现代企业档案管理培训PPT

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,中国人民,大,大学信息,资,资源管理,学,学院 宫,晓,晓东,E-mail:zuishig,企业文档,管,管理的问,题,题与对策,深圳,海油,文档工作,培,培训专用,目录,企业文件,的,的形成与,处,处理,企业文档,管,管理的基,本,本概念,建立正确,的,的企业档,案,案意识,企业文档,管,管理的基,本,本体制,企业文档,的,的区分与,类,类集,企业文档,管,管理实务,企业文档,管,管理的自,动,动化,企业公文,的,的写作与,处,处理,一、基本,概,概念,（一）文,件,件的概念,、,、特点、,作,作用。,1、文件,的,的概念,文件是人,类,类以文字,符,符号的形,式,式记录和,传,传达某种,意,意图或活,动,动情况,的,的,具,具有特定,体,体式的信,息,息材料。,公文即公,务,务文件，,是,是指机关,或,或以公职,身,身份的个,人,人在公务,活,活动中形,成,成和处理,的,的文件。,（,（在这里,，,，我们所,指,指的文件,即,即公文）,2、文件,的,的特点,第一，文,件,件有法定,的,的作者。,第二，文,件,件有法定,的,的权威。,第三，文,件,件有特定,的,的体式。,第四，文,件,件有特定,的,的处理程,序,序。,3、文件,的,的作用,第一，信,息,息的记录,；,；,第二，信,息,息的传播,；,；,第三，信,息,息的存贮,。,。,（二）文,件,件的划分,与,与文种,发,发文,1、文件,的,的划分,收,收文,来源和去,向,向,内,内,部,部文件,上行文,行文关系,下,下行,文,文,法,法,规,规性文件,文件,平,平行,文,文,指,指,导,导性文件,通报性文,件,件,性质、作,用,用,记,记录,性,性文件,保密文件,保密要求,非密级文,件,件,时限文件,时限要求,非时限文,件,件,一、基本,概,概念,2、基本,文,文种,（1）指,导,导性文件,：,：,决定、决,议,议、计划,、,、规划等,。,。,（2）规,章,章性文件,：,：,条例、规,定,定、规则,、,、办法、,章,章程等。,（3）公,布,布性文件,：,：,公告、通,告,告、布告,、,、启事、,通,通报、通,知,知、简报,等,等。,（4）请,示,示批复性,文,文件：,请示、批,复,复、指示,等,等。,（5）函,类,类文件：,公函等。,（6）报,告,告类文件,：,：,专题性报,告,告、综合,性,性报告等,。,。,（7）会,议,议类文件,：,：,开幕词、,讲,讲话稿、,会,会议总结,、,、闭幕词,、,、会议记,录,录,会议纪要,、,、会议议,程,程等。,（8）合,同,同类文件,：,：,合同书、,协,协议书等,。,。,（9）财,务,务类文件,：,：,台帐、报,表,表、凭证,等,等。,二、文件,的,的写作,（一）文,件,件写作的,基,基本要求,1、观点,正,正确,2、切合,实,实际,（1）明,确,确发文目,的,的。 （2）掌握,本,本单位的,具,具体情况,。,。（3）,严,严格核实,材,材料。,3、正确,使,使用语言,文,文字,（1）用,词,词要准确。（2）语,言,言要简练,。,。 （3,）,）语气要,适,适当。,（,（4）避,免,免完全口,语,语化。,4、讲求,时,时效,5、符合,体,体式要求,6、注意,正,正确选择,文,文字的字,迹,迹材料和,书,书写材料,（二）文,件,件写作的,基,基本步骤,1、了解,发,发文背景,，,，明确发,文,文目的,具体内容,包,包括：,（1）,发,发,文,文对象,（2）,发,发,文,文范围,（3）,文,文,种,种选用,（4）,提,提,炼,炼主题,（5）,对,对,收,收文机关,的,的具体要,求,求,2、调查,研,研究，收,集,集材料,3、拟写,提,提纲,4、撰写,正,正文,（1）,突,突,出,出文件的,主,主题：拟,好,好标题、,写,写好导语,、,、在内容,的,的布局安,排,排和文字,的,的表述上,突,突出文件,的,的主题,（2）,处,处,理,理好观点,与,与材料的,关,关系,（3）,有,有,关,关事项要,交,交代清楚,：,：人物、,时,时间、事,件,件、会议,的,的名称、,地,地点、所,引,引用的文,件,件的名称,等,等。