如何组织会议实践

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第十讲 如何组织会议,实践与技巧,主要内容,一、会议准备,二、参加会议,三、会议的组织,四、会议后的工作,五、群体、班组和会议的关系,【例子】：总裁办公会怎能这样开？,开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不能抽空想想：一个好会到底应该怎么开？, 摘自中外管理 9/2000，作者：石言,我是一家国有企业的会议秘书，目睹了一些经理人开办公会时的种种不妥、不明智、不合理之处，这里作一些列举以引起企业管理者的警醒。,1,会议太多，开了许多不必要的会。,2,参加会议的部门和人员过多，相当一部分参会的部门和人员,并非十分必要。,3,会前不提前下发会议文件，到会上再临时发材料。,4,会议讨论时不控制议题范围和方向，随波逐流，大放其羊。,5,会前不与参会的副手沟通，致使会上当场出现严重意见分歧。,6,经理人不及时和正确地做出决定，使会议没有成果。,五种会议种类,谈判会议,报告会议,解决问题会议,制定决策会议,收集和交换意见会议,会议筹备和组织过程,明确会议目的,明确与会者及其角色,制定会议计划,实施会议议程,明确会议目的,决定会议是否召开的四条指针：,信息共享,动员激励,信息传播,解决问题和制定决策,与会者的角色,一些观察者已经指出，人们在会议上扮演一系列的角色：,开玩笑者,试图打破坚冰或设置伪装钓饵；,守门人,（并不总是领导者）试图把议题局限于议程上；,恶意的鼓动家,经常反对即将达成的一致意见；,议程制订者,把思想、观点、议题及新的提议置于日程表中；,反对者,寻找与他自己不同观点的疵漏或者坦率地反对提议；,啦啦队长,注重任何进展；,倡导者,认为他需要提出一个特别重要的提议；,提问者,问一些重要的问题，但有时是乏味的细节问题；,看着钟点等待会议结束的人,试图把要讨论的问题一列出并且敦促及早闭幕；,支持者,支持最后一个人的观点；,重复者,一次又一次提出同一观点；,附和者,以一种更可被接受的方式重复他人的话。,确定与会者及其角色,与会者的构成与结构,与会者的角色职责,与会成员的构成上，考虑三个因素：,同质性与异质性的平衡,竞争性与合作型的平衡,任务导向与过程导向的平衡,参考会议规模,会议目的 参考与会人数,决策制定和关键问题解决 5,问题识别或头脑风暴 10,研讨会和培训班 15,信息研讨会 30,正式报告会 不限,与会者角色职责,与会者一般分为三类人：,会议主席,会议成员,会议工作人员,会议主席的类型和职责,例子：先看下面两种情形,情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司宗经理担任会议主席。会议中，负责市场的副总提出，明年公司的营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以国际市场为主”。但负责市场营销的部门经理们反对，认为国内市场潜力还很大，而且资金压力也很大双方争执很大。如果你是会议主席，怎么办？,情形二：某高校会议室正召开“21世纪古里学发展趋势研讨会”，会议期间，就MBA交易打发展方向问题，提出了不同的看法，有的认为应以案例讨论为主，有的认为以理论休养为主，有的认为应像哈佛那样采用大量案例教学，甚至取消传统教师教学的形式眼看讨论时间快接近尾声，但与会代表仍然意犹未尽，很难“刹车”。如果你是主席，怎么办？,会议主席的职责,一般来说，会议主席有一下职责：,会议控制,过程引导,促进讨论,应付“隐秘议程”,作出决定,会议控制的五个基本原则,决定讨论主题,明确讨论范围,确保人们围绕主题依次发言,尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论,确保其他成员了解会议进展情况,过程引导的四个步骤,识别主题/问题应清楚地加以说明,交换和开发建议在解决问题之前，收集和解,释依据,评价不同方案列出不同方案，预测每个方案,地可能结果（时间、成本、资源、政治因素）,选择行动计划决定“谁”、“何地”、“何时”、,“怎样做”。