有效时间管理培训课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2010-11-9,#,培训课件,主讲人,:,郭雅玲,日期,：,2010,年,3,月,26,日,时 间 管 理,Time Management,主 讲 内 容,时间管理测试,时间管理理论及概念,时间管理,十一条金,律,时间,管理的运用及案例,时间管理的十种方法,Time Management,Time Management,“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从茫然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又从遮掩着的手边过去，,”。,朱自清的一篇,匆匆,引起了多少人的共鸣。面对时间，有的人怨天尤人，老是抱怨时间对他不公平；有的人却能轻松驾驭时间，取得事业上的成功，实现自己的人生价值。,同样是每天,24,小时，为什么有的人安排得井然有序，从容自如；而有的人从早忙到晚，废寝忘食，却依然有忙不完的工作？为什么有的企业成功？有的企业失败？究其是什么原因，效率不同是其中的一个重要因素，而效率的背后却是时间利用的差异，也就是时间管理的效能。,此次培训力求提供一些实用的策略和战术，提供一些简明扼要的时间管理方法，以供大家更加合理的安排时间，有效地利用时间，提升部门的竞争力。,时间管理测试,请问,，如果每天都有,86400,元进入你的银行,户头，而,你必须当天用光，你会如何运用这笔钱,？,天下,真有这样的好事吗,？,是的，你真的有这样一个户头，那就是,时间,，“时间就是金钱”,。每天每一个人都会有新的,86400,秒进帐。那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？,首先，让我们来做一个关于时间管理的测试。,下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。,计分方式为：选择,“,从不,”,为,0,分，选择,“,有时,”,记,1,分，选择,“,经常,”,记,2,分，选择,“,总是,”,记,3,分。,1,、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。,2,、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。,3,、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。,4,、我尽量一次性处理完毕每份文件。,5,、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。,6,、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。,7,、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。,8,、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件,9,、当其他人想占用我时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说,“,不,”,。,结论,：,012,分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。,1317,分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。,1822,分：你的时间管理状况良好。,2327,分：你是值得学习的时间管理典范,。,了解了自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。浪费时间的原因有主观和客观两大方面，而根源是主观原因，例如：做事目标不明确；缺乏优先顺序，抓不住重点；做事有头无尾；没有条理，不简洁，简单的事情复杂化；事必躬亲，不懂得授权；不会拒绝别人的请求等,打扰是第一时间大盗,日本专业的统计数据指出：,“,人们一般每,8,分钟会收到,1,次打扰，每小时大约,7,次，或者说每天,50-60,次。平均每次打扰大约是,5,分钟，总共每天大约,4,小时，也就是约,50%,的工作时间（按每日工作,8,小时计），其中,80%,（约,3,小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需要,3,分钟，总共每天大约就是,2.5,小时。根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为,5.5,小时，按,8,小时工作制算，这占了工作时间的,68.7%,。可见，打扰是第一时间大盗。,做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。,一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花,1,个半小时，每周要花,7,个半小时。每天自学,1,小时，,7,小时一周，,365,小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，,35,年就可以成为专家。,数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊？我们不妨留意一下，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。,下面，让我们学习一下如何管理时间，掌握一些时间管理的方法和理念。,那么，什么是时间管理呢？,时间管理的理论及概念,“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”,“人生有涯,”,，将时间管理与人的生命相提并论。,孔老夫：“逝者如斯夫，不舍昼夜！”,彼德德鲁克,说：,“,时间是最高贵而有限的资源。”,时间管理是有效的运用时间，降低变动性。,时间管理的目的：决定该做些什么；决定什么事情不应该做。,时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,时间管理理论,有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。,第一代的理论着重利用,便条与备忘录,，在忙碌中调配时间与精力。,第二代强调,行事历与日程表,，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。,第三代是目前正流行、讲求,优先顺序,的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。