掌握Excel基础知识

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,本书章节结构,第,1,章,掌握,Excel,基础知识,第,2,章,输入与管理数据,第,3,章,编辑单元格,第,4,章,编辑工作表,第,5,章,应用公式与函数,第,6,章,数据的浅易分析,第,7,章,使用图表分析数据,第,8,章,使用数据透视表和图分析数据,第,9,章,输出工作表,第,10,章,编辑宏与,VBA,第,11,章,经典实例：管理产品入库情况,第,12,章,经典实例：财务报表处理,第,13,章,经典实例：制作人事资料管理系统,第,14,章,经典实例：管理员工工资,第,15,章,经典实例：流动资产管理,第,16,章,经典实例：筹资决策分析,第,17,章,经典实例：营销决策分析,第,1,章 掌握,Excel,基础知识,1.1,Excel,概述,1.1.1,启动,Excel,1.1.2,熟悉,Excel,的工作界面,1.1.3,退出,Excel,1.2,工作簿的基本操作,1.2.1,新建工作簿,1.2.2,保存工作簿,1.2.3,打开工作簿,1.2.4,修订工作簿,1.2.5,共享工作簿,1.3,管理工作簿窗口,1.3.1,新建工作簿窗口,1.3.2,排列与切换工作簿窗口,1.3.3,隐藏工作簿窗口,1.3.4,拆分窗口,1.4,保护工作簿,1.4.1,保护窗口和结构,1.4.2,设置工作簿密码,1.1,Excel,概述,Excel,是一款功能强大的电子表格制作软件，它可以完成数据输入、计算、分析等多项工作，也可以创建图表，直观地展现数据之间的关系。下面先来学习,Excel,软件的启动和退出方法，熟悉,Excel,的工作界面。,启动,Excel 2010,的方法有很多，主要有以下几种。,在电脑桌面上选择“开始”,|,“所有程序”,|Microsoft Office|Microsoft Excel 2010,命令，启动,Excel 2010,程序，如图,1-1,所示。,在电脑桌面双击,Excel 2010,程序的快捷方式图标快速启动该程序。,通过双击已经存在的,Excel 2010,文档，如图,1-2,所示，也可以启动,Excel 2010,程序。,1.1.1,启动,Excel,图,1-1,选择,Microsoft Excel 2010,命令,图,1-2,双击,Excel,文件启动,Excel,程序,启动,Excel 2010,程序后，默认进入如图,1-3,所示的工作界面，该界面由标题栏、选项卡、组、名称框、编辑栏、工作区、滚动条、工作表标签、状态栏等组成。,1.1.2,熟悉,Excel,的工作界面,图,1-3 Excel 2010,的工作环境,1,标题,栏,标题栏位于窗口顶部，在其中间位置显示了当前打开的,Excel,文件名称。在标题栏左侧是“控制菜单”图标和快速访问工具栏,(,默认情况下包含“保存”、“撤消”、“恢复”三个常用命令按钮,),；在标题栏右侧是“最小化”、“最大化”,(,窗口最大化情况下该按钮变成“还原”按钮,),和“关闭”三个控制按钮。,2,选项卡,选项卡位于标题栏的下方，它将各种命令分门别类地放在不同选项卡及组中，只要单击某选项卡标签，即可切换到该选项卡下，查看其包含的命令按钮。,3,组,为了方便用户快速找到需要的命令按钮，将每个选项卡下的命令按钮再细分成组。,例如，将设置字体格式的命令划分到“开始”选项卡下的“字体”组中，单击其中的按钮，即可对当前选中的字符设置字体格式了。,4,名称框,名称框用于显示选定单元格、图表或图形等对象的名称。,5,编辑栏,编辑栏位于名称框右侧，用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。在编辑栏中可以显示出存储在活动单元格中的常量值或公式。,6,工作区,工作区位于编辑栏下方，它被很多横线和竖线划分成很多个小方框，人们称之为单元格。在工作区中可以添加数值、图表、图形、表格等对象，并可以对它们进行处理、分析和美化。,7,滚动条,滚动条分为水平滚动条和垂直滚动条，使用滚动条可以从水平和垂直两个方向快速浏览在,Excel,窗口中显示的内容。,8,工作表标签,工作表标签位于窗口底部，每一个工作表标签代表一个工作表。