个人管理系列：目标管理、计划管理、时间管理

单击这里添加标题,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击这里添加标题,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第,*,页,单击这里添加标题,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,个人管理三要素:目标、计划、时间,AMT,马东方,2004年5月28日,个人管理三要素：目标、计划、时间,熟悉方法，形成习惯,目标管理,计划管理,时间管理,指导行动的灯塔,通向目标的桥梁,完成计划的基础,成功的,个人管理,目标管理：指导行动的灯塔,AMT,马东方,2004年5月28日,目录,第一部分,为什么必须要有明确的目标,第二部分,如何设定关键目标并进行分解,第三部分,怎样进行目标的SMART描述,什么是目标？,目标是你的某一特定努力所指向的终点，你,希望达到的未来状态,即指你想要完成的事。,“终点”是一种你所希望并愿意付出努力去实现的确切而实在的结果,“努力”是与目标自身相联系的成本，在决定目标是否值得实现时，你需要计划和分析目标的各种要素,目标对人生的影响：哈佛的调查,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：,3%,10%,60%,27%,有清晰且长期,的目标,有清晰但短期,的目标,有较模糊,目标,无,目标,25年后,3%,10%,60%,27%,25,年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会备界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英,大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等,几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩,几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界,更多的例子,望梅止渴,查德威克横渡卡塔林纳海峡,目标的作用,明确方向,给人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为的所产生的效果,分清轻重,使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间,提供标准,能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率,保持热情、信心和动力,能预先看到结果，稳定心情，从而产生持续的信心、热情与动力,“一心向着自己目标前进的人，整个世界都为他让路！”,19世纪美国哲学家、诗人爱默生,你有过哪些目标？他们实现了吗？,请写下你有过的三个工作或生活上的目标或打算：,它们顺利实现了吗？,它们已经按时实现了,它们是如何实现的？,它们中间的一些未能实现，原因在哪里？,“为何不能？”,“为何没有？”,设定目标有什么困难？,不了解目标的重要性,从小没有人教导我们什么是目标，更不知道为什么要设定目标。,不知道如何设定目标,在我们的学校教育当中从来没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。,害怕被别人批评，嘲笑,假如我们不设定目标，我们就不会被别人批评，嘲笑。我们可以免除害怕被拒绝的恐怖。,害怕自己会失败,一般成年人在生活上失败最大的原因就是对失败的恐惧感。总以为我不能，我可能会损失钱财，浪费时间，我不能。,目录,第一部分,为什么必须要有明确的目标,第二部分,如何设定关键目标并进行分解,第三部分,怎样进行目标的SMART描述,个人目标管理的三个个步骤,明确价值观,发现并设定关键目标,对关键目标进行分解,价值观与目标,价值观,为什么要做，明确目标的终极意义，对目标具有指导作用,目标,将来要完成什么事情，完成的标准是什么：既做什么、做多少、做到什么程度,明确你的价值观,信仰：,儒、释、道、,基督教、伊斯兰教,常见的价值观,健康、成功、自信、快乐、平静,信念，良心，责任，自立，理解，安静，温柔，宽恕，耐心，忠诚，善良，勤勉，智慧，自我实现，自由，活力，地位，尊重，意志力，友爱，心胸开阔，关心，友谊，好态度，喜悦，思路清晰，合作，好心情，爱，体谅，享乐，知识，能力，体魄，幸福，快活，领导能力，坚定不移，韧性，愉快，嬉戏，热情，成功，团队精神，温暖，感谢，惟一性，成就，果断，大胆，才能，专业，客户服务，勇气，创造力，有效性，精力，自然，快速，准时，力量，可信赖，平静，学习，方法，乐观，成长，谦逊，成熟，进步，目的性，品质，克己，社会性，宁静，忍耐，年轻,按照需求的不同领域发现关键目标,设定目标的领域,身体/健康,学习/成长,道德/休养,家庭/天伦,休闲/社交,工作/理财,生存,安全,爱,价值,自我实现,从不同角色中发现目标,定位角色明确责任确定目标,所扮演的角色能够使我们识别发现潜在目标的机会,私人角色：丈夫、妻子、父亲、母亲、朋友,公共角色：下属、上级、同事、导师、雇员、股东,角色,责任,要求,目标,父亲,培养出受过良好教育的孩子,多花时间陪孩子，进行家庭教育,为孩子的大学教育储蓄足够多的钱,每周有一天陪孩子玩耍、学习,控制个人休闲活动方面的花费,上级,为下属提供指导,有时间帮助下属解决问题,坚持一种开放的态度,实行每周例会,实行每季度检查制度,思考、明确每个领域的关键目标,设定目标时要考虑,价值观：为什么要达到这个目标,这个目标是不是必须的,这组/个目标能否保障关键领域/角色的成功？,“目标能为我带来什么？”