彭庆树档案管理课件

彭 庆 树 档 案 管 理 1 档 案 管 理的 目 的 幼 儿 园 档 案 管 理 工 作 是 幼 儿园 基 础 工 作 之 一 ， 是 园 所 管理 工 作 中 不 可 缺 少 的 组 成 部分 。 为 了 适 应 幼 儿 园 档 案 工作 日 益 发 展 的 需 要 ， 统 一 幼儿 园 的 档 案 分 类 ， 实 现 档 案分 类 、 编 号 、 排 架 、 检 索 等工 作 的 标 准 化 和 规 范 化 ， 达到 幼 儿 园 档 案 管 理 工 作 的 科学 化 与 规 范 化 ， 促 进 整 体 业务 建 设 不 断 优 化 ， 充 分 发 挥幼 儿 园 档 案 的 重 要 作 用 ， 更好 地 为 幼 儿 园 的 各 项 工 作 服务 。 彭 庆 树 档 案 管 理 2 幼 儿 园 档 案 管 理 的 要 求幼 儿 园 档 案 涉 及 面 广 ， 种 类 繁 多 。 因 此 ， 幼 儿 园 应 设 置 专 职 或 兼 职 的 档 案 管 理 人 员 ， 对所 有 档 案 实 行 集 中 统 一 的 管 理 。 档 案 管 理 人 员 必 须 具 备 整 体 素 质 高 、 有 一 定 的 保 教 经 验 、有 丰 富 的 档 案 管 理 知 识 、 工 作 认 真 细 致 责 任 心 强 。 档 案 管 理 的 要 求 可 以 概 括 为 “ 十 六 ”个 字 ： 勤 于 动 手 、 真 实 有 效 、 全 面 完 整 、 精 益 求 精 。 彭 庆 树 档 案 管 理 3 1 、 勤 于 动 手 ： 园 领 导要 带 头 并 发 动 全 体 教 职工 人 人 参 与 收 集 档 案 。档 案 材 料 大 多 来 自 保 教一 线 ， 只 有 树 立 了 积 极参 与 收 集 的 意 识 ， 才 能保 证 档 案 资 料 的 全 面 性和 完 整 性 ， 任 何 人 不 得私 自 保 存 、 销 毁 应 该 归档 的 文 件 材 料 。 教 师 工作 中 力 求 做 到 三 勤 ： 即“ 勤 动 笔 、 勤 记 录 、 勤登 记 ” ， 并 以 此 作 为 常规 制 度 ， 共 同 遵 守 ， 逐渐 形 成 勤 于 动 手 的 良 好风 气 。 2 、 真 实 有 效 ： 档 案 是最 原 始 的 历 史 记 录 ， 它源 于 实 践 ， 高 于 实 践 ，具 有 较 强 的 思 想 性 、 科学 性 和 适 用 性 。 因 此 ，教 师 收 集 时 一 定 要 如 实记 录 当 时 当 地 的 真 实 情况 ， 及 时 准 确 的 收 集 好 ，确 保 完 整 和 安 全 。 3 、 全 面 完 整 ： 凡 是 与工 作 有 关 、 与 幼 儿 园 有关 、 与 教 职 工 有 关 的 情况 都 要 有 记 载 ， 有 记 录 。幼 儿 园 要 建 立 一 套 非 常详 细 、 非 常 完 整 的 档 案材 料 ， 为 今 后 更 好 、 更 深 入 的 开 展 各 项 工 作 ，公 平 合 理 的 评 价 每 一 位教 职 工 提 供 科 学 、 有 效地 依 据 。 4 、 精 益 求 精 ： 幼 儿 园的 档 案 管 理 工 作 是 一 项极 其 繁 琐 、 极 其 重 要 的工 作 ， 从 分 类 、 组 卷 、卷 内 文 件 排 列 、 装 订 、存 放 等 每 一 个 环 节 ， 都要 遵 循 精 益 求 精 的 原 则 ，力 求 准 确 、 实 用 、 美 观 ，使 档 案 管 理 工 作 沿 着 规范 、 完 整 、 科 学 的 轨 道良 性 发 展 。 彭 庆 树 档 案 管 理 4 幼 儿 园 档 案 管 理 的 体 系 结 构一 ） 、 一 级 类 目 的 划 分 与 标 识 一 级 类 目 是 幼 儿 园 档 案 分 类 的 最 高 层 位 。 根 据 我 们 幼 儿 园 档 案 产 生 的 领 域 范 畴 ， 结 合 档 案 记 述 的 内 容 性 质 ，初 步 可 以 确 定 六 个 一 级 类 目 ， 其 名 称 、 标 识 符 号 及 基 本 内 容 如 下 。 1 、 幼 儿 园 档 案 分 类 名 称 及 标 识 符 号 （ 1 ）行 政 管 理 类 （ XZ） （ 2 ） 教 学 工 作 类 （ JX） （ 3 ） 安 全 管 理 类 （ AQ） （ 4 ） 后 勤 管 理 类 （ HQ） （ 5 ） 家 园 联系 类 （ JY） （ 6 ） 声 像 管 理 类 （ SX） 一 级 类 目 的 标 识 ， 可 以 采 用 类 目 名 称 主 词 汉 语 拼 音 的 第 一 个 字 母 （ 大 写 ） ， 如 ： “ XZ” 即 “ xingzheng”（ 行 政 ） 的 简 称 。 2 、 各 类 档 案 的 基 本 内 容 ： （ 1 ） 行 政 管 理 类 （ XZ） ： 主 要 包 括 行 政 职 能 部 门 在 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 。 