秘书时间管理课件

秘 书 时 间 管 理 1 秘 書 時 間 管 理 秘 书 时 间 管 理 2 roger s 時 間 管 理 方 法 論願 此 時 間 管 理 可 以 有 效 提 昇 學 員 的 工 作 效 能並 且 增 加 各 位 可 用 的 時 間 . 多 出 來 的 時 間 請留 給 關 心 您 的 人 及 您 所 關 心 的 人 .您 的 時 間 資 源 在 那 裡 , 您 的 成 就 就 在 那 裡 . 秘 书 时 间 管 理 3 時 間 管 理 大 綱一 .什 麼 是 時 間 管 理 (30 min)二 .如 何 提 高 工 作 效 率 (30 min)三 .備 忘 錄 實 作 (40 min)四 .執 行 能 力 的 強 化 (20 min) 秘 书 时 间 管 理 4在 開 始 之 前 秘 书 时 间 管 理 5 你 的 快 樂 是 你 的 成 功 是 關 心 你 的 人 及 你 所 關 心 的 人 是 請 閉 目 一 分 鐘 思 考 這 個 問 題 秘 书 时 间 管 理 6 找 出 你 心 的 中 優 先 順 序 當 你 知 道 你 只 剩 下 三 天 的 時 間 , 第 一 個 浮 現在 你 腦 海 的 人 是 誰 ? 他 是 你 最 關 心 的 人 . 第一 件 浮 現 你 腦 海 的 事 情 是 什 麼 ? 那 是 你 認 為最 重 要 的 事 情 可 是 平 時 當 你 掉 到 忙 碌 的 陷 阱 時 做 的 事 情 有多 少 是 跟 這 些 人 或 事 情 相 關 的 ? 你 知 道 你 可 以 活 久 嗎 ? 30年 ? 3 年 ? 還 是 3天 ? 好 吧 , 就 把 今 天 當 作 是 你 的 最 後 1天 吧 ! 秘 书 时 间 管 理 7 人 , 為 何 安 於 現 狀 ? 為 何 你 我 都 不 滿 意 現 狀 , 但 是 卻 安 於 現 狀1.無 奈2.因 為 現 狀 是 你 我 最 熟 悉 的3.或 者 是 不 確 定 改 變 之 後 會 更 好 我 們 明 明 時 間 管 理 不 好 , 卻 不 想 要 去 改 善 它 . 因 為 忙 得 沒 有 時 間 做 時 間 管 理 嗎 ? 因 為 更 忙 , 所 以 才 更 要 花 時 間 做 時 間 管 理 . 秘 书 时 间 管 理 8 時 間 管 理 從 那 裡 開 始 時 間 管 理 不 是 因 為 學 習 時 間 管 理 才 會 時 間 管理 , 而 是 從 你 不 滿 足 於 現 狀 , 或 者 是 想 要 有更 好 的 時 間 管 理 開 始 沒 有 人 可 教 你 時 間 管 理 , 除 了 你 自 己 覺 得 需要 的 時 候 再 來 是 你 需 要 一 個 新 的 思 考 方 式 . 什 麼 是 新的 思 考 方 式 呢 ? 秘 书 时 间 管 理 9 請 架 設 一 座 橋 ,使 A至 B距 離 最 短 , 但 是 橋 不 可 斜 著 搭100 公 尺 300 公 尺A B河 水 秘 书 时 间 管 理 10 有 三 片 木 條 , 如 何 將 它 們 圍 成 封 閉 三 角 形2 cm 10 cm4 cm 秘 书 时 间 管 理 11 你 可 知 道 為 何 會 想 不 出 來 ? 因 為 你 跳 不 出 原 來 的 思 維 習 慣 但 是 假 設 你 畫 了 出 來 . 恭 喜 你 , 你 可 以 用 新的 角 度 去 思 考 一 個 舊 有 的 問 題 而 roger 的 時 間 管 理 方 法 論 就 是 一 個 新 的 思考 方 法 , 你 只 要 了 解 , 接 受 , 執 行 , 持 續 的做 就 會 得 到 一 個 良 好 的 時 間 管 理 習 慣 秘 书 时 间 管 理 12 你 的 時 間 管 理 目 標 設 定 幫 自 己 設 定 個 目 標 吧 比 如 說 : 三 個 月 之 後 自 己 做 完 原 有 的 事 情 後 , 時 間 還 可 多 出 30% 你 的 期 望 : 不 把 工 作 帶 回 家 ; 假 日 不 用 趕 到公 司 ; 一 天 花 幾 個 小 時 陪 陪 家 人 或 者 是 你 最關 心 的 人 ; 一 個 禮 拜 花 些 時 間 到 外 面 走 走 秘 书 时 间 管 理 13時 間 管 理 是 什 麼 ? 