第三单元办公室事务管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,3,单元：办公室事务管理,案例分析,某公司经理收到一封措辞无礼的信，是由某个与公司交往较深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把文员李小姐叫来，要她写封回信，与这位代理商断绝一切交易和关系，并命令李小姐立即将信打印寄出。李小姐可以有以下做法，哪一种做法做妥当，为什么？,1 按照经理指示立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。,2 写完了信，想到自己是经理的助手，有责任提醒经理，为了公司利益得罪了经理也值得。于是对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！,3 没有马上去写信，而是向经理提出忠告：“经理，请您冷静一点！与对方断绝关系会产生什么后果呢？在这件事情上，我们难道就没有应该反省的地方吗？,4 当天快下班时，将打印好的信递给已经心平气和的经理：“经理，可以将这信寄走吗？,办公室管理名言,把每一件简单的事做好就是不简单；,把每一件平凡的事做好就是不平凡。,海尔集团 总裁 张瑞敏,内容,第一节事务管理概述,第二节办公环境管理,第三节办公室日常事务管理,1,、办公室的含义,办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种,含义：,第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。,第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等,.,第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等,.,第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。,第一节事务管理概述,办公室的职能,政务,(,或业务,),服务,事 务 管 理,事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务,服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作,体系中不可缺少的重要组成部分。,主要是中高级文,秘人员的工作,.,一、办公室工作的主要职能、特点和地位,办公室事务管理工作的特点,办公室工作的主要特点,综合性,服务性,从属性,办公室工作的地位,1.,中心地位,。 是领导层之下的辅助层，一定程度,上代表领导处理全局性问题，各钟,信息在此交汇和集散。,2.,窗口地位,。 是信息中心，处于联络站地位，是,一个联络的窗口。,3.,枢纽地位,。 办公室能沟通上下、左右，保证各,项工作的正常运转。,二、办公室事务管理的作用、特点和内容,办公事务管理的作用, 1.,后勤保障作用, 2.,信息枢纽工作, 3.,树立形象作用,办公室事,务管理工,作的特征,服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性,为上司,服务,工作,分散,涉及,面广,为组织,服务,为公众,服务,人员,分散,独立性,专业性,办公事务管理的特点,办公事务管理的内容,1.,办公环境管理, 2.,办公用品管理, 3.,完成领导临时交办的事项, 4.,日常事务管理,第,二节 办公环境管理,一、办公环境,广义是指一定的组织机构的所有成员所处的大环境。狭义指一定组织结构的各个部门工作所处的环境，包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与平安环境。,目的：方便 舒适整洁 和谐统一 平安。,1.,构成要素,硬环境,空气,光线,声音,颜色,绿化,装饰,音乐,布局,软环境,个人素质,团体凝聚力,和谐气氛,2、办公环境的根本原那么,1有利于沟通,2便于监督,3协调舒适,4方便整洁,5平安可靠,二、维护和管理办公室环境,公共区域的办公环境是一个组织外在形象的直接,表达，良好的办公环境有利于塑造组织的形象，提,高员工的工作效率。,1、公共区域办公环境的构成,区域包括其前台、通道、会客室、会议室，公共办,公区域包括文件柜、档案架、茶水桌等，公共办公设备,包括计算机、复印机、 机等。,2、领导区域办公环境的构成,领导区域办公环境主要包括领导的办公室、会客室，,经常使用的办公物品和设备,3,、办公环境管理的工作步骤,设置适宜的办公布局,布置办公室环境,摆放办公室设备,美化办公环境,维护办公环境,办公室平安管理,办公环境突发事情处理,1设置适宜的办公室布局,办公室布局的最大原那么：方便、舒适整洁、平安、和谐统一。