如 ： 幼 儿 园 的 人 员 分 工 、 各 项管 理 制 度 、 教 师 百 分 考 核 细 则 、 教 师 岗 位 目 标 责 任 制 、 教 师 聘 任 书 等 等 。 （ 2 ） 教 学 工 作 类 （ JX） :主 要 包 括 保 教 管 理 和 教 学 实 践 活 动 中 形 成 的 文 件 材 料 。 如 ： 幼 儿 园 的 计 划 、 总 结 、备 课 、 各 类 表 卡 、 活 动 安 排 表 、 教 研 教 改 、 课 题 研 究 等 等 。 （ 3 ） 安 全 管 理 类 （ AQ） ： 主 要 包 括 幼 儿 园 安 全 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 。 如 ： 安 保 人 员 的 档 案 、 安 全 协 议 书 、 安 全 检 查 记 录 、 安 全 台 账 等 等 。 （ 4 ） 后 勤 管 理 类 （ HQ） ： 主 要 包 括 后 勤 管 理 和 后 勤 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 。 如 ： 卫 生 保 健 管 理 、 财 务 工 作管 理 、 幼 儿 园 资 产 管 理 、 办 公 用 品 管 理 等 等 。 （ 5 ） 家 园 联 系 类 （ JY） :主 要 包 括 家 长 学 校 管 理 和 家 园 活 动 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 。 如 ： 家 长 会 议 、 亲 子 活动 、 文 艺 汇 演 、 亲 子 运 动 会 、 家 访 、 家 长 委 员 会 等 所 有 材 料 。 （ 6 ） 声 像 管 理 类 （ SX） :主 要 包 括 照 片 、 录 音 带 、 录 相 带 、 幻 灯 片 、 磁 盘 、 光 盘 等 不 同 载 体 的 文 件 材 料 。 如 :运 动 会 、 文 艺 汇 演 录 像 带 ， 安 全 演 练 照 片 、 各 种 有 意 活 动 照 片 、 学 习 资 料 录 音 带 、 光 盘 等 等 。 彭 庆 树 档 案 管 理 5 二 ） 、 二 级 类 目 的 设 置 和 标 识 二 级 类 目 是 对 一 级 类 目 的 细 分 。 细 分 的 标 准 是 根 据 该 类 档 案 的 形成 规 律 和 特 点 ， 结 合 档 案 记 述 和 反 映 的 内 容 性 质 ， 进 行 设 置 。 设置 的 标 准 ， 在 大 原 则 统 一 的 情 况 下 ， 各 幼 儿 园 可 视 具 体 情 况 进 行选 择 。 值 得 注 意 的 是 ， 类 目 一 经 确 定 ， 就 不 得 随 意 变 动 。 二 级 类 目 的 标 识 ， 采 用 “ 双 位 制 ” 。 如 ： 行 政 管 理 类 中 的 人 员 分工 设 为 1 1 ， 教 师 百 分 考 核 可 设 为 1 2 ， 各 项 管 理 制 度 可 设 为 1 3 等等 。 教 育 教 学 类 中 教 学 计 划 设 为 “ 1 1 ” ， 工 作 总 结 可 设 为 1 2 ， 课题 研 究 设 为 1 3 ， 教 研 教 改 课 设 为 1 4 ， 但 1 0 、 2 0 等 带 “ 0 ” 的 数字 不 用 。 那 么 XZ1 1 指 的 就 是 行 政 管 理 类 的 人 员 分 工 档 案 ； JX1 1 指 的 就 是 教 育 教 学 类 中 的 教 学 计 划 档 案 ， JX1 3 指 的 就 是 教 育教 学 类 中 的 课 题 研 究 档 案 。 如 果 一 类 档 案 比 较 多 ， 像 计 划 、 总 结 、课 题 研 究 等 等 材 料 比 较 多 ， 一 个 档 案 盒 装 不 了 ， 需 要 分 几 个 档 案盒 装 订 存 档 ， 你 就 可 以 给 这 几 个 档 案 盒 再 按 时 间 顺 序 排 号 ， 比 如课 题 研 究 档 案 可 以 编 为 JX1 3 1 ， JX1 3 2 ， JX1 3 3 ， JX1 3 4 等 等 。 彭 庆 树 档 案 管 理 6 （ 三 ） 、 三 级 类 目 的 扩展 和 标 识 在 二 级 类 目 确 定 设 置 的原 则 、 范 围 、 方 法 的 基础 上 ， 由 各 园 根 据 需 要和 可 能 ， 自 行 决 定 是 否扩 展 三 级 类 目 ， 其 标 识方 法 、 符 号 和 二 级 类 目相 同 。 彭 庆 树 档 案 管 理 7 幼 儿 园 档 案 管 理 的 档 号编 制 各 幼 儿 园 档 案 室 和 档 案 管 理 人 员 ， 应 根 据 工 作 需 要 ， 编 制 必 要 的 检 索 工 具 和 参 考 资 料 ， 并 认 真 做 好 档 案 的 收 进 、移 出 、 保 管 、 利 用 等 情 况 的 登 记 工 作 。 