秘 书 时 间 管 理 14 先 瞭 解 時 間 管 理 不 是 什 麼 ? 時 間 本 身 不 是 問 題 . 因 為 每 個 人 每 天 所 擁 有的 時 間 都 是 一 樣 多 所 以 時 間 管 理 的 問 題 本 身 不 在 於 時 間 多 少 , 而 是 在 於 自 己 如 何 善 用 及 分 配 你 自 己 的 時 間 關 注 如 何 有 效 率 的 把 事 情 做 出 來 效 率 如 何 做 最 好 的 時 間 規 劃 計 劃 如 何 說 到 做 到 執 行 力 持 續 時 間 管 理 的 做 法 習 慣 養 成 秘 书 时 间 管 理 15 時 間 管 理 是 什 麼 ? 時 間 管 理 是 讓 自 己 更 有 績 效 , 更 富 效 能 效 率 是 你 能 夠 善 用 資 源 或 者 熟 能 生 巧 地 把事 情 做 完 效 能 是 很 聰 明 地 把 事 情 做 好 . 多 聽 聽 專 家的 意 見 , 找 到 最 佳 方 法 , 事 先 有 計 劃 地 做事 情 時 間 管 理 從 良 好 的 計 劃 開 始 , 良 好 的 計 劃 又從 行 動 開 始 . 有 計 劃 沒 行 動 , 達 成 率 為 零 . 有 行 動 沒 計 劃 容 易 浪 費 時 間 在 修 正 錯 誤 上 , 所 以 兩 者 應 該 並 重 秘 书 时 间 管 理 16 讓 我 們 先 來 討 論 準 備 : A4白 紙 , 一 般 書 寫 筆 (紅 ,黑 ,藍 筆 ) 請 分 組 每 組 5-6人 請 寫 出 每 天 妳 花 在 工 作 最 多 的 時 間 是 什 麼 ? 請 寫 出 每 件 工 作 平 均 花 掉 多 少 你 多 少 時 間 ? 每 件 事 情 請 判 斷 它 是 急 或 不 急 , 重 要 或 不 重要 請 按 照 所 花 時 間 最 多 排 序 下 來 每 組 只 要 報 告 10個 每 一 組 指 派 一 位 代 表 報 告 排 序 事 情 時 間 重 要 /急 12 秘 书 时 间 管 理 17時 間 管 理 架 構 秘 书 时 间 管 理 18 緊 迫 的 事 不 緊 迫 的 事重 要 的 事 1 st 急 2 nd重不 重 要 的 事 3 rd輕 4 th緩請 排 出 正 確 的 行 事 優 先 順 序? ? AB CD 秘 书 时 间 管 理 19 緊 迫 的 事 不 緊 迫 的 事重 要 的 事 1 st 急 2 nd重不 重 要 的 事 3 rd輕 4 th緩正 確 的 行 事 優 先 順 序 秘 书 时 间 管 理 20 緊 迫 的 事 不 緊 迫 的 事重 要的 事 設 備 故 障 ,生 產 停 擺重 傷 害 急 救員 工 產 生 肢 體 衝 突顧 客 抱 怨停 電 計 劃 之 研 擬技 能 之 提 升公 關 之 促 進問 題 之 調 查健 康 檢 查不重 要的 事 有 些 電 話有 些 不 速 之 客 到 訪有 些 會 議 之 出 列 席有 些 無 謂 的 請 託有 些 臨 時 的 邀 約 有 些 交 際 應 酬有 些 文 件 之 處 理處 理 屬 下 之 工 作自 我 干 擾個 人 嗜 好 的 沈 迷 秘 书 时 间 管 理 21 陷 阱 一 :時 間 的 配 置 不 對 Reaction消 極 回 應 v.s. Proaction 積 極 掌 握 積 極 掌 握 就 是 擬 定 計 劃 , 做 好 事 情 事 先 的 準備 , 不 要 等 事 情 發 生 了 再 來 補 救 . 譬 如 說 客戶 的 要 求 事 先 未 澄 清 , 做 出 好 幾 千 個 產 品 後再 來 修 補 , 要 花 多 少 時 間 呢 ? 而 客 戶 會 如 何想 呢 最 好 的 控 制 是 預 防 秘 书 时 间 管 理 22 不 合 理 的 時 間 配 置I. 45%處 理 危 機 II 5%IV 15%II. 35% 秘 书 时 间 管 理 23 明 智 的 時 間 配 置I II 1.