第八章档案的整理与保管

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第八章,档案的,整,整理与,保,保管,教学规,划,划,教学目,的,的,1、了,解,解档案,整,整理的,流,流程与,方,方法,2、学,会,会档案,保,保管,教学重,点,点,1、档,案,案的整,理,理,2、档,案,案的保,管,管,教学难,点,点：,档案的,整,整理,教学方,法,法：,采用讲,授,授式,教学手,段,段：,多媒体,课时安,排,排：8,课时,教学内,容,容,第一节,档,档,案,案的整,理,理,第二节,档,档,案,案的保,管,管,一、档,案,案的整,理,理,档案的,整,整理就,是,是按照,一,一定的,原,原则对,档,档案实,体,体进行,系,系统分,类,类、组,合,合、排,列,列、编,号,号和基,本,本编目,，,，使之,有,有序化,的,的过程,。,。,（一）,档,档案整,理,理工作,的,的内容,1、对,文,文件进,行,行整理,归,归档（,文书或,业,业务部,门,门,）,归档文,件,件整理,归档文,件,件系统,整,整理方,法,法,2、对,档,档案进,行,行整理,：,：对文,书,书或各,业,业务部,门,门移交,的,的档案,进,进行排,列,列、编,目,目，使,之,之进一,步,步条理,化,化，以,符,符合档,案,案管理,的,的需要,；,；（,档案室,）,3、全宗的,划,划分和排列,。,。,（档案馆）,（二）档案,整,整理工作的,原,原则,1、保持档,案,案之间的历,史,史联系；,1）来源2）时间3）内,容,容 4）,形,形式,2、充分利,用,用原有的整,理,理基础；,3、便于保,管,管和利用。,在实际工作,中,中，对制成,材,材料、机密,等,等级和保存,价,价值不同的,档,档案，应分,别,别整理、专,门,门保管，充,分,分考虑便于,保,保管和利用,。,。,（三,）,）档,案,案整,理,理流,程,程与,方,方法,1、,档,档案,分,分类,1）,编,编制,档,档案,分,分类,方,方案,（,（档,案,案分,类,类大,纲,纲）,，,，建,立,立全,宗,宗内,档,档案,分,分类,体,体系,；,；,2）,全,全宗,内,内档,案,案分,类,类,按,时,时间,：,：年,度,度分,类,类法,运用,年,年度,分,分析,法,法应,注,注意,的,的事,项,项,按,来,来源,：,：组,织,织机,构,构分,类,类法,、,、作,者,者分,类,类法,、,、通,讯,讯者,分,分类,法,法。,按,内,内容,：,：问,题,题分,类,类法,、,、实,物,物分,类,类法,、,、地,理,理分,类,类法,。,。,常,用,用的,是,是按,年,年度,、,、组,织,织机,构,构、,问,问题,分,分类,三,三种,。,。,按档,案,案保,管,管期,限,限分,类,类,2、,档,档案,的,的排,架,架（,排,排列,）,）,档案,排,排架,就,就是,将,将档,案,案按,一,一定,的,的次,序,序进,行,行排,列,列。,全宗,内,内档,案,案排,列,列,归档,文,文件,的,的排,列,列与,编,编号,（温,故,故）,同一,事,事由,：,：按,时,时间,先,先后,顺,顺序,；,；,不同,事,事由,：,：按,办,办结,时,时间,的,的先,后,后顺,序,序；,按事,由,由的,重,重要,程,程度,；,；,按共,同,同属,性,性分,别,别集,中,中排,列,列：,作,作者-时,间,间；,地,地区-时,间,间,案盒,的,的排,列,列与,编,编号,案盒,排,排列,就,就是,将,将各,档,档案,盒,盒按,一,一定,的,的顺,序,序排,放,放，,并,并将,这,这种,顺,顺序,固,固定,下,下来,。,。,档案,盒,盒排,列,列方,法,法,保管,期,期限-时,间,间顺,序,序排,列,列,保管,期,期限-重,要,要程,度,度排,列,列,（组,织,织机,构,构分,类,类法,下,下的,类,类别,顺,顺序,排,排列P200,）,）,编号,：,：统,编,编大,流,流水,号,号；,分,分编,：,：按,类,类别,（,（年,度,度、,保,保管,期,期限,）,）从1号,开,开始,分,分编,。,。