办公自动化基础知识介绍

单击此处编辑母版文本样式,第二级,*,办公自动化基础,1,办公自动化介绍,现代办公所处理的信息类型多种多样，有,数值、文字、图片、图像、声音和视频剪辑,等，因此，办公自动化软件通常由一系列应用软件构成，包括文字处理、电子表格、演示软件等。,2,办公自动化过程中最常见的,文字处理、电子表格处理、演示文稿制作,三个应用软件：,文字处理软件,Word 2003,电子表格处理软件,Excel 2003,演示文稿制作软件,PowerPoint 2003,3,Word2003,文字处理,如何进行文字处理，需要什么工具，如何启动和退出该程序呢？,如何利用,word 2003,对文档进行管理呢？,如何对文档进行编辑？,如何对文档进行排版呢？,如何进行图文混排呢？,如何插入并制作表格呢？,如何高效进行排版？,如何进行打印？,学习任务,4,启动,Word 2003,常规启动 单击,“,开始,”,|,“,程序,”,|,“,Microsoft Word,”,快捷启动 双击桌面上的,Word,快捷方式图标,通过已有文档进入,Word 2003,5,退出,Word 2003,单击标题栏右侧的,“,关闭,”,按钮。,单击标题栏左侧的,“,W,”,图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。,双击标题栏左侧的,“,W,”,图标。,单击,“,文件,”,菜单中的,“,退出,”,命令。,按组合键,Alt+F4,。,6,标题栏,菜单栏,工具栏,标尺,状态栏,编辑区,本节结束，请点击 返回,Word 2003,窗口介绍,7,文档管理,包括：,如何创建一个新文档？,如何在已有文档中输入内容？,如何保存文档？,如何将已有的文档打开？,如何利用,word 2003,对文档进行管理呢？,8,文档管理,创建新文档,创建新文档常有以下三种方法：,单击,“,文件,”,菜单的,“,新建,”,命令。,按组合键,Ctrl,N,。,单击,“,常用工具栏,”,上的,“,新建,”,按钮。,新建文档默认的文件名是“文档,1”,。,9,利用,“,模板,”,创建新文档,例如：,利用,“,现代型信函,”,模板生成一封信,10,输入与编辑正文,光标表示录入内容时的插入位置。,键盘定位,利用键盘方向键,End,、,Home,、,Ctrl+ End,、,Ctrl+Home,鼠标定位,在欲插入内容处单击鼠标左键。,当前输入和编辑的位置：插入点,11,输入正文途径,利用键盘,利用“软键盘”,插入菜单,视图,|,页眉、页脚,编辑,|,替换、剪切、复制,12,输入案例分析,点点日记,今天是,2012,年,11,月,5,日星期一，室内气温,57,之间。,晚上,，我正在看,，突然,铃声响起，原来是我的同学,Mary,她问我书中第,的数学题，求“,12+24+36+48+100200=?”,有什么简便方法？我告诉了她，她很高兴，对我说：“,Thank you,！,My best friend,！”,后来，她要我去图书馆为她借阅巴金的,家,、,春,、,秋,，并告诉我，,她的,Email,地址是,，要我借到后写,给她。,13,在输入过程中的状态：改写、插入，,insert,“,Enter,”,产生段落标记：,“,shift+Enter,”,产生强制换行标记：,“,Ctrl,Enter,”,强制换页。,Backspace,键删除,“,插入点,”,前面的字符,Delete,键来删除,“,插入点,”,后面的字符,14,当对新文档第一次保存时，将会打开“另存为”对话框。,保存文档,(1),文件,|,保存,文件,|S,Ctrl+S,F2,文件,|,另存为,15,保存的特殊设置,自动保存功能,菜单,“,工具,|,保存选项,”,安全性,16,打开已有文档,“,常用工具栏”中打开按钮,文件,|,打开,文件,|0,“,Ctrl,O,”,“,Ctrl,F12,”,。,本节结束，请点击 返回,17,文档的编辑,选定文本,“,先选定”，“后操作”,直接“拖拽”,文本中双击（词）,文本中三击（段）,单击首，,Shift+,单击尾（连续）,Ctrl,“拖拽”（不连续）,选定区：单击、双击、三击,全选（,Ctrl+A),18,文档移动和复制,拖拽到目标,编辑,|,剪切：（目标）粘贴,“,Ctrl,X”: “Ctrl,V”,Ctrl,拖拽到目标,编辑,|,复制：（目标）粘贴,“,Ctrl,C”: “Ctrl,V”,19,撤销和恢复,:,工具栏,编辑,|,撤销,“,Ctrl,Z”,:,工具栏,编辑,|,恢复,“,Ctrl,Y”,20,查找与替换,编辑,|,查找,“,Ctrl,F”,编辑,|,替换,“,Ctrl,H”,21,查找高级功能,22,文档的排版,字体格式,字体：,汉字字号,阿拉伯数字字号,字符间距：,缩放、间距、位置,23,字体特殊格式,中文版式：,拼音指南、带圈字符,边框和底纹：,“文字”边框、底纹,语言：,中文繁简转换,24,段落格式,对齐方式,缩进,间距,25,段落其它格式,项目符号和编号,边框和底纹,分栏,首字下沉,26,27,制表位,格式复制（格式刷）,单击,双击（取消）,28,页面设置,A3,的大小是多少呢？