在默认情况下，当前工作表,(,即活动工作表,),的标签以白色底纹显示，其他的工作表标签以浅蓝色底纹显示。,9,状态栏,状态栏位于窗口最底部，各部分的功能如图,1-4,所示。,图,1-4 Excel 2010,窗口的状态栏,退出,Excel 2010,就是要关闭所有打开的,Excel,文件，退出,Excel,程序，实现方法有以下几种。,在,Excel 2010,窗口中选择“文件”,|,“退出”命令，如图,1-5,所示，退出,Excel,程序。,在任务栏中右击,Excel 2010,程序图标，从弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命令,(,若打开多个,Excel,窗口，显示的将会是“关闭所有窗口”命令，选择该命令即可,),，如图,1-6,所示，退出,Excel,程序。,按下,Alt+F4,组合键。,1.1.3,退出,Excel,图,1-5,使用“退出”命令,Excel,程序,图,1-6,通过任务栏退出,Excel,程序,如果用户只打开了一个,Excel,文件，并且该文件只使用一个窗口，用户可以通过下述方法来退出,Excel,程序。,双击标题栏左侧的“控制菜单”图标。,单击标题栏左侧的“控制菜单”图标，从弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令，如图,1-7,所示。,右击标题栏空白处，从弹出的快捷菜单中选择“关闭”命令，如图,1-8,所示。,单击标题栏右侧的“关闭”按钮。,图,1-7,通过“控制菜单”图标关闭文件,图,1-8,通过右击标题栏空白处关闭文件,1.2,工作簿的基本操作,在熟悉了,Excel,工作环境后，下面将为大家介绍工作簿的基本操作，包括新建工作簿、保存工作簿、打开工作簿、修订工作簿以及共享工作簿等操作。,启动,Excel,程序的同时会自动创建一个空白工作簿。如果用户当前已经打开了一个工作簿文件，但是还需要一个空白工作簿用于保存信息，可以使用以下几种方法。,单击快速访问工具栏右侧的三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“新建”命令,(,如图,1-9,所示,),，将其添加到快速访问工具栏，接着在快速访问工具栏中单击“新建”图标即可创建空白工作簿了。,按下,Ctrl+N,组合键。,选择“文件”,|,“新建”命令，然后在中间窗格中双击“空白工作簿”选项即可创建空白工作簿，如图,1-10,所示。若是要创建基于模板的工作簿，只需要在中间窗格中选择模板类型，接着选择要使用的模板，再单击右侧窗格中的“下载”按钮即可。,1.2.1,新建工作簿,图,1-9,选择“新建”命令,图,1-10,双击“空白工作簿”选项,创建需要的工作簿文件后，建议先将其保存起来，方法有以下几种。,直接单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，设置文档的保存位置、文件名和保存类型等参数，再单击“保存”按钮即可，如图,1-11,所示。,选择“文件”,|,“保存”命令,(,如图,1-12,所示,),或是按下,Ctrl+S,组合键，然后在弹出的“另存为”对话框中进行设置即可。,1.2.2,保存工作簿,图,1-11,“另存为”对话框,图,1-12,选择“保存”命令,要浏览或编辑已有的工作簿，需要先打开该工作簿，方法有以下几种。,在文件储存位置上双击要打开的,Excel,文件的图标。,选择“文件”,|,“打开”命令或按下,Ctrl+O,组合键，弹出“打开”对话框，选择要打开的文件的具体位置，接着选择要打开的,Excel,文件，单击“打开”按钮即可，如图,1-13,所示。,1.2.3,打开工作簿,单击“自定义快速访问工具栏”按钮，从弹出的菜单中选择“打开”命令,(,如图,1-14,所示,),，将其添加到快速访问工具栏中，然后单击“打开”图标，接着在弹出的“打开”对话框中进行选择即可。,图,1-13,“打开”对话框,图,1-14,选择“打开”命令,选择“文件”,|,“最近所用文件”命令，然后在中间窗格中单击文件名称即可打开相应的工作簿，如图,1-15,所示。,图,1-15,展开“最近所用文件”命令菜单,如果要请他人来评审自己制作的工作簿，用户可以请对方使用修订功能来提意见。