档案管理学导论

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,档案管理学,公共管理学院,史 江,导 论,一、档案管理学的历史与现状,1.,档案管理学的建立与档案学的形成。,外国：,16,世纪,-18,世纪，德国的拉明根、意大利的波利法西奥等,中国：,20,世纪,20,、,30,年代，周连宽、程长源、何鲁成等,2.,档案管理学的现状。,对象：公务档案（文书档案、行政管理档案）,地位：档案学的主干课程、档案学科的核心与基础,关于本书的特点,二、档案管理基本理论,1.,档案管理工作的基本内容（见后图）。,实体控制：收集、鉴定、整理、保管,信息管理：检索、提供利用、编研、登记统计,2.,档案管理的逻辑方法与历史方法。,逻辑方法：事由原则，多用于档案信息管理中。,历史方法：来源原则，多用于档案实体控制中。,档案工作内容图示,实体控制,收集,鉴定,整理,保管,实体控制,信息管理,收集,检索,提供利用,编研,登记、统计,三、全宗原则,档案实体管理的理论基石,1.,全宗与全宗原则的基本含义,全宗：一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。,全宗原则：在管理中，同一全宗的档案不容分散，不同全宗的档案不容混淆。,2.,全宗原则面临的问题与挑战,同一组织中的分散性,不同组织之间的复杂性,电子文件与纸质文件的差异性,四、开发利用档案信息,档案管理的目的与动力,1.,改变传统观念，树立为全社会提供全面信息服务的开放性档案管理思想。,2.,加强档案宣传、沟通社会联系，提高档案界的社会意识和社会的档案意识。,3.,变被动式提供利用为被动主动并举，大力开发档案信息资源。,4.,以开发利用档案信息作为档案管理工作的内在推动力，做好各项业务工作。,第一章 档案价值的鉴定,第一节 档案鉴定工作的内容和意义,第二节 鉴定档案价值的原则和标准,第三节 档案保管期限表,第四节 档案鉴定工作的制度和组织,第一节 档案鉴定工作的内容和意义,一、内容,1,、制定标准：,依据,2006,年,9,月,19,日国家档案局第八号令,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,，结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，此表要经过本机关领导审批后执行，并报同级档案行政管理部门备案。,2,、确定期限；,3,、剔出无保存价值的档案，销毁。,二、意义,已废止的,文书,档案保管期限表,第二节 鉴定档案价值的原则和标准,一、决定档案保存价值的因素,1,、档案自身的特点和状况,档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否有保存价值，有什么样的保存价值。,2,、社会利用需求,国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。,上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的。档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需要，是档案价值实现的社会条件，两方面的因素，都是客观存在的。,二、鉴定档案价值的原则,（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的,价值,（二）全面的观点,1,、鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。,2,、鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。,3,、要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。,（三）历史的观点,档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。,（四）发展的观点,社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。,（五）效益的观点,当前人们认为，在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。,三、分析档案价值的方法,总方法：,档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者，形成时间，名称，完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况，全面地估计和预测对档案的利用需求，正确判定档案的保存价值。,具体方法：,直接鉴定法,要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，去全面考查它的价值。,四、鉴定档案价值的标准,（一）档案属性标准,1,、来源标准,档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。,2,、内容标准,档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：,A,、档案内容的重要性；,B,、档案内容的独特性；,C,、档案内容的时效性；,D,、除上之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。,3,、形式特征标准,档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。,（二）社会需要标准,1,、社会需要方向,2,、社会需要面,3,、社会需要时间,（三）相对价值标准,在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗内档案的完整程度、内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复性。,在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。,五、方法论问题,1,、研究利用规律，预测未来利用需要,2,、重要性与保管期限长短的关系,3,、弹性原则,保存从宽，销毁从严；,孤本从宽，复本从严；,本机关从宽，外机关从严；,两可之间的，就高不就低；,暂缓销毁历史档案从宽，现行档案从严；,解放前档案从宽，解放后档案从严；,首脑机关从宽，一般机关从严；,上机机关从宽，下级机关从严；,撤销机关从宽，现行机关从严；,六、在鉴定工作中需要注意的问题,（一）应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据，不能够自行其事。,（二）应当考虑各方面的作用。这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用，正面作用和反面作用，内容上的作用和形式上的作用。,（三）对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，原件移交到档案馆保存。,（四）宽严问题：,宽,：指鉴定的标准放宽，多保存一些；,严,指标准严格一些，少保存一些。,第二节 档案保管期限表,一、定义,档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。,二、作用,（一）能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。（表虽是主观制度，但较接近于客观） （二）能够保证鉴定工作质量。（表是通过长期实践总结出来的） （三）能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。（根据表把档案对号入座，较为方便，速度又较快） （四）可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。 （有保管价值的文件一般都归入了保管期限表） （五）立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价 值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。,二、类型,1,、通用档案保管期限表,2,、专门档案保管期限表,3,、同系统机关档案保管期限表,4,、同类型机关档案保管期限表,5,、机关档案保管期限表,三、保管期限,（一）文书档案的保管期限,1,、二分法：,分成定期和永久保存 定期：,3,年、,5,年、,10,年,5,年、,10,年、,15,年,7,年、,15,年、,25,年,15,年、,20,年、,30,年、,50,年,2,、三分法：,15,年（短期）、,50,年（长期）、永久,3,、当前：,永久、定期（,10,年、,30,年）,（二）专门档案的保管期限,1,、人民法院的诉讼档案,分为永久、长期（,60,年）、短期（,30,年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存,15,年（证物有些是档案，有些则不是）；案件的结案时间从终审判决结案后的第二年算起；档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书各取一份，按年度及审判级别整理立卷、永久保管。,2,、书稿档案,其保管期限与文书档案一致。,3,、会计档案,其保管期限分为两种： 定期（,3,年、,5,年、,10,年、,15,年、,25,年）、永久 其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。,三、保管期限的划分原则,（一）过去的原则,1,、永久：,凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。主要有两部分材料。 （,1,）本机关制定的属于法规性、政策性文件；处理重要问题形成的重要文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计排表；本机关机构演变、机关领导人任免的文件材料。 （,2,）直属上级机关颁发的，属于本机关的主管业务，并且要贯彻执行的重要文件材料；非直属上级机关针对本机关主管业务，并且要贯彻执行的重要文件材料。（在很多部门，没有注意以（,1,）种为主作为永久保存）,2,、长期：,凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料列为长期保管，主要由三部分构成：,（,1,）本机关一般工作问题的文件材料；一般会议的主要文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料。 （,2,）直属上级颁发的、属于本机关主管业务、并且需要贯彻执行的一般文件材料。 （,3,）下级机关报送的重要总结报告和统计报表等文件材料。（这里，上级来件比重增大，下级来件又作了补充）,3,、短期：,凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管，包括三类文件材料：（,1,）本机关一般事务性的文件材料（,2,）上级和同级机关颁发的非本机关主管业务，但要贯彻执行文件材料。（,3,）下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。（这里，下级文件的比例增多了，本单位文件比重下降）,（二）现在的原则,1,、永久保管的文书档案主要包括：,(,一,),本机关制定的法规政策性文件材料；,(,二,),本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；,(,三,),本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；,(,四,),本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；,(,五,),本机关机构演变、人事任免等文件材料；,(,六,),本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；,(,七,),上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；,(,八,),同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,四、应当注意的问题,（一）要以保存本机关形成的文件材料为重点，永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重，全面估计和预测对档案的需要，不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。（实际工作中的有的作法是极形式主义的，不可取，不合理。）（二）正确处理完整与精炼的关系：在完整的基础上求精炼，不必过于强调少而精。（三）对档案的鉴定要相对稳定，不宜反复进行。即文件鉴定之后，不到期则不再次鉴定。（四）保管期限不宜划分很精确的年度。,2,、定期保管的文书档案主要包括：,（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；,（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；,（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；,（四）本机关一般性事务管理文件材料；,（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；,（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；,（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；,（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；,（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,四、应当注意的问题,（一）要以保存本机关形成的文件材料为重点，永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重，全面估计和预测对档案的需要，不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。（实际工作中的有的作法是极形式主义的，不可取，不合理。）,（二）正确处理完整与精炼的关系：在完整的基础上求精炼，不必过于强调少而精。,（三）对档案的鉴定要相对稳定，不宜反复进行。即文件鉴定之后，不到期则不再次鉴定。,（四）关于划分保管期限中定量方法的运用。,第四节 档案鉴定工作制度和组织,一、档案室工作制度和组织,成立鉴定小组,二、档案馆工作制度和组织,成立鉴定委员会,三、销毁档案的批准和监销制度,机关领导批准,主管领导机关批准,销毁,1949,年前的档案，须报国家档案局。,两人以上监销,四、销毁,编制销毁清册二、三份,立档单位和全宗简要说明,销毁方法,“,火烧,”,或,“,打成纸浆,”,思考与练习,1,、如何理解档案价值鉴定的基本观点？,2,、分析档案价值的方法有哪些？,3,、档案保管期限表的类型有哪些？,4,、档案保管期限有哪几种？,5,、试简述销毁档案的程序。,第三章 档案的收集,第一节 收集工作概述,第二节 机关档案的收集,归档,第三节 档案馆的接收与征集,第四节 档案馆馆藏的丰富与优化,第一节 收集工作概述,一、档案收集工作的内容,机关档案室对本单位需要归档的档案的接收。,机关档案室对本单位零散档案的收集。,档案馆对同级的现行机关和已撤销机关的具有永久、长期保存价值的档案的接收。,档案馆对历史档案的接收和征集。