会计报表的格式定义与数据处理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第八章 会计报表管理系统,通过本章的学习，回答以下几个问题：,会计报表管理系统的功能、数据处理流程、工作过程是什么？,什么是单元、单元属性、区域、组合单元、关键字、报表格式、表页、格式状态、数据状态？,U8报表管理软件有那些种类函数？,如何自定义和生成内部会计报表？,如何利用报表模板生成外部报表？,如何利用图表功能反映报表数据？,怎样将报表数据导入、导出？,第一节 会计报表管理系统概述,一、报表管理系统的任务,设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对该报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种报表。,第一节 会计报表管理系统概述,二、基本功能结构,文件管理,格式管理,会计报表管理系统,数据处理,图表管理,报表输出,用友UFO报表管理系统具有：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能和二次开发功能，,第一节 会计报表管理系统概述,文件管理的作用是对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理；,格式管理主要完成对不同对象、不同要求的报表进行格式定义以及对表中数据的运算关系进行公式定义；,报表数据处理提供数据录入与采集，报表数据计算，数据处理分析，报表汇总等功能；,图表管理的功能是将数据表以图形的形式进行表示；报表输出则是对已编制完成的报表，显示或打印输出，供使用者使用。,第一节 会计报表管理系统概述,三、数据处理流程,输出,会计账簿,会计凭证,其他业务,子 系 统,报 表,汇总表,分析结果,外部数据,审核,会计报表,采集,计算,会计报表格式文件,格式文件,报表格式设 计,汇总,计算,第一节 会计报表管理系统概述,四、基本工作过程,设计报表结构,及运算关系,设置数据来源,数据采集,审核,报表运算,生成报表,审核,汇总,输出报表,第一节 会计报表管理系统概述,五、报表的结构与基本术语,1. 报表结构,标题。用来描述报表的名称。,表头。用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。,表体。是报表的核心，决定报表的横向组成。它是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表行又由若干个栏目构成，这些栏目称为表列。,表尾。指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。,第一节 会计报表管理系统概述,2.报表及报表文件,报表也叫表页，它是由若干行和若干列组成的一个二维表，具有相同的格式。它是报表管理系统存储数据的基本单位。,报表文件：,一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中。,3.单元及单元属性,报表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。它是组成报表的最小单位。每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名。,第一节 会计报表管理系统概述,单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色。,单元类型有数值型、字符型和表样型。,数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。必须是数字，新表中均默认为数值型。,字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。,表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。,第一节 会计报表管理系统概述,4.区域与组合单元,区域是由一组相邻的单元组成的矩形块。,组合单元是由同行、列相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。,5.关键字,是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页。每个报表可以定义多个关键字。,第一节 会计报表管理系统概述,6.报表格式,表样格式：将设置的报表基本结构称为表样格式（或格式表或定义表）。在报表管理系统中，每一报表只能有一张表样格式，但可反复被使用。,单元公式：是指报表单元中的各种公式。,固定表：报表的格式固定，不随经济业务或统计量的变动而改变固有格式。,可变表：报表的格式不固定，需要根据业务统计与管理的需要随时改变报表大小或格式。,第二节 会计报表的格式定义,一、报表格式定义,1报表表样包括格式线、标题、表头、表体、表尾内容。通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。