,全宗,内,内档,案,案排,列,列,一般,按,按进,馆,馆顺,序,序进,行,行,3,、,、,（,（,文,文,件,件,与,与,）,）,案,案,盒,盒,目,目,录,录,编,编,制,制,1,）,）,案,案,盒,盒,目,目,录,录,的,的,作,作,用,用,（,（,“,“,财,财,产,产,总,总,账,账,”,”,）,）,固定全,宗,宗内档,案,案分类,体,体系和,案,案盒的,排,排列次,序,序，体,现,现档案,整,整理的,结,结果；,反映案,盒,盒的内,容,容和成,分,分，可,作,作为基,本,本的检,索,索工作,，,，并为,编,编制专,门,门检索,工,工具或,计,计算机,检,检索提,供,供条件,；,；,是档案,登,登记的,基,基本形,式,式，为,档,档案的,统,统计、,检,检查、,清,清点打,下,下基础,。,。,2）案,盒,盒目录,的,的编制,案盒目,录,录由封,面,面、序,言,言、目,次,次、案,盒,盒目录,表,表和备,考,考表五,部,部分组,成,成。其,中,中封面,的,的案盒,目,目录表,是,是主体,部,部分。,封面：,全,全宗号,、,、目录,号,号、目,录,录名称,、,、编制,单,单位、,编,编制时,间,间、密,级,级、保,管,管期限,等,等。,案盒目,录,录表：,案,案盒号,、,、年度,、,、保管,期,期限、,件,件数、,页,页数、,备,备注等,项,项。,（见P205,）,）,4、编,制,制档号,档号是,档,档案馆(档案,室,室)在,整,整理和,管,管理档,案,案过程,中,中,对,档,档案的,编,编号.,档号的,三,三种结,构,构：,全宗号-案盒,目,目录号-案盒,号,号-件,、,、页（,张,张号）,盒,盒内文,件,件所在,页,页号或,件,件号,全宗号-类别,号,号-案,盒,盒号-,件,件、页,（,（张号,）,）,全宗号-项目,号,号-案,盒,盒号-,件,件、页,（,（张号,）,）,档号具,有,有唯一,性,性，以,上,上各要,素,素不能,重,重复编,号,号。,档案整,理,理图示,（,（档案,室,室）,编制档,案,案分类,方,方案,进行档,案,案分类,档案盒,排,排列与,编,编号,档号编,制,制,案盒目,录,录编制,二、档,案,案的保,管,管,档案保,管,管是指,对,对已整,理,理好并,排,排架入,库,库的档,案,案进行,日,日常维,护,护与保,护,护的工,作,作。档,案,案保管,工,工作的,两,两个基,本,本任务,：,：,1、维护档,案,案的秩序，,不,不散不乱,便于利用,2、保护档,案,案的实体，,不,不丢不毁,价值保存,（一）档案,保,保管的重要,性,性,1、决定着,档,档案寿命的,长,长短,（决定着档,案,案价值的大,小,小）,2、决定着,档,档案事业的,兴,兴衰,（二）档案,保,保管的物质,条,条件,1、档案库,房,房,基本要求：,专,专用；坚固,（,（必须考虑,承,承重量）；,不能建在低,洼,洼处、不能,是,是木质结构,；,；,远离水源、,火,火源、污染,源,源（空气清,洁,洁、通风好,；,；不宜设在,顶,顶层或底层,，,，以防潮、,防,防雨和高温,；,；不宜靠近,锅,锅炉房或盥,洗,洗室） ；,门窗封闭,性,性能好（,门,门窗应少,而,而小，以,保,保持良好,的,的封闭性,能,能）,2、资料,库,库,有条件的,档,档案馆（,室,室）应设,有,有资料库,，,，收集和,保,保存与档,案,案有关的,图,图书资料,，,，以补充,档,档案充分,提,提供利用,的,的需要。,1）档案,箱,箱,便于移动,，,，防尘、,防,防火、防,盗,盗；造价,高,高、存取,不,不便、占,用,用面积大,。,。不适合,档,档案库房,空,空间不大,的,的单位。,3、档案,装,装具,2）档案,柜,柜,密封性能,好,好,存取方便,3）档案,架,架,防火、防,尘,尘,节省库房,空,空间,档案盒的,外,外形尺寸,为,为：310mm220mm（长,宽,宽），厚,度,度分别为20mm,、,、30mm、40mm三种,。,。,案盒和其,他,他包装纸,应,应采用无,酸,酸纸制作,。,。,4、档案,盒,盒,技术设备,是,是指那些,具,具有“固,定,定资产”,性,性质的机,械,械、仪器,、,、仪表、,器,器具等设,备,备。如空,调,调、去湿,机,机、加湿,器,器、温湿,度,度测量及,控,控制设备,、,、报警器,、,、灭火器,、,、电脑、,复,复印机、,装,装订机、,缩,缩微拍照,及,及缩微品,阅,阅读复制,设,设备、通,信,信及闭路,电,电视监控,设,设备、消,毒,毒灭菌设,备,备、运送,档,档案的工,具,具等。