,办公布局形式：开放式布局、封闭式布局、,混合式办公室布局,人员,1,人员,2,人员,3,人员,4,人员,5,人员,6,开放式办公布局, 三资企业,校长室,书记室,副校长室,教务处,封闭式办公布局,部门,1,部门,2,部门,3,部门,4,人员,1,人员,2,人员,3,人员,4,人员,1,人员,2,人员,3,人员,4,人员,1,人员,2,人员,2,人员,3,人员,1,人员,4,人员,3,人员,4,混合式办布局,参考案例：秘书与领导办公室布局,冯市长的办公室就在黄一平秘书斜对门，中间只隔一道宽大的走廊。如此设置的好处显而易见，一方面，坐在黄一平的位置上，但凡从电梯上来进市长办公室者，必先经过秘书室，方便秘书为客人引路，或向领导请示、报告、预约，也可直接为领导挡驾；另一方面，两边门都开着的时候，黄一平稍一探头，就可以纵览对面市长办公室，领导有事招呼秘书，只要轻呼一声或一点头、一招手即可。,(2),布置办公环境, 光线,光亮宜遵循以下原那么设计：,减少光源的强度，防止用一个发光体，宜多用几盏 灯，降低光源强度，防止集束光而用匀散光；,窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光 源宜置高处，并从前方或左侧射入。,空气,空气清新、无异味、有流动；,温度,22,26 ,；,湿度是,40%,60%,颜色,地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板,的颜色协调一致，以保证一个统一和谐的环境。,声音,：安静、无噪音,音乐,(3),摆放办公室设备,办公桌面整洁有序,桌椅配套舒适。办公桌多以平面转角电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。,电脑 放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。,办公必需品齐备。,私人用品及个性化的物品不要放置桌面。,档案柜的放置,(4),美化办公室环境,办公室的绿化,绿化可以美化环境，还可以改办公室,的小气候，产生良好的视觉效果。,办公室的装饰,不宜有过多的装饰品，可以适当的悬,挂一些有品味的油画及工艺品。,色彩的搭配,基调应统一，反差不要太大。,5维护办公室环境,秘书人员维护办公环境主要包括三个区域：,个人工作区域,秘书人员自己的办公室以及用于个人办,公的设备和用品。,领导办公区域的环境管理,公用区域的环境管理,6办公室平安管理,秘书人员应从保证办公室的人、零用现金、,办公设备和信息的平安四个方面进行。,人的平安管理,隐患：臭氧和电磁辐射的危害,措施,零用现金的平安管理,办公设备的平安管理,信息的平安管理：文件平安和档案平安,7办公环境突发事件处理,办公区域可能发生一些紧急情况，如火灾、,人员受伤、人员突发疾病等。,应对火灾的措施：,立即拉响警报铃，进行疏散，所有窗户、门、,以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延，疏,散时不应该用电梯，根据火的情况选择相应,设备灭火。,4、作业,设计题：小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、 机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?,答案： 放 在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边,新 文 件 夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条,各 种 笔 、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里,公 司 印 章放入办公桌带锁的抽屉内,墨 水 放 置在储物架底层，复印纸放在下面几层。,第三节办公室日常事务管理,案 例,天地公司管文书收发的初萌，一贯严格执行交接手续。一天，,经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外,来公文。但是，在启封，登记过程中，她发现有一份属某单位,的机密文件，混装在普件中。这是她多年工作中遇到的第一次，,她不知该如何处理。退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机,密文件，惹出麻烦来；不退吧，也不妥。后来她将此事报告办,公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。,分 析,机密文件不能按普发文件的发文的渠道发送，更不能混装普通文件中。上述出现的情况。更是不允许的。一些办文人员，不熟悉文书处理有关规定，或以为这项工作属简单劳动，往往在一些具体环节上出过失，结果酿成事故，甚至产生严重后果。