电子邮件礼仪培训课程gvf

东莞三基音响科技有限公司,*,*,*,电子邮件礼仪,人力资源部,1,问好方式：,好！,很好！,非常好！,耶！,2,让优秀成为你的职业习惯,3,由邮件门事件引发的思考,4,一,二,三,称呼语与问候,正文,四,五,附件,结尾签名,邮件标题,六,回复技巧,七,正确使用发送、抄送与密送,内 容 提 纲,5,一、邮件标题,不要空标题,1,标题要简洁,2,标题要真实反映邮件的重要性,3,一封信一个主题，不可大杂烩,4,回复邮件时要更改标题,5,不要随便用紧急标示,6,标题千万不要出现错别字,7,6,二、称呼语与问候,（1）、,英文开头写“HI”，中文开头写“上午好”,或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。,（2）、结尾常见的写个Best Regards，中文的写,个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊,长应使用“此致敬礼”。,注意，在非常正式,的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和,“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两,格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。,（3）、,俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，,总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对,方也能平静地看待。,1、Email开头最好要有问候语。,7,（1）、,邮件的开头要称呼收件人。,在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。,（2）、,如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x,经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先,生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。,（3）、,不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高,于自己的人也不宜称呼英文名。,（4）、,关于格式，称呼是第一行顶格写。,2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。,8,1、Email正文要简明扼要，行文通畅；,2、要用论述的语气；,3、Email正文多用,（一、（一）、1、（1）、A、,a）,之类的列表；,4、一次邮件交待完整信息；,5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用,拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态,度的体现；,6、合理提示重要信息；,7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；,8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符。,三、正 文,9,四、附 件,1、,如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件,人查看附件；,2、,附件文件应按有意义的名字命名，最好能够,概括附件的内容，方便收件人下载后管理；,3、,正文中应对附件内容做简要说明，特别是带,有多个附件时；,4、,附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包,压缩成一个文件；,5、,特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响,使用；,6、,如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成,几个小文件分别发送。,10,五、结尾签名,1、签名档信息不宜过多,电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职,务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜,行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信,息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会,与你联系。,对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。,2、不要只用一个签名档,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或,英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字,体小一些。,3、签名字体规格,11,六、回复的技巧,1、及时回复Email,收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；,理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；,对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；,如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：,“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；,记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。,如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,12,2.进行针对性回复,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。,13,3.回复不得少于10个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,14,4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。,对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,15,5、要区分Reply和Reply All,如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；,如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；,如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。,点击“回复全部”前，请三思而后行！,16,6.主动控制邮件的来往,为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,17,七、,正确使用发送、抄送与密送,收件人的排,列应遵循一定,的规则。比如,按部门排列；,按职位等级从,高到低或从低,到高都可以。,适当地有规则,有助于提升你,的形象！,而BCC是秘,送，即收信,人是不知道,你发给了,BCC的人了,的。这个可,能用在非常,规场合。,而CC的人则只,是需要知道这,回事，CC的人,没有义务对邮,件予以回应，,当然如果CC的,人有建议，当,然可以回mail。,To的人是要,受理这封邮,件，理应对,邮件予以回,应。,1,2,3,4,5,要正确区分收件人、抄送人与秘送人,只给需要,信息的人,发送邮,件，不要,占用他人,的资源。,不滥转、,发邮件,！,18,19,