1 、 档 号 的 含 义 是 存 取 档 案 的 代 号 ， 排 架 的 依 据 ， 必 须 正 确 反 映 幼 儿 园 档 案 的 分 类 体 系 和 物 理 位 置 。 2 、 档 号 编 制 原 则 必 须 符 合 唯 一 性 、 合 理 性 、 稳 定 性 、 扩 充 性 、 简 单 性 的 原 则 要 求 。 即 同 一 类 档 案 不 得 重 号 ， 要 方 便 插 卷 ， 有 充分 扩 展 的 余 地 ， 不 能 随 意 变 动 ， 能 适 应 计 算 机 管 理 的 需 要 ， 发 挥 排 架 、 检 索 的 双 向 功 能 。 （ 1 ） 唯 一 性 原 则 。 档 案 室 内 档 号 应 指 代 单 一 。 不 同 编 号 对 象 应 赋 予 不 同 代 码 ， 一 个 代 码 只 表 示 一 个 编 号 对象 。 （ 2 ） 合 理 性 原 则 。 档 号 结 构 必 须 与 幼 儿 园 档 案 的 整 理 分 类 体 系 相 适 应 。 （ 3 ） 稳 定 性 原 则 。 档 号 一 经 确 定 ， 一 般 不 应 随 意 改 变 。 （ 4 ） 扩 充 性 原 则 。 档 号 必 须 留 有 适 当 的 递 增 容 量 ， 以便 适 应 不 断 扩 充 档 案 的 需 要 。 （ 5 ） 简 单 性 原 则 。 档 号 力 求 简 短 明 了 ， 以 便 减 少 代 码 差 错 ， 节 省 存 贮 空 间 ， 提 高 处 理 效 率 。 3 、 档 号 结 构 、 模 式 和 标 识 ： （ 1 ） 档 号 包 括 年 度 号 、 分 类 号 、 案 卷 号 三 个 部 分 。 年 度 号 由 四 位 阿 拉 伯 数 字 组 成 。 分 类 号 是 档 号 的 主 体 ， 一 般 由 一 、 二 级 类 目 代 号 组 成 ， 也 可 仅 由 一 级 类 目 组 成 。 少 数 扩 展 到 三 级 类 目 者 ， 还 应把 三 级 类 目 代 号 包 括 进 去 。 分 类 号 究 竟 包 含 几 级 类 目 ， 由 各 园 自 行 掌 握 。 比 如 ： “ 幼 儿 园 教 学 计 划 ” 的 分 类 号 ，只 有 一 级 类 目 组 成 就 编 写 为 “ JX” ； 由 二 级 类 目 组 成 就 编 写 为 “ JX-2 1 ” ； 由 三 级 类 目 组 成 就 编 写 为 “ JX-2 1 -1 1 ”案 卷 号 同 样 有 特 定 的 含 义 。 它 是 按 所 选 择 的 分 类 号 中 最 下 位 的 顺 序 编 码 。 由 于 案 卷 数 量 不 同 ， 案 卷 号 可 不 限 级数 。 比 如 前 面 讲 到 的 课 题 研 究 档 案 编 号 ： “ JX1 3 1 ， JX1 3 2 ” 中 的 1 、 2 就 是 案 卷 号 。 （ 2 ） 档 号 的 模 式 。 档 号 的 模 式 规 定 为 ： 年 度 号 十 分 类 号 十 案 卷 号 ， 如 “ 2 0 1 1 年 教 学 计 划 ” 档 案 编 号 为 “ 2 0 1 1 -JX-1 1 ” 。 （ 3 ） 档 号 的 标 识 。 采 用 汉 语 拼 音 和 阿 拉 伯 数 字 相 结 合 的 混 合 号 码 制 。 全 宗 号 、 年 度 号 、 分 类 号 、 案 卷 号 、 件 号 之 间 ， 用 连 接 符 号“ 一 ” 连 结 。 例 如 ： “ 2 0 0 9 年 课 题 研 究 档 案 第 3 号 卷 ” 的 档 号 标 识 为 ： “ 2 0 0 9 JX1 3 一 3 ” 。 4 、 档 案 的 排 架 问 题 从 维 护 档 案 的 整 体 性 和 方 便 查 找 考 虑 ， 可 不 考 虑 保 管 期 限 。 但 编 定 档 号 前 ， 在 不 影 响 案 卷 之 间 有 机 联 系 的 前 提下 ， 可 将 永 久 、 长 期 排 在 前 面 。 这 里 规 定 的 档 号 模 式 属 分 段 开 放 型 编 号 方 法 ， 各 园 在 按 档 号 排 架 时 ， 可 根 据 案 卷 数 量 、 自 身 条 件 ， 既 可 按 一 级类 目 、 年 代 纵 向 排 列 ， 也 可 按 年 度 、 一 类 目 横 向 排 列 。 彭 庆 树 档 案 管 理 8 幼 儿 园 档 案 管 理 中 几 个 问 题 的 处 理1 、 关 于 声 像 载 体 档 案 声 像 载 体 档 案 主 要 包 括 照 片 、 录 音 带 、 录 相 带 、 幻 灯 片 、 磁 盘 、 影 视 胶 片 、 光 盘 等 不 同 载 体 的文 件 材 料 。 它 与 纸 质 载 体 的 文 件 材 料 同 为 幼 儿 园 档 案 的 重 要 组 成 部 分 。 随 着 现 代 科 学 技 术 的 发展 ， 电 化 教 学 的 普 及 ， 管 理 自 动 化 程 度 的 提 高 ， 其 数 量 越 来 越 多 ， 重 要 性 越 来 越 明 显 。 