业务助理工作流程及跟单验货知识课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,业务助理工作流程及跟单、验货知识,贝林：张慧,201,4,年8月,12,日,业务助理工作流程及跟单、验货知识贝林：张慧,一.,业 务,工 作,流 程,客户询价,我司报价,沟通协商（议价）,达成协议，,签订,正式订单（销售合同）,下单,给工厂,（采购合同）,工厂备货,（产品生产）,验货,（质量监控）,订舱,（租船订舱，运费）,报关,（发票，箱单，报关资料）,结算（收汇，工厂开票,及工厂货款结算,）,退税,ISO 9001，退税备案,一.业 务 工 作 流 程客户询价,业务部,：,开拓市场，负责与客户进行沟通协调。,在前阶段对客户的询价，我司作出相应的报价后，收到客户订单，业务员进行审单，包括：价格、质量要求、交货期、付款条款、运输方式等。审核无误后交采购部。,采购部,：,与工厂协调，签订采购协议。,按客户的产品要求和交货期制作采购合同，并与工厂签定采购协议。采购部将客户订单和采购合同交单证员制单，并交验货组安排验货。,业务部：,物流部,配船、制单、发货,等,1、单证员审单：客户订单、工厂采购合同的交货期、付款方式、包装打字等。若L/C，应对信用证条款进行审核，检查有无我们无法办到的条款和所需单据。若前T/T，确保预付款已经到帐。,2、单证员根据客户交货期，跟踪工厂备货情况，并确保出货前验货已检验放行。,3、选择货贷公司或船公司，租船订仓。,物流部配船、制单、发货等,4、,制单,制作商检单、报关单、发票、装箱单,等,。,收到进仓通知，通知工厂发货数量，包装要求，唛头、进仓时间等，安排货物进仓待发。,船公司报关开船后，进行提单确认。单证员认真核对，及时修改，确保提单正确无误。,按价格条款制作保险单,。,按客户要求和国别制作,产地证,FORM A 或C/O。,L/C（或D/P）所需的其他单据。,5、销售、统计交单，押汇。,6、传真发票、装箱单、提单正本复印件给客户，寄结汇单据。,7、收汇、退税,备案等。,4、制单,品保部,、技术研发部、,产品生产过程中的检验,保证产品质量，验货放行,画图纸,生产工艺的合理化建议,新产品的设计及研发,。,品保部、技术研发部、,其他部门,：,行政部,财务部,后勤部门,等等,其他部门：,二、业务助理的重要性,业务助理是保障公司,销售,部门正常运转，方便销售部门制定,销售计划,和实现,销售目标,必不可少的岗位；是为公司销售部门提供后勤服务，为业务人员提供必要协助的岗位，提高业务人员的工作效益。,业务,助理素质的高低和处理业务的综合能力直接影响销售部门的整体,业绩,和公司形象。业务助理对上是,业务经理,，是业务经理信息来源和整理的重要帮手，是帮业务经理处理业务锁事的人物。,二、业务助理的重要性业务助理是保障公司销售部门正常运转，方便,三、,业务助理的工作职责(1),1、,接待客户日常来访、来电、来函等咨询服务，为销售部提供后勤服务。,2、协助业务人员进行订单制作、跟单、样品寄送，并跟进，为销售部提供帮助。,3、处理制作业务员交给的报表，单据，文件，资料等。,4、受理客户的投诉电话，做好相关记录，及时联系相关业务人员处理。,三、业务助理的工作职责(1)1、接待客户日常来访、来电、来,三、,业务助理的,工作职责(2),5,、定期对重点客户进行,电话回访,，帮助业务人员做好客情，主动和客户增进了解，介绍公司的,企业文化,，让客户更加信赖公司的产品。,6,、每月总结整理客户的投诉资料，分析出客户最不满意的情况并总结出来，为公司后期改进和制定方案作参考。,7,、协助业务员回收货款，并及时提醒业务员相关货款的回收情况。,8,、及时提出合理化建议，针对在外出差的业务员，电话跟踪咨询是否有需要提供帮助。,9,、配合公司其它部门积极开展工作，如：配合仓库的开单发货工作。