1章 办公自动化

第1章 绪 论,1.1 办公自动化概述,1.2 办公室用电常识,1.3 办公室的管理,第一章 绪论,返回主目录,第1章,绪,绪论,1.1,办,办公自,动,动化概,述,述,1.1,.,.1办,公,公自动,化,化的基,本,本功能,办公自,动,动化的,功,功能是,指,指办公,自,自动化,系,系统可,能,能具备,的,的功能,。,。不,同,同的系,统,统具备,不,不同的,功,功能。,从,从功能,角,角度看,办,公,公自动,化,化可能,具,具有事,务,务处理,、,、信息,管,管理和,辅,辅助决,策,策三种,功,功能。,1.,事,事务处,理,理功能,各个办,公,公部门,都,都有大,量,量的事,务,务工作,这,些,些工作,往,往往量,大,大、,重,重复,业,业务,繁,繁忙,例,例如,数,数据汇,总,总、报,表,表合成,、,、草拟,文,文件、,发,发送通,知,知、打,印,印文本,等,等。为,了,了提高,工,工作效,率,率、减,轻,轻工作,负,负担,可,可以,把,把上述,繁,繁琐的,事,事务交,给,给办公,自,自动化,系,系统来,处,处理。,这种完,成,成事务,处,处理功,能,能的办,公,公自动,化,化系统,称,称为事,务,务处理,系,系统,简,简称EDP,。,。这类,系,系统比,较,较简单,一,般,般由分,立,立式的,电,电子计,算,算机和,复,复印机,等,等设备,构,构成。,2.,信,信息管,理,理功能,办公部,门,门最本,质,质的工,作,作是对,信,信息的,流,流通进,行,行控制,和,和管理,。,。要,做,做好对,信,信息的,收,收集、,加,加工、,传,传递、,交,交流、,存,存取、,分,分析、,判,判断和,反,反馈,从,从而,使,使信息,资,资源转,化,化为推,动,动社会,进,进步,获,获得,良,良好经,济,济效益,的,的物质,财,财富。,办,办公自,动,动化是,信,信息管,理,理的有,效,效手段,担,任,任信息,管,管理功,能,能的办,公,公自动,化,化系统,称,称为信,息,息管理,系,系统,简,简称MIS,。,。这,种,种系统,的,的办公,自,自动化,设,设备呈,分,分布式,组,组合,具,具有,计,计算机,通,通讯和,网,网络功,能,能。,3.,辅,辅助决,策,策功能,决策是,根,根据预,定,定目标,作,作出的,行,行动决,定,定,是,是办公,活,活动的,重,重要内,容,容之一,是,较,较高层,次,次的管,理,理工作,。,。决策,的,的正确,与,与否往,往,往对一,个,个企业,产,产生重,大,大影响,。,。正因,为,为如此,在,决,决策之,前,前,要,要做大,量,量的基,础,础工作,要,经,经过提,出,出问题,、,、搜集,资,资料、,确,确定目,标,标、拟,定,定方案,、,、分,析,析评价,、,、最后,选,选定决,策,策方案,等,等一系,列,列环节,。,。比较,理,理想的,办,办公自,动,动化系,统,统能自,动,动地分,析,析采集,信,信息,提,提出,各,各种可,供,供领导,参,参考的,优,优选方,案,案,是,是辅助,决,决策的,有,有力手,段,段。这,类,类系统,必,必须建,立,立起许,多,多能综,合,合分析,、,、预测,发,发展、,判,判断利,弊,弊的计,算,算机运,算,算模型,从,而,而可以,根,根据大,量,量的原,始,始信息,，,，自动,作,作出比,较,较符合,实,实际的,决,决策方,案,案。,这,这种系,统,统叫做,决,决策支,持,持系统,是,一,一种高,层,层次的,智,智能型,的,的系统,简,简称DSS。,1.1,.,.2办,公,公室信,息,息处理,方,方法,1.,信,信息的,生,生成和,输,输入,办公信,息,息的生,成,成和输,入,入包括,信,信息的,产,产生、,获,获取和,存,存储。,从,从信息,来,来源上,看,看,办,办公室,信,信息可,以,以来自,外,外部,也,也可,来,来自内,部,部,前,前者通,常,常已经,经,经过一,定,定的加,工,工处理,以,非,非原始,输,输入的,形,形式存,在,在于办,公,公室中,后,者,者则比,较,较多地,表,表现为,原,原始输,入,入。