从 当 前幼 儿 园 声 像 载 体 档 案 归 档 的 内 容 看 ， 基 本 不 超 出 四 个 一 级 类 目 的 范 围 ， 故 暂 不 能 将 它 与 四 个 一级 类 目 并 列 ， 但 由 于 载 体 和 幅 面 尺 寸 （ 类 型 ） 不 同 ， 保 管 要 求 不 同 ， 拟 作 特 殊 处 理 ： 按 载 体 类型 分 别 单 独 编 号 排 架 ， 同 时 注 明 与 相 应 载 体 档 案 的 参 照 号 。 其 编 号 模 式 为 ： 年 度 号 十 声 像 档 案 代 号 （ SX） 载 体 代 号 （ 代 码 ） 保 管 单 位 号 保 管 单 位 是 声 像 档 案 最 低 限 度 的 数 量 词 ， 可 以 是 卷 、 册 、 盒 ， 也 可 以 是 张 或 者 件 。 例 如 ： 某 领 导 同 志 2 0 1 0 年 来 园 检 查 指 导 ， 照 片 册 序 号 是 1 2 ， 录 像 带 序 号 是 2 3 ， 则 可 分 别 标 识为 ： 2 0 1 0 -SX-1 1 -1 2 ， 2 0 1 0 -SX-1 2 -2 3 彭 庆 树 档 案 管 理 9 2 、 关 于 人 物 档 案 、 教 师 业 务 档 案 和 其 他 特 殊 类 型 档 案 的 问 题 ： 由各 园 根 据 上 述 原 则 、 内 容 、 方 法 自 行 决 定 。 这 里 简 要 介 绍 教 师 档案 的 内 容 。 教 师 档 案 ， 由 全 面 地 反 映 一 个 教 师 的 工 作 经 历 和 现 实情 况 的 材 料 所 构 成 ， 包 括 下 列 内 容 ： （ 1 ） 教 师 个 人 履 历 表 ； （ 2 ） 证 件 （ 学 历 证 书 、 资 格 证 书 、 培 训 证 书 等 复 印 件 ） ； （ 3 ）鉴 定 （ 个 人 鉴 定 、 组 织 鉴 定 等 ） ； （ 4 ） 考 核 材 料 （ 教 师 年 度 考 核表 等 ） ； （ 5 ） 政 治 历 史 问 题 的 审 查 材 料 、 复 查 材 料 ； （ 6 ） 参 加中 国 共 产 党 或 共 青 团 的 材 料 ； （ 7 ） 奖 励 （ 包 括 荣 誉 证 书 和 业 务 奖 励 证 书 ） 及 个 人 优 秀 、 先 进 事迹 材 料 ； （ 8 ） 处 分 、 取 消 处 分 及 复 查 材 料 ； （ 9 ） 任 免 呈 报 表 ， 晋 升 技 术 职 称 申 报 表 ， 调 整 工 资 审 批 表 ， 工 资级 别 登 记 表 ， 退 休 、 退 职 审 批 表 等 等 ； （ 1 0 ） 其 他 可 供 组 织 上 参 考 的 材 料 ， 如 教 师 个 人 写 的 思 想 、 工 作 、学 习 总 结 、 检 查 等 。 彭 庆 树 档 案 管 理 10 3、 档 案 的 立 卷 ： 幼 儿 园 档 案 ， 一 般 是 按 年 度 整 理 立 卷 。 按 两 种 方 法 分 类 ： 一 种是 按 年 度 分 类 ， 就 是 从 年 初 1月 到 年 末 12月 ， 如 行 政 管 理 类 、 教 师 档 案 等 。 另 一种 是 按 学 年 度 分 类 ， 就 是 从 学 期 初 9月 到 第 二 年 学 期 末 8月 底 ， 如 教 育 教 学 类 。 教师 应 在 学 期 结 束 后 将 所 有 档 案 ， 移 交 档 案 管 理 工 作 人 员 归 类 存 档 。 档 案 材 料 不 得遗 失 、 损 坏 、 更 改 或 者 随 便 借 阅 。 立 卷 的 具 体 内 容 包 括 ： 排 列 序 号 （ 卷 内 文 件 的系 统 化 整 理 ） 、 卷 内 目 录 、 备 考 表 、 卷 皮 封 皮 的 填 写 、 卷 内 装 订 和 案 卷 排 列 。 （ 1） 卷 内 文 件 通 过 分 类 后 ， 按 照 顺 序 有 条 理 的 排 列 。 （ 2） 编 写 页 号 ， 要 装 订的 案 卷 在 有 文 字 的 每 页 文 件 材 料 正 面 的 右 上 角 、 背 面 的 左 上 角 编 写 页 号 ， 页 号 编写 要 用 铅 笔 ， 使 用 阿 拉 伯 数 字 ， 流 水 号 编 写 。 （ 3） 撰 写 卷 内 目 录 。 卷 内 文 件 目 录 要 注 意 填 写 完 整 ， 对 文 件 的 题 名 、 文 号 、 年月 日 应 写 清 楚 ， 目 录 应 和 卷 内 文 件 的 题 目 相 一 致 。 要 用 钢 笔 蓝 黑 或 碳 素 墨 水 填 写 ，不 能 用 圆 珠 笔 、 铅 笔 填 写 ， 字 迹 要 清 晰 、 工 整 。 填 写 好 卷 内 目 录 后 ， 把 卷 内 目 录放 在 这 卷 档 案 的 卷 首 。4 ） 在 卷 底 放 置 备 考 表 。 备 考 表 是 一种 卷 内 文 件 特 殊 情 况 需 要 说 明 并 作 出记 录 的 一 个 表 。 如 果 这 一 卷 档 案 中 有 需 要 说 明 的 情 况 ， 就 在 备 考 表 里 注 明 。