,5、技术,设,设备,（三）档,案,案的库房,管,管理,没有硝烟,的,的战争,新家档,案,案库房,没有销烟,的,的战争.doc,1、进出,库,库制度和,“,“八防”,措,措施,进出库制,度,度,一般只允,许,许工作人,员,员在工作,时,时间内进,入,入；,非档案工,作,作人员原,则,则上不准,进,进入库房,；,；,档案工作,人,人员在库,房,房内不允,许,许从事与,管,管理工作,无,无关的活,动,动，禁止,吸,吸烟、喝,水,水、吃东,西,西等；,离,开,开,库,库,房,房,时,时,，,，,必,必,须,须,关,关,灯,灯,、,、,断,断,电,电,、,、,关,关,好,好,窗,窗,户,户,、,、,锁,锁,好,好,房,房,门,门,。,。,“,八,八,防,防,”,”,措,措,施,施,防,火,火,：,：,消,消,防,防,器,器,材,材,、,、,消,消,除,除,一,一,切,切,可,可,能,能,的,的,隐,隐,患,患,防,盗,盗,：,：,门,门,窗,窗,坚,坚,固,固,、,、,防,防,盗,盗,报,报,警,警,装,装,置,置,防,水,水,：,：,远,远,离,离,水,水,源,源,、,、,有,有,利,利,于,于,防,防,洪,洪,防,潮,潮,：,：,温,温,度,度,监,监,测,测,防,霉,霉,：,：,防,防,霉,霉,药,药,品,品,、,、,通,通,风,风,防,虫,虫,：,：,灭,灭,菌,菌,消,消,毒,毒,、,、,防,防,虫,虫,药,药,品,品,防尘：密封,性,性、清洁卫,生,生,防光：无窗,或,或小窗、磨,砂,砂或带花纹,的,的或有色的,玻,玻璃、窗帘,、,、白炽灯,2、库房的,温,温湿度控制,库房内的温,湿,湿度是直接,影,影响档案自,然,然寿命的环,境,境因素，管,理,理人员需每,天,天测量并记,录,录库房温湿,度,度的情况，,确,确保其在一,个,个适宜范围,。,。,适宜的温湿,度,度 温度,：,：14至20之间,；,；,相对湿度：50%至65%之间。,控制和调节,温,温湿度的方,法,法,对库房进行,严,严格封闭；,使用增温、,增,增湿或降温,、,、减湿等机,械,械设备；,通风；,其他措施：,如,如放置水盆,、,、挂置湿纱,巾,巾以增湿；,放,放置木炭、,生,生石灰等降,湿,湿。,3、库房编,号,号与装具排,列,列,4、档案存,放,放位置索引,和,和档案代理,卡,卡,（P209,）,）,5、,全,全宗,盒,盒,在档案,管,管理过,程,程中形,成,成的对,全,全宗状,况,况及历,史,史有原,始,始记录,意,意义的,文,文字、,图,图表等,材,材料均,应,应归入,全,全宗盒,中,中。,全宗盒,应,应单独,保,保存管,理,理，全,宗,宗移交,时,时，全,宗,宗盒也,必,必须随,同,同移交,。,。,我们的,舞,舞台:,一,一分钟,教,教师,人或生,而,而知之,，,，或学,而,而知之,，,，或困,而,而知之,。,。,请说出,你,你任何,途,途径下,的,的得知,，,，时间,：,：15分钟,。,。,主题参,考,考：,教你一,招,招儿：,秘,秘书生,活,活锦,囊妙计,（,（学习,与,与工作,）,）,思悟行,：,：职场,启,启示、,生,生活启,示,示,其他:,你,你想分,享,享的,实训任,务,务,请各小,组,组到学,校,校图书,馆,馆收集,相,相关信,息,息，完,成,成下列,问,问题，,并,并以小,组,组为单,位,位进行,提,提交。,1、我,校,校图书,馆,馆的图,书,书是如,何,何整理,上,上架的,（,（分类,、,、编号,）,）？以,此,此为依,据,据比较,图,图书整,理,理与档,案,案整理,方,方法的,异,异同。,2、例,举,举我校,图,图书馆,提,提供的,所,所有图,书,书检索,工,工具？,运用年,度,度分析,法,法应注,意,意的事,项,项,1、文,件,件有多,个,个时间,特,特征，,如,如成文,日,日期、,签,签发日,期,期、批,准,准日期,、,、发文,和,和收文,日,日期，,分,分类时,以,以哪个,为,为准？,分类时,一,一般以,文,文件签,发,发日期,为,为准。,2、跨,年,年度形,成,成的文,件,件，通,常,常归入,办,办结年,度,度。,3、多,份,份文件,装,装订为,一,一件时,，,，以装,订,订时排,在,在前面,的,的文件,的,的日期,为,为准。,4、实,行,行专业,年,年度的,文,文件。,5、没,有,有具体,时,时间的,考,考评准,确,确时间,。,。,归档文,件,件整理,1、编,制,制分类,方,方案类,目,目,分类,2、,初步整,理,理,（平时,整,整理：,随,随收随,归,归）,3、,系统整,理,理,逐步建,立,立完善,、,、规范,的,的文档,整,整理制,度,度,归档文,件,件系统,整,整理方,法,法,装,订,订,分,类,类,排,列,列,编,号,号,装,盒,盒,编,目,目,演讲完,毕,毕，谢,谢,谢观看,！,！,