,29,页眉或页脚,“,视图,|,页眉和页脚,”,，弹出,“,页眉,/,页脚,”,工具栏,页码,“,插入,|,页码,”,30,脚注和尾注,“,插入,|,引用,|,脚注和尾注,”,超链接,“,插入,|,超链接,”,31,图形处理,插入图片,“,插入,|,图片,PrintScreen,Alt+PrintScreen,图片格式化,32,33,文字环绕效果,34,绘图工具栏,简单图形,复杂图形,35,图形处理,缩放和旋转,添加文字,组合,叠放次序,设置自选图形格式。,文本框,艺术字,公式,36,表格制作,Word,中的表格有,3,种类型：规则表格、不规则表格、文本转换成的表格。,37,要设置表格中文字的对齐方式,绘制斜线表头,增加或删除行、列和单元格,公式：,Left,、,Above,、单元格,1,：单元格,2,、 单元格,1,， 单元格,2,38,“,排序,”,拆分单元格,合并单元格,本节结束，请点击 返回,39,高效排版,样式：,是系统或用户并保存的一系列排版格式。,创建目录,打印预览,打印,40,电子表格处理基础,41,数据处理,科学分析计算,图形、图表功能,数据组织。,42,窗 口,43,编辑栏,工作区,工作簿：,用来存储并处理工作数据的 文件，其扩展名为,.xls,工作表：,单击工作表标签可 以实现工作 表间的切换。,单元格：,行和列的交叉部分称为单元格， 是存放数据的最小单元。,44,数 据 输 入,单击,单元格内容的输入,汉字,文字分段,西文字符,日期,分数,公式,数字作为文字输入前要加单引号,按,Alt+Enter,组合键,直接输入,日期输入可用,“,/,”,分隔符,分数的输入应先输入,“,0,”,和空格,先输入,“,=,”,45,数 据 填 充,填充柄,46,运算符,是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以,“,=,”,开始，后面跟表达式。,算术运算符,+,（加）、,-,（减）、*,(,乘）、,/,（除）、,%(,百分比）、,(,乘方）,关系运算符,=,、,、,=,、,、,=,、,=,、,48,文本运算符（,&),引用运算符，：空格,A3,B2,D4,B2:E5,A1:E5 C3:D6,49,2,、在展开的函数列表中进行选择,1,、在需要使用函数的单元格中输入“”号,利用,“,公式,”,计算数据,50,函数功能说明,3,、选择或输入函数参数,51,相对引用,单元格地址随着位置的不同而变化，例如：,A1,。,绝对引用,指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变,例如：,$A$1,。,混合引用,指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用,例如：,$A1,A$1,。,52,选 定,3,、单击列标可用于选择某列,2,、单击行标可用于选择某行,1,、单击某单元格并激活它，即可用于选择单个单元格,53,1,选择所要删除内容的单元格,2,在“编辑”菜单中选择“,清除,”项，在子菜单中选择相应项,3,或按,Del,键直接删除单元格内容,如何删除单元格内容？,54,粘贴,单元格数据,方法是：先复制数据，再选择待粘贴区域中的第一个单元格，选择,“,编辑,|,选择性粘贴,”,命令，在,“,选择性粘贴,”,对话框中进行相应设置，,Excel,在数据复制时可以只复制部分信息吗？,55,单元格格式化,通过,“,格式,|,单元格,”,命令,56,设置单元格格式还可以通过,Excel,的,“,格式,”,工具栏来进行。,57,自动套用格式,单击,“,格式,”,菜单后，再选择,“,自动套用格式,”,命令，会弹出一个自动套用格式对话框。,“,格式,|,条件格式,”,命令,58,图 表 制 作,59,选定的数据源 。,单击常用工具栏中的,“,图表向导,”,按钮，打开图表向导。