然 后 将 立 卷 人 、 检 查 人 的 姓 名 、 时 间填 上 ， 以 示 对 立 卷 工 作 和 卷 内 文 件 状况 负 责 ， 体 现 完 整 性 、 规 范 性 。 彭 庆 树 档 案 管 理 11 5 ） 案 卷 装 订 。 装 订 前 要 检 查 金 属 物 是 否 都 去 掉 了 ， 检 查被 损 坏 的 文 件 材 料 是 否 裱 糊 、 粘 贴 整 洁 ， 对 于 装 订 区 域小 、 过 窄 的 文 件 要 加 边 加 宽 。 检 查 完 毕 后 ， 整 理 文 件 上齐 、 右 齐 ， 最 后 装 订 。 装 订 工 具 有 电 钻 、 装 订 线 、 长 针 、大 夹 子 2 -3 个 ， 铅 笔 、 尺 子 。 装 订 的 案 卷 要 三 孔 一 线 ， 三孔 的 距 离 是 这 样 确 定 的 ： 先 找 到 中 心 点 ， 上 下 两 孔 距 离中 心 点 分 别 是 8 厘 米 ， 三 点 确 定 好 后 ， 用 大 夹 子 把 文 件 同卷 皮 一 起 夹 好 ， 用 电 钻 钻 眼 ， 长 针 连 线 穿 眼 并 装 订 。（ 照 片 展 示 ）6 ） 填 写 卷 皮 。 填 写 时 要 逐 项 按 规 定 填 写 清 楚 。卷 皮 正 面 的 最 上 面 一 横 格 应 填 写 单 位 全 称 （ 也 可以 刻 一 个 单 位 全 称 的 章 用 蓝 水 盖 章 ） ， 第 二 格 注明 哪 一 类 档 案 （ 行 政 管 理 类 还 是 教 育 教 学 类 ） ，下 面 最 宽 的 格 要 填 写 案 卷 题 名 ， 题 名 要 简 明 确 切 的 反 映 卷 内 文 件 材 料 的 内 容 ， 主 要 包 括 责 任 者（ 发 文 单 位 ） 、 内 容 和 名 称 等 ， 用 碳 素 钢 笔 填 写 ，字 迹 工 整 ， 不 超 过 5 0 字 。 如 果 对 题 名 位 置 确 定 不了 的 ， 可 先 用 铅 笔 轻 轻 的 草 拟 后 再 用 钢 笔 填 写 。 彭 庆 树 档 案 管 理 12 （ 7） 案 卷 排 列 。 案 卷 排 列 就 是 按 照 一 定 的 方 法 ， 确定 每 个 案 卷 的 位 置 ， 保 持 案 卷 之 间 的 联 系 。 首 先 将 案卷 按 照 永 久 、 长 期 、 短 期 不 同 的 保 管 期 限 分 别 分 出 来 ，将 同 一 保 管 期 限 的 案 卷 按 照 卷 内 所 反 映 的 工 作 活 动 自然 顺 序 、 关 系 排 列 。 排 列 时 ， 在 卷 皮 的 侧 面 案 卷 号（ 也 就 是 平 常 所 说 的 流 水 号 ） 一 栏 里 ， 用 大 写 一 、 二 、三 、 四 等 依 次 排 列 ， 排 到 十 时 ， 不 要 写 10字 号 ， 而要 写 十 0、 十 一 、 十 二 等 ， 以 此 类 推 ， 要 求 书 写 工 整 ，在 一 条 线 上 ， 可 以 先 用 铅 笔 排 写 ， 以 便 更 改 。 摆 放 时 ，从 左 往 右 ， 自 上 而 下 ， 避 光 保 存 。 不 仅 要 便 于 提 供 利用 ， 还 要 便 于 安 全 保 管 和 档 案 的 保 密 。 （ 8） 案 卷 目 录 。 案 卷 目 录 就 是 案 卷 名 册 ， 它 是 一 个总 的 检 索 工 具 ， 是 把 所 有 整 理 、 分 类 、 排 序 的 档 案 ，进 行 题 名 登 记 的 查 阅 的 表 册 。 案 卷 目 录 记 录 了 档 案 的来 源 、 内 容 、 时 间 、 名 称 等 。 因 此 ， 它 的 功 能 是 多 方面 的 ： （ 1） 整 理 工 作 ： 它 固 定 了 档 案 分 类 体 系 和 案卷 的 排 列 的 次 序 ， 最 后 完 成 档 案 整 理 工 作 ， 是 档 案 整 体 成 果 的 体 现 。 （ 2） 检 索 利 用 ： 是 查 找 利 用 档 案 的基 本 检 索 工 具 ， 不 管 找 哪 一 卷 ， 一 查 案 卷 目 录 就 会 很快 找 到 。 （ 3） 统 计 工 作 ： 是 档 案 登 记 的 基 本 形 式 ，是 档 案 统 计 的 原 始 材 料 ， 从 案 卷 目 录 上 就 可 以 统 计 出档 案 的 数 量 。 （ 4） 保 管 工 作 ： 是 保 护 档 案 的 一 种 手段 和 检 查 档 案 的 重 要 依 据 。 通 过 案 卷 目 录 可 以 检 查 案卷 是 否 齐 全 完 整 ， 若 发 现 短 缺 可 及 时 查 找 。 彭 庆 树 档 案 管 理 13 幼 儿 园 档 案 管 理 制 度一 .档 案 收 集 制 度1 .定 期 由 教 研 组 长 （ 主 班 教 师 ） 将 各 类 计 划 、 总 结 、 教 研 活 动 、 教 案 、 经 验 、 听 课 记 录 及 反 思 等 资 料 收 集 好交 园 长 处 。2 .