,二、档案收集工作的要求,加强档案馆（室）外的调查和指导工作,积极推行入馆（室）档案的标准化,保证归档和入馆档案的齐全完整,维护全宗和全宗群的相对完整性,三、档案收集工作的特点,预见性与计划性,针对性与及时性,系统性与完整性,第二节 机关档案的收集,归档,一、归档制度,什么是归档,什么是归档制度,二、建立机关文件归档制度的一般要求,三、归档制度的内容,归档与不归档范围：,机关文件材料归档范围,各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。,在实际工作中，归档范围是较灵活的，注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向。,归档时间：第二年六月份以前。,在实际工作中，也可灵活处理。,归档案卷的质量要求：,（）总要求：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（）具体要求：,A,、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整,B,、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。,C,、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。,D,、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。,E,、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。,F,、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。,G,、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。,H,、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。,I,、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料应修裱。,J,、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。,K,、案卷标题，例：,关于等中央领导人的重要讲话,关于等地区粮食问题的报告,“,等,”,字表示省略，,“,等,”,作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，,“,本机关,”,、,“,我校,”,中的,“,本,”,、,“,我,”,也是模糊概念，同样是不确定的。,L,、案卷按照一定的次序排列，编定案卷号，编制案卷目录一式三份,归档手续：,文书部门或业务部门向机关档案室移交档案时，可以案卷目录作交接清单。,归档中应注意的问题：,、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等（这个情况在全国很多地方都做得不够好）。,、注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示 和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。,、要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。,D,、需要注意的是，国家档案行业标准,归档文件整理规则,已经颁布，从,2001,年,1,月,1,月起施行。,第三节 档案馆档案的接收与征集,一、档案馆收集档案的范围和期限、范围,（）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。,（）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案,（）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案,（）档案馆之间交接档案,、保管期限,（）省级以上档案馆接收立档档案单位保管,20,年左右的档案（永久保存的）,（）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管,10,年左右的档案（长期和永久保存的）,二、现行机关和撤销机关档案的接收,（一）现行机关档案的接收,、对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案 现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况（我国在这方面做得不够，这是应当注意的）。,、移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规范化。,、 交接双方必须根据移交目标清点核对，并且在交接文据上签名、盖章、有关资料也应要向档案馆移交（资料移交做得不够）。在质量方面，曾经有一个趋势：追求案卷的厚度,200-300,页。这种作法，不可取，主要要根据案卷内容来立卷。,、实事求是地灵活掌握入馆时间,除了年、年的原则要求外，还有例外。,（）在非和平环境、动乱（文革）期间的档案，边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。,（）一些专门档案可以在机关多保存一些时间，如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案（按规定，基层法院档案是保管,20,年），人民银行的财会档案。,（二）撤销机关档案的接收,机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。,1,、 由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。,2,、 撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。一个机关内一部分业务或者一一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或者复制。,3,、 机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。,三、各级国家档案馆收集档案范围的规定,1986,年,2,月,7,日国家档案局发布的第 号文件,各级档案馆收集档案范围的规定,：第三条：各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围,1,、本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。,2,、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。,3,、本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成的档案。,4,、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。,5,、经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。,6,、撤销单位的档案。,7,、中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、 八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。,8,、地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。,四、档案馆对二、三级单位形成档案的接收,应注意的问题：,1,、不加选择,2,、不分重点,五、历史档案的接收与征集,习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。,1,、 是保护祖国历史文化财富的重要措施。,2,、 是档案开放利用工作的需要。