,5、检查,与,与修改,（三）主,要,要文种的,写,写作要点,1、决定,与,与决议,决定与决,议,议是领导,机,机关在工,作,作中对某,些,些问题、,行,行为、事,项,项所作出,的,的重要决,策,策，一般,都,都是带有,领,领导性、,法,法规性的,文,文件。,2、规章,类,类文件,条例、规,则,则、规定,、,、办法、,规,规章等都,是,是为了在,工,工作或社,会,会活动中,建,建立正常,的,的秩序而,颁,颁发的规,章,章类文件,。,。,此类文件,一,一般具有,四,四个基本,部,部分：标,题,题、导语,、,、具体条,款,款、附则。,3、公布,性,性文件,公布性文,件,件是宣布,某,某个事项,、,、规定，,告,告知收文,者,者某些需,要,要了解的,事,事宜或应,当,当周知的,要,要求时所,使,使用的一,类,类文件。,包,包括：公,告,告、通告,、,、布告、,启,启示、通,报,报、通知,、,、简报等,具,具体文种,。,。公布性,文,文件结构,比,比较灵活。,公布性文,件,件的正文,一,一般由三,个,个部分组,成,成：一是,导,导语，用,于,于阐述发,文,文的根据,、,、目的等,；,；二是事,由,由，即文,件,件要宣布,的,的具体内,容,容；三是,结,结尾，用,于,于说明相,关,关事项。,由于公布,性,性文件常,常,常以报刊,、,、张贴等,形,形式与公,众,众直接见,面,面，,因此这类,文,文件的语,言,言要通俗,，,，句子宜,短,短不宜长,，,，使其易,读、易懂,、,、易记。,公布性文,件,件写作的,具,具体要求,：,：,（1）公,告,告。公告,一,一般是较,高,高级别的,政,政府或机,关,关所使用,的,的文种。,要,要求语言,庄,庄重，行,文,文简练。,不,不做细节,性,性的叙述,和,和解释。,（2）通,告,告。一般,对,对两个方,面,面有明确,的,的限定：,一,一是对公,布,布的范围,有,有所限定,；,；二是其,内,内容必须,限,限定在某,项,项具体的,事,事件范围,内,内。写作,是,是要求针,对,对问题，,结,结合实际,。,。,（3）布,告,告。布告,是,是一种极,为,为普通的,公,公布性文,种,种，使用,的,的范围较,广,广，所公,布,布的内告,事,事项可大,可,可小，对,发,发文机关,的,的级别也,没,没有具体,的,的限定。,为,为了增加,宣,宣传效果,，,，其行文,可,可以活泼,一,一些。,（4）启,事,事。启事,是,是对受文,者,者提出某,种,种具体的,要,要求，并,希,希望得到,回,回音的一,种,种公布性,文,文种。要,求,求对问题,的,的描述要,简,简洁、明,了,了，相关,细,细节一定,要,要交代清,楚,楚。版面,可,可以活泼,一,一些。,（5）通,报,报。一般,用,用于或表,彰,彰或批评,的,的文件种,类,类。要求,语,语言严肃,、,、实事求,是,是，不夸,大,大其词，,所,所通报的,内,内容要交,代,代清楚。,（6）通,知,知。通知,是,是一种成,份,份比较复,杂,杂的文种,，,，既可以,用,用于公布,性,性文件，,也,也可以在,机,机关内部,传,传递；既,可,可以是下,行,行文，也,可,可以是平,行,行文。（,但,但不能用,于,于上行文,）,）对通知,的,的要求类,似,似对布告,的,的要求，,一,一般没有,什,什么限定,。,。各机关,凡,凡属要周,知,知、传递,的,的意向或,事,事宜，均,可,可以使用,这,这一文种,。,。,（7）简,报,报。简报,是,是机关之,间,间专门用,来,来交流情,况,况，反映,问,问题所使,用,用的文种,。,。简报可,以,以作为上,行,行文、下,行,行文、平,行,行文等各,类,类文件的,具,具体形式,。,。