重 要 的 事 情 著 重 在 Plan Plan 著 重 在 Do Do 著 重 在 Check Check 著 重 在 Action2.重 要 的 事 情 要 逐 漸 地 交 給 信 任 的 部 屬 , 這 叫 “ 灌 能 ” 秘 书 时 间 管 理 24 如 何 克 服 忙 與 盲 的 窠 臼 第 一 件 事 情 是 把 這 些 迫 在 眉 睫 的 事 情 很 快 地把 它 解 決 . 第 二 件 事 情 是 再 多 花 一 點 時 間 , 去 想 想 以 後要 怎 麼 做 才 能 不 用 處 理 這 些 事 情 , 或 者 不 用這 麼 緊 張 地 處 理 這 件 事 情 . 一 天 的 時 間 要 花 大 部 份 時 間 在 思 考 事 情 要 怎樣 做 是 最 節 省 時 間 最 不 花 力 氣 的 . 而 不 是 很快 的 把 已 經 發 生 的 事 情 處 理 完 畢 秘 书 时 间 管 理 25 陷 阱 二 : 拖 延 除 了 第 四 項 以 外 , 其 它 的 做 起 來 都 不 太 愉 快 不 急 的 事 情 一 拖 延 之 後 往 往 變 成 緊 急 的 事 情緊 迫 的 事 不 緊 迫 的 事重 要 的 事 1 st 2 nd不 重 要 的 事 3 rd 4 th 秘 书 时 间 管 理 26 克 服 1.成 本 /效 益 分 析 法成 本 . . . . . . 好 處 . . . . . . 秘 书 时 间 管 理 27 克 服 2.思 維 習 慣 的 改 變 這 件 事 令 人 感 到 為 難 , 但 是 它 非 做 不 可 , 因此 我 立 即 將 它 做 完 , 以 便 儘 早 忘 掉 它 . 養 成 速 戰 速 決 的 習 慣 將 事 情 切 成 好 幾 塊 小 塊 任 務 , 快 速 地 完 成 每一 塊 的 任 務 先 完 成 容 易 的 部 份 , 讓 事 情 有 進 度 , 再 完 成最 關 鍵 的 20%, 讓 事 情 看 起 來 像 做 完 80% 一 般 . (大 塊 時 間 法 則 ) 秘 书 时 间 管 理 28 陷 阱 三 : 事 必 躬 親 諸 葛 亮 凡 事 必 躬 親 , 後 來 過 勞 而 死 . 為 何 需 要 事 事 躬 親 ? 要 求 標 準 過 高 不 放 心 部 屬 , 不 信 任 部 屬 因 為 怕 部 屬 取 代 灌 能 : 就 是 將 重 要 的 事 情 交 給 他 人 去 做 , 讓 他可 以 學 習 處 理 事 情 也 學 習 獨 當 一 面 . 過 程 給 予重 點 的 輔 導 , 上 軌 道 之 後 即 完 全 授 權 , 但 是 授權 卻 不 授 責 秘 书 时 间 管 理 29 陷 阱 四 : 有 求 必 應 受 人 尊 敬 重 要 , 還 是 受 人 歡 迎 重 要 每 個 人 都 有 一 個 好 朋 友 , 叫 “ 施 小 惠 ” , 可 以適 當 地 接 受 . 不 自 量 力 而 接 受 他 人 請 託 只 有 兩 種 結 果 , 一 是累 死 自 己 , 二 是 信 用 受 損 努 力 自 己 茁 壯 成 為 大 樹 , 讓 自 己 的 果 實 惠 及 眾人 秘 书 时 间 管 理 30 面 對 任 何 事 情馬 上 做拒 絕 做賦 權 給 別 人 做延 遲 做 值 得 做 嗎 ?需 親 自 做 嗎 ?應 馬 上 做 嗎 ?NNN結 論 是 秘 书 时 间 管 理 311.捨 得2.勇 於 拒 絕3.交 待 1.怡 情 養 性2.輕 鬆 一 下 時 間 管 理 架 構1.兵 貴 速 戰 速 決2.多 花 一 點 時 間 去 思 考 1.決 勝 於 廟 堂 之 上 2.灌 能均 衡緊 迫 的 事 不 緊 迫 的 事重 要 的 事不 重 要 的 事 秘 书 时 间 管 理 32如 何 提 高 工 作 效 率 秘 书 时 间 管 理 33 提 高 工 作 效 率 的 三 方 法 三 法 則 三 個 方 法1. 了 解 自 己 每 天 不 同 時段 體 力 的 分 佈 狀 況 來決 定 要 做 什 麼 樣 事 情2. 讓 自 己 充 滿 活 力 , 最簡 單 的 方 法 , 就 是 養成 每 個 禮 拜 固 定 運 動的 好 習 慣3. 