如果初萌将机密文件的内容，看后透露出去，或将机密文件不归还，就会酿成更严重的后果。秘书人员应按规定办事，严禁工作，严格把关。,第三节办公室日常事务管理,一、邮件的收发与处理,邮件处理工作是秘书的经常性工作。办公室的邮件主要包括两大类：一类是通过邮政系统传递的邮件，如各类纸质信函、包裹、报纸、杂志等，另一类是电子邮件，如 、电传、E-mail等。秘书能否做好邮件处理工作会影响工作的进程，因此，秘书需要掌握一定的程序和方法。,1、常见邮件的种类,按照邮件的区域和处理手段以及重要性等分类。,2,、接收邮件的程序,邮件办理,邮件签收,邮件分类,邮件拆封,邮件登记,邮件分发,2、接收邮件的程序1签收。对所收的文件数要认真清点，检查实在收件数与投递清单上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名、是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单或“送文薄上签字，并注明收到时间。,2分类。待收到邮件之后，必须对邮件进行分类，以便于整理，按不用的分类准备可以讲邮件分为不用的种类。,3拆封。启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅，如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应规定处理，一般应予以退回。,4登记。登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，建立受文登记薄，并在收进每份文件首业贴上“来文处理单，应将“来文处理单的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。登记后的文件加盖收文编号章。,5分发。将收到的各类邮件按照一定的范围和运行程序送给有关领导和承办部门。需要多个领导传阅的，课附上传阅顺序单。,6办理。对邮件进行分类，重要局部可以用红笔画出，用不用的的颜色区别防止不同种类的邮件。经过领导授权，可以提出自己的拟办意见。,3、寄发邮件,1首先要对发件进行查对。即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信 人是否一致；,2检查附件。即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全；,3邮件分类。将各信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎；,4邮件标记。即检查信封上应该标注的标记是否标注；,5签名。即检查必须由领导者签名寄发的信函是否正确；,6复印存档。重要邮件需复印存档,7邮件装封。将邮件折叠好装入信封或邮件，粘贴捆扎牢固。,8登记。使用一个登记册或记录本来登记重要邮件包括发件序号、邮件名称、寄出时间、收件人地址、收件人及单位名称等。,9寄发邮件。掌握邮政方面的有关规定、送出时间等。,3、领导外出时邮件的处理,1先行请示。,2妥善处理。,可以先把需要上司亲自处理的邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以回复；,需要转寄或委托的邮件，应把原件留下存档，寄转复印件，,3)领导授权的邮件，秘书处理回信，要签上自己的职位，并且复印一份,4把积压的邮件分类处理，标上“需要签字的邮件，“需要某某处理的邮 件、“需要阅读的邮件，“报告和“一般阅读材料等字样。,二、办公用品的发放与管理,1、常用的办公用品种类,1桌椅类。办公桌、电脑桌，沙发等。,2纸 簿 类。A4等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸,复写纸；便条 纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；横格笔记本；,专用本册；,3笔 尺 类：钢笔、圆珠笔、各种尺子、修正液、彩色笔、皮、,4装订类：大头针、剪刀、打孔机、订书针、橡皮筋、胶带,5归档用品：各种文件、档案袋、收件日期戳。,6办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液；复印机用墨盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。,2、办公用品的管理要求,1方案合理，根据日常使用的量，预先制定好方案，既要满足办公的需要，又不出现断档，也不能奢侈浪费。,2确保重点。领导和重点业务部门要确保及时供给，保证工作顺利。,3厉行节约。工作正常进行的情况下，要严格方案、采购、发放、使用的各个环节。,3、办公用品管理的主要内容,1采购。