根据其,内,内容可以,分,分为综合,简,简报、专,题,题简报、,会,会议简报,等,等。简报,一,一般具有,期,期数，应,连,连续编号,。,。简报不,具,具有法律,法,法规的作,用,用，仅提,供,供参考作,用,用。,4、请示,、,、批复类,文,文件,请示就是,请,请求上级,给,给予指示,、,、批示的,意,意思。一,般,般下级机,关,关在工作,中,中产生了,问,问题，或,遇,遇到不便,自,自行决断,而,而必须请,求,求上级机,关,关予以明,示,示的情况,，,，都采用,请,请示文种,。,。请示的,写,写作须注,意,意：主题,明,明确；理,由,由详尽；,要,要求具体,；,；一文一,事,事。,批复就是,对,对请示的,答,答复。批,复,复的写作,一,一般分为,分,分析和决,断,断两个步,骤,骤。在拟,写,写批复时,，,，要注意,说,说明所针,对,对的请示,文,文号，如,遇,遇请示中,带,带有普遍,性,性的问题,，,，可以将,其,其批复抄,发,发所属单,位,位，以避,免,免下级重,复,复请示。,5、公函,函的结构,类,类似一般,书,书信。但,公,公函要包,括,括：标题,、,、上款（,收,收文机关,的,的名称）,、,、正文、,落,落款（发,文,文机关的,名,名称、日,期,期等）四,个,个部分。,公函的写,作,作一是要,直,直书其事,，,，二是要,注,注意语气,，,，三是用,词,词用语要,正,正规。,6、报告,报告一般,可,可以分为,两,两类：一,类,类是针对,某,某一问题,或,或某项工,作,作所撰写,的,的专题报,告,告，另一,类,类是针对,某,某一阶段,内,内全面工,作,作情况的,综,综合报告,。,。报告的,结,结构可以,分,分为四个,部,部分：对,情,情况的概,括,括性介绍,；,；总结经,验,验和体会,；,；检查工,作,作中的不,足,足及其对,原,原因的分,析,析；对今,后,后工作的,设,设想（结,尾,尾）。,撰写报告,的,的要求是,：,：实事求,是,是、突出,重,重点、归,纳,纳本质（,规,规律）。,7、合同,类,类文件,合同类文,件,件的标题,结,结构是：,双方单位,的,的名称事由合同书（,协,协议书）,合同类文,件,件一般包,括,括两个部,分,分：一是,正,正文，二,是,是签署手,续,续。（必,要,要时要履,行,行公证手,续,续）,撰写时应,注,注意：合,法,法；详尽,；,；严谨。,三、文件,的,的处理,（一）文,件,件处理的程序,1、收文,2、发文,（二）文,件,件处理的,工,工作要点,1、1、,收,收发文登,记,记,2、阅办,：,：分办、,拟,拟办、批,办,办、传阅,、,、承办。,3、发文,：,：,（1）制,文,文：拟稿,、,、核稿、,签,签发。,（2）制,发,发：缮印,、,、校对、钤印、封发、,注,注办、传,递,递。,4、催办,和,和查办,5、保管,与,与利用：,文,文件的积,累,累、文件,的,的清退、,文件的利,用,用。,企业文档,管,管理的基,本,本概念,企业文件,：,：是指在,企,企业的各,项,项活动中,，,，按照一,定,定的程序,和,和要求形,成,成的原始,记,记录。,企业档案,：,：是指在,企,企业各项,活,活动中直,接,接形成并,保,保存备查,的,的企业文,件,件。,企业资料,：,：是企业,为,为参考的,目,目的搜集,、,、购买或,交,交流来的,专,专业标准,、,、期刊杂,志,志、书籍,和,和国际国,内,内的相关,信,信息。,企业文档,的,的基本性,质,质：属于,企,企业重要,的,的信息资,源,源，经过,长,长时期的,积,积累，也,将,将成为企,业,业文化的,重,重要载体,。,。,企业文档,的,的主要作,用,用：依据,作,作用、参,考,考作用、,维,维权工具,作,作用、教,育,育作用。,企业文档,工,工作：是,指,指以有效,地,地保存和,科,科学地管,理,理企业文,档,档，充分,发,发挥企业,文,文档作用,为,为目的的,诸,诸项管理,活,活动的总,称,称。,保管单元,：,：具有有,机,机联系的,、,、价值标,准,准相同、,密,密级标准,相,相同的最,小,小信息组,合,合。