定 期 由 后 勤 负 责 人 将 园 舍 房 屋 、 线 路 、 水 管 、 下 水 道 走 向 、 新 建 、 修 建 或 检 查 后 的 记 录 资 料 收 集 好 交 园 长处 。3 .园 长 半 年 一 次 将 收 集 的 资 料 经 整 理 阅 看 后 交 资 料 室 归 档 。4 .资 料 室 及 时 将 各 类 业 务 资 料 做 好 登 记 并 分 门 别 类 装 入 档 案 袋 （ 或 档 案 盒 ） 保 管 好 。5 .重 视 档 案 的 储 存 工 作 ， 注 意 保 密 。二 .归 档 制 度1 .资 料 室 及 时 做 好 归 档 工 作 ， 不 遗 失 ， 不 损 坏 。2 .严 格 执 行 档 案 查 阅 制 度 ， 除 园 长 外 一 律 不 外 借 ， 如 特 殊 情 况 ， 有 关 人 员 须 得 到 园 长 批 准 方 可 查 阅 ， 阅 后 要及 时 归 还 。 3 .档 案 按 年 度 （ 学 年 度 ） 排 列 整 齐 ， 装 订 做 到 分 类 准 确 ， 排 列 有 序 ， 装 订 整 齐 。三 .查 阅 制 度1 .凡 查 阅 档 案 须 做 好 登 记 手 续 ， 查 阅 后 直 接 面 交 保 管 人 员 。2 .查 阅 档 案 时 不 得 任 意 涂 改 、 损 坏 、 遗 失 。3 .查 阅 人 员 只 能 按 指 定 资 料 查 阅 ， 不 得 带 出 ， 本 园 档 案 仅 供 本 园 使 用 ， 如 外 单 位 需 查 阅 ， 须 经 组 织 同 意 。四 .保 管 制 度资 料 保 管 必 须 切 实 做 好 防 盗 、 防 潮 、 防 虫 、 防 霉 等 保 护 工 作 ， 确 保 资 料 完 好 无 损 。 各 类 资 料 均 应 按 有 关 规 定进 行 分 类 管 理 ， 园 舍 资 料 属 长 期 保 存 资 料 ， 不 得 随 意 销 毁 。 彭 庆 树 档 案 管 理 14 如 何 规 范 幼 儿 园 档 案 资 料管 理 工 作 彭 庆 树 档 案 管 理 15 幼 儿 园 档 案 管 理 存 在 的 问 题 ?第 一 、 领 导 的 不 重 视 。 提 起 幼 儿 园 ， 人 们 首 先 想 到 的 是 活 泼 可 爱 的 儿 童 和 播洒 爱 心 与 知 识 的 教 师 ， 把 档 案 工 作 相 提 并 论 ， 有 人 说 是 画 蛇 添 足 。 他 们 认 为抓 档 案 工 作 抓 不 出 效 益 ， 只 有 抓 教 学 才 能 收 到 掷 地 有 声 的 实 效 ， 其 实 不 然 ，幼 儿 园 档 案 是 幼 儿 园 从 事 教 学 、 教 研 、 幼 儿 园 管 理 以 及 其 它 各 项 活 动 直 接 形成 的 对 幼 儿 园 和 社 会 有 保 存 价 值 的 历 史 记 录 和 经 验 总 结 ， 幼 儿 园 档 案 工 作 的好 坏 在 一 定 程 度 上 反 映 出 这 个 幼 儿 园 管 理 水 平 的 高 低 ， 也 直 接 影 响 着 幼 儿 园各 项 工 作 的 开 展 。 而 很 多 办 园 者 、 园 长 只 是 针 对 幼 儿 园 办 园 的 经 济 效 益 ， 而忽 略 了 幼 儿 园 档 案 资 料 的 管 理 ， 认 为 花 太 多 人 力 物 在 资 料 上 ， 体 现 不 到 直 接的 经 济 效 益 。 为 档 案 资 料 整 理 花 太 大 的 人 力 物 力 ， 无 什 么 意 义 。 彭 庆 树 档 案 管 理 16 幼 儿 园 档 案 管 理 存 在 的 问 题 ?第 二 、 档 案 残 缺 不 全 。 幼 儿 园 档 案 应 该 为 幼 儿 园 的 发 展 留 下 运 行 轨 迹 ， 全 面客 观 地 记 录 下 幼 儿 园 方 方 面 面 的 工 作 ， 而 有 的 幼 儿 园 并 非 如 此 ， 重 大 活 动 没有 记 载 ， 重 要 变 迁 查 不 到 依 据 ， 日 常 工 作 不 注 意 资 料 的 收 集 ， 甚 至 大 型 的 活动 也 没 有 完 整 的 档 案 资 料 ， 就 连 最 基 本 的 幼 儿 学 籍 档 案 也 查 无 实 据 ， 至 于 教师 的 个 体 档 案 更 有 相 当 部 分 幼 儿 园 仍 未 完 善 ， 缺 这 少 那 ， 缺 乏 完 整 性 。 即 使拿 出 来 应 付 检 查 的 资 料 是 一 些 近 期 内 补 做 的 ， 或 者 是 以 前 剩 下 的 把 日 期 涂 一下 ， 充 当 现 时 的 资 料 ， 还 有 的 本 来 是 2009年 4月 的 资 料 ， 已 经 2009年 9月 的 的资 料 已 经 做 出 来 了 。 。 彭 庆 树 档 案 管 理 17 幼 儿 园 档 案 管 理 存 在 的 问 题 ?第 三 、 档 案 管 理 混 乱 ,缺 乏 系 统 性 。 