档案管理程序课件

档 案 管 理 程 序 1 档 案 管 理 程 序 2 目 录目 的1 适 用 范 围2 职 责3 程 序45 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 3 为 规 范 公 司 档 案 管 理 工 作 ,有 效 地 保 密 和 利 用 档 案 ， 充 分 发 挥档 案 在 科 研 、 生 产 、 经 营 活 动 中 的 作 用 ,制 定 本 规 定 。1 目 的 档 案 管 理 程 序 4 目 录目 的1 适 用 范 围2 职 责3 程 序45 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 5 公 司 在 各 项 经 营 活 动 中 形 成 的 、 办 理 完 毕 ， 对 公 司 和 社 会 有 保存 价 值 的 各 种 文 字 、 图 表 、 声 像 等 不 同 载 体 的 历 史 记 录 均 适 用本 规 定 。 2 适 用 范 围 档 案 管 理 程 序 6 目 录目 的1 适 用 范 围2 职 责3 程 序45 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 7 总 经 办 是 公 司 档 案 管 理 的 归 口 单 位 ， 对 各 部 门 资 料 积 累 、 档 案 u 形 成 有 指 导 、 监 督 、 检 查 的 权 利 ； 各 部 门 专 （ 兼 ） 职 档 案 人 员 ， 负 责 本 部 门 业 务 相 关 文 件 资 料 的u 积 累 、 整 理 ， 并 按 要 求 及 时 间 向 总 经 办 移 交 资 料 ； 各 部 门 负 责 人 对 本 部 门 业 务 相 关 文 件 资 料 的 档 案 形 成 负 审 核 、u 确 认 职 责 。 3 职 责 档 案 管 理 程 序 8 目 录目 的1 适 用 范 围2 职 责3 程 序45 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 9 4 程 序 档 案 的 移 交 、 整 理 和 保管 档 案 的 利 用 档 案 保 密 档 案 的 鉴 定 、 销 毁 档 案 的 分 类 、 归 档 及 档 案 期 限 1 档 案 管 理 程 序 10 4.1 档 案 的 分 类 、 归 档 及 档 案 期 限 归 档 时 限 档 案 保 存 期 限永 久 、 长 期 、 短 期 三 种 ，长 期 为 10年 至 30年 ，短 期 为 1年 至 5年 。 归 档 管 理归 档 原 则归 档 要 求档 案 分 类 档 案 管 理 程 序 11 4.1.2 归 档 管理 n 纳 入 档 案 管 理 的 文 件 资 料 应 遵 循 文 件 的 形 成 规 律 ， 按 照 业 务 流 程 顺 序 收纳 、 排 列 ， 保 持 文 件 之 间 的 有 机 联 系 ， 建 立 必 要 的 档 案 索 引 ， 便 于 保 管和 利 用 。n 归 档 的 文 件 材 料 以 公 司 研 发 、 生 产 、 经 营 过 程 产 生 的 文 件 为 主 、 外 来 文件 为 辅 进 行 归 档 。n 归 档 的 文 件 材 料 应 齐 全 完 整 ， 破 损 件 应 予 以 修 复 ；n 归 档 的 文 件 材 料 必 须 准 确 反 映 有 关 过 程 的 真 实 内 容 和 历 史 行 为 ；n 归 档 的 文 件 材 料 必 须 层 次 分 明 ， 符 合 其 形 成 规 律 ；n 归 档 的 文 件 材 料 ， 制 作 必 须 利 于 长 期 保 存 。