主要,形,形式有：,卷,卷、册、,袋,袋、盒、,盘,盘、张、,件,件等。,科技文件,的,的成套性,：,：围绕着,一,一个独立,科,科技项目,的,的进行，,规,规律性地,形,形成了一,系,系列相关,的,的科技文,件,件。它们,之,之间既以,不,不同的工,作,作阶段相,区,区别，又,以,以总体的,科,科技程序,和,和科技内,容,容紧密衔,接,接，构成,了,了一个记,载,载和反映,该,该项科技,生,生产活动,的,的全部过,程,程和成果,的,的文件整,体,体。科技,文,文件的这,种,种性质，,就,就是科技,文,文件的成,套,套性。,科技档案,同,同科技文,件,件、文书,档,档案（文,件,件）、科,技,技资料的,区,区分,1、科技,档,档案与科,技,技文件的,区,区分（关,键,键是时态,、,、作用和,管,管理方式,的,的区分）,2、科技,档,档案与文,书,书档案（,文,文件）的,区,区分（关,键,键是成套,性,性的标准,）,）,3、科技,档,档案与科,技,技资料的,区,区分（关,键,键是内容,与,与本单位,科,科技活动,的,的关系）,建立正确,的,的企业档,案,案意识,意识是人,脑,脑对于客,观,观物质世,界,界的反映,，,，是感觉,、,、思维等,各,各种心理,过,过程的总,和,和。,档案意识,一,一般泛指,人,人们对档,案,案现象的,感,感觉和认,识,识,一、企业,档,档案意识,的,的个性化,1、统治,者,者的档案,意,意识（工,具,具性、资,政,政性）,2、民众,的,的档案意,识,识（利益,性,性、资源,性,性、文化,性,性）,郭沫若,题,题赠档案,馆,馆,前事不忘,后,后事师，,自,自来坟典,萃,萃先知。,犹龙柱下,窥藏史，,呼凤舆前,听诵诗。,国步何由,探,探轨迹，,民,民情从以,识,识端倪。,上林春讯,人,人间满，,剪,剪出红梅,花,花万枝。,二、档案,意,意识的法,治,治化,用法律统,一,一国民的,档,档案意识,用法律的,形,形式承认,并,并保护公,众,众合法的,个,个性化档,案,案意识,用法律维,护,护档案工,作,作者的档,案,案意识,档案意识中,应,应包含档案,依,依法行政的,意,意识,“法治应包,含,含两重意义,：,：已成立的,法,法律获得普,遍,遍的服从，,而,而大家服从,的,的法律又应,该,该本身是制,定,定得良好的,法,法律”,亚,亚里士多德,所谓档案法,治,治，是指在,实,实现“以法,治,治国、建设,社,社会主义法,治,治国家”治,国,国方略的过,程,程中，一切,档,档案事务必,须,须以完善的,法,法律为尺度,和,和准绳，同,时,时必须符合,宪,宪法中的法,治,治原则，在,此,此基础上逐,步,步形成档案,事,事务由法律,主,主治的社会,状,状态。,制度与规范,文件形成管,理,理,管理体制设,计,计,价值鉴定,归档管理,利用与安全,管,管理,实体分类信,息,息分类,企业文档,管理体系,自动化管理,系,系统,企业文档管,理,理的基本体,制,制,两种不同的,管,管理目标,国家馆藏,与,与企业资源,计划经济条,件,件下：,国家档案馆,企业,机关,事业单位,国家规模的,档,档案事业：,国家档案行,政,政管理部门,掌,掌管，所有,组,组织和个人,的,的档案均为,党,党和国家的,财,财富，基层,单,单位的档案,部,部门是国家,档,档案馆的中,转,转站。,个人,市场经济条,件,件下,国家档案馆,企业,机关或组织,事业单位,个人,在市场经济,条,条件和现代,企,企业制度下,，,，企业作为,独,独立的法人,实,实体，生存,与,与发展是其,基,基本目标。,企业文档信,息,息是企业人,力,力、资金、,信,信息三大资,源,源之一。对,于,于文档的管,理,理，必然以,企,企业的基本,任,任务为指针,。,。从资源管,理,理和知识管,理,理的角度来,看,看，企业文,档,档信息工作,应,应当纳入到,企,企业基础管,理,理活动的范,围,围中来，实,现,现规范化、,集,集约化和自,动,动化。