧急第四象限,忙碌琐碎的事,广告函件,电话、邮件,浪费时间的因素,令人愉快的活动,15,成为,高,高效,时,时间,管,管理,者,者的,六,六个,准,准则,一致,平衡,有重,点,点,人际,关,关系,灵活,变,变通,携带,方,方便,16,计划,可,可以,帮,帮助,你,你,根据,重,重要,性,性和,紧,紧急,性,性区,分,分工,作,作的,轻,轻重,缓,缓急,确定,在,在限,定,定的,时,时间,和,和预,算,算范,围,围内,达,达到,目,目的,所,所需,要,要的,资,资源,制定,每,每年,、,、每,季,季度,、,、每,月,月、,每,每周,、,、每,日,日计,划,划,17,什么,是,是计,划,划,计划,是,是为,完,完成,一,一定,的,的目,标,标而,事,事前,对,对措,施,施和,步,步骤,作,作出,的,的安,排,排。,18,为什,么,么不,做,做计,划,划？,认为,不,不做,计,计划,也,也能,获,获得,实,实效,不了,解,解做,计,计划,的,的好,处,处,认为,计,计划,赶,赶不,上,上变,化,化,不知,道,道如,何,何做,计,计划,19,指导,性,性和,可,可变,性,性,制订,任,任何,一,一项,计,计划,，,，必,须,须有,明,明确,在,在一,定,定的,时,时间,内,内完,成,成什,么,么任,务,务，,获,获得,什,什么,效,效益,。,。,在计,划,划执,行,行过,程,程中,，,，如,果,果客,观,观情,况,况发,生,生了,变,变化,、,、就,要,要适,时,时地,予,予以,修,修订,。,。,计划,既,既有,指,指导,性,性，,也,也有,可,可变,性,性。,20,做计,划,划的,工,工具,甘,甘特,图,图,第一周,第二周,第三周,第四周,第五周,第六周,第七周,第八周,工作1,工作2,工作3,工作4,工作5,工作6,工作7,21,每日,工,工作,清,清单,列出,工,工作,任,任务,清,清单,估计,每,每项,工,工作,所,所需,时,时间,、,、预,留,留机,动,动时,间,间给,意,意外,事,事件,根据,轻,轻重,缓,缓急,排,排序,，,，决,定,定删,减,减或,授,授权,为第,二,二天,作,作计,划,划、,准,准备,22,根据,轻,轻重,缓,缓急,排,排列,优,优先,顺,顺序,把你,的,的工,作,作分,成,成三,类,类：A:必,须,须做,的,的；B:,应,应该,做,做的,；,；C:如,果,果做,了,了，,会,会很,好,好,这些,工,工作,从,从哪,里,里来,的,的？,谁,谁分,派,派给,你,你的,？,？是,否,否和,他,他讨,论,论工,作,作的,重,重要,性,性和,时,时限,？,？,如果,不,不做,这,这项,工,工作,，,，结,果,果会,怎,怎样,？,？,可不,可,可以,授,授权,给,给其,他,他人,做,做？,有没,有,有类,似,似的,工,工作,可,可以,合,合并,同,同类,项,项？,何时,是,是我,的,的黄,金,金时,间,间？,运用,“,“六,点,点”,工,工作,制,制,23,做正,确,确的,事,事，,而,而非,正,正确,地,地做,事,事!,我之,所,所以,能,能够,完,完成,那,那么,多,多艰,巨,巨的,工,工作,，,，,是因,为,为我,每,每次,集,集中,精,精力,只,只做,好,好一,件,件事,情,情。