根据具体情况，提出采购方案，采购物美价廉、经济耐用的物品。,2保管。单位可以设专门人负责办公用品的保管，建立库存登记帐，对用量大的笔尺类、纸簿类办公用品应该充足供给，有保质期的用品不大量进货。,3发放。建立完善的发放制度、领用手续，在日常办公中控制和监督办公用品使用。,4、办公用品的发放管理,1制定严格的发放登记制度,文具等消耗品随部门或人员的工作状况调整发放时间，非正常损失或丧失办公品，由当事人赔偿。新进人员由所在部门提出申请单，领取用品列入领用卡，离职时将剩余用品一并交还。,2制定严格的发放制度,审核物品领用申请表，审核无误后签字，并备案存档，跟新库存登记表。,5,、办公用品的发放程序,1指定人员发放。,2按单位的有关制度规定发放时间,3紧急需要物品时必须有相应的程序处理。,4必须填写物品申请表，并由授权人签字批准。,5清点核发,清点核发,制定专人发放,制定发放时间,按相应程序处理,审核物品申请表,6、节约使用办公用品的措施,1复印机：申请复印时必须填写申请表。并在复印前由,主管人员签字批准。,2 机：指定人员使用 机，做登记并保存所有发,送记录。,3计算机、打印机、因特网：很多单位已在工作中提供,该类设备，但在使用中要注意：昂贵的设备要限制使用。,4 、移动 ：减少打私人 ；控制国内国际长,途 的使用。按单位有关规定使用移动 ；定期检查并核,对 帐单以控制开销。,附：物品申请表,物品申请表 编号：,465,部门,人力资源部,项目（物品）,数量,特殊要求,黑色圆珠笔,10,支,紧急需要,A4,复印纸,4,包,塑料皮文件夹,3,个,纸皮文件夹,12,个,请提供红色的,发放人签字：,初萌,领取人签字：,刘碧,批准人签字：,张都远,日期：,9/4/2005,日期：,9/4/2005,日期：,9/3/2005,三、会议室和公务用车的管理,1、会议室的管理,1日常维护,应由专人负责，并使用各种设备。,会议结束后要及时清理整理会议室，所有用具、设备必,须归位，确保会议室随时处于备用状态。,掌握设备的调试和维修技术，将专业技术人员的联系方,式存档备案。,2预订登记,使用者应先填写会议室预订登记表。,并核对登记表的工程，需要用的特殊用品和设备要提前,准备、调试好。,会议前必须再次检查，确保无误。,会议室使用期间，要有人员值班。,3协调使用,附：会议室预订登记表,日期,部门,参会人员,主要内容,开始时间,结束时间,所需设备,联系人,联系电话,备注,2、公务用车的管理,1日常管理,掌握公务用车的根本信息、有条件配置专职司机，建立,车辆检查制度，保证车辆随时处于良好的状态。,2预订登记,预先填好车辆使用登记表，并交给办公室，审核内容。,3协调使用,协调要考虑事项的轻重缓急、路程远近及交通的方便程度,等，在车辆的使用间隔中留有充足的时间。,四、协助完成的常见事务性工作,1、明确职责范围,2、协调性工作的根本原那么,3、常见实务工作,1管理名片印刷、样式、管理,2协助预订桶装饮用水,3辅助做好考勤工作,五、保密工作,指从国家的平安和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和,时间内，防止泄露以及被非法窃取所采取的一切必要防范措施,和手段。,1、国家秘密等级、保密期限及有关规定,1国家秘密等级。简称密级，国家将国家秘密的等级分为,“绝密“机密“秘密三级。,2国家秘密保密期限、绝密不超过30年，机密不超过20年，,秘密级事项不超过10年。,3秘密等级和保密期限的变更。一般“降秘或“升秘。,4国家秘密事项的解密。,2,、办公室保密工作的主要内容,3,、办公室保密工作的要求,1.不该说的机密，绝对不说。,2.不该问的机密，绝对不问。,3.不该看的机密，绝对不看。,4.不该记录的机密，绝对不记录。,5.不在非保密本上记录机密。,6.不在私人通信中涉及机密。,7.不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。,8.不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。,9.不在普通 、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项。,10.不携带机密材料游览、参观探亲、访友和出入公共场所。,?党和国家工作人员保密守那么?,4、保密工作的制度,5、保密工作的方针和原那么,1积极防范,2重点突出,3内外有别,6、秘书的保密工作,1文件的保密,2会议的保密,3通信保密,4计算机保密 意识、制度、技术,5宣传报道保密,会前保密,会中保密,会后保密,7、失密与泄密的处理,失密是指丧失了含有组织秘密的载体，如秘密文件、资料等。,泄密是指相关人员有意或无意地使不宜外漏的信息公开或被窃取。,失密与泄密应承担的责任:,a.组织内部的处理,b.一般的民事责任,c.行政处分,d.刑事责任,