归 档 原 则 归 档 要 求 档 案 管 理 程 序 12 在 设 计 定 型 完 成 后 ， 经 整 理 ， 一 个 月 内 ，交 总 经 办 归 档 ； 在 产 品 设 计 定 型 （ 鉴 定 ） 后 ， 经 整 理 ， 一 个月 内 ， 交 总 经 办 归 档 ；在 生 产 定 型 （ 工 艺 确 认 ） 后 ， 经 整 理 ， 一 个月 内 ， 交 总 经 办 归 档 ； 研 发 基 础 课 题 研 究 、 基 建 工 程 或 其 他 技 术 项 目， 在 任 务 结 束 或 暂 停 、 终 止 后 ， 将 应 归 档 的 文件 材 料 按 要 求 整 理 ， 一 个 月 内 ， 交 总 经 办 归档 ； 4.1.4 归 档 时 限 档 案 管 理 程 序 13 须 在 次 年 3月 31日 前 ， 将 应 归 档 的 文 件 材 料按 要 求 整 理 ， 由 各 职 能 部 门 负 责 人 审 定 后 ，交 总 经 办 归 档 ； 设 备 使 用 管 理 部 门 应 同 采 购 部 检 查 验 收 相 关 文件 材 料 ， 并 及 时 归 档 ；公 司 引 进 项 目 时 ， 总 经 办 对 引 进 项 目 的 资 料 及资 源 进 行 收 集 、 整 理 并 及 归 档 ； 收 集 获 得 的 文 件 材 料 须 按 归 档 范 围 的 规 定 及 时交 总 经 办 归 档 。 4.1.4 归 档 时 限 因 公 外 出参 观 学 习 考 察参 加 各 类 会 议 档 案 管 理 程 序 14 公 司 各 部 门 在 向总 经 办 移 交 各 种文 件 资 料 时 编 制 归 档 材 料 文 件清 单 ， 一 式 两份 ， 由 部 门 或 项目 负 责 人 签 字 核准 后 移 交 。 1.使 用 的 书 写 材 料 、 纸 张 、 装 订 材 料 等 应 符 合 档 案 保 护 要 求 2.档 案 卷 宗 成 册 形 态 装 订 成 册 ： 左 侧 装 订 不 装 订 成 册 3.档 案 文 件 排 列 、 编 号4.定 期 对 档 案 库 藏 档 案 进 行 清 理 核 对 工 作 1.专 人 管 理 ， 存 放 档 案 室保 管 2.电 磁 介 质 档 案 的 保 管 采用 硬 盘 、 磁 盘 双 备 份 方式 3.定 期 对 档 案 情 况 、 库 房安 全 及 保 密 进 行 全 面 检查 4.防 火 、 防 潮 、 防 霉 、 防虫 、 防 尘 、 防 盗 等移 交 整 理 保 管 4.2 档 案 的 移 交 、 整 理 和 保 管 档 案 管 理 程 序 15 科 研 项 目 定 型 前 4.3 档 案 的 利 用1 科 研 项 目 定 型 前 里 程 碑 节 点 的 项 目 档 案 ， 作 为 项目 过 程 真 实 纪 录 ， 在 项 目 完 结 前 档 案 室 不 提 供 查 询 、 借 阅、 复 制 等 业 务 。 2 科 研 项 目 定 型 后 、 规 划 产 品 研 发 完 成 、 产 品 生 产 工 艺文 件 编 制 完 成 ， 形 成 固 定 版 本 后 移 交 总 经 办 归 档 的 项 目 档案 ， 业 务 人 员 在 办 理 相 关 签 批 手 续 后 查 档 、 借 阅 、 复 制 ；项 目 完 结 前 ， 用 于 科 研 、 生 产 的 文 档 图 纸 ， 按 质 量 体 系 受控 管 理 。 3 任 何 人 不 得 随 意 涂 改 、 修 订 借 阅 的 档 案 资 料 。 确需 变 更 时 ， 应 按 有 关 的 程 序 进 行 操 作 ， 并 指 定 专 人 实 施 更改 。 科 研 项 目 定 型 后不 得 随 意 涂 改 、修 订 借 阅 档 案 管 理 程 序 16 复 制 、 借 阅档 案 4.3 档 案 的 利 用利 用 文 书 档 案外 单 位 调 阅 档 案 4 复 制 、 借 阅 档 案 应 填 写 档 案 资 料 使 用 登 记 表 ，若 是 申 请 本 部 门 档 案 ， 经 部 门 负 责 人 签 批 后 办 理 ；若 是 跨 部 门 档 案 ， 还 需 归 档 部 门 负 责 人 签 批 后 办 理 ；若 是 商 秘 AAA档 案 ， 还 需 副 总 经 理 批 准 。5 借 阅 人 在 利 用 所 借 的 文 书 档 案 时 ， 必 须 妥 善 保 管 ，保 持 档 案 整 洁 完 整 ， 不 得 抽 页 、 涂 改 或 损 伤 档 案 。 