,原始输,入,入的比,较,较典型,例,例子是,：,：某,机,机构的,高,高层领,导,导或其,他,他工作,人,人员产,生,生了某,些,些设想,;,;这,些,些设想,有,有的可,能,能最终,成,成为一,份,份报告,、,、一,封,封信件,、,、一篇,文,文章,有,有的,也,也可能,是,是包含,若,若干数,据,据的统,计,计分析,报,报告表,;,;办,公,公室首,先,先应将,这,这些设,想,想以某,种,种方式,输,输入，,这,这就是,原,原始输,入,入。按,输,输入的,方,方式,原,原始,输,输入可,分,分为录,音,音输入,、,、键盘,输,输入、,自,自动,扫,扫描输,入,入。,1),录,录音输,入,入,机器录,音,音:,在,在没有,文,文字处,理,理中心,的,的办公,机,机构中,机,机器录,音,音是最,有,有效的,输,输入方,式,式。由,于,于这种,输,输入方,式,式可以,节,节省高,层,层领导,人,人的时,间,间,并,并可随,时,时将其,一,一些想,法,法记录,下,下来,因,因此,被,被越来,越,越多的,办,办公室,使,使用。,远程系,统,统:,远,远程系,统,统则可,使,使经常,外,外出的,管,管理者,通,通过电,话,话直接,向,向计算,机,机口述,各,各种批,示,示文件,或,或备忘,录,录。声,音,音识别,与,与响应,系,系统:,声,声音,的,的识别,和,和响应,技,技术已,发,发展得,较,较成熟,。,。这类,设,设备的,核,核心是,一,一台高,性,性能的,计,计算机,。,。在接,受,受某人,的,的口授,之,之前,设,设备,先,先要有,一,一个学,习,习过程,以,便,便记住,其,其声音,并,将,将声音,与,与某些,词,词汇一,一,一建立,起,起对应,关,关系;,在,在口,授,授时,要,要求,词,词与词,之,之间要,有,有停顿,.,.,2),键,键盘输,入,入,键盘是,输,输入文,字,字和数,据,据的主,要,要工具,。,。键盘,输,输入的,信,信息通,常,常是机,器,器录音,或,或速记,的,的结果,，,，或者,是,是将已,打,打印的,文,文件重,新,新输入,。,。利,用,用键盘,也,也可直,接,接撰写,文,文稿。,3),自,自动扫,描,描输入,图像输,入,入通常,使,使用图,形,形扫描,仪,仪或数,码,码相机,。,。图形,扫,扫描仪,或,或数码,相,相机能,十,十分方,便,便而且,迅,迅速地,将,将图像,信,信息输,入,入计算,机,机,以,以便进,一,一步进,行,行处理,。,。利用,图,图形扫,描,描仪还,可,可对印,有,有印刷,体,体文字,的,的页面,扫,扫描,借,借助,专,专用的,软,软件,计,计算,机,机能对,用,用这种,方,方式输,入,入的文,字,字进行,识,识别,必,必要,时,时可编,辑,辑加工,。,。页面,扫,扫描的,速,速度比,用,用键盘,键,键入速,度,度快很,多,多,且,且避免,了,了键入,时,时的差,错,错,从,从而大,大,大提高,了,了工作,效,效率,因,因此,扫,描,描仪对,于,于处理,图,图表是,非,非常好,用,用的。,另,另外,自,自动,扫,扫描输,入,入还应,用,用于条,型,型码技,术,术。,条型码,技,技术的,核,核心是,编,编码、,扫,扫描输,入,入和鉴,别,别。编,码,码是设,计,计一种,合,合理的,编,编码形,式,式,以,以便区,分,分商品,的,的名称,、,、产地,种,种类等,各,各种信,息,息;,扫,扫描输,入,入和鉴,别,别用的,设,设备是,一,一架扫,描,描仪或,光,光符阅,读,读器,只,只要,用,用扫描,仪,仪或光,符,符阅读,器,器扫描,一,一下商,品,品的条,形,形码,即,即相,当,当于输,入,入了这,种,种商品,的,的品名,、,、产地,等,等信息,从,而,而节省,了,了输入,时,时间。