,“我如何才能直接从这一目标的实现中获益？”,对目标进行分解,需要对目标进行分解,时间维度的分解：剥洋葱法,由远及近，将大目标分解成若干个小目标，再将每个小目标分解成若干个更小的目标，一直分解下去，直到知道现在该干什么,因果和逻辑关系分解：多杈数法,将一个大目标逐级分解为多个小目标，小目标是大目标的条件，大目标是小目标的结果，小目标的实现之和，一定是大目标的实现,根据组织结构进行分解,平衡计分卡,长期目标,中期目标,短期目标,使命/总目标,目标,子目标,职业生涯规划系统的剥洋葱图,总体目标,（ 人生核心轴）,终极目标,（人生真谛）,长期目标,（ 5-10年）,中期目标,（ 2-3年）,短期目标,（年）,.,近期目标,（ 月、周、日、即时等）,目标的时间分解,序号,类别,目标,一年,二年,三年,五年,十年,梦想,1,家庭,2,3,4,5,6,事业,7,8,9,10,11,朋友,12,13,14,15,梦中情人,（量化标准）,相遇条件,你的条件,对象条件,能力,品格,生理条件,工作,他可能期望你达到的条件,如何吸引他,如何找到他,如何创造缘份,收入,未来,感情长期维系的条件,个人条件,个人观念,家庭条件,基本条件,应自我塑造的条件,他会在哪里,如何处理竞争者,如何接触到他,事业条件,目标的多叉树分解,减轻/或增加体重,目录,第一部分,为什么必须要有明确的目标,第二部分,如何设定关键目标并进行分解,第三部分,怎样进行目标的SMART描述,目标描述的形式和原则,目标描述的,2H4W,形式,Who，Where，When，What，How to，How much,目标描述的SMART原则,明确、可衡量、行动导向、可行、受时间和资源制约,SMART原则,明确的（Specific）,确切地了解需要实现和完成什么事时，一个目标就是明确的，因为明确就意味着清楚地说明目标的种种细节,可衡量的（,Measurable）,目标是用定量表示的。一个可衡量的目标为比较、衡量结果的意义和某个特定结果提供了一种标准，它具有约束力。,改善人力资源部的绩效,今年平均招聘周期缩减为15天,今年平均每位员工接受培训时间提高到40小时,SMART原则,行动导向（,Action Oriented）,目标描述必须表明一项活动、一种行为、一个作业或能够产生结果的某些事务。行动导向的目标描述表明了为了实现目标必须要做什么。,提高,招聘效率，,缩短,平均招聘周期,按行动,预测,谈判,减少,开发,刺激,规划,购买,选择,定义,增加,赢得,提供,确保,扩张,答复,执行,生产,签约,注册,评价,改进,优先考虑,支持,评估,授权,增加,加工,学习,建立,改变,投资,计划,丧失,纠正,调查,量化,制造,创造,协调,使具有资格,监督,分类,影响,研究,符合,完成,会见,回顾,决定,阐明,识别,修正,做制作,构建,引入,限制,用文件证明,SMART原则,现实的（Realistic）,现实的目标是实际的、可实现的和可能的。目标必须能够激励人们去改进并达到可实现的目的。对于一个激励性的目标，目标寻求者必须觉得该目标是能够实现的（“我能做到”）。,延伸原则,现实的目标应该是难以实现与容易实现之间的一种平衡。挑战性的、现实的目标激励和鼓舞了更高水平的绩效,“跳起来摘桃子”,SMART原则,时间（Time）：目标是受时间和资源约束的,最后期限能激发能动性；,约束必须精确，才能激发为实现目标而努力工作的紧迫感,包括资源约束，从而确保一种实现目标的符合成本收益关系,练习：目标的SMART化,找一份好工作,住上大房子,拥有一辆汽车,成为有钱人,30岁之前结婚,有一个幸福的家庭,让孩子有出息,学好英语,能胜任工作,争取明年有较大程度改善,让公司业绩跃上新台阶,成为企业家,天天快乐,挤身先进行列,计划管理：如何有步骤地实现目标?,AMT,马东方,2004年5月28日,什么是计划,对所追求的目标及实现该目标的有效途径进行设计。,阿考夫（Ackoff）,计划是为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署；,计划是建立在预测的基础之上，预先制订的行动方案,计划是目标、时间、资源的结合,计划为控制提供标准，计划是通向目标的桥梁,计划的特性,预测性和可行性,建立在预测的基础上，受现实条件约束,指导性和可变性,为日常工作提供方向性指导,根据客观环境的变化进行调整，调整的是行动计划、实施策略、子目标而不是根本目标。,案例分析,牛仔大王李维斯 案例,过程：淘金摆渡淘金卖水做牛仔裤,目标与计划的关系,计划写在沙滩上，目标刻在石头上,以变动的计划，达成不变的目标,通过PDCA循环实现目标,PDCA,循环戴明环,计划（Plan）,确定方针和目标，确定活动计划；,执行,（DO）,具体运作，实现计划中的内容；,检查,（Check）,总结执行计划的结果，明确效果，找出问题；,行动/修正,（Action）,对检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提给下一个PDCA循环中去解决,PDCA循环的步骤和工具,四个阶段、八个步骤和七种工具,目标行动表,目标：,目标的合理性：,计划采取的行动（步骤、程序、工作安排）,行动 结果 最后期限,1、,2、,3、,绩效标准,障碍/约束：,成本,负责人,完成日期,目标障碍表,障碍1：,解决方案：,实施解决方案所应采取的行动：,障碍2：,解决方案：,实施解决方案所应采取的行动：,障碍3：,解决方案：,实施解决方案所应采取的行动：,进度检测表,行动/结果监测工作表,目标：,行动：,预期的结果：,截止日期：,实际结果：,需要做出的修正：,日期：,时间管理：如何高效地完成计划？,AMT,马东方,2004年5月28日,目录,第一部分,引子：时间管理的迫切性,第二部分,时间管理问题分析,第三部分,时间管理的原则和方法,我们经常能够看到的现象,工作越来越多；,身体越来越累；,文件越压越厚；,效率越来越低；,下班时发现今天几乎什么也没干,为什么要进行时间管理？