企业档案管理流程课件

企 业 档 案 管 理 流 程 1 第 四 章 企 业 档 案 管 理业 务 流 程 企 业 档 案 管 理 流 程 2 本 章 主 要 内 容企业档案的收集与进馆企业档案的整理企业档案的鉴定与保管企业档案的统计与利用 企 业 档 案 管 理 流 程 3 第 一 节 企 业 档 案 的 收 集 与 进 馆 收 集 工 作 企 业 文 件 进 馆 工 作 企 业 产 权 变 动 过 程 中 档 案 的 归 属 与 流 向 国 有 企 业 产 权 变 动 中 档 案 的 流 向 国 有 破 产 企 业 档 案 的 流 向 企 业 档 案 管 理 流 程 4 本 企 业 业 务 职 能 部 门 移 交 文 件 归 档 外 单 位 转 让 或 移 交 企 业 人 员 非 职 务 活 动 中 形 成 档 案 的 寄 存 、 捐 赠或 转 让 面 向 社 会 收 集 、 征 集 相 关 材 料一 、 收 集 工 作（ 一 ） 企 业 档 案 的 收 集 渠 道 企 业 档 案 管 理 流 程 5 承 办 部 门 将 档 案 移 交 （ 接 收 ） 登 记 表 随 同归 档 文 件 一 起 向 档 案 部 门 移 交 档 案 部 门 接 收 档 案 时 ， 要 认 真 核 对 档 案 移 交（ 接 收 ） 登 记 表 ， 并 检 查 整 理 质 量 移 交 清 册 双 方 各 保 留 一 份（ 二 ） 归 档 范 围 内 文 件 材 料 的 接 收 企 业 档 案 管 理 流 程 6 接 收 所 属 单 位 因 产 权 变 动 无 规 定 接 收 单 位 却 有 保 存 价 值的 档 案 根 据 管 理 权 限 接 收 无 法 人 资 格 的 所 属 单 位 档 案 根 据 企 业 需 要 ， 收 集 宣 传 报 道 本 单 位 的 新 闻 资 料 根 据 研 发 、 市 场 竞 争 等 需 要 ， 收 集 可 供 分 析 研 究 的 资 料 根 据 企 业 历 史 研 究 需 要 ， 向 社 会 、 离 退 休 人 员 收 集 征 集的 档 案 资 料（ 三 ） 有 关 档 案 资 料 的 收 集 企 业 档 案 管 理 流 程 7 企 业 文 件 现 行 期 满 ， 系 统 整 理 后 移 交 给 企业 档 案 馆 企 业 档 案 馆 （ 室 ） 依 法 向 国 家 有 关 档 案 馆移 交 有 关 档 案 二 、 企 业 文 件 进 馆 工 作 （ 一 ） 企 业 文 件 进 馆 工 作 有 二 方 面 内 容 企 业 档 案 管 理 流 程 8 以 法 律 法 规 为 准 绳 ， 谋 求 档 案 信 息 资 源 整体 效 益 的 最 佳 化 采 取 多 种 措 施 ， 实 现 对 企 业 档 案 信 息 资 源的 控 制 明 确 进 馆 范 围 、 质 量 要 求 、 手 续（ 二 ） 企 业 档 案 进 馆 工 作 的 要 求 企 业 档 案 管 理 流 程 9 在 大 中 城 市 规 划 区 内 进 行 建 设 的 企 业 ， 按 城 市建 设 档 案 归 属 与 流 向 暂 行 规 定 向 城 建 档 案 馆 移交 有 关 档 案 处 于 资 产 和 产 权 变 动 中 的 企 业 ， 按 照 或 参 考 国有 企 业 资 产 与 产 权 变 动 档 案 处 置 暂 行 办 法 ， 向有 关 的 档 案 馆 移 交（ 三 ） 企 业 向 国 家 有 关 档 案 馆 移 交 档 案 的 范 围 企 业 档 案 管 理 流 程 10 （ 四 ） 移 交 的 档 案 包 括 两 个 方 面 企 业 资 产 与 产 权 变 动 档 案 企 业 资 产 与 产 权 变 动 过 程 中 形 成 的 档 案 企 业 档 案 管 理 流 程 11 （ 五 ） 企 业 集 团 档 案 馆 的 进 馆 范 围 集 团 总 部 形 成 的 文 件 核 心 企 业 形 成 的 文 件 其 他 成 员 企 业 形 成 的 重 要 档 案 从 外 单 位 、 个 人 等 处 收 集 来 的 对 集 团 有 重要 参 考 价 值 的 资 料 企 业 档 案 管 理 流 程 12 随 实 物 走 收 进 （ 寄 存 ） 所 在 地 的 国 家 档 案 馆 收 进 专 业 主 管 部 门三 、 企 业 资 产 产 权 变 动 过 程 中 档 案 的归 属 与 流 向 企 业 档 案 管 理 流 程 13 国 有 企 业 资 产 与 产 权 变 动 档 案 处 置 暂 行 办 法 四 、 国 有 企 业 产 权 变 动 中 档 案 的 流 向（ 一 ） 国 有 企 业 之 间 兼 并 的 ， 被 兼 并 企 业 的 档案 归 属 于 兼 并 企 业 或 新 设 置 的 企 业 ， 由 兼 并 方 统 一管 理 ， 单 独 保 存 。