,3,、 是一项抢救历史文化遗产的艰巨工作。,4,、 是发展我国档案馆事业的重要手段之一。档案征集的途径有：,1,、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料,2,、向兄弟档案馆征集,3,、向图书馆、博物馆、纪念馆征集,4,、向古旧书店、废品收购部门征集,5,、向寺庙、古迹保管部门征集,6,、向个人征集,7,、少数民族地区历史档案的征集,第四节 档案馆馆藏的丰富与优化,一、优化馆（室）藏的意义,二、优化馆（室）藏的主要原则,三、优化馆（室）藏的一般标准,四、科学处理丰富与优化馆（室）藏的关系,（一）馆室衔接问题,（二）综合与特色,（三）档案与资料,（四）广度与深度,第三章 档案的整理,第一节 档案整理工作概述,第二节 全宗的划分和排列,第三节 全宗内档案的分类,第四节 类内案卷排列和案卷目录,第五节 档案整理工作的组织和协调,第一节 档案整理工作概述,一、 整理工作的意义,档案整理的质量直接关系到档案的利用。,档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。,它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。,二、整理的内容和步骤,（一）内容：区分全宗、全宗类分类、立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录。（二）步骤：、了解情况，拟订方案主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。、全宗内分类，做出分类表、细分和组卷、草拟案卷标题、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。、全面审查修改标题。、固定排列位置、编制案卷目录。对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。,三、整理工作的原则,（一）保持文件之间的历史联系,文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。,1,、 文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。,2,、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。,3,、 文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。,4,、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。,对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。,(,二）充分利用原有基础,1,、 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。,2,、 在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。,（三）便于保管和利用,保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。,第二节 全宗的划分和排列,一、全宗概念及含义（一）全宗定义,全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。,全宗解放初称为,“,芬特,”,。,1955,年改为,全宗,。（二）全宗的含义,1,、 全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。,2,、 全宗是在一定历史活动中形成的,全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。,3,、 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的,全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。,二、为什么要按全宗整理档案？,（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。,同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学 理解文件的历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。,一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。,、在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。另外，全宗也是档案馆的统计单位。,、全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。,（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。,三、立档单位及其构成条件,立档单位也称为,全宗构成者,。它的构成条件是：,A,、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；,B,、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；,C,、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。,三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。,四、立档单位的变化和全宗区分,（一）政权的变化和立档单位的划分、政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本变化，就要另立全宗。,、政权发生了变化，社会性质没有发生根本变化。如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等，虽然根本性质没有发生变化。但由于政权各自的领导人不同，历史时期不同，历史时期不同，具体的阶段内容不同。因此也应当另立全宗。 各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗；地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。,（二）生产关系的改变和全宗的划分,这个主要是针对企、事业单位，如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位，其性质确有根本不同，但它们的档案在工作生活中是有连续性的，其任务没有根本变化，它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。（三）基本职能方面考虑在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。,1,、 凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。,2,、 凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化：机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调整，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。,3,、 临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。,4,、如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。