这样，当工作簿返回后，用户可以自己决定是否要接受或拒绝这些修改了。使用修订功能的操作步骤如下。,步骤,1,在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“修订”按钮，从弹出的菜单中选择“突出显示修订”命令，如图,1-16,所示。,步骤,2,弹出“突出显示修订”对话框，然后选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框，接着设置突出显示的修订选项，再单击“确定”按钮，如图,1-17,所示。,1.2.4,修订工作簿,图,1-16,选择“突出显示修订”命令,图,1-17,“突出显示修订”对话框,步骤,3,这时将会弹出,Microsoft Excel,对话框，提示使用修订功能将导致保存文档，单击“是”按钮确认，如图,1-18,所示。,步骤,4,在工作簿中修改单元格中的内容后，每个修订过的单元格的左上角都会显示一个小三角。当选中这个单元格时，用户就可以看到关于修订信息的描述了，如图,1-19,所示。,图,1-18 Microsoft Excel,对话框,图,1-19,修订工作簿,步骤,5,若想处理他人的修订，用户可以在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“修订”按钮，从弹出的菜单中选择“接受,/,拒绝修订”命令，如图,1-20,所示。,步骤,6,打开“接受或拒绝修订”对话框，用户通过设置修订选项来制定想要浏览的信息，再单击“确定”按钮，如图,1-21,所示。,图,1-20,选择“接受,/,拒绝修订”命令,步骤,7,此时会弹出如图,1-22,所示的对话框，提示对文档做的更改的个数，用户可以根据实际情况决定是否接受对方的修订。,图,1-21,“接受或拒绝修订”对话框,图,1-22,提示修订个数,如果请多个人来评审自己的工作簿，用户可以使用共享工作簿功能，然后将工作簿放在一个可供网络用户同时编辑内容的网站空间中，让他们通过网络来同时查看和修订工作簿，这样每位保存工作簿的用户都可以看到其他用户所做的修订了。,1,设置共享工作簿,作为共享工作簿的所有者，用户可以通过控制用户对共享工作簿的访问并解决冲突修订来管理此工作簿，具体设置步骤如下。,步骤,1,在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“共享工作簿”按钮，如图,1-23,所示。,步骤,2,弹出“共享工作簿”对话框，切换到“编辑”选项卡，然后选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，如图,1-24,所示。,1.2.5,共享工作簿,图,1-23,单击“共享工作簿”按钮,图,1-24,“共享工作簿”对话框,步骤,3,切换到“高级”选项卡，然后在“修订”栏中选择“保存修订记录”单选按钮，并设置保存时间；接着在“更新”栏中选择“自动更新间隔”单选按钮，并设置更新间隔，再在“用户间的修改冲突”栏中选择“询问保存哪些修订信息”单选按钮，最后单击“确定”按钮，如图,1-25,所示。,步骤,4,弹出如图,1-26,所示的提示对话框，单击“确定”按钮，接着将此文件上传到允许网络用户同时编辑内容的网站空间中。,图,1-25,“高级”选项卡,图,1-26,单击“确定”按钮,2,比较和合并工作簿,当其他用户更新了共享工作簿后，工作簿拥有者可以在副本文件中比较这些用户所做的更改，然后再用他们的修订来更新工作簿，这需要使用“比较和合并工作簿”功能，具体操作步骤如下。,步骤,1,首先打开共享工作簿的原文件，然后选择“文件”,|“,选项”命令，打开“,Excel,选项”对话框，如图,1-27,所示。,步骤,2,在左侧窗格中单击“快速访问工具栏”选项，然后在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“所有命令”选项，并在下方的列表框中选择“比较和合并工作簿”选项，接着单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，如图,1-28,所示。,步骤,3,这时即可发现“比较和合并工作簿