档 案 资 料 的 管 理 是 一 门 科 学 ， 应 该 有 严 格的 管 理 要 求 ， 科 学 整 理 ， 而 有 的 幼 儿 园 把 档 案 资 料 的 形 成 视 为 材 料 的 堆 积 ，内 容 不 全 ， 类 别 不 分 ， 时 限 不 看 ， 一 概 装 订 ， 看 起 来 装 订 了 一 本 又 一 本 ， 琳琅 满 目 ， 其 实 根 本 不 符 合 档 案 整 理 的 规 范 要 求 ， 没 有 头 绪 ， 查 找 困 难 。 彭 庆 树 档 案 管 理 18 幼 儿 园 档 案 管 理 存 在 的 问 题 ?第 四 、 档 案 资 料 空 洞 。 有 的 幼 儿 园 部 分 档 案 资料 只 有 条 条 框 框 ， 一 句 话 反 映 一 个 重 大 变 迁 ，一 张 纸 反 映 一 个 重 大 活 动 等 ， 缺 少 反 映 具 体 工作 过 程 的 说 明 材 料 ， 没 有 全 貌 ， 难 以 给 人 真 实之 感 。 还 有 及 少 数 的 幼 儿 园 ， 对 重 要 的 环 境 评比 ， 随 意 一 张 纸 写 写 ， 显 得 极 不 严 肃 。 所 以 说档 案 资 料 言 之 无 物 ， 只 有 形 式 、 没 有 内 容 ， 空洞 乏 力 ， 缺 乏 说 服 力 。 彭 庆 树 档 案 管 理 19 档 案 管 理 是 幼 儿 园 科 学 管 理 的 重 要 组 成 部 分 ，一 个 幼 儿 园 档 案 工 作 的 好 坏 ， 将 直 接 影 响 着 幼儿 园 各 项 工 作 的 开 展 ， 并 在 一 定 程 度 上 反 映 了一 所 幼 儿 园 管 理 水 平 的 高 低 。 为 使 我 镇 幼 儿 园档 案 工 作 规 范 化 、 科 学 化 和 标 准 化 ， 以 便 更 好的 为 幼 儿 园 管 理 及 教 育 教 学 服 务 ， 现 对 幼 儿 园档 案 管 理 工 作 谈 下 自 己 的 一 些 体 法 ： 彭 庆 树 档 案 管 理 20 幼 儿 园 档 案 是 指 幼 儿 园 在 教 学 、 科 研 、 党 政 管理 及 其 它 各 项 活 动 中 形 成 的 对 幼 儿 园 和 社 会 具有 保 存 和 利 用 价 值 的 各 种 文 字 图 表 、 声 像 等 不同 形 式 的 历 史 记 录 。 一 所 幼 儿 园 必 须 要 有 深 厚的 文 化 底 蕴 ， 文 化 的 积 淀 除 了 反 映 在 园 风 、 园貌 、 园 规 、 园 纪 等 隐 性 的 文 化 氛 围 上 ， 更 反 映在 丰 富 、 完 善 、 准 确 、 详 实 的 档 案 资 料 上 。 彭 庆 树 档 案 管 理 21 本 着 “ 建 好 档 案 、 管 好 档 案 、 用 好 档 案 ”的 宗 旨 彭 庆 树 档 案 管 理 22 按 照 市 级 示 范 性幼 儿 园 标 准 彭 庆 树 档 案 管 理 23 彭 庆 树 档 案 管 理 24 彭 庆 树 档 案 管 理 25 彭 庆 树 档 案 管 理 26 彭 庆 树 档 案 管 理 27 彭 庆 树 档 案 管 理 28 彭 庆 树 档 案 管 理 29 彭 庆 树 档 案 管 理 30 彭 庆 树 档 案 管 理 31 彭 庆 树 档 案 管 理 32 彭 庆 树 档 案 管 理 33 彭 庆 树 档 案 管 理 34 幼 儿 园 档 案 资 料 格 式档 案 盒 统 一 使 用 蓝 色 塑料 硬 盒 ， 原 则 上 厚 度 不超 过 3 .5 cm。 一 、 书 脊 、封 面 说 明 。（ 一 ） 书 脊 式 样 尺 寸 ： 宽 ： 2 1 cm； 高 ： 1 8 5 cm（ 可 根 据 档 案 盒 大 小 进 行 调 整 ）指 标 名 称 字 体 ： 方 正 小 标 宋 GBK加 粗 ，约 4 3 号 ， 居 中 ， 字 号 也 可 根 据 档 案盒 厚 度 调 节 ， 保 证 协 调 、 美 观 。上 方 “ A1 ” 指 标 代 码 应 位 于 标 签 的约 六 分 之 一 处 ， 方 正 小 标 宋 GBK加 粗 ，字 体 比 下 方 字 体 略 小 ， 字 号 约 3 8 号 。 彭 庆 树 档 案 管 理 35 （ 二 ） 档 案 封 面 盒 式 样尺 寸 ： 宽 ： 8 5 cm； 高 ： 5 4 cm指 标 代 码 字 体 字 号 ： 方 正 小 标 宋 GBK， 约 2 8 号 。具 体 指 标 说 明 文 字 字 体 ： 方 正 仿 宋 GBK， 四 号 字 体 。书 脊 、 封 面 裁 剪 时 沿 线 整 齐 裁 剪 ， 不 留 线 ， 不 留 须 ， 不 凹凸 。 