,五、人物全宗,人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点：,1,、不得收入官方档案原件,2,、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。 人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题。因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。,个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。,六、全宗的补充形式,（一）联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。,1,、密切继承关系的机关，文件彼此混杂,;,2,、职能互有密切联系的机关，合署办公，,“,一套机构两块牌子,”,。如 *省 联合全宗 手工业局 手工业联社（二）汇集全宗是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。,1,、从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗,2,、残缺不全的一些全宗*时期*地区工矿企业全宗汇集,_,联合全宗和汇集全宗的区别：,、它们的构成不同 联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管和统计，人为性相对地较大。,、它们的性质不同 联合全宗是永久性的单位，整理之后再变动，而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。,（三）档案汇集,档案汇集是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。,如：,“,xx,市土地改革档案汇集,”,“,xx,市抗非典档案汇集,”,七、判定档案所属全宗的关键,判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者,立档单位。要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。,（,1,）,A,、对内部文件和发文 ，,“,档案的形成者,”,就是,“,文件的作者,”,。,B,、对收文 ，,档案的形成者,是,文件的实际收受者,。,（,2,）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。,（,3,）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。,（,4,）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。,八、全宗群,全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。,如：党群、行政,工业交通系统,农林水利系统,财粮商业贸易系统,科学文化教育卫生系统,如：,* *地区政法系统全宗群,解放战争时期党政机关全宗群,第三节 全宗内档案的分类,全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。,首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。,其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。全宗内档案分类，可为档案的全面管理创造有利条件。,一、分类的要求,1,、分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发,2,、分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况、维护档案的历史本来面目,3,、分类方法及其分类结果应具有逻辑性、以便于保管和实际操作,二、分类的方法,一般方法：、时间分类法,、年度分类法,、时期分类法、来源分类,A,、组织机构分类法,B,、作者分类法,C,、通讯者分类法,3,、内容分类法,A,、问题分类法,B,、实物分类法,C,、地理分类法,4,、形式分类法,A,、文种分类法,B,、载体分类法,C,、形状规格分类法,常用分类方法：分类方法很多，常用的主要有三种：,（一） 年度分类法,（二） 组织机构分类法,（三） 问题分类法,复式分类法：,（一） 年度,组织机构分类法适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。如：,1974,年 办公厅,* *处,* *处,1975,年 办公厅,* *处,* *处,（二）组织机构,年度分类法适用于已撤销机关、组织机构不复杂的全宗如：办公厅,1974,年,1975,年,1976,年,* *,处,1974,年,1975,年,1976,年,（三）年度,问题分类法多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。如：,1980,年 综合类,人事机构类,农林水利类,1981,年 综合类,人事机构类,农林水利类,（四） 问题,年度分类法多适用于撤销机关档案和历史档案。如：综合类,1960,年,1961,年,1962,年,企业改造类,1960,年,1961,年,1962,年,分类方案的编制,三、个人全宗内档案的分类,个人全宗又称人物全宗，是某一著名人物或著名家族所形成的档案的有机整体。,生平传记材料,创作材料,公务活动材料,个人书信,经济材料,亲属材料,评价材料,音像材料,其他材料,第四节 类内案卷排列和案卷目录,案卷排列,案卷编号,编制案卷目录,第五节 档案整理工作的组织与协调,一、档案整理工作诸环节之间的关系,二、基本任务与方法,（一）总体设置,（二）整理工作方案,（三）工作布署,（四）人员的组织,三、立档单位与全宗历史考证,四、档号,第四章 档案的保管,第一节 档案保管的物质条件,第二节 档案保管的制度,第三节 档案库房管理,第一节 档案保管的物质条件,一、库房,二、装具,三、设备,四、卷皮、卷盒,五、消耗品,第二节 档案保管的制度,一、进出库制度,二、档案使用的登记与交接制度,三、档案使用行为的管理与限制制度,第三节 档案库房管理,一、库房温湿度控制,二、“八防”措施,三、库房装具的有序化,四、档案在装具中的存放方式,五、档案存放秩序的维护与管理,六、全宗卷,档案柜,定制档案柜,硬卷皮,卷盒,五节柜,档案管理制度,设备,第五章 档案检索,第一节 档案检索概述,第二节 档案著录,第三节 档案标引,第四节 档案检索工具,第一节 档案检索概述,一、档案检索的含义,信息存储 查检,二、档案检索流程,著录标引 编制检索工具,确定查找内容 查找,三、检索工作在整个档案工作中的地位,1,、检索是提供利用的先期工作,2,、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段,3,、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节,第二节 档案著录,一、定义,档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。,二、著录规则,（一）项目,（二）符号,（三）格式,表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。,举例：,文件名称：关于印发,档案馆开放档案暂行办法,的通知,文件内容：,经请示内容国务院，现将,档案馆开放政策档案的办法,发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行。,关于印发,档案馆开放档案暂行办法,的通知：,国档发,19862,号,/+ ,档案馆开放档案暂行办法,文本：,正本：通知,.,长期,.19860207.3,页：,档案馆 档案开放 暂行办法 通知,分类号：,A-236,档号：,2-1-3-3,三、著录细则,1,、题名,2,、责任者,3,、时间,4,、排检及编号,四、著录的组织,1,、著录级别,2,、著录环节,第三节 档案标引,一、定义,在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。