国 有 企 业 与 国 有 企 业 合 并 ， 其 档 案 处 置 按 国 有企 业 之 间 兼 并 的 档 案 处 理 办 法 办 理 。 企 业 档 案 管 理 流 程 14 （ 二 ） 国 有 企 业 被 集 体 、 私 营 和 中 外 合 资 、合 作 等 非 国 有 企 业 兼 并 的 ， 其 党 群 工 作 、 行 政 管理 、 生 产 技 术 管 理 等 类 档 案 按 隶 属 关 系 移 交 企 业主 管 部 门 或 寄 存 所 在 地 国 家 档 案 馆 ， 也 可 由 企 业主 管 部 门 或 所 在 地 档 案 管 理 部 门 指 定 有 关 的 企 业代 为 保 管 。 企 业 档 案 管 理 流 程 15 （ 一 ） 破 产 企 业 属 产 权 范 畴 的 科 研 、 基 建 、设 备 、 产 品 档 案 随 产 权 的 变 更 而 转 移 ； 其 他 档 案应 当 移 交 给 企 业 主 管 部 门 管 理 ； 无 企 业 主 管 部 门的 应 当 按 管 理 权 限 移 交 给 市 或 区 县 综 合 档 案 馆 代为 保 管 。（ 二 ） 破 产 企 业 被 拍 卖 的 ， 记 载 国 有 资 产 的档 案 须 经 资 产 评 估 后 以 转 让 给 对 方 ； 企 业 党 群 工五 、 国 有 破 产 企 业 档 案 的 流 向 企 业 档 案 管 理 流 程 16 作 、 行 政 管 理 、 经 营 管 理 档 案 及 会 计 档 案 等 不需 要 转 让 的 移 交 给 企 业 主 管 部 门 管 理 ， 或 由 市 、 区县 综 合 档 案 馆 代 为 保 管 。 破 产 企 业 产 权 出 让 给 中 外合 资 、 合 作 企 业 的 ， 不 需 转 让 的 档 案 可 移 交 原 企 业主 管 部 门 管 理 。（ 三 ） 破 产 企 业 档 案 清 理 移 交 工 作 应 当 与 国 有资 产 清 算 移 交 工 作 同 步 进 行 。 企 业 档 案 管 理 流 程 17 （ 四 ） 下 列 破 产 企 业 的 档 案 应 当 由 市 或 区 县 综 合 档案 馆 无 偿 接 收 ：历 史 悠 久 且 在 本 地 区 的 工 商 企 业 发 展 史 上 有 影 响 的新 中 国 成 立 前 企 业 的 历 史 档 案 已 经 被 市 或 区 县 综 合档 案 馆 接 收 进 馆 的对 本 地 区 经 济 建 设 曾 起 着 重 要 影 响 并 具 有 一 定 地 位和 作 用 属 本 市 、 本 地 区 首 家 破 产 的 企 业 档 案 管 理 流 程 18 第 二 节 企 业 档 案 的 整 理 文 件 材 料 整 理 档 案 整 理 方 法 全 宗 卷 企 业 档 案 管 理 流 程 19 遵 循 文 件 材 料 形 成 规 律 ， 保 持 有 机 联 系 ， 符 合 有 关 标 准 、规 范 要 求 文 件 材 料 一 般 按 事 由 结 合 时 间 或 文 件 的 重 要 程 度 排 列 具 有 成 套 性 特 点 的 文 件 材 料 按 项 目 、 专 业 等 分 阶 段 或 过程 排 列 图 文 并 存 的 文 件 材 料 按 文 字 在 前 ， 图 样 在 后 次 序 排 列 不 同 载 体 形 式 的 文 件 材 料 应 分 别 排 列 非 纸 质 载 体 应 编 写 时 间 、 地 点 、 事 由 、 人 物 等 文 字 说 明 根 据 需 要 填 写 相 应 目 录 、 备 考 表 等一 、 文 件 材 料 整 理 企 业 档 案 管 理 流 程 20 制 定 统 一 的 分 类 方 案 分 类 方 案 应 保 持 相 对 稳 定 性 和 