,三、业务助理的工作职责(2)5、定期对重点客户进行,四,.,业务助理、跟单需具备的知识、技能,1,.,要有良好的心态,对业务助理而言，则是对业务经理负责。,从发展来说，业务助理是一种经历，是独立担业务的有效过渡。,2.,要有强烈的责任心,3.,做个有心人，熟悉产品。掌握了产品知 识，跟客人和工厂的沟通就会变得轻松，赢得客户的信任和工厂的尊重。,四.业务助理、跟单需具备的知识、技能1.要有良好的心态2.要,4.,专业知识技能：客户对产品质量的要求,生产流程。,5.,单证知识。,客户信息（国家，港口）；,是否投保信用保险。,产品的质量要求；,合同交货期；,运输方式（,by sea;by air),；,成交方式,(CIF;FOB;DDP;DDU;EXW),4.专业知识技能：客户对产品质量的要求,生产流程。,6.,英语基础：看懂客户订单信息,客户信息（国家，港口）；,7.,沟通谈判能力：同工厂的沟通，同货代的沟通。,8.,细致。,形式发票（,PI),交货期（起运日期；到港日期）,收汇方式（预付；,T/T;D/P;L/C),币别,(USD,EUR),信用保险,:,国家；规模。,6.英语基础：看懂客户订单信息,国际贸易术语解释通则,由国际商会制订，目前通用的是,1990,年的修订版，称为,1990,年国际贸易术语解释通则,（,INCOTERMS 1990,），于,199O,年,7,月,1,日正式生效。,该通则共包含四组,13,种贸易术语。见表,E,组：启运,EXW,工厂交货,适用于各种运输方式,F,组：主运费未付,FCA,交货承运人,适用于各种运输方式,FAS,装运港船边交货,适用于海运和内河运输,FOB,装运港船上交货,适用于海运和内河运输,C,组：主运费已付,CFR,成本加运费,适用于海运和内河运输,CIF,成本加保险费、运费,适用于海运和内河运输,CPT,运费付至,适用于各种运输方式,CIP,运费、保险费付至,适用于各种运输方式,D,组：到达,DAF,边境交货,适用于各种运输方式,DES,目的港船上交货,适用于海运和内河运输,DEQ,目的港船上交货,适用于海运和内河运输,DDU,未完税交货,适用于各种运输方式,DDP,完税后交货,适用于各种运输方式,国际贸易术语解释通则由国际商会制订，目前通用的是1990,出厂价,(,exw,),（,Ex Works,）,工厂交货,离岸价（,FOB,）,FOB,的全文是,Free On Board,(named port of shipment),，即船上交货,(,指定装运港,),，习惯称为装运港船上交货。,按此术语成交，由买方负责派船接运货物，卖方应在合同规定的装运港和规定的期限内，将货物装上买方指定的船只，并及时通知买方。货物在装船时越过船舷，风险即由卖方转移至买方。,到岸价,(=cost insurance and freight),CIF,中文意思为成本加保险费加运费（指定目的港），指当货物在装运港越过船舷时，（实际为装运船舱内），卖方即完成交货。货物自装运港到目的港的运费保险费等由卖方支付,.,最低保险金额应包括合同规定价款另加,10%,（即,110%,），并应采用合同货币。,出厂价(exw)（Ex Works）,工厂交货,DDU,Delivered duty unpaid,未完税交货,(,指定目的地,),是指卖方在指定的目的地将货物交给买方处置,不办理进口手续,也不从交货的运输工具上将货物卸下,即完成交货。,DDP,:Delivered duty paid(DDP),完税后交货价,(,简写为,ddp,):,这种交货价用于售货方必须在购货方的地址交货,.,是指卖方在指定的目的地,办理完进口清关手续,将在交货运输工具上尚未卸下的货物交与买方,完成交货。,exw,术语下卖方承担最小责任,而,ddp,术语下卖方承担最大责任。,DDU Delivered duty unpaid 未完税,五,.,业务助理同采购部之间的联系,按照客户订单要求，准确下单给采购商（工厂）：质量要求，交货期。