,杰,杰克,韦,韦,尔,尔奇,做正,确,确的,事,事,24,今日,事,事、,今,今日,毕,毕,假如,今,今天,是,是我,生,生命,中,中的,最,最后,一,一天,今天,就,就是,最,最后,一,一天,，,，永,远,远不,要,要等,待,待明,天,天，,因为,没,没有,人,人知,道,道明,天,天会,是,是什,么,么样,子,子,今,天,天,的,的,每,每,一,一,分,分,钟,钟,都,都,胜,胜,过,过,明,明,天,天,的,的,一,一,小,小,时,时,25,时,间,间,强,强,盗,盗,有,形,形,的,的,时,时,间,间,强,强,盗,盗,电,话,话,干,干,扰,扰,不,速,速,之,之,客,客,用,人,人,不,不,当,当,社,交,交,闲,闲,谈,谈,权,责,责,混,混,淆,淆,沟,通,通,不,不,良,良,进,度,度,失,失,控,控,资料不全,会议耽搁,文件复杂,工作搁置,无形的时,间,间强盗,危机应付,计划欠妥,贪求过多,事必躬亲,条理不清,欠缺自律,无力拒绝,做事拖延,26,浪费时间,的,的主观原,因,因,缺乏明确,的,的目标,拖延,不会说“,不,不”,不会授权,没有计划,不必要的,完,完美主义,行动缓慢,懒惰,心态消极,缺乏条理,与,与整洁,27,浪费时间,的,的客观原,因,因,突然的来,访,访者,电话,垃圾邮件,等待,没有结果,的,的会议,没有实际,意,意义的报,告,告,授权给没,有,有责任心,的,的人,28,更好地利,用,用等待时,间,间,如何在这,种,种情况下,更,更好地利,用,用时间：,1.在,飞,飞机或火,车,车上？,2.在,公,公共汽车,或,或（出租,）,）车上？,3.等,着,着与某人,开,开会？,4.在机,场,场/火车,站,站？,5.,在,在,等,等待,时,时？,29,缩短,电,电话,时,时间,如果,你,你没,有,有兴,趣,趣与,来,来电,人,人谈,话,话,你,你可,以,以说,一开,始,始就,告,告知,来,来电,人,人你,正,正要,离,离开,并,只,只有,一,一分,钟,钟可,以,以谈,话,话,如果,你,你接,到,到电,话,话的,时,时候,很,很忙,但,你,你确,实,实想,回,回电,话,话,你,你可,以,以说,30,拖延,的,的原,因,因,你发,现,现某,些,些工,作,作很,无,无聊,或,或没,有,有兴,趣,趣,工作,没,没有,头,头绪,，,，复,杂,杂或,很,很难,处,处理,没有,完,完成,工,工作,的,的期,限,限,看不,到,到做,某,某件,工,工作,的,的现,时,时利,益,益,你不想做改,变,变或只想维,持,持现状,你有什么重,要,要的工作或,私,私事拖延至,今,今还,没有做?为,什,什么?,31,处理拖延秘,诀,诀,这些工作是,你,你必须亲力,亲,亲为还是可,以,以授权给他,人,人来做的？,与你的同事,沟,沟通，看他,们,们是否可以,帮,帮助你分担,工,工作,给每个工作,设,设立完成日,期,期并按时完,成,成,建立奖励制,度,度,先做起来再,说,说！不要抱,怨,怨,32,处理干扰的,秘,秘诀,及时告诉你,的,的同事有很,重,重要的事情,处,处理,鼓励那个打,扰,扰你的人尽,快,快说出来,如果你的工,作,作不一定需,要,要办公桌和,电,电脑,，,可以找一个,安,安静的地方,受到干扰时,总,总是问自己,这,这是不是第,一,一象限的事,紧,急并重要,，,如果不是,，,就可以等一,等,等,33,为什么说“,不,不”如此困,难,难,说“是”,比,比较快，因,为,为人们会接,受,受,说“不”,的,的时候，感,觉,觉自责,对方的职位,比,比你高，你,不,不得不说“,是,是”,34,你有权说“不”,你有权力说“不”而不感到自责,想说“不”却说成“是”,可,可能会降低你的,自,自尊,如果你总是说是,，,，而忽略了自己,的,的需求，那么人,们,们就会失去对你,的,的尊敬,现在说“不”,好过将来,让,让人失望,承担太多的事情,可,可能会降低你的,工,工作标准,对他人来讲，得,到,到“不”的回答并不是,件,件很大的事，,他们甚至预想到,你,你的答案是“不”，因为这个,要,要求本身就是不,合,合理的。,35,什么时候可以说,“,“不”,当你觉得再接受,新,新的工作，会影,响,响工作质量时，,因,因为你会超负荷,当有人要求你做,的,的工作是与你或,你,你的部门完全无,关,关的,如果有人要求你,