可 扩 充 性 ， 同 时附 分 类 说 明 根 据 分 类 方 案 设 定 类 别 符 号 明 确 全 宗 内 档 案 排 列 方 法 根 据 分 类 方 案 拟 定 档 号 编 制 方 案二 、 档 案 整 理 方 法 企 业 档 案 管 理 流 程 21 o 全 宗 号 由 企 业 根 据 本 企 业 产 权 变 更 情 况 自 行 设 定o 分 类 号 是 根 据 分 类 方 案 设 定 的 类 别 符 号o 案 卷 号 是 根 据 排 列 要 求 编 制 的 案 卷 顺 序 流 水 号o 纸 质 档 案 应 与 对 应 的 非 纸 质 载 体 档 案 设 立 互 见 号o 根 据 需 要 填 写 档 案 盒 封 面 、 脊 背 企 业 档 案 管 理 流 程 22 全 宗 卷 是 档 案 部 门 在 管 理 某 一 全 宗 过 程 中 形 成 的 ，能 够 说 明 该 全 宗 历 史 情 况 的 有 关 文 件 材 料 所 组 成 的 专门 案 卷 。档 案 部 门 应 对 企 业 每 个 全 宗 档 案 建 立 全 宗 卷全 宗 卷 的 主 要 内 容 ：接 收 、 移 交 目 录 、 记 录 、 说 明分 类 、 档 号 编 制 方 案 、 说 明档 案 鉴 定 委 员 会 名 单 、 保 管 期 限 表 、 鉴 定 意 见 、销 毁 档 案 的 请 示 与 批 复 、 销 毁 清 册三 、 全 宗 卷 企 业 档 案 管 理 流 程 23 安 全 记 录 、 重 点 档 案 的 保 护 措 施 、 受 损 档 案 的 抢救 与 修 复 情 况 档 案 收 进 、 移 出 情 况 、 档 案 利 用 情 况 、 馆 藏 档 案情 况 等 管 理 台 账 全 宗 指 南 （ 介 绍 ） 、 利 用 权 限 说 明 、 档 案 利 用 典型 实 例 等 软 件 说 明 、 操 作 手 册 、 数 字 档 案 馆 （ 室 ） 和 档 案数 字 化 情 况 说 明 等 企 业 档 案 管 理 流 程 24 第 三 节 企 业 档 案 的 鉴 定 与 保 管 企 业 档 案 的 鉴 定 保 管 工 作 档 案 工 作 设 施 、 设 备 配 置 企 业 档 案 管 理 流 程 25 企 业 应 成 立 由 主 管 领 导 、 专 业 技 术 人 员 和档 案 人 员 组 成 的 档 案 鉴 定 委 员 会 （ 或 小 组 ） ，负 责 对 文 件 材 料 价 值 和 到 期 档 案 的 鉴 定 。一 、 企 业 档 案 的 鉴 定 企 业 档 案 管 理 流 程 26 从 企 业 、 国 家 和 社 会 角 度 判 断 文 件 材 料 对 现 实和 今 后 工 作 的 依 据 、 参 考 价 值 以 及 对 历 史 研 究的 价 值 。 制 定 本 企 业 文 件 材 料 归 档 范 围 与 保 管 期 限 表 。 保 管 期 限 一 般 分 永 久 、 长 期 、 短 期 。 永 久 : 30年 以 上 长 期 ： 10以 上 至 30年 以 下 （ 含 30年 ） 短 期 ： 10年 （ 含 10年 ） 以 下（ 一 ） 文 件 材 料 价 值 的 鉴 定 企 业 档 案 管 理 流 程 27 无 保 存 价 值 的 应 进 行 审 核 ， 需 继 续 保 存 的 应 重 新划 定 保 管 期 限 无 保 存 价 值 的 档 案 经 企 业 法 人 代 表 批 准 后 销 毁 ，销 毁 清 册 永 久 保 存 档 案 销 毁 必 须 实 行 两 人 以 上 监 销（ 二 ） 到 期 档 案 的 鉴 定 企 业 档 案 管 理 流 程 28 保 管 工 作 应 以 预 防 为 主 ， 防 治 结 合 ， 确 保 档 案 完整 与 安 全 。