不 准 转 借 、丢 失 或 泄 密 6 借 阅 人 应 对 所 借 文 书 档 案 负 保 密 责 任 ， 不 准 转 借 、 丢失 或 泄 密 。 如 发 生 丢 失 或 泄 密 事 件 ， 应 及 时 向 组 织 汇 报 ，努 力 挽 回 损 失 ， 并 对 一 切 后 果 负 完 全 责 任 。 7 外 单 位 调 阅 公 司 档 案 须 业 务 相 关 部 门 填 报 档 案 资 料 使 用登 记 表 ， 经 副 总 经 理 批 准 ， 在 指 定 的 范 围 内 查 阅 。 档 案 管 理 程 序 17 档 案 管 理 员 根 据 宏 商 档 案 分 类 表 中 的 档 案 保 管 期 限 ， 定 期 清 理 超 过保 管 期 限 的 档 案 ， 填 写 档 案 销 毁 申 请 表 ， 每 半 年 组 织 相 关 人 员 对 档案 进 行 价 值 鉴 定 ， 对 无 保 存 价 值 的 超 期 档 案 申 请 销 毁 。 档 案 管 理 员 根 据 档 案 销 毁 申 请 的 公 司 领 导 鉴 定 意 见 ， 编 制 档 案 材 料 销 毁 清单 ， 方 可 进 行 销 毁 。 档 案 的 档 案 销 毁 申 请 表 、 档 案 材 料 销 毁 清 单 、领 导 批 示 意 见 应 永 久 保 存 。 档 案 鉴 定 档 案 销 毁 4.4 档 案 的 鉴 定 、 销 毁 档 案 管 理 程 序 18 目 录目 的1 适 用 范 围2 职 责3 程 序45 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 19 归 档 材 料 文 件 清 单归 档 部 门 ： 归 档 年 度 /项 目 ： 年 月 日序号 材 料 内 容 名 称 材 料责 任 人 材 料密 级 页 数大 小 备 注附 表 2： QD-DA-02 归 档 人 ： 归 档 部 门 审 批 ： 档 案 员 ：5 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 20 档 案 资 料 使 用 登 记 表日 期 文 件名 称 使 用事 由 预 计归 还日 期 使 用 模 式 使 用 人签 字 部 门 领 导审 批 归 档 部 门领 导 审 批（ 跨 部 门 ） 副 总 经 理审 批（ 商 秘 AAA） 归 还 总 经 办确 认借阅 原件借用 复 印 件数 量 日期 签字附 表 3： QD-DA-03 5 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 21 档 案 销 毁 申 请 单申 请 部 门 申 请 人 /日 期申 请 销 毁 档 案 情 况申 请 销 毁 档 案 名 称 内 容 份 数 页 数 密 级 申 请 原 因附 表 4： QD-DA-04 部 门 领 导意 见 业 务 分 管 领 导审 批 签 名 /日 期 ： 5 相 关 记 录 档 案 管 理 程 序 22 档 案 材 料 销 毁 清 单附 表 5： QD-DA-05 5 相 关 记 录 序 号 档 案 号 档 案 名 称 /摘 要 销 毁 原 因 入 档 时 间 销 毁 时 间 页 数 销 毁 方 式 ： 档 案 销 毁 操 作 员 ：档 案 员 ： 第 一 监 销 人 ： 第 二 监 销 人 ： 档 案 管 理 程 序 23 什 么 是 资 源 ：档 案 室 、 纸 张 、 计 算机 、 档 案 柜输 入 ：各 类 档 案 资 料如 何 做 ： 档 案 管 理 程 序 谁 来 做 ：档 案 管 理 员 、 各 部 门专 （ 兼 ） 职 文 控 、 文件 编 制 人 、 档 案 使 用人输 入 ：相 关 人 员 安 全 、 有 效利 用 档 案使 用 的 关 键 准 则 ：档 案 真 实 、 有 效 地 反映 公 司 经 营 ；公 司 技 术 资 产 有 效 保 护档 案 管 理 过 程 附 录 A 乌 龟 图 档 案 管 理 程 序 24