资源描述
单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,更多免费资料下载请进：,http:/,中国最大的免费课件资源库,),更多免费资料下载请进：,http:/,中国最大的免费课件资源库,),单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,更多免费资料下载请进：,http:/,中国最大的免费课件资源库,),单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,高效时间管理,人力行政中心,课程收益：,掌握时间管理的优先矩阵，懂得时间管理的目的及技巧，让您的工作生活充实而有意义,；,课程大纲,一、时间的特性,二、时间管理的目的,三、时间管理的技巧,一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“,Yes”Or“No”,。,1.,你通常工作很长时间吗？,2.,你通常把工作带回家吗或者加班？,3.,你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4.,如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5.,即使没有出现严重问题，你也经常感到工作有很多压力？,6.,你的办公桌上有许多并不重要但长时间未处理的文件？,7.,你时常在做重要工作时被打断吗？,8.,在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,9.,你时常把工作拖到临近期限时，然后很努力地去完成它们？,10.,你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,11.,你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,12.,当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,13.,你常无暇阅读与工作有关的书籍？,14.,你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？,15.,你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,http:/,精品资料网,总结你的时间掌控,（表一）,三个主要的时间管理障碍,（表二）,一、时间的四个特性,供给毫无弹性,无法失而复得,无法储蓄,无法取代,二、时间管理的目的,避免浪费时间？,如何管理我们的时间，从而使得我们能够更好地利用时间,是可以完成更多的事情，还是让我们离目标更近？,http:/,精品资料网,只有这些才能让我们感受到繁忙后那一刻的充实，否则只有繁忙后必然的疲惫。,许三多,：有意义就是,好好活,，,好好活,就是做有意义的事,80%,的任务可以通过,20%,的时间来完成，,20%,的任务要通过,80%,的时间来完成；,我们还可以得到：,80%,的收获来自于,20%,的任务,而剩下的,80%,的任务只会带来,20%,的收获,http:/,精品资料网,我们将通过一个练习来体会什么是时间管理。,假设你是行政专员，周一你有如下工作，你是如何安排：,1,、做月度考勤统计给薪资专员，这需要至少,2,个半小时；,2,、约了电信工作人员给,15,楼的皮具总监维修电话，接待时间大概,20,分钟；,3,、,OA,答复员工招调工政策咨询，约,10,分钟；,4,、今晚,6,点公司组织生日,Party,，需到笋岗仓库采购礼物，大概,2,个小时；,5,、一个好久没见的同学来深圳出差，约你晚上,7,点在华强北聚一聚,6,、明天新人培训，你需要抽点时间备课,http:/,精品资料网,7,、某体检公司业务员来公司拜访你,8,、培训部组织,时间管理课件,评审，邀请你参加，时间大概,1,小 时,9,、有位员工的工伤保险资料，今天必须去社保局申报，不需排队的话，大概,40,分钟；,10,、上午,21,楼打印机故障，了解故障原因需报修，约维修人员下午,3,点前过来维修，约,5,分钟，下午过来维修跟进，约,15,分种；,11,、各部门领用办公用纸、办公耗材等，每次约,1-2,分钟,；,编好时间表以后，请考虑：,哪些事情被放弃不做？为什么？,哪件事情有最高的优先级？为什么？,你会高兴地执行这个计划吗？,喜欢做的事情,VS,不喜欢做的事情,熟悉的事情,VS,不熟悉的事情,容易做的事情,VS,难做的是事情,花费时间少的事情,VS,花费时间多的事情,已排定时间的事情,VS,未排定时间的事情,资料齐全的事情,VS,资料不齐全的事情,紧急的事情,VS,不紧急的事情,为什么工作总是不见起色？,你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多,?,答案是不重要的琐事，因为处理这类事情没有任何压力。,其次是不重要但紧急的事情，因为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理重要事情的时间为代价，处理紧急重要,/,不重要的事务，是一种变相的拖延。,管理时间时，请确认你把重点放在,1,、,2,象限,上。,http:/,精品资料网,重要，非紧急,防患未然,建立人脉关系,理财规划,重要，紧急,危机,急迫,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,某些信件,某些电话,有趣的活动,非重要，紧急,不速之客,某些电话,某些会议,必要而不重要的问题,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节,-,哥德,偏重各类事务的结果：,尽量避免扩大,M1,尽量减少,M3,事情,多投资时间在,M2,尽量避免,M4,事情,案例讨论：,请运用优先矩阵方法，重新安排您一天的工作安排,三、时间管理的技巧,1,、,自我因素：,混乱,授权不足,不懂得拒绝,2,、环境因素：,访客,电话,会议,时间大盗,解决混乱,案例：碰到这样的“最佳秩序奖”得主，怎么办？,对策,该扔则扔，不要移师暗处,将物品放在固定地方。,让文件在面前只流通一次,下班最后一件事,-,收拾办公桌,借力有道,管理是通过他人将事情办妥。,授权,/,借力就是将分内的若干工作委托部属,/,同事履行。,借力不卸责。,http:/,精品资料网,哪些事情可以授权,/,接力？,哪个象限？,授权,/,借力为什么困难？,担心部属做错事,担心部属表现太好,找不到适当的部属授权,学会拒绝,模拟演练：,你现在手上正在准备一份后天会议的报告资料，你的上级临时交待你帮他搜集以往的销售数据，而这可能占用你比较多的时间，你怎么办？,电话处理技巧,“小王，快一点，你的电话！”,“噢，小王他正在接另一个电话。”,“你要找小王？他正在接电话，你可不可以等一下再打来！”,“小王，快一点，这是老总的电话。”,你是这个小王吗？,同时有三个电话要打，三个电话要回，你优先安排哪类电话？,一个经常不在，一个偶尔在，一个经常在，你会先给哪位打电话？如果通知经理级以上人员开会，你是一口气通知完毕还是先打三四个，有空再打四五个？,你认为什么时段是比较好的通话时段？,优先安排打电话,尽量避免分批处理,尽量选择下午或下班前,http:/,精品资料网,会议安排技巧,会议安排在下午比上午好,会议的人数愈少愈好,会议主持人需经过会议主持训练,（会找一段视频资料）,会议时间以,6090,分钟最为恰当,会议资料及设备须先备妥,如何处理高价值活动,坚持重点，,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。,将大项目分解，设定最后期限逐步完成,高效运用自己的黄金时段,如何处理低价值的活动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。,降低自己的标准，不要追求完美。,学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。,将它们汇总，集中时间处理。（举例财务报销、内购、借书、购买领用办公文具）,做正确的事比正确的做事更重要,http:/,精品资料网,立即行动,找出一件一直为你所忽略，但对个人和事业产生重大影响的事，作为近期目标,根据优先矩阵估计自己花在这四类事务上的时间，然后连续三天记录行事历，每十五分钟为一单位，验证正确与否？你是否满意自己运用时间的方式？,规划下一周的活动，依据不同角色设立目标，再把目标转化为行动，列入行事历。一周后，检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活，意志是否坚定？,设计合用的表格,金钱用完了，还可获取，而时间用完了，生命即结束了。其实，时间管理，就是你自己生命的管理！,谢谢！,
展开阅读全文