均 衡 的 生 活 作 息 , 培養 一 個 良 好 的 嗜 好 三 個 法 則1. 批 次 處 理 法 則 . 集 中時 段 處 理 所 有 性 質 相同 的 事 情2. 80/20 法 則 , 這 法 則 是在 有 限 的 時 間 挑 選 出重 要 的 事 情 來 做3. 高 效 率 法 則 : roger 大 塊 時 間 法 則 秘 书 时 间 管 理 34 批 次 處 理 法 則 一 段 時 間 處 理 同 一 性 質 的 事 情 , 一 次 處 理 多件 , 多 件 累 積 到 一 定 數 量 才 處 理 如 果 個 別 處 理 或 出 現 才 處 理 會 把 自 己 的 時 間切 割 成 很 多 片 斷 , 譬 如 看 Email, 接 電 話 , 或者 是 不 速 之 客 的 打 斷 都 是 一 次 只 專 心 完 成 一 整 塊 的 任 務 , 不 要 心 有 二用 , 避 免 出 錯 反 而 要 花 更 多 的 時 間 處 理 後 續的 問 題 秘 书 时 间 管 理 35 80/20 法 則 the Vital Few 後 90分 鐘 做 最 重 要 的 事 情 . 儘 量 讓 這 120分 鐘 不 受 干 擾 , 你 可 以 告 知 週 遭的 人 或 者 主 動 拒 絕 干 擾 養 成 習 慣 一 天 至 少 一 塊 大 塊 時 間 , 每 天 保 有基 本 的 績 效 , 有 心 情 時 再 做 第 二 塊 , 則 有 高績 效 秘 书 时 间 管 理 38 大 塊 時 間 三 步 曲1. 把 今 天 要 做 的 事 情 一 一 列 舉 出 來 , 分 成 容 易做 的 , 重 要 的 及 其 它 的 事 情 ,由 80/20法 則 排出 事 情 處 理 的 優 先 順 序2. 前 30 分 鐘 完 成 最 容 易 完 成 的 事 情 , 時 間 一到 不 管 有 沒 有 做 完 就 切 到 重 要 事 情 上3. 後 90分 鐘 完 成 最 重 要 的 事 情 . 若 做 得 起 勁 時一 直 做 下 去 也 無 所 謂 有 空 的 時 間 再 來 做 其 它 未 完 成 容 易 的 事 秘 书 时 间 管 理 39 大 塊 時 間 示 範列 舉 今 天 要 做 的 事-快 速 回 Email-打 電 話-規 劃 專 案-開 會-批 電 子 文 件-歸 還 文 件-與 同 事 溝 通 以 難 易 度 排 列易易難 1固 定 時 間易易難 2 前 30分 先 做簡 單 的 事 情後 90分 再 做難 的 事 情(1) (2)(3) 秘 书 时 间 管 理 401.捨 得2.勇 於 拒 絕3.交 待 1.怡 情 養 性2.輕 鬆 一 下 良 好 的 時 間 管 理 來 自 於 計 劃1.兵 貴 速 戰 速 決2.快 刀 斬 亂 麻 1.決 勝 於 廟 堂 之 上 2.灌 能均 衡緊 迫 的 事 不 緊 迫 的 事重 要 的 事不 重 要 的 事 秘 书 时 间 管 理 41P AD C不好好 耗 用 時 間花 時 間 在 計 劃 上 才 是最 節 省 時 間 的 作 法耗 用 時 間 秘 书 时 间 管 理 42 計 劃 是 什 麼 ? 妳 要 往 哪 裡 去 ? 目 標 設 定 (目 的 ) 妳 如 何 去 ? 目 標 如 何 達 成 (手 段 ) 秘 书 时 间 管 理 43 執 行 是 從 那 裡 展 開日 常 業 務老 闆 指 示 狀 況執 行匯 整 進 度報 告 回 報 妳 每 天 在 做 的 事 情 秘 书 时 间 管 理 44 備忘錄時 間 管 理 的 利 器 : to-do List備忘錄緊 急 的 事 情1.老 闆 今 天 交 待2.臨 時 狀 況 重 要 的 事 情1.工 作 計 劃2.人 生 規 劃3.家 庭 ,健 康 ,財 富Schedule List1.Meeting2.行 事 曆3.紀 念 日Routine Work1.日 常 工 作2.