时间管理与工作统筹技巧

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,Lowercase Letter Name Quiz,Acceler,Ed,TM,Presented by,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,时间管理与工作统筹技巧,锡恩 彭晶,2009,年,4,月,15,日晚 山东淄博,喜欢加班不是好员工！,WHY,?,?,?,究竟谁偷了你的时间,?,对自己工作时间的分析,自己时间,哪里去了？,我们的问题在哪里,？,时间陷井,情不自禁,事必躬亲,过分客套,例行公事,犹豫不决,漫不经心,碌碌无为,国外学者对某跨国公司总部人员,的跟踪调查显示：,管理人员平均,每,8,分钟被打扰一次,；,业务系统的管理人员平均每周花在,会议上的时间不少于,10,小时,；,行政管理人员每周会议,20,小时。,心理学家指出：,恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查,“,人们一般每,8,分钟,会收到,1,次打扰，每小时大约,7,次，,即每天,50,60,次。平均每次打扰大约是,5,分钟，总共每天,大约,4,小时，也就是,50%,。其中,约,3,小时的打扰是没有意义,或者极少有价值的,。同时，人被打扰后重拾原来的思路至,少需要,3,分钟，每天就是,2.5,小时。,”,根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的,时间损失约为,5.5,小时，按,8,小时工作制算，这,占了工作时,间的,68.7%,。,时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮,滑到哪里是哪里,不好意思拒绝别人,“反正时间还早”,拖延,会议病,文件满桌病,事必躬亲,1,、,猪八戒踩西瓜皮,滑,到哪里是哪里,没时间做计划,工作是程序化，规律化，根本没必要做计划,计划常常被打断,不喜欢被计划束缚,“船到桥头自然直”,2,、,不好意思,拒绝别人,接受请托比拒绝更容易,拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复,我想做一个广受爱戴的人,我不懂得如何拒绝,3,、“反正时间还早”,拖,延,帕金森定律,工作会,自动地,膨胀,占满所有可用的时间。,时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会,放,慢,你的节奏,以使用掉所有分配的时间。,4,、会议病,基于合群的愿望而聚会倾谈,为符合传统,为推卸责任,没有勇气，逃避指出个别员工之错误,无效的会议不断重复,5,、文件满桌病,安全感,犹豫的个性,半途而废的工作习惯,个人的喜好,时间,管理,是,什,么,?,时间,管理就是自我管理,自我管理即是,改变习,慣,，,以令自己更富,绩,效,，,更富效能,把事情很快地做完,叫做效率,把事情很,快,又很,对,地做完,叫做效能,时间,管理就是,事前的,規,划,或,长,期的,计划,时间管理的基本认识,知道该做什么事,并把时间花在,重要,的事情上,时间无法管理,事情,/,任务,才是管理的对象,浪费的时间远比有效利用的时间多,善用,管理工具,提升时间利用效率,应该记住的,20,条实用方法,准备之一：长期准备（,4,）,购买工具书,/,增加知识储备,/,提高能力,训练你的快速阅读能力,把常用的文件,/,文具放好,养成存放思想档案和作记录的习惯,凡事预则立，不预则废。,应该记住的,20,条实用方法,准备之二：临时准备（,5,）,明天的工作前晚进行,优先级排序,将相关的工作列在一起,把工作计划放到,随时可见,的地方,每天早晨比规定时间起早十分钟,做好正式工作前的准备工作,应该记住的,20,条实用方法,要培养的好习惯（,7,）,利用各种装备如电话,/,信件等节省时间,把最困难的事放在效率最高的时候,利用零碎时间处理例行性事务,午餐或下班前开会效率最高,/,避免上午开会,休息片刻,/,伸个懒腰,/,冲杯咖啡,/,茶,/,其他饮料,报刊放在晚上看,每晚沉思片刻,/,回顾与总结,应该记住的,20,条实用方法,与外部产生联系时的应变能力（,4,）,站着接待一向健谈的来访者,从不主动闲聊,/,尽量回避来闲聊者,管理电话：主动拨号,/,与被动接听,如遇琐事缠身能快速摆脱,办公桌上的“,5 S”,运动,整理废纸篓的作用,文件存档系统,“各就各位”的摆置,集中精力做一件事,不要总是重复处理同一文件,不要为了表面的整洁而塞入一处,下班前的清理,5S,：,整理 整顿 清扫 清洁 修养,工作优先级综合分析,四象限坐标图,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,分清工作的轻重缓急,四象限法解析,（水型的事务）,忙碌琐碎的事,处理文件等函件,电话,浪费性时间,逃避性活动,（细沙型的事务）,造成干扰的访问、电话,信件、报告,某些会议,许多迫在眉睫的急事,符合别人期望的事,（石块型的事务）,准备工作,预防措施、价值观的澄清,计划,人际关系的建立,真正的再创造能力,增进自己的能力,（碎石型的事务）,重要,紧急状况,迫切问题,限期完成的会议或工作,紧急 不紧急,重要,不重要,每天要花,10,分钟,作计划,要有,书面,的待办单、日计划、周计划和月度计划,每周都将你的工作排出,优先顺序,能在,高效,的时间里做完你的,重要,工作,有,明确,的生活和工作目标,必须养成习惯！,时间管理的改进途径,方法之一：有计划地工作,建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序等一套计划体系。,在刚开始时作计划。,严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。,把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。,每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。,目标,能唤起你最高尚的才能,自己的,切合实际的,书面的,可衡量的,有时限的,平衡和谐的,Why,What,How,S,-,Specific,M,-,Measurable,A,-,Achievable,R,-,Rel,evant,T,Ti,me,B,ase,d,目标明确化,可衡量的,可,达,成的,符合,实际,的,有,时间,限制的,目标的,SMART,原则：,计划,-,善用,计划,的五,个问,題,我的,工作,目标,是,什么,为了达成,成,目标,我,需要做什,么,順序,与,重要性是什,么,我需要,多少,时间,我,该,如何分配,与,使用我的,时间,计划,-,周计划,检查,前一,周,未完成的事,将,每月重要的,任务,放入,周计划,掌握重要的事情先做,提醒自己,拒绝琐事,的,诱惑,每日,审视周计划,的,进度,计划,-,日,任务清单,回,顾,昨天未完成的,事件,将,今天要完成的事,列下來,排列,优先,順序,(,A、B、C,及 1、2、3),检视,每日,进度,(,进度给予,符号注记,),写下,每日重要,任务的备忘录,把每天要做的事列一份清单，确定优先顺序，从最重要的事情做起，每天都这么做！,世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲,Practice:,展开,你的,计划,一日之,计,在昨天下班前,一,周,之,计,在,于周,日,一月之,计,在,于,月底,【,分享,】,个人工作时间管理模板,完整版压缩包,方法之二：减少无序行动,时刻对自己的工作和任务进行,反思,，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。,工作和任务肯定有,轻重,和,缓急,之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。,方法之三：避免贪大求全,不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。,成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。,让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说“不”,。,方法之四：避免,拖,延,严格要求自己，规定任务完成的期限。,排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。,不要只做熟悉的事务性工作。,与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自职责，不推诿和相互扯皮。,方法之五：学会说,“,不,”,有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的。,实行公平交易，给自己找出拒绝的理由。,计划好自己的工作计划和优先次序，以便有理由拒绝别人。,对上司要有合理的、确切的解释和说明，因为上司不好违忤。,明确不自己是救世主，不充能人。,Say No!,现在就做吧。,Now,，,Just,Do,it,！,