,在定义报表的表样的时候，注意状态栏应为格式状态。报表表样定义完之后，在格式状态下可以查看和修改，在数据状态下只能查看，不能修改。,2单元类型在报表管理系统里一般可以分为数值单元、字符单元和表样单元。,3单元风格指报表表样和数据的显示风格。,第二节 会计报表的格式定义,启动UFO建立新表,设置报表表样,单击“格式”菜单中“表尺寸”，弹出“表尺寸”对话框，从中输入行数、列数。,定义报表的行高和列宽,行高和列宽可以通过“格式”菜单中的“行高”和“列宽”来操作，也可以通过直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽。,第二节 会计报表的格式定义,划表格线,画线时，应先选择要画线的区域，然后单击“格式”菜单中的“区域画线”，弹出“区域画线”对话框，如下图所示。,选择要画线的类型和样式，单击“确认”即可完成画线。,第二节 会计报表的格式定义,定义组合单元,选择要组合的单元区域，单击“格式”菜单中的“组合单元”，弹出“组合单元”对话框，如下图所示。,选择组合形式即可完成组合单元设置。,第二节 会计报表的格式定义,输入表间项目,设置单元属性,选择要设置单元属性的区域，单击“格式”菜单中的“单元属性”，弹出“单元属性”对话框，如下图所示。,第二节 会计报表的格式定义,设置关键字,先确定关键字的位置，然后选择“数据”中的“关键字”，单击“设置”，弹出“设置关键字”对话框，如下图所示。,选择关键字的类型，再单击“确定”按钮，完成一个关键字的设置。要设置其他关键字，需按同样的办法设置。,第二节 会计报表的格式定义,调整关键字的位置,关键字的位置可以用偏移量来表示，负数值表示向左移，正数值表示向右移，在调整时，可以通过输入正或负的数值来调整。,选择“数据”中的“关键字”，单击“偏移”命令，弹出“定义关键字偏移”对话框，从中输入各关键字的偏移量，如下图所示。,第二节 会计报表的格式定义,二、报表的公式定义,报表公式指报表或报表单元中的各种公式，包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式等。公式定义在格式状态下进行。,单元公式指为报表单元的赋值的公式，利用它可以将单元赋值为数值，也可以赋值为字符。在报表数值单元中键入“”就可直接定义计算公式。,审核公式指利用报表中数据之间的勾稽关系来进一步检验报表编制的结果是否正确的公式。,舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数位取整时调整数据，避免破坏原数据平衡。,第二节 会计报表的格式定义,1账务函数。,账务函数的基本格式为：,函数名（“科目编码”，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2）,（1）科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。,（2）会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体数字表示的年、季、月。,（3）方向即“借”或“贷”，可以省略。,（4）账套号为数字，缺省时默认为第一套账。,（5）会计年度即数据取数的年度，可以省略。,（6）与与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。,第二节 会计报表的格式定义,2自本表本页取数的函数主要有：,3自本表其他表页取数的函数,对于取自于本表其他表页的数据，可以利用某个关键字作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。,可以使用SELECT（）函数从其他表页取数。,4自其他报表取数的函数,对于取自于其他报表的数据，可以用“报表.REP单元”格式指定要取数的某张报表的单元。,第二节 会计报表的格式定义,定义单元公式,直接输入,选择“数据”中的“编辑公式”，单击“单元公式”或工具栏上的,按钮，弹出“定义公式”对话框，,如下图所示，从中直接输入公式。,利用函数向导输入,在打开“定义公式”对话框后，单击“函数向导”按钮，弹出“函数向导”对话框，如下图所示。,第二节 会计报表的格式定义,第二节 会计报表的格式定义,选择函数类别和函数名，单击“下一步”按钮弹出“业务函数”对话框，如下图所示。,第二节 会计报表的格式定义,单击“参照”按钮弹出“参数选择”对话框，如下左图所示，从中选择有关参数，再单击“确定”按钮返回“业务函数”对话框，结果如下右图所示。,定义审核公式,选择“数据”菜单中的“编辑公式”，单击“审核公式”命令，弹出“审核公式”对话框，从中输入审核公式，结果如下图所示。,第二节 会计报表的格式定义,第二节 会计报表的格式定义,定义舍位平衡公式,选择“数据”菜单中的“编辑公式”，单击“舍位公式”命令，弹出“舍位公式”对话框，从中输入舍位公式，结果如下图所示。,第三节 会计报表的数据处理,一、数据生成,打开报表,增加表页,选择“编辑”菜单中的“插入”或“追加”，单击“表页”命令，在弹出的对话框中输入要插入或追加的表页数量，即可完成增加表页工作。