定 期 約 會 秘 书 时 间 管 理 45 如 何 計 劃 要 執 行 的 事 項 列 出 ToDo-CheckList, 該 做 的 事 情 由 專 案 的 任 務項 目 展 開 要 設 計 有 Check Box, 如 : for 要 把 計 劃 外 的 變 數 (如 :突 發 狀 況 )也 納 入 考 量 , 如 工 作 時 間 乘 上 1.5倍 每 天 下 班 後 花 10分 鐘 檢 討 今 天 做 的 事 情 及 計 劃 明天 要 做 的 事 情 秘 书 时 间 管 理 46 備 忘 錄 實 作1.製 作 當 天 個 人 約 會 , 會 議 及 例 行 事 項 放 入2.列 出 您 今 天 要 做 的 事 情 , 分 成 一 定 要 做 的 事 ,容 易 的 事 , 突 發 的 事 , 可 以 先 緩 一 緩 的 事3.依 照 大 塊 時 間 法 則 擺 入 . 執 行 完 畢 後 打 勾4.下 班 時 將 今 天 沒 有 做 完 的 +明 天 的 要 做 事 情 再重 寫 一 張時 間 : 20 分請 準 備 書 寫 紙 兩 張 秘 书 时 间 管 理 47執 行 能 力 的 強 化 秘 书 时 间 管 理 48 良 好 工 作 習 慣 的 養 成 兵 貴 速 戰 速 決 養 成 做 備 忘 錄 的 習 慣 可 以 早 上 做 完 的 事 ,決 不 拖 到 下 午 完 成可 以 一 天 做 完 的 事 ,決 不 分 成 兩 天 完 成 每 天 至 少 完 成 一 件 事 情 , 特 別 是 在 工 作 情 緒 低潮 時 秘 书 时 间 管 理 49 “ 執 行 ” 的 寫 照 Just Do It 奉 備 忘 錄 的 To Do-Check List 如 聖 旨 行 動 才 是 企 劃 的 開 始 把 掌 控 著 力 焦 點 集 中 在 計 劃 最 緊 要 的 20% 執 行 能 力 鋒 利 如 倚 天 劍 . 劍 鋒 到 處 , 刀 折 劍斷 秘 书 时 间 管 理 50 “ 執 行 ” 的 需 要 與 不 需 要 不 需 要 退 卻 思 考 , 猶 豫 需 要 “ 蝦 米 都 不 驚 ” , 勇 往 直 前 毅 力 轉 彎 韌 性 秘 书 时 间 管 理 51 執 行 不 是 一 成 不 變 的 合 理 性 Reasonable 表 示 用 心 試 探 一 下 是 不 損 傷 毫 髮 的 平 時 基 本 觀 念 (Sense)的 建 立 , 在 臨 場 應 用 時最 能 顯 現 效 果 秘 书 时 间 管 理 52 應 變 的 意 示 圖 : 投 石 問 路Marty, 100 元賣 給 你 Roger, 100元太 貴 了 , 70 !(推 推 看 !)我 成 本 才 8 , 70門 都 沒 有 !不 行 , 90.(擋 擋 看 !) 秘 书 时 间 管 理 53 Buffer 緩 衝 區 並 不 是 每 件 事 情 都 那 麼 的 急 如 果 我 們 每 件 事 情 都 要 即 時 地 處 理 掉 , 相 信我 們 會 變 得 神 經 兮 兮 的 所 以 應 該 要 有 一 個 地 方 讓 我 們 放 一 些 比 較 不必 馬 上 處 理 掉 的 事 情 , 但 是 時 間 到 時 又 要 能提 醒 我 們 秘 书 时 间 管 理 54 如 何 處 理 情 緒 低 潮 每 天 至 少 完 成 一 件 事 情 完 成 事 情 的 定 義 完 整 的 相 關 的 善 後 的 記 錄 的 文 件 通 常 完 成 一 完 整 任 務 就 會 有 力 氣 再 做 第 二 件事 情 秘 书 时 间 管 理 55 個 人 習 慣 的 養 成 當 你 了 解 了 某 一 個 觀 念 , 如 WBS, 大 塊 時 間 法則 , 進 而 接 受 它 執 行 它 時 , 經 過 廿 一 天 之 後你 就 可 以 把 這 個 觀 念 內 化 , 並 且 將 這 種 做 法化 為 生 活 中 的 習 慣 這 就 是 習 慣 養 成 法 則 當 你 覺 得 需 要 時 間 管 理 , 去 做 時 間 管 理 , 得到 實 質 的 好 處 , 更 強 化 自 己 時 間 管 理 的 動 機 , 成 為 一 良 好 的 正 向 循 環 秘 书 时 间 管 理 56 我 的 成 功 和 快 樂 的 定 義 就 是