企事,业,业单位的档,案,案不属于国,家,家档案馆的,必,必须进馆范,围,围。企业的,档,档案意识、,文,文档工作目,标,标、管理规,范,范、管理方,法,法、管理体,系,系等都面临,着,着改革。,1、集中式,综合档案部,门,门,内部机构,内部机构,内部机构,领导,这种方式起,源,源于80年,代,代后期，在,企,企业升级工,作,作中被认定,为,为最理想的,企,企业文档管,理,理模式。其,优,优点是全部,档,档案资源由,一,一个档案部,门,门掌控，便,于,于安全管理,和,和集中开发,利,利用。不足,之,之处是实体,的,的过于集中,，,，极大地削,弱,弱了文件现,实,实作用的有,效,效发挥，不,能,能很好地为,企,企业高速运,转,转服务。,2、分散式,综合办公部,门,门,文书档案室,（,（员）,财务部门,财会档案室,（,（员）,人事部门,人事档案室,（,（员）,技术档案室,（,（员）,科研生产部,门,门,基本建设部,门,门,设备部门,基建档案室,（,（员）,设备档案室,（,（员）,领导,3、集中与,分,分散结合式,管理、指导,关,关系,信息交流关,系,系,文档管理部,门,门,中间性文件,中,中心,领导,各机构,员工,企业文档的,区,区分与类集,企业档案的,分,分类,企业档案分,类,类是指根据,企,企业档案的,内,内容性质、,形,形成规律及,相,相互联系，,遵,遵循统一的,原,原则和要求,，,，采用科学,、,、适用的方,法,法，对企业,档,档案进行分,门,门别类，从,而,而使库藏的,全,全部档案成,为,为一个条理,化,化的具有一,定,定从属关系,和,和平行关系,的,的库藏系统,。,。(来源原则,、,、三个要求,、,、常用分类,法,法、档号),分类的程序:,设计分类方,案,案,划分全宗,划分大类,划分属类,给定编号,企业档案分,类,类方案,(示意图),一类,二,二类,三,三,类,类,四,四类,其,其他,类,类,ABCD,1234,类列,类系,常用的分类,方,方法:,职能分类,时间分类,作者分类,专题分类,项目分类,型号分类,区域分类,外形分类,职能分类方,法,法适用于一,级,级类目的区,分,分;,其他分类方,法,法则适用于,二,二级以下类,目,目的划分.,针对本公司,特,特点,试作,主,主要类别的,划,划分(见板,书,书),企业文档的,管,管理实务,一、,企业文件的,形,形成、积累,与,与归档,企业文件的,形,形成、积累,与,与归档属于,各,各部门、各,单,单位、各岗,位,位的基本职,责,责,也是企,业,业档案科学,管,管理与有效,利,利用的前提,条,条件. 档,案,案部门有权,对,对这项工作,进,进行监督、,指,指导和检查.主要建立,和,和落实三项,制,制度:,下达任务,设计,实施,总结和后续,工,工作,文件,企业生产活,动,动周期,A,a,b,1,2,3,下行文,上行文,平行文,间接上下行,文,文,1、企业收,发,发文登记制,度,度,2、企业文,件,件积累制度,(针对自身,所,所产生的文,件,件),员工,文件积累袋,档案,文件积累:,人,人人有责,时,时时有活儿,件件登记,年年整理.,3、文件归,档,档制度,归档范围:确定文件,的,的价值,决,定,定文件是否,向,向档案转化.(需要制,作,作),制度核心,归档时间:根据科技,活,活动的特点,确定文件,何,何时归档.,技术保障,归档要求:明确便于,长,长远和安全,地,地保存档案,所,所必要的措,施,施.,技术条件,归档份数:根据归档,文,文件的重要,性,性和载体特,性,性,确定原,件,件与复制件,的,的数量关系.,利用保障,归档手续:明确归档,文,文件的移交,事,事宜.,责任保障,二、企业文,档,档的价值认,定,定,企业所保存,的,的文档资料,由于其作,用,用的范围和,作,作用的程度,不,不同,所以,对,对其价值确,定,定也不能相,同,同.针对本,公,公司的具体,情,情况,建议,从,从以下几个,方,方面入手开,展,展这项工作:,1.