,录入关键字,在数据状态下，选择“数据”菜单中的“关键字”，单击“录入”命令，弹出“录入关键字”对话框，从中输入具体的关键字。,编制报表,单击“数据”菜单中的“整表重算”或“表页重算”，回答是否重算，即可完成整表或表页的计算。,第三节 会计报表的数据处理,二、审核报表,报表的审核须在数据状态下进行。单击“数据”菜单中的“审核”即可完成报表的审核工作。审核以后如果正确，状态栏会提示“审核完全正确！”。否则状态栏会提示出现的错误信息，错误信息的内容是在定义审核公式时由用户自己编辑输入的。,三、报表舍位操作,单击“数据”菜单中的“舍位平衡”即可完成报表的舍位平衡工作。,第三节 会计报表的数据处理,四、图表功能,l.图表对象,主标题：X轴标题；Y轴标题：最多可以输人20 个字符或10个汉字。单击主标题，可以将其在图表对象区域中任意拖动。双击主标题，可以编辑输入标题内容。,X轴标注：用于区分不同的数据，X轴标注是自动产生的，当数据组为“行”时，系统将源数据区城的第一行定义为X轴标注；当数据组为“列”时，系统将源数据区城的第一列定义为X轴标注。,Y轴标注：用于显示数据的值，Y轴标注是自动产生的，当数据组为“行”时，系统将源数据区域的第一列定义为Y轴标注；当数据组为“列时，系统将源数据区城的第一行定义为Y轴标注。,单位：指Y轴（数据轴）的单位。Y轴标注乘以单位即实际数值。,图例：说明不同颜色或图案代表的意义图例可以移动但不能修改。,图形：指图形显示部分。,关键字标识：当选取“整个报表”作为操作范围时，用以区别不同表页的数据。,第三节 会计报表的数据处理,第三节 会计报表的数据处理,2.图表窗口,图表可以在图表窗口中编辑，在图表窗口中的圈表则以文件形式单独出现，可以单独显示、编辑。但图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在的报表文件，只有打开报表文件后，才能打开有关的图表。报表文件被删除之后，由该报表文件中的数据生成的图表也同时被删除。,注意,：,图表名在“区城作图”对话框中定义，以后将不能被修改。,第三节 会计报表的数据处理,五、数据导入导出,1.导入,在“文件”菜单中，单击“其他财务软件数据”的“导入”，弹出“报表导入”对话框，选定文件存放的初始化设置文件(*.INI)文件，单击“打开”按钮，弹出如下图所示的对话框。在 “可导入报表”列表框下，用鼠标选定要导入的报表名称，然后点取“导入”将该文件转换为UFO的报表文件。,第三节 会计报表的数据处理,2.导出,打开要导出的文件，在“文件”菜单中，单击“其他财务软件数据”的“导出”，弹出“报表导出”对话框，选取文件存在的初始化设置文件(*.INI)文件，点取“打开”弹出“导出报表”对话框，如下图所示。在编辑栏中定义导出的文件名称，*.txt，不带路径，与*.ini文件在相同路径下。单击“确定” 。,第三节 会计报表的数据处理,六、数据发送和接收,用友报表管理系统内置了“发送和接收”功能，可以在局域网、远程网、或Internet上传输数据。不需要另外安装任何通讯软件。,可以发送和接收各种类型的文件，包括报表(*.rep)、批命令(*.shl)、数据库(*.mdb)、应用程序(*.exe)、文本文件等等。日常工作中需要传输的所有文件都可以用“发送和接收”功能来完成。,提供了种传输方式：点对点、邮局信箱、电子邮件、磁盘文件。,第四节 报表的输出,一、页面设置,激活要进行页面设置的报表文件的窗口，单击“文件”菜单中的“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，如下图所示。输入上、下、左、右页边距的值，在“缩放比例”编辑框中输入缩放倍数，在“页首页尾”中选择页首和页尾的类型和范围。设置完后单击“确认”按钮完成设置。,第四节 报表的输出,二、打印设置,激活要打印的报表文件或图表的窗口（如果要打印报表，则点取要打印表页的页标，使它成为当前表页），单击“文件”菜单中的“打印”，弹出“打印设置”对话框，如下图所示。设置打印机、打印纸的大小、打印方向、纸张来源。,第四节 报表的输出,三、打印预览,激活要打印的报表文件或图表的窗口（如果预览报表，则点取要预览的表页的页标，使它成为当前表页），单击“文件”菜单中的“打印预览”，将进入“打印预览”屏幕。,四、打印,激活要打印的报表文件或图表的窗口，单击“文件”菜单中的“打印”，将弹出“打印”对话框，在“打印”对话框中设置打印机、打印纸的大小、打印方向、纸张来源、图象的分辨率、图象抖动、图象的浓度、打印品质、打印到文件、打印范围。,第四节 报表的输出,五、打印图表,点取要打印的图表窗口，使它成为当前窗口，然后单击“图表”菜单中的“打印预览”，进入打印预览画面，可以观看图表的打印效果，最后单击“图表”菜单中的“打印”，将弹出“打印”对话框，可以设置打印机、纸张大小、打印方向等。,六、 数据套打,先点取“格式/数据”按钮，到“数据”状态，再点取要打印表页的页标，使它成为当前表页，然后单击“文件”菜单中的“数据套打”，在弹出的“打印”对话框中，可以设置打印机、纸张大小、打印方向等。,第四节 报表的输出,七、对象打印,选定插入的某一对象(被选定对象的边框出现八个黑点)，然后点击鼠标右键在弹出的菜单中点取“对象打印”。,