o 档 案 入 库 前 应 去 污 、 消 毒 、 去 酸o 对 不 利 于 档 案 保 管 的 纸 制 材 料 和 字 迹 ， 应 以 复 印或 加 膜 等 方 式 保 护o 对 一 些 不 利 于 档 案 保 护 的 包 装 物 应 去 除o 重 要 档 案 应 考 虑 异 地 备 份 保 存二 、 保 管 工 作（ 一 ） 档 案 的 保 管 企 业 档 案 管 理 流 程 29 o 底 图 应 存 放 在 底 图 柜 中 ， 不 易 折 叠o 磁 带 、 录 音 带 、 录 像 带 等 磁 性 材 料 应 存 在 防 磁 柜中o 光 盘 、 缩 微 胶 片 和 底 片 应 存 放 于 专 用 的 装 具 内o 及 时 补 救 或 修 复 受 损 的 档 案 企 业 档 案 管 理 流 程 30 采 取 防 火 、 盗 、 光 、 有 害 气 体 、 潮 、 高 温 、 尘 、虫 等 措 施 区 分 载 体 控 制 库 房 温 度 和 相 对 湿 度 坚 持 温 湿 度 登 记 ， 温 、 湿 度 应 符 合 各 类 载 体 的 保管 要 求 定 期 检 查 库 房 设 备 运 转 情 况 ， 及 时 排 查 隐 患 定 期 核 对 库 藏 档 案 ,做 到 账 物 相 符 ， 库 藏 档 案 发 生变 化 时 应 记 录 说 明（ 二 ） 库 房 管 理 企 业 档 案 管 理 流 程 31 档 案 库 房 远 离 存 有 易 燃 易 爆 物 品 不 在 地 下 楼 层 或 顶 层 楼 面 应 满 足 档 案 及 其 装 具 的 承 重 要 求 符 合 防 火 、 盗 、 高 温 、 潮 、 光 、 尘 、 虫 、 有 害 气体 等 有 关 要 求 库 房 照 明 应 采 用 冷 光 源 荧 光 灯三 、 档 案 工 作 设 施 、 设 备 配 置 （ 一 ） 设 施 要 求 企 业 档 案 管 理 流 程 32 设 立 档 案 馆 的 库 房 应 满 足 今 后 二 十 年 档 案 存 储需 要 档 案 馆 建 筑 应 符 合 有 关 标 准 要 求o 阅 览 室o 办 公 室o 档 案 业 务 和 技 术 用 房o 陈 列 室 （ 展 览 室 ） 企 业 档 案 管 理 流 程 33 档 案 装 具 档 案 柜 架 应 牢 固 ， 具 有 防 火 、 盗 、 尘 作 用 磁 性 载 体 档 案 宜 采 用 防 磁 柜 存 放 其 它 非 纸 质 载 体 档 案 应 保 存 在 专 用 柜 、 架 、 盒 中 档 案 的 卷 盒 、 卷 夹 应 采 用 无 酸 制 品（ 二 ） 设 备 要 求 企 业 档 案 管 理 流 程 34 o 库 房 保 护 设 备 配 置 灭 火 器 材 、 温 湿 度 监 控 仪 、 防 光 窗 帘 、 防 盗门 窗 等 必 要 的 设 备 根 据 库 房 管 理 需 要 配 备 空 调 机 、 去 湿 机 、 加 湿 器等 设 备 必 要 时 配 置 自 动 报 警 、 自 动 灭 火 、 温 湿 度 自 动 调控 等 设 备 企 业 档 案 管 理 流 程 35 o 日 常 管 理 设 备 装 订 机 、 打 印 机 等 设 备 除 尘 器 、 消 毒 柜 、 去 湿 机 、 加 湿 机 、 去 酸 等 设 备 照 相 机 、 摄 像 机 、 复 印 机 、 阅 读 机 、 裱 糊 机 等 设 备 计 算 机 、 扫 描 仪 、 光 盘 刻 录 机 等 设 备 根 据 需 要 配 备 CAD绘 图 仪 、 工 程 图 纸 复 印 机 、 缩 微 机 、缩 微 阅 读 复 印 机 。 企 业 档 案 管 理 流 程 36 第 四 节 企 业 档 案 的 统 计 与 利 用 做 到 统 计 数 字 准 确 无 误 统 计 资 料 按 时 报 送 ， 统 计 活 动 符 合 规 范 日 常 统 计 工 作 要 有 台 账 及 时 、 准 确 地 填 报 本 企 业 档 案 工 作 年 报 及 有 关统 计 报 表 一 、 统 计 工 作 企 业 档 案 管 理 流 程 37 设 定 利 用 者 权 限 。 超 越 权 限 的 利 用 必 须 按 相关 规 定 审 批 利 用 档 案 应 按 规 定 登 记 ， 利 用 效 果 突 出 的 应进 行 登 记 提 供 利 用 原 件 、 复 制 件 、 缩 微 件 和 电 子 版 本档 案二 、 利 用 工 作 企 业 档 案 管 理 流 程 38 o 编 制 多 种 检 索 工 具 满 足 利 用 者 需 要o 结 合 企 业 生 产 和 发 展 需 要 ， 开 发 档 案 信 息 资 源为 企 业 服 务o 举 办 档 案 陈 列 或 展 览 ， 通 过 档 案 展 示 企 业 业 绩和 形 象