,不同类型会议主席的主要职责排序,社会领导型主席 决策型主席,作出决定 促进讨论,会议控制 会议引导,应付隐秘议程 会议控制,会议引导 应付隐秘议程,促进讨论 作出决定,一般与会者的职责,态度,准备,认识群体过程,有效的与会者应具备下列技巧：,决定是否出席会议,准备（有准备地带着问题参加会议）,准时与会。,就某些模糊问题或疑点征询清晰解释。,给出信息时，力求精确切题。,倾听,支持他人,确保公平参与,反对要有根据,以能提高团队绩效地方式行事,会议工作人员的职责,会议之前 会议期间 会议之后,主席,1 提出和理解计划处理 1 准时开始 1 核实秘书或记录员,的业务项目 准备的备忘录草稿,2 准备议程草案 2 清楚地介绍主题 2 监控进展,3 确使与会者得知会议目标、 3 获得有力的发言,时间和地点及会议议程,4 保证会议室的合理布置,（座位安排、文件、饮水、,烟灰缸等细节）,秘书或记录员,1 从以前的记录或新的 1 提前到达 1 起草备忘录,信息源收集资料,2 起草会议议程，主次 2 将会议室准备就绪 2 交主席批准,顺序安排,3 得到主席的批准 3 提交所有必要文件 3 两天内发给与会者,4 发送会议通知和议程 4 记录进程 4 必要时根据备忘录,5 避免不明确的讨论 和监督者的要求发布告示,或通过含糊不清的决策,6 协助主席,会议成员,1 通知秘书/主席列入 1 准时出席 1 阅读、审核备忘录,议程的事项,2 阅读所有文件 2 按照会议要求发言 2 执行行动计划，必,3 如果合适，准备自己 3 记录会议决定及需 要时进行汇报,的支持性文件 要采取的行动,4 向秘书说明需要纠正,的论点,会议准备一览,会议安排,文字材料,目的,发言,会议安排,（1）开会的时间、地点、延续的时间。,（2）会议参加人员。,（3）谁主持会议。,（4）由谁来作演讲。,文字材料,（1）议事日程。,（2）前次会议的备忘录。,（3）会前需要阅读的报告。,（4）会间所需要的文字报告或图表。,目的,（1）你想要达到什么目的？,（2）这是什么种类的会议？,（3）你是否有必要征求他人的意见？,（4）你是否需要专业人员来说明某题？,（5）你是否知道召开会议的原因？,（6）你是否需要与高级管理人员讨论会议底的内容？,发 言,（1）你是否需要使用直观教具？,（2）你用于说明主题的素材是否充分？,（3）你是否应当准备文字报告？,（4）如果你需要作演讲，你是否把必须考虑的,问题细查一遍，并按有关要求去做？,会议备忘录的基本格式,备忘录，公司董事会会议室召开的董事会,XXX股份有限责任公司,2001年12月25日星期二上午8：00,出席：A 先生（主席） B 先生 C 先生 D 先生 E 先生 F女士 G 先生（秘书）,收到XXX先生和XXX先生的缺席致函,142 上次会议备忘录,2001年11月2日的会议备忘录，通过选读，主席签字,143 备忘录提出问题,143.1 备忘录135.2,B先生报告内部员工持股项目的计划和持股职工清单,根据要求，公司应保证每个员工收到一份清单，并向他们解释该项目。,董事会要求在12月30日前完成这项工作。,143.2 备忘录138,C先生报告完成了退休金计划的所有必要的修改，人事部将与每位职工面谈。这些,面谈计划从2001年10月5日开始。,144 对弹性工作制的反映,144.1 E先生报告已制定出了弹性工作制的试点计划，并选定从研发一部作为试点。,144.2 解决：董事会认为应先以研发三部作为试点，因为一部正承担的项目不能受到影响。,147 下次会议日期,下次董事会召开日期为2002年1月15日星期六。若没有任何其他业务，会议将于上午12：00闭幕。,有一些技巧可使你的会议参与更加成功。如,1不要同与你观点相同的人作为一个团伙坐在一起。,2不要总是立即合盘托出整个的计划。,3预先阐明你的支持材料。,4对你不同意的观点表示尊敬和理解。,5结成同盟。,6仍要强调的一点是：在你步入会场前，尽可能知,道其他人的感受。,7获得行政支持。,8保证成功或减少后续工作。,表 :,分化反对者支配他们,O A A N,N O,A N,O A,秘 书 主 席,图例： A主席的联盟,O反对者,N中立者,使反对者闭口,除了在作为安排上分裂反对者以外，主席,有能力使他们在会议中的地位降级：当他们,想发言时假装“未看见”，使他们无法参与讨,论；抓住他们偏离主题的一瞬间，“勾销”了,他们的发言；应用“跳跃法”或“终止辩论法”，,在端时间内限制讨论。,