,这种,做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。,现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于它根本否定,“,时间管理,”,这个名词，主张关键不在于时间管理而在于,个人管理,。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。,所谓时间管理，,是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。,时间管理十一条金律,金律一,:,要和你的价值观相吻合,你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要最有价值的事。,金律二,:,设立明确的目标,成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标,;,金律三,:,改变你的想法,当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。,金律四,:,遵循,20,比,80,定律,生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。,金律五,:,安排,“,不被干扰,”,时间,每天至少要有半小时到一小时的,“,不被干扰,”,时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你,3,天工作的效率还要好。,金律六,:,严格规定完成期限,巴金森在其所著的,巴金森法则,(Parkinsons Law),中，写下这段话,:“,你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。,”,如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。,金律七,:,做好时间日志,把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和,记账,是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。,金律八,:,理解时间大于金钱,用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了,40,年时间成功，你跟,10,个这样的人交往，你不是就浓缩了,400,年的经验,?,金律九,:,学会列清单,把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的,list,时，也会产生紧迫感。,金律十,:,同一类的事情最好一次把它做完,假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。,金律十一,:,每,1,分钟每,1,秒做最有效率的事情,你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。,时间管理的运用及案例,运用“坐标法”进行时间管理,一个人在同一时间处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难，因此管理者应把时间花在重要的、必须做的任务上，而不是那些并非必须要做的事情之上。,如果以“轻,重”为横坐标，“缓,急”为纵坐标，我们可以建立一个时间管理坐标体系,(,见图,),把各项事务放入这个坐标体系,!,大致可以分为四个类别,:,重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。,我们通常会把紧急的事情放在第一位，这不是管理时间的有效办法。在最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”。长期处于高压力的工作状态下，经常忙于收拾残局和处理危机，这很容易使人精疲力竭，长此以往，既不利于个人也不利于工作。,这样一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些事往往有着更深远的影响。将大部分时间花在“重要而不紧急”的事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免在事情变得紧急后才疲于应付。,根据重要性和紧迫性，我们可以将所有的事件分成,4,类（即建立一个二维四象限的指标体系）：,第一象限,“,重要紧迫,”,的事件。,处理危机、完成有期限压力的工作等。例如：救火、抢险等必须立刻做,第二象限,“,重要但不紧迫,”,的事件 。,防患于未然的改善、建立,人际关系,网络、发展新机会、长期工作规划、有效的休闲。比如学习、做计划、与人谈心、体检等）,只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。,第四象限,“,不重要但紧迫,”,的事件。,不速之客、某些电话、会议、信件。比如有人因为打麻将,“,三缺一,”,而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）,只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把,“,紧急,”,当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。,第三象限,“,不重要且不紧迫,”,的事件，者是,“,浪费时间,”,的事件,阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。,比如娱乐、消遣等事情,有闲工夫再说。,时间管理的运用及案例,卡耐基时间管理,美国,有一个非常有名的企业家叫卡耐基，他是一个大企业家，也是一个大慈善家，还是一个演说家，经常有人请他去演讲成功的秘诀，非常忙，所以，他最大的遗憾就是时间不够用。,因此,，他悬赏,10,万美金，看谁能够找出一个方法让他的时间够用，他愿意付给那个人,10,万美金（那个时候的,10,万美金等于现在的,500,万美金）。,于是,信件如雪片般飞来，他请了十几个助理，按照他的要求去筛选，筛选出符合他原则的，才交给他看。他从这其中看到一个方法，于是他就照着去做，一做之下果然有效，从此时间够用。他也依照自己的承诺，付给那个提供方法的人,10,万美金,。,实际上那个人给卡耐基提供的方法很简单，共分三步：,第一,，把事情依轻重缓急，按照优先顺序排列；,第二,，衡量自己的能力和努力，确定自己是有能力没努力，还是很努力但是没能力。依此估计自己一天可以完成几件事；,第三,，根据自己的能力和努力，知道一天可以完成哪几件事，然后按照优先顺序表上最前面的那几件事，全力以赴，专心做好，其他的事暂时不要去管。,实际上,，人们不是真的事情多，而是因为