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,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理,认识时间障碍,分析如何运用时间,掌握各种有效控制时间的工具,订出行动方案,课程目标,时间管理的错误观念,时间管理只是常识只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错,我在压力下表现较好， 时间管理会令我失去我的优势,我有使用计事本和行事历，这还不够吗？,这个课程带给大家最重要的讯息是.,不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休,明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定, 及,你可以做些什么和要做些什麽,认识时间障碍,什么是时间杀手?,时间杀手的分类,时间杀手的分类,人最容易掉进的时间陷阱,工作欠目标， 优先次序不明确,危机管理能力薄弱,多项工作须同时进行,自我组织问题,外界骚扰,无力拒绝要求,不能有效授权,拖延工作,会议,要懂得管理自己，首先要认识自己,要管理好自己吗?,抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯,订立目标,妥善计划,分配时间,权衡轻重,权力下放,自我约束,持之以恒,订立计划,订立计划以掌握时间,运用企划的概念- 拟定计划,订好长期目标, 以及的短期目标,根据目标的轻重, 安排优先次序,搞清楚个人活力周期表, 再根据最有效 的工作时间, 勾勒出“ 理想工作时间表”,以目标, 优先次序, 理想工作时间表表示这三块积木为基础, 想好一天的计划, 目标是行动的导航灯!,为什么需要目标？,成功就等于目标，,其他的一切都是这句话的注解。,美国潜能大师伯恩崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ：,27%的人没有目标,60目标模糊,10有清晰但较短期的目标,3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,25年后调查发现 ：,27%的人没有目标,60目标模糊,10有清晰但较短期的目标,3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,社会的最底层，抱怨整个世界,社社会的中下层面安稳地生活与工作,成为各行业的专业人士,成为社会各界的顶尖人士,长期目标:,个人目标,-,是否有关于健康, 休闲和营养等的目标,?,事业目标,长期的目标应该是,可以鼓励自己和推动自己!,短期目标,项目计划( 例如推行,新系统),日常运作计划 ( 编写每月生产报告),每周的行事安排,每日的需要完成的工作,短期的目标应该是现实的!,“ 剥洋葱法”,“多叉树法”,分 解 目 标,S,pecific -,明确的,M,easurable,- 可以量度的,A,chievable,- 可以达成的,R,ealistic,- 实际可行的,T,ime Bound,- 有时间性的,计划目标,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 没 有 目 标,浩 君 的 故 事,一、明 确 的 目 标二、工 作 排 列 优 先 次 序,你是怎样编排时间计划？,一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约”,TO DO LIST - 执行事项清单,TO DO LIST - 执行事项清单,每天做,每天同一时间做,将优先次序写下,由最重要的事情写下,区分优先工作,最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要,The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,- 哲学家 施格兰,理想的工作时间表,1/ 要有正面的工作态度,2/ 留意自己的表现曲线,3/ 预留自己安静的时间,4./利用工作日志,请记着 : 巴雷德“80/20”定理,看看你的工作日志, 然后问自己:,几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始?,你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去),你最有效率和最没有效率是什么时候?,你将当天的主要目标完成到什么程度?,你会照着优先次序的书面计划做事吗?,你在适当的时间做适当的事吗?,你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权?,手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节?,你花的时间与你的优先次序是否相称?,以行动配合计划,将目标写下来,-,是什么目标? 要达致什么的成果?,行动,要做些什么?,次序,-,哪些,应该,先,做/,哪些,为,后? 