,60,图表向导之一：图表类型,1,、选择图表类型,2,、选择子图表类型,3,、单击“下一步”进入步骤二对话框,61,图表向导之二：图表源数据,1,、选择数据源区域,2,、选择行或列作为系列,3,、单击“下一步”进入步骤,3,对话框,62,图表向导之三：图表选项,3,、单击“下一步”进入步骤,4,对话框,1,、输入标题名称,2,、输入分类轴名称,63,1,、选择将图表插入当前工作表中或是新的工作表中,2,、单击“完成”按钮，整个图表创建过程完毕,图表向导之四：图表位置,64,数据管理和分析,包括：,如何建立数据清单？,如何对数据排序？,如何进行数据筛选？,如何分类汇总？,如何制作,数据透视表,？,65,建立数据清单,使用,“,数据,|,记录单,”,命令以记录为单位来输入数据及编辑,66,数 据 排 序,单击数据区域的任意单元格。,单击菜单,“,数据,|,排序,”,命令，打开,“,排序,”,对话框。,选择,“,主要关键字,”,“,次要关键字,”“,第三关键字,”,。,单击,“,确定,”,按钮。,67,数 据 筛 选,1.,自动筛选,通过,“,数据,|,筛选,|,自动筛选,”,命令实现,2.,高级筛选,然后执行,“,数据,”“,筛选,”“,高级筛选,”,命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择,68,2.,高级筛选,高级筛选能实现数据清单中多字段之间,“,逻辑或,”,的筛选关系,先要在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少是两行，且首行与数据清单相应字段精确匹配,然后执行,“,数据,”“,筛选,”“,高级筛选,”,命令，在其对话框内进行数据区域和条件区域的选择；筛选结果可在原数据清单位置显示，也可以在数据清单以外的位置显示,69,1,、建立条件区域，同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间的关系为逻辑或,2,、执行“数据”“筛选”“高级筛选”命令,3,、打开高级筛选对话框,4,、选择数据区域和条件区域,5,、单击“确定”按钮,70,数据管理和分析,分类汇总,提示：先对“分类”字段排序,71,数据管理和分析,数据透视表,分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表。,例,4.42,统计各系男女生的人数。本例既要按,“,系别,”,分类，又要按,“,性别,”,分类。,本节结束，请点击 返回,72,演 示 文 稿 制 作 基 础,73,制作演讲稿的过程,放映、打印演讲稿,美化演讲稿,输入演讲稿内容,74,PowerPoint 2003,窗口,75,PowerPoint 2003,视图方式,PowerPoint,有五种视图模式：,1,幻灯片,视图,2,大纲视图,3,备注页,视图,4,幻灯片浏览视图,5,幻灯片放映,76,利用,“,内容提示向导,”,利用,“,设计模板,”,建立,“,空演示文稿,”,我们如何新建演示文稿呢？,77,在幻灯片中添加各种,图形,、,文本框,、,艺术字,、,图表,、,Word,表格,等。另外，对选定的对象可以进行移动、复制、删除等操作。,对于用,“,绘图,”,按钮制作的各种图形，可单击选中后进行修改或删除。,只能在“幻灯片视图”下才可编辑幻灯片。,78,插入声音和动画文件,：插入,|,影片和声音,插入超级链接,：,插入,|,超级链接,我们如何在幻灯片中添加对象？,插入幻灯片,:,插入,/,新幻灯片。,删除幻灯片,:,编辑,/,删除幻灯片。,移动幻灯片,复制幻灯片,:,移动幻灯片的同时按下,Ctrl,控制键。,我们如何插入、删除、复制、移动 幻灯片？,79,PowerPoint 2003,格式化,母版,设计模板,80,81,放映演示文稿,动画,幻灯片内动画设计,即为幻灯片上添加的各个对象设置动画效果。,通过,“,幻灯片放映,|,动画方案,”,命令，在,“,应用于所选幻灯片,”,列表框中选择需要的动画方案来实现,82,2.,自定义动画,利用,“,幻灯片放映,|,自定义动画,”,命令，在其任务窗格中进行相应设置。,83,3.,设置幻灯片间切换效果,通过,“,幻灯片放映,|,幻灯片切换,”,命令，在,“,幻灯片切换,”,任务窗格中操作,84,放映演示文稿,设置放映方式,设置放映方式,演讲者放映,观众自行浏览,在展台放映（全屏）,85,本节小结,本章主要介绍,PowerPoint,制作和播放。内容包括：建立和编辑演示文稿，美化演示文稿，放映和打印演示文稿。,86,本章小结,本章主要介绍目前常用的文字处理软件,word2003,、电子表格处理软件,excel 2003,和演示文稿制作软件,powerpoint 2003,的基本功能和使用方法。,87,Thank You !,88,