,关于时间的名言,孔子,“,逝者如斯夫，不舍昼夜。”,沙士比亚,“,时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情,要处理而稍停片刻。”,人生,70,古来稀，（假设你能活,100,岁）。,生命倒计时,现在，感想如何？,请写出你签写前面表格的直接感受,今年是你生命中的最后一年,你打算如何去度过？,目录,第一部分,引子：时间管理的迫切性,第二部分,时间管理问题分析,第三部分,时间管理的原则和方法,你能否掌控自己的时间？,一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。,1.,你通常工作很长时间吗？,2.你通常把工作带回家吗？,3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？,6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,7.你时常在做重要工作时被打断吗？,8.你在办公室用餐吗？,9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？,11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？,15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？,16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,总结你的时间掌控,讨论：谁偷走了你的时间？,你觉得时间够用吗？为什么？请举例说明,一个常见的“时间怪圈”,先后不明,主次不分,面面俱到,事事亲为,埋头做事,无暇思考,提高期望,培养依赖,“ 我没有时间”,因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做,因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要,有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做,每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要,原因,文件满桌,太多,会议泛滥,不速之客,没有目标,缺乏计划,需要方法,猪八戒踩西瓜皮,滑到哪里是哪里,轻重不分,事必躬亲,不知拒绝,能拖就拖,目录,第一部分,引子：时间管理的迫切性,第二部分,时间管理问题分析,第三部分,时间管理的原则和方法,认识时间的自然法则,时间管理的80/20原则,原则：集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题,最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；,用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方；,去在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作,80%最佳效,果的工作,20%较为,次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,有所为，有所不为积极地偷懒,在行动之前需要先问自己的三个问题,“这件事是否可以不干？”,“这件事是否可以交给别人去干？”,“是否必须现在来干？,时间管理矩阵图,虚假的,必要的,危机,有限期的任务,项目,计划,准备,建立关系,真正的创新,领导的,干扰,一些会议,一些报告,浪费的,逃避的活动,时间管理矩阵图4D原则,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,计划做,授权,不做,立即做,25%,15%,57%,3%,立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；不要把难事往后拖；不要把不喜欢的事往后推,时机不成熟不需要现在来做、,必须要处理的事，安排在后来的时间计划中,学会说“NO！”,防止事必恭亲,练习一,销售部王经理下班后在做明天的工作计划：,1、起草中实公司的合作意向书（2H）,2、商讨索赔案的处理意见（1H）,3、与华金公司讨论定价（3H）,4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告,5、天际公司货未到的问题,6、季度业绩报表（2H）,7、讨论月底的促销会策略（1H）,8、阅读内容刊物（1H）,9、打 给10位客户（）,10、归档文件（）,11、明天的周例会,请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间,练习二,假设现在是周一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生；,星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡片；,你有好几个月没有回家，也没有给父母写信或打 ；,有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上花1小时去面试（19点前）；,明晚8点有1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系；,明晚有一场演唱会；,你在图书馆借的书明天到期；,外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李；,你要在周五交计划书之前把它复印一份；,明天下午2点到4点有一个会议；,你欠某人200元钱，他会参加明天的会议；,你明天早上从9点到11点要听一场讲座；,你的上级给你留便条，要你尽快与他见面；,你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗；,你想好好洗个澡；,你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时；,你身上只有5元现金，需要取钱；,大家明天晚上聚餐；,你错过了星期一的例会，要在下周一之前复印一份会议纪录；,这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时；,你收到一个朋友的信1个月了，没有回信也没有打 给他；,星期天早上要做汇报，准备讲稿要花费15个小时，而且只能用业余时间；,你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有；,下周二，你要参考一次业务考试。,请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，然后按优先级制订一份合理实用的计划表。,优先级排序,工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注,工作计划,周工作计划,时间,周二,周三,周四,周五,周六,08:00,09:00,10:00,11:00,.,21:00,22:00,其他,注：每天上班时间为8点18点（含上下班交通时间，中午1小时午休）,现代管理之父德鲁克认为，有效的管理者不是从他们,的任务开始，而是从他们时间开始。,记录时间；,分析时间；,管理时间。,德鲁克时间管理三步曲：记录分析管理,目标：对时间进行整合，心无旁骛地在一段时间内解决一件事情，有效运用每天的黄金时间。,根据生理节奏进行每天的时间管理,各时段工作状态表,注意力,时间,8 10 12 13 15 16 18,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；,注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；,该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了,1,小时。,姓名,年,月,日,活动,时间,起止,时间,使用,计划,/,中,途插进,重要及,紧急性,评,语,每日活动记录表,紧急及,重要性,主要,活动,使用的,时间,占总时间,的百分比,1,2,3,4,时间清单,时间管理CHECKLIST,今天作了哪些有意义的事？,今天有哪些事情是适当的时间内做的？,今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么在不适当的时间做了这些事情？,今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什么在这段时间做这份工作？这工作是否可以提早进行做？,今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？,今天最没有效率的是哪一段时间？为什么这段时间最没有效率？,今天工作中最大干扰是什么？为什么产生过干扰？这干扰是否可以控制或排除？,今天最严重的三个时间陷阱是什么？以后有无可能遗址这些陷阱？如何跨越他们？,今天做了哪些不必要的事？,今天做了哪些不需要亲自动手的事？,今天花费了多少时间做重要的事？,今天花费了多少时间做不重要的事？,今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做？,今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做而不至于减低效果？,从明天开始，应该怎样做才能改进时间的效果？,工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注,制订新的计划,每周的时间管理,周一,周二,周三,周四,周五,周末,人生的时间管理,020岁：,20-40岁：,40-60岁：,60-80岁：老本、老伴、老友、老酒,生命之轮,工作/理财,健康/身体,家庭/天伦,休闲/社交,学习/成长,道德/修养,目录,第一部分,引子：时间管理的迫切性,第二部分,时间管理问题分析,第三部分,时间管理的原则和方法,Q&A,Thanks!,马东方 David Ma,电子信箱 E-mail: David.MaAMTeam.org,欢迎与您进一步沟通与交流！,上海市浦东新区芳甸路226号B3栋（AMT会馆），200135,Grand House B3, No.226 Fangdian Road, Pudong New Area, Shanghai，200135,Tel: 86 21 68549933 Fax: 86 21 68540420,北京市朝阳区光华路甲8号和乔大厦A座21层211E ，100026,Tel: 86 10 65814971 Fax: 86 10 65814968,广州市环市东路368号花园酒店花园大厦12层1204-1205 ，510064,Tel: 86 20 83852278 Fax: 86 20 83852278,上海上海市峨山路陆家嘴软件园三号楼5层，200127,Tel: 86 21 50901282 Fax: 86 21 50901532,AMT企业资源管理研究中心,AMT总部：,AMT北京：,AMT广州：,AMT上海：,