订下完成 日期及排列优先次序,时间估计,每项的行动需要多长时间?,灵活性,有没有预留时间给不可估计的突发事情,时间表,甚么时候处理甚么事项？,立 即 行 动 !,1/改 变 你 的 习 惯, 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。,江山易改，本性难移 !,罗曼罗兰名言：性情即命运 !,立 即 行 动 !,2/ 修 正 你 的 态 度,时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。,怎样可以增加你的生产力?,1. 你的办公桌,你的工作环境是怎么样?,有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开,将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座.),将你要用的器材放在容易找到的地方,把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方,将一些你知道不会作出反应的信件抛弃,利用文件夹来将不同的文件归档,改善工作环境,2. 归档,所有的文件和书信应只分成三类:,马上处理,只作参考,归档,归档系统,一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW,一些你需要这个星期完成的工作 - FILE,一些你需要归档的文件 - FILE,有空才阅读的书本 - READ,需要传阅的文件 - PASS ON,一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS,3. 如何处理电话/ 电邮,如果找不道要通话的对方 - 切记要留言, 并说明事情的严重性, 以确保对方回电,打电话之前, 要把事情重点写下来,要谈比较复杂的事情, 可以先将文件传真给对方先看, 减少详细解释的时间,备有有关文件,自设时限,4. 处理会议,每次召开任何会议前, 必须要紧记以下几点:,我是否一定要出席这个会议,会议之前应派发议程,说明开会的目的,如果你是主席, 你应 鼓励发言和要求言之有物 , 要避免发言同事偏离主题,最好设定一个时限, 以方便各人安排工作,5. 授权,授权的定义和原因,委派授权是一个向下级分配工作的过程, 它通常与一个经理的责任以及决策权利有关,委派授权可以帮助你节约时间的有力武器,委派授权可以增强一个经理的聪明才智,授 权 应 有 的 心 态 ?,把工作授权给下级, 应该存在一个给下属发展的机会,它不是用来惩罚下级,不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情,授权的形态,主要可以分成两种形态：,下达指令,充分信任,委派授权技巧,预期的成果,解释所分配工作的重要性,订出需要的结果,询问下属的意见及疑问,应守的规则,订出下属的权利范围及规定,达到完成工作限期的共识,订出跟进时间表,肯定成就, 提高士气,如何介定哪些工作委派?,你必须自己做,你应该做, 但有些人可以帮助你,你可以做, 但如果其他人有机会也可以做,其他人应该做, 但情况紧急时你可以帮他,其他人必须做,委派授权技巧,解释所分配工作的重要性,订出需要的结果,订出下属的权利范围及规定,达到完成工作限期的共识,询问下属的意见及疑问,订出跟进时间表,肯定成就, 提高士气,6. 要懂得说不,说不应该是有礼貌,要给对方的清晰的解释,给对方另外的选择和建议,7. 处理拖延心态,为什么我们会拖延?,不知道如何或从何入手,不知道为什么要做?,不喜欢去处理,个人情绪及健康问题,缺乏奖励,没有迫切性,找借口,过分忧虑,忙碌过后,改善拖延方法,问题,文件洗牌,著手工作时间,行动,每次只处理一项工作,- 即时去做,- 交付下属去做,- 把工作分成若干部分,- 订出工作时间,改善拖延方法,建立自信 -,跟,自己,说 “,我,一定,可以,做到”,设立目标,找出与自己相关的地方-,对,自己,的,好处,储蓄时间全力再战,自我奖励,设立完工期限,时刻提醒自己事情的重要性,有充分的准备, 才会把事情做好,时间就是金钱,我们可以怎样赢得每一分秒?,利用交通时间,与运动同行,避开繁忙时间,车上观察构思,车上看书,出差外游,收集情报,计划构想,寓工作于娱乐,总结,希望你能够:,看到自己的问题在那里,要改变生活的习惯和工作方式,订立目标, 策略, 行动去应付每一个挑战,在自己所能控制的情况下, 把握每分钟,在不能完全自己控制的情况下, 把负面的影响减到最低,在新的天地里, 你会.,有清晰的目标, 知道自己在做什么和要做什么,分辨事情的先后次序,知道自己是否朝着目标前进,选择做对的事, 而不是说只念着把事情做对,讲求效率, 以最少的资源追求最大的成效,计划每天,每周, 每年要做的事情,估计需要完成时间, 并编排时间表行事,懂得在适当时候说 “ 不”,建立一套方法和技巧减少打扰,缩短必须要做的事所花的时间,抗拒拖延,求取生活和工作平衡,
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