其中赋予分类号标识的过程，称为分类标引，赋予主题词标识的过程，称为主题标引。,二、步骤与方法,（一）主题分析,主题因素：主体、通用、位置、时间、文件类型,（二）概念转换 即标引（主题标引、分类标引）,（三）审校,第四节 档案检索工具,一、作用,档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：,1,）存储。即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；,2,）查检。即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。,（一）桥梁作用,（二）交流作用,（三）管理作用,二、档案检索工具的分类,档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。,1,、 按编制方式分为,目录、索引、指南。,2,、 按载体形式分为,书本式检索工具,卡片式检索工具,缩微检索工具,机读式检索工具,3,、 按检索范围分为,全宗范围检索工具,档案馆范围检索工具,专题范围检索工具,馆际检索工具,4,、 按功能分,馆藏性检索工具,查检性检索工具,介绍性检索工具,需要特别指出的是，随着计算机技术在档案工作中的应用，很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取代，它们已经或即将退出历史舞台，不需要单独编制了。但了解一下传统的目录，对建立数据库还是有帮助的。,三 、常用检索工具,1,、案卷目录,是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。,案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数（件数）、保管期限、备注等。格式如下图。,表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。,案卷目录封面,案卷目录内的目录页,案卷目录主表,案卷目录,案卷号,题名,年度,件数（页数）,保管期限,备注,档案室编,档案馆编,.1.,2,、全引目录,案卷文件目录亦称,“,卷内文件目录汇集,”,或,“,全引目录,”,。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。,新建,Microsoft Word,文档,.doc,3,、,全宗目录,这是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。,4,、分类目录,这是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。,5,、主题目录,这是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。,6,、专题目录,这是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。,7,、文号索引,文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。可分为号码对应式和位置对应式两种。位置对应式是在制表时并不一一列出文号，而是用一定的格式确定每一发文号在表格中的位置，然后在该位置上直接填写该份文件的档号。,第六章 档案提供利用,第一节 档案提供利用工作概述,第二节 档案提供利用的途径与方式,第三节 档案用户调研,第四节 开放档案工作,第五节 档案提供利用的高级形式,第一节 档案提供利用工作概述,一、几个概念的比较,1,、,“,档案提供利用,”,与,“,档案信息开发,”,2,、,“,档案提供利用,”,与,“,利用档案,”,二、档案提供利用工作的内容,三、利用工作的地位,档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。,它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。,它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。,总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节,。,第二节 档案提供利用的途径与方式,一、基本途径,1,、提供档案原件,2,、提供档案副本或复制品,3,、提供档案信息加工品,二、几种主要的方法,1,、档案阅览服务,(,二史馆阅览室,、,广西区档案馆阅览室,),2,、外借服务,3,、制发复本,4,、展览与陈列服务,5,、制发档案证明服务,6,、档案目录信息服务,7,、档案咨询,第三节 档案用户调研,一、档案用户需求调研的原则（,4,点）,（一）客观性原则,（二）针对性原则,（三）全面性原则,（四）服务性原则,二、影响档案用户需求的因素,（一）社会因素：政治、经济、文化,（二）档案工作因素：方针、政策、水平、质量,（三）档案用户自身因素：职业、知识、经验,三、档案用户需求构成,1,、学术利用需求,:,2,、实际利用需求,:,工作、生产、科研等。,3,、普遍利用需求,:,解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。,四、各类档案用户的利用需求特征,（一）机关档案室：三类人群,（二）档案馆：四类人群,四、,档案用户需求的几点规律性认识,（一）档案用户需求行为与社会环境及有关单位工作任务的同一性,（二）对档案信息的宣传报道程度与档案用户需求强度的同一性,（三）档案用户需求心理的求便规律,（四）档案用户利用档案的行为结果对其以后的需求行为的影响规律,第四节 开放档案工作,一、含义,开放档案就是将,一般可以公开和保密期限满,的档案，解除,“,禁闭,“,，向社会开放，允许档案用户在履行,简便的手续,后，即可通过一定的方式，进行开发利用。,中华人民共和国档案法,规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满,30,年,向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于,30,年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于,30,年。,二、开放的意义,1,、开放档案是有得于社会进步的新方针，是加快我国,政治民主化进程,的一个新步骤。公民享有利用档案信息资源的权利。,2,、开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。由封闭型、半封闭型向,开放型,的方向转变。,3,、开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。,三、开放档案的条件,1,、物质条件,2,、检索条件,3,、制度条件,4,、社会档案意识条件,四、开放档案的鉴别,1,、确定开放期,2,、开放档案鉴别工作的组织领导 成立鉴定小组，经鉴定后，报本级档案行政部门批准后开放； 把握不定的档案，鉴定小组应报本级人民政府审批。,3,、档案的解密、降密 依照,：各级档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。,一般原则和办法是：,A,、未进馆的,1991,年,1,月,1,日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满,30,年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满,30,年之日前,6,个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的