,非原始,信,信息是,指,指那些,已,已经产,生,生并处,理,理过的,信,信息。,一,一个机,构,构的许,多,多信息,往,往往会,以,以各种,不,不同的,形,形式重,复,复使用,。,。当信,息,息需要,重,重复使,用,用时,只,只要,其,其格式,或,或某一,部,部分内,容,容有所,变,变动时,就,必,必须进,入,入加工,处,处理并,重,重新输,入,入，,这,这就是,非,非原始,输,输入。,2.,信,信息处,理,理,信息处,理,理是指,对,对已输,入,入系统,的,的信息,进,进行加,工,工,使,使之转,换,换成可,供,供使用,者,者显示,、,、存储,或,或复制,的,的电子,存,存储格,式,式。信,息,息处理,包,包括数,据,据处理,和,和文字,处,处理。,利,利用不,同,同的处,理,理软件,计,算,算机能,分,分别对,数,数据和,文,文字进,行,行处理,。,。,数据处,理,理一般,与,与管理,工,工作相,联,联系,比,比如,编,编制计,划,划、会,计,计统计,、,、预订,机,机票等,。,。数据,处,处理主,要,要是对,数,数值进,行,行统计,通,过,过对原,始,始数据,进,进行各,种,种计算,而,而产生,有,有意义,的,的统计,信,信息。,利,利用数,据,据库操,作,作系统,不,但,但可对,数,数值型,字,字段进,行,行排序,、,、索引,等,等操作,还,可,可对字,符,符型字,段,段进行,处,处理操,作,作,从,而,而为表,格,格处理,提,提供了,方,方便的,手,手段，,同,同时,使,使数据,处,处理的,内,内涵也,有,有了进,一,一步的,扩,扩展。,3.,信,信息的,输,输出及,复,复制,1),信,信息的,输,输出,经过处,理,理后的,信,信息要,输,输出、,分,分发,给,给他人,其,输,输出的,形,形式和,方,方法很,多,多。,(1),显,显示,器,器显示,输,输出。,显,显示器,能,能随时,显,显示输,出,出输入,的,的内容,和,和处理,的,的结果,。,。显示,器,器输出,主,主要用,于,于观察,中,中间处,理,理结果,或,或不需,要,要书面,保,保存的,文,文件。,(2),打,打印,机,机打印,输,输出。,打,打印机,是,是常用,的,的输出,设,设备,通,通常,与,与计算,机,机或文,字,字处理,机,机联接,在,在一起,。,。常见,的,的有针,式,式打印,机,机、激,光,光打印,机,机和喷,墨,墨打印,机,机。使,用,用这类,打,打印机,可,方,方便地,进,进行字,符,符、字,型,型的变,换,换,以,以便输,出,出精美,的,的文字,和,和符号,使,打,打印文,稿,稿符合,各,各种需,要,要。,(3),绘,绘图,仪,仪绘图,输,输出。,绘,绘图仪,是,是比较,专,专用的,输,输出设,备,备,通,通常作,为,为计算,机,机输出,设,设备的,选,选用配,置,置,用,用于输,出,出图形,。,。,(4),声,声音,输,输出。,目,目前,计,算,算机已,能,能模拟,输,输出各,种,种声音,声,音,音输出,已,已由当,初,初的辅,助,助输出,正,正在转,化,化为一,种,种重要,的,的输出,形,形式。,(,(5),电,电子通,信,信输出,。,。随,着,着通信,系,系统和,网,网络的,发,发展,越,越来,越,越多的,机,机关和,企,企业内,部,部以及,相,相互之,间,间开始,采,采用电,子,子通信,来,来代替,书,书面通,信,信和文,件,件分发,。,。,2),信,信息的,复,复制,通常是,将,将信息,复,复制在,纸,纸上。,复,复印的,设,设备主,要,要有复,印,印机、,快,快速,油,油印机,和,和一体,化,化电脑,复,复印机,、,、胶印,机,机等。,4.,文,文件的,存,存储、,归,归档,及,及销毁,办公室,的,的重要,工,工作之,一,一就是,做,做好文,件,件的存,储,储和归,档,档。之,所,所以要,对,对文件,进,进行存,储,储和归,档,档，是,因,因为文,件,件中所,包,包含的,信,信息在,今,今后一,段,段