不赞同,采,采用三级保,管,管期限制,改,改为:是档,案,案的,一律,长,长期保存;,是,是一般资料,的,的,一律在,保,保存两年后,销,销毁.(有,长,长期参考价,值,值的图书期,刊,刊标准等文,献,献例外),2.是否成,为,为公司的档,案,案,应坚持,以,以下几个标,准,准:A.是,否,否具有法律,依,依据性;B.是否属于,公,公司大事;C.是否具,有,有通用性或,示,示范性;D.是否属于,专,专利.,3.应当将,上,上述标准落,实,实在归档范,围,围上,凡是,列,列入归档范,围,围的文件,均,均作为公司,档,档案处理.,4.公司档,案,案应坚持少,而,而精的原则.,5.不属于,归,归档范围的,文,文件或资料,可以仅保,存,存电子文本,不必保存,纸,纸本.,封面,卷内目录,归档文件,备考表,组织案卷的,要,要领:,1.分析文,件,件之间的最,小,小有机联系,确定卷内,文,文件的数量.,2.将相关,文,文件集中到,卷,卷盒内,重,新,新编页号.(装订或不,装,装订),3.根据要,求,求填写卷内,目,目录、封面,和,和备考表.,三、组织保,管,管单元,常用立卷的,方,方法:,1. 机构,法,法, 即将,每,每个部门所,形,形成的文件,立,立一个案卷.适用于部,门,门文件数量,不,不多的单位.,2. 时间,法,法, 即将,每,每一年的文,件,件立一个案,卷,卷. 1,和,和2经常结,合,合使用,形,成,成机构年,度,度立卷法.,适,适用于,文,文书档案或,管,管理性文件,的,的立卷.,3. 问题,法,法, 即将,有,有关一个问,题,题的文件立,一,一个案卷.,适,适用于部,门,门内文件形,成,成量较大的,单,单位.,4.技术结,构,构法,即将,同,同属于一个,技,技术结构的,文,文件组成一,个,个案卷,适,合,合复杂技术,产,产品的图纸,立,立卷.,5.专业法,即将加工,过,过程中同属,于,于一个专业,的,的文件组成,一,一个案卷,适,适合工艺文,件,件的立卷.,6. 项目,法,法, 即将,同,同属于一个,项,项目的文件,立,立一个案卷. 适用于,小,小型科技项,目,目.,7. 文种,法,法, 即将,同,同一类型的,文,文件立一个,案,案卷.适用,于,于财会文件,和,和标准文件,的,的立卷.,8.单件法,，,，即将每一,份,份文件立一,个,个案卷。适,用,用于文书档,案,案的立卷。,四、企业文,档,档的排放与,库,库位管理,收集入库的,企,企业文档资,料,料,应该按,照,照一定的排,列,列规律统一,进,进行排放.,具,具体方法有,以,以下几种:,1.大流水,排,排放.即按,照,照入库的时,间,间先后顺序,依,依次排放,先,先来先放,后,后来后放.,优,优点是简单,易,易行,避免,了,了空架,倒,架,架的麻烦.,缺,缺点是检索,时,时只能按照,时,时间线索进,行,行查找,不,便,便于精确查,找,找.(在实,现,现计算机辅,助,助管理的前,提,提下,这种,排,排放值得提,倡,倡),2.分类排,放,放.即严格,按,按照企业文,档,档的分类体,系,系进行排放,优点是可,以,以将同一类,乃,乃至同一个,项,项目的文件,排,排放到一起,在排列上,能,能够体现出,文,文件的相互,关,关系,便于,精,精确查找.,缺,缺点是需要,留,留出部分空,余,余的装具,或,或到一定程,度,度后进行倒,架,架.,3.分类流,水,水排放.结,合,合上述两种,排,排放的优点,先将入库,的,的文档资料,划,划分出大类,然后再在,每,每类中按照,时,时间顺序排,放,放.,企业文档的,利,利用,企业文档的,利,利用是企业,文,文档管理的,最,最终目的.,主,主要内容是:,1.,编,编,制,制,出,出,必,必,要,要,的,的,检,检,索,索,工,工,具,具,确,确,保,保,文,文,档,档,信,信,息,息,有,有,存,存,有,有,取,取.,2.,制,制,定,定,必,必,要,要,的,的,利,利,用,用,制,制,度,度,确,确,保,保,被,被,利,利,用,用,文,文,档,档,的,的,安,安,全,全,和,和