彭 庆 树 档 案 管 理 36 二 、 归 档 文 件 目 录 彭 庆 树 档 案 管 理 37 幼 儿 园 档 案 资 料 的 分 类 ：A： 领 导 管 理 （ 暂 定 7 盒 A1 A8 ） A1 上 级 来 文 A2 园 务 年 度 工 作 计 划 、 总 结 (指 幼 儿 园 整 体 工作 计 划 、 总 结 )包 括 幼 儿 园 长 远 规 划 及 工 作 目 标 A3 家 园 联 系 工 作 （ 包 括 计 划 、 总 结 、 活 动 记录 等 ） A4 幼 小 衔 接 工 作 （ 包 括 计 划 安 排 、 活 动 记 录 、入 学 后 的 调 查 问 卷 及 分 析 等 ） A5 园 领 导 听 课 记 录 常 规 检 查 记 录 A6 各 种 会 议 记 录 教 师 学 习 记 录 及 相 关 资 料 A7 获 奖 荣 誉 册 （ 集 体 个 人 ） 彭 庆 树 档 案 管 理 38 B规 章 制 度 (暂 定 4 盒 ） B1 岗 位 责 任 制 度 幼 儿 园 园 长 岗 位 职 责 幼 儿 园 教 师 岗 位 职 责 幼 儿 园 保 育 员 职 责 幼 儿 园 保 健 医 岗 位 职 责 幼 儿 园 炊 事 人 员 职 责 B2 卫 生 保 健 制 度 幼 儿 健 康 体 检 制 度 幼 儿 卫 生 消 毒 制 度 幼 儿 安 全 制 度 幼 儿 防 病 制 度 幼 儿 饮 食 制 度 班 级 卫 生 评 比 制 度 B3 教 学 教 研 制 度 结 合 园 实 际 制 定 教 学 常 规 管 理 制 度 教 师 备 课 制 度 园 长 听 课 检 查 制 度 教 学 研 讨 观 摩 制 度 B4 园 务 管 理 制 度 教 职 工 行 为 规 范 教 职 工 学 习 制 度 幼 儿 园 考 核 制 度 教 职 工 奖 惩 制 度 教 职 工 办 公 制 度 幼 儿 园 财 会 制 度 幼 儿 园 会 议 制 度 幼 儿 一 日 生 活 制 度 彭 庆 树 档 案 管 理 39 C卫 生 保 健 （ 暂 定 9 盒 ） C1 保 健 医 （ 专 兼 职 ） 基 本 情 况 （ 从 业 证 书 、 证 明 、 资格 证 书 、 奖 励 证 书 等 复 印 件 ） C2 幼 儿 年 度 体 检 表 （ 一 年 全 面 体 检 一 次 ， 半 年 测 身 高 、体 重 、 视 力 等 一 次 ） C3 工 作 人 员 年 度 体 检 表 （ 一 年 全 面 体 检 一 次 ， 半 年 测身 高 、 体 重 、 视 力 等 一 次 ） C4 幼 儿 出 勤 登 记 C5 幼 儿 传 染 病 登 记 C6 幼 儿 晨 午 检 登 记 C8 消 毒 记 录 C9 幼 儿 事 故 登 记 （ 无 责 任 事 故 发 生 ， 一 般 发 生 率 低 于0 .5 名 ） 彭 庆 树 档 案 管 理 40 D教 学 教 研 （ 暂 定 1 3 盒 ） D1 学 期 工 作 计 划 、 总 结 D2 各 年 龄 班 月 工 作 计 划 、 小 结 D3 各 年 龄 班 周 （ 日 ） 活 动 安 排 （ 每 周 向 家 长 公 开 ） D4 教 科 研 工 作 计 划 、 总 结 D5 教 科 研 工 作 相 关 资 料 （ 立 项 课 题 、 阶 段 总 结 、 结 题报 告 等 ） D6 教 学 开 放 日 活 动 计 划 总 结 D7 幼 儿 区 域 活 动 （ 计 划 安 排 、 记 录 及 相 关 资 料 等 ） D8 教 学 教 研 活 动 记 录 、 资 料 （ 指 与 教 学 有 关 的 各 种 形式 活 动 记 录 ， 包 括 ： 教 学 评 比 、 公 开 课 、 示 范 课 、 教改 实 验 、 教 学 开 放 日 等 活 动 记 录 与 资 料 ） D9 教 学 教 研 荣 誉 册 （ 指 与 教 学 有 关 的 集 体 、 个 人 、 幼儿 获 奖 登 记 及 证 书 复 印 件 ） D1 0 教 师 优 秀 教 学 论 文 D1 1 教 师 优 秀 教 学 随 笔 、 个 案 分 析 D1 2 教 师 优 秀 教 案 D1 3 外 地 教 学 经 验 材 料 彭 庆 树 档 案 管 理 41 E教 师 成 长 档 案 （ 每 个 人 一 盒 ） 教 师 基 本 情 况 登 记 表 （ 成 品 表 下 发 ， 每 三 年 登 记 一次 ） 毕 业 证 书 复 印 件 （ 初 始 学 历 、 最 高 学 历 ） 教 师 资 格 证 书 复 印 件 专 业 技 术 职 务 资 格 证 书 、 聘 任 证 书 复 印 件 教 师 业 务 档 案 各 种 奖 励 证 书 复 印 件 发 表 论 文 或 获 奖 论 文 复 印 件 教 科 研 立 项 课 题 资 料 教 师 观 察 记 录 及 教 学 随 笔 教 师 听 课 记 录 彭 庆 树 档 案 管 理 42 F幼 儿 成 长 档 案 （ 暂 定 3 盒 F1 F3 ） F1 幼 儿 基 本 情 况 （ 包 括 家 庭 情 况 及 联 系 方 式 ） F2 幼 儿 成 长 记 录 袋 （ 包 括 各 领 域 活 动 作 品 ， 幼 儿 在 各领 域 中 学 习 评 价 ， 参 与 各 领 域 活 动 的 资 料 收 集 ， 教 师对 幼 儿 的 评 价 ， 幼 儿 同 伴 间 的 评 价 ， 家 长 对 幼 儿 的 评价 。 如 有 条 件 ， 可 为 幼 儿 每 人 建 立 成 长 记 录 袋 档 案 ） F3 幼 儿 家 长 联 系 册