,六,.,业务助理同单证的联系,将备货情况告诉单证，安排出货，单证员按要求制作报关，结汇单据。,七,.,业务助理同工厂之间的联系,催货，要求工厂按时，按质完成产品生产。提前联系好工厂，验货。,八,.,业务助理和验货之间,及时申请检验，准确传达订单质量要求；,提供生产进度信息；,业 务助理,与其他部门,的联系,五.业务助理同采购部之间的联系,九,.,验货的作用,避免交货上的延误和产品的缺陷，在第一时间采取应急和补救措施；减少或避免由于收到劣质产品而引起的消费者投诉、退换货及商业信誉的损失；降低因销售劣质产品而引发索赔。,为采购部提供工厂规模，工厂管理情况。,工厂生产的产品型号，主要客户等其他信息。,该工厂周边的生产厂家，扩大货源。,技术支持。,九.验货的作用避免交货上的延误和产品的缺陷，在第一时间采取,十,.,验货员的知识、技能,专业知识：对产品的理解,产品生产工艺流程,特殊要求,检验的方式，方法,（抽检，全检）,沟通能力,过程控制。,十.验货员的知识、技能 专业知识：对产品的理解,十一,.,验货的内容和方法：,过程检验;成品检验,（一）在交货期前一周，要通知公司验货员验货。告知品保部检验时还须注意包装及打托情况（如唛头，托盘尺寸是否合格，托盘是否牢固等）。,（二）如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并与其商量具体验货时间，让工厂准备好货物以待检验。,验货前准备,：,了解生产的工厂情况，生产的品种，了解合同的大致内容，熟悉生产要求和我司的质量要求，熟悉检验标准，要求和检验的重点。安排检验的时间 检验产品的质量，颜色，大小，数量,等。,十一.验货的内容和方法：过程检验;成品检验,检验内容,：,产品质量；,包装:内包装，外包装，托盘。,标识：打字等。,要根据不同的产品，不同的要求，严格检验,。,所检验的项目要全面,、,详细，,如果,没有,检验的项目,或不能检验的项目,都,要在检验报告上明确显示。,货物必须经过品保部负责人员签字同意放行后才能安排出运，质量不过关的不予出运，应视具体情况决定返工或退货。,填制检验报告,质检部门验货完毕后必须向物流部门提供验货报告，以便物流部门存档。,检验内容：,打电话:告诉自己的全名，公司名称，讲清楚自己打电话的目的。,感情投资：同客户，工厂做朋友.,走下去；多去生产现场，更多地了解真实信息。,特殊日期：生日问候,交货期延迟的处理：,分析延迟原因:原材料延迟；停电，限电因素,；,配件因素,质量问题：返工，换供应商。,货物未送进仓库：司机电话，仓库情况。,货款情况,客户到访：准备图纸，样品，报价，会议纪要。,十,.,常见问题分析及案例,常见问题分析及案例,十.常见问题分析及案例 常见问题分析及案例,跟单流程中需要特别注意的事项,1、信用证,注意：,客户一般开出信用证后会传真一份给我司，仔细看里面的要求，翻译各条款，需要的单据有哪些，具体有些什么要求。要求逐字逐句翻译清楚，边翻译，边在旁边注明信用证要求。检查是否存在错误，交货期能否保障，信用证条款是否有做不到的地方,等。,如有问题应立即通知业务员，要求客户改证。,跟单流程中需要特别注意的事项1、信用证,跟单流程中需要特别注意的事项,2、货款,预付款,部分前T/T,见提单付款,后T/T,天,3、信用保险,跟单流程中需要特别注意的事项2、货款,跟单流程中需要特别注意的事项,4、关于催货,一般在合同交货期15-20天前提醒工厂需按时交货，且每隔三、四天必须催一次，以保证工厂按时交货。在催货过程中出现问题应及时向业务员汇报，群策群力解决问题。,注意：催货过程中，除了催工厂型号，数量，交货时间，还应注意提醒工厂订单中的特殊要求。如果使用我司纸箱或定牌包装的，还应提前确认仓库纸箱有库存，让工厂来拿包装，或者由包装厂提前直接发包装箱到工厂。,跟单流程中需要特别注意的事项4、关于催货,跟单流程中需要特别注意的事项,5、,箱单,注意：如果是几家工厂同时出货的，应安排好托盘编号，箱