,有,有,效,效,利,利,用,用.,3.,积,积,极,极,开,开,展,展,文,文,档,档,资,资,料,料,信,信,息,息,的,的,整,整,编,编,工,工,作,作,实,实,现,现,信,信,息,息,的,的,增,增,值,值.,4.,根,根,据,据,企,企,业,业,管,管,理,理,信,信,息,息,化,化,程,程,度,度,的,的,提,提,升,升,适,适,时,时,开,开,展,展,即,即,时,时,监,监,管,管,及,及,时,时,发,发,现,现,信,信,息,息,产,产,生,生,传,传,递,递,和,和,利,利,用,用,中,中,的,的,问,问,题,题,疏,疏,通,通,信,信,息,息,渠,渠,道,道,协,协,调,调,信,信,息,息,资,资,源,源,的,的,配,配,置,置.,在,已,已,经,经,实,实,现,现,办,办,公,公,自,自,动,动,化,化,的,的,条,条,件,件,下,下,文,文,档,档,中,中,心,心,应,应,当,当,采,采,用,用,较,较,为,为,适,适,用,用,的,的,文,文,档,档,管,管,理,理,软,软,件,件,系,系,统,统,促,促,使,使,检,检,索,索,工,工,具,具,的,的,自,自,动,动,生,生,成,成,信,信,息,息,内,内,容,容,的,的,自,自,动,动,组,组,配,配,利,利,用,用,过,过,程,程,的,的,自,自,动,动,监,监,督,督,等,等,功,功,能,能,的,的,实,实,现,现.,鉴,于,于,一,一,个,个,单,单,位,位,文,文,档,档,管,管,理,理,历,历,史,史,遗,遗,留,留,问,问,题,题,的,的,具,具,体,体,情,情,况,况,建,建,议,议:,1.,对,对,于,于,过,过,去,去,已,已,经,经,归,归,档,档,的,的,文,文,件,件,应,应,划,划,定,定,一,一,个,个,具,具,体,体,的,的,时,时,期,期,与,与,新,新,管,管,理,理,标,标,准,准,实,实,施,施,后,后,的,的,归,归,档,档,文,文,件,件,分,分,别,别,采,采,用,用,两,两,种,种,方,方,法,法,进,进,行,行,管,管,理,理.,这,这,样,样,做,做,的,的,目,目,的,的,一,一,是,是,不,不,以,以,今,今,天,天,的,的,认,认,识,识,水,水,平,平,轻,轻,易,易,地,地,替,替,代,代,过,过,去,去,的,的,历,历,史,史,二,二,是,是,不,不,给,给,今,今,后,后,的,的,工,工,作,作,增,增,加,加,过,过,重,重,的,的,负,负,担,担.,2.,对,对,于,于,已,已,经,经,归,归,档,档,的,的,文,文,件,件,如,如,果,果,希,希,望,望,将,将,其,其,管,管,理,理,状,状,况,况,进,进,一,一,步,步,规,规,范,范,化,化,可,可,以,以,考,考,虑,虑,借,借,助,助,社,社,会,会,档,档,案,案,管,管,理,理,服,服,务,务,力,力,量,量,请,请,专,专,业,业,的,的,档,档,案,案,公,公,司,司,派,派,人,人,帮,帮,助,助,整,整,理,理,这,这,样,样,可,可,以,以,在,在,较,较,短,短,时,时,间,间,内,内,以,以,一,一,次,次,性,性,投,投,入,入,实,实,现,现,所,所,有,有,文,文,档,档,资,资,料,料,的,的,规,规,范,范,化,化,管,管,理,理,且,且,不,不,增,增,加,加,企,企,业,业,人,人,力,力,投,投,入,入,确,确,保,保,文,文,档,档,工,工,作,作,人,人,员,员,将,将,主,主,要,要,精,精,力,力,投,投,入,入,到,到,新,新,标,标,准,准,的,的,制,制,定,定,与,与,实,实,施,施,当,当,中,中.,3.,只,只,有,有,将,将,基,基,础,础,数,数,据,据,清,清,理,理,完,完,毕,毕,之,之,后,后,同,同,时,时,将,将,新,新,的,的,管,管,理,理,体,体,制,制,与,与,管,管,理,理,标,标,准,准,制,制,定,定,出,出,来,来,才,才,能,能,进,进,一,一,步,步,实,实,现,现,文,文,档,档,管,管,理,理,的,的,自,自,动,动,化,化,否,否,则,则,容,容,易,易,形,形,成,成,实,实,体,体,状,状,况,况,与,与,管,管,理,理,手,手,段,段,的,的,”,”,两,两,层,层,皮,皮,”,”.,企,业,业,文,文,档,档,管,管,理,理,现,现,代,代,化,化,1,、,、,档,档,案,案,数,数,字,字,化,化,的,的,含,含,义,义,（,（,在,在,计,计,算,算,机,机,系,系,统,统,及,及,其,其,相,相,应,应,程,程,序,序,的,的,环,环,境,境,下,下,生,生,成,成,和,和,控,控,制,制,的,的,归,归,档,档,信,信,息,息,及,及,其,其,管,管,理,理,工,工,作,作,）,）,2,、,、,档,档,案,案,数,数,字,字,化,化,的,的,进,进,程,程,（,（,计,计,算,算,机,机,辅,辅,助,助,管,管,理,理,办,办,公,公,自,自,动,动,化,化,网,网,络,络,化,化,）,）,3,、,、,档,档,案,案,数,数,字,字,化,化,的,的,具,具,体,体,形,形,式,式,（,（,文,文,档,档,一,一,体,体,化,化,管,管,理,理,、,、,数,数,字,字,档,档,案,案,馆,馆,）,）,一,、,、,档,档,案,案,数,数,字,字,化,化,概,概,况,况,二,、,、,数,数,字,字,化,化,环,环,境,境,下,下,档,档,案,案,工,工,作,作,的,的,特,特,点,点,1,、,、e,观,观,念,念,（,（,思,思,想,想,解,解,放,放,、,、,观,观,念,念,更,更,新,新,）,）,2,、,、e,环,环,境,境,（,（,制,制,度,度,更,更,新,新,）,）,3,、,、e,管,管,理,理,（,（,扁,扁,平,平,化,化,管,管,理,理,）,）,4,、,、e,商,商,（,（人,员,员,素,素,质,质,培,培,养,养）,三,、,、,目,目,前,前,存,存,在,在,的,的,问,问,题,题,及,及,其,其,对,对,策,策,1、技术的,复,复杂化与档,案,案管理效率,的,的二律背反,简化实,体,体管理，丰,富,富信息管理,2、资源存,储,储导向的误,区,区国家,导,导向与单位,导,导向的关系,3、如何确,保,保信息的原,始,始性与合法,性,性技术,与,与法律并进,四、企业信,息,息管理系统,的,的建设,系统结构图,系统模型,分布式查询,系,系统原理图,1发出请求,2查询索引,3从分库中,提,提取数据,4汇总返回,系统设计,信息采集,信息管理,开发利用,系统维护,信息采集,馆藏,接收,信息搜寻,立,档,单,位,专,业,信,息,文,件,中,心,纸,质,缩,微,品,视,频,音,频,档,案,征,集,数,字,图,书,馆,其,他,信,息,下,属,部,门,信息管理,信息管理,标,准,化,多,媒,体,标,引,元,数,据,著,录,鉴,定,目,录,管,理,报,表,打,印,信,息,统,计,专,业,信,息,标,准,开发利用,网站信息发,布,布,综合智能查,询,询,信息开发,光盘发布,素,材,编,辑,编,研,文,档,查,询,图,形,图,像,查,询,语,音,查,询,视,频,查,询,虚,拟,演,播,系统维护,基,础,数,据,维,护,权,限,管,理,网,络,安,全,加,密,存,储,数,字,签,名,版,权,保,护,日,志,管,理,数,据,备,份,恢,复,系统维护,注意：,档案工作者,必,必须以介入,电,电子文件管,理,理为转型契,机,机,机构制定的,信,信息政策应,遵,遵循档案工,作,作的各项标,准,准并反映档,案,案管理要求,人们不能再,简,简单地把电,子,子文件看做,是,是一种特殊,的,的载体,档案工作者,的,的知识结构,也,也将日趋多,元,元化，成为,掌,掌握网络、,数,数据处理和,信,信息管理知,识,识的专门人,才,才,档案工作日,益,益转变为非,实,实体的、注,重,重凭证价值,、,、面向利用,者,者的信息服,务,务,感 谢,