如何组织一场会议

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何组织好一场会议,1,与会议有约,会前沟通、准备,会中协调、执行,会后跟进、总结,成,功,因,素,2,组织会议流程,五个“确定”,（主题、时间、地点、流程、大致人数）,做,预算,、发会议,通知,、成立,会前筹备,小组,文案及物品,准备,、成立会务组,志愿者,管理培训,会 议 召 开,3,沟通与协作,与兄弟部队沟通,与公司沟通,（财务）,与酒店沟通,住 宿：房间数（会务组、VIP、参会人员）,餐 饮：地点、用餐要求、菜单、时间、人数,会议室：（主会议室、分会议室）使用时间、应配备设备,与外协公司沟通,(广告公司、复印公司、摄影公司),制作手册、彩页，制作横幅、挂旗、易拉宝，制作胸卡、徽章，合影留念,与演讲者沟通,收集,演讲者本人背景资料、确认其行程，并给予适当接待,告知,其时间、地点、形式、内容、参会人员大致资料,4,五个“确定”,一、会议主题,A、招商会（产品、事业）,通过参会人数等条件制定合理目标（例：业绩提升）,B、培训会,培训对象通过培训最终达到状态（例：市场精英、讲师精英）,C、表彰会,通过表彰部分人群达到最终目的（例：激励市场）,二、会议地点,三、会议时间,四、会议预计人数,五、会议流程（流水账）,5,做预算（拉清单）,一、交通费用（场地较远，集体接送）,二、场地费用,三、食宿费用,四、物资费用,会 场：桌牌、横幅、挂旗、易拉宝等,人 员：胸卡、胸花、领导人用绸带,会议资料：宣传单页、资料汇编、笔、笔记本等,备用药品：速效救心丸、降压药、邦迪、药水等急救或外伤处理药品,会议奖品：试用装产品、手机、电脑、旅游等（制作奖品牌）,6,发会议通知,一、报名通知,a、时间、会议大致内容、大致地点,b、人员限额、费用,c、报名截止日期,d、负责人员,例：尊敬的市场领导人您好，本公司（内容）会议将于月日月日在石家庄召开，本期会议由于场地等诸多原因限制人数为人，食宿费用元，各体系领导人请您尽快统计人数将报名人员的详细信息（姓名、性别、联系电话、所属体系）于月日前报给。,二、会议通知,a、时间、会议名称、地点,b、注意事项(当地气候、着装要求、交通路线等),例：亲爱的伙伴您好，本公司（内容）会议将于月日月日在石家庄召开，地址： ， 日点点报道， 日点结束。,注：如需参会者准备资料，请给予详细说明，在报名通知、或会议通知中酌情添加。,7,成立会前筹备组,一、信息收集负责人,（参会人员相关信息等文案准备）,二、物资采购负责人,（物品准备）,三、外联负责人,（场地、车辆、外协公司）,四、接待负责人,（受邀人员的接待）,姓名：,性别：,所属体系：,联系电话：,.,8,成立会务组,一、大会总指挥（总协调）,二、负责人,交通、（签到）住宿、餐厅、会场、礼仪、物资、财务、医疗,三、其他,音响师、照相摄像、主持人（热场主持人）晚会负责人,四、志愿者,9,志愿者的管理与培训,志愿者明白要做什么，并且会做。,是培训的结果,一场会议的成功,离不开大会总指挥的管理与协调,10,会议前准备,一、,会前筹备组与会务组的交接,二、确定会议前的最后安排,会场、会议日程、时间、住宿房间数、餐饮、接送车人数及时间,三、会议用品的准备,会场、人员、会议资料、备用药品、会议奖品,四、会议场地的准备（提前一天）,场地设备的检查、会议用品的准备、会场的布置、安排房间的物品发放,11,会议召开,一场大会的,成功,总是,伴随着无数个代表,沟通,和,提前量,的小会！,会前会：,对将要召开的会议进行商议、安排,会中会：,确定第二天的流程和准备程度，对第二天的工作进行安排,会后会：,总结,12,报到日,按体系或地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能 迅速安排入住；,发房间钥匙、胸卡、资料、物品等；,房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；,将会议的具体安排（用餐及会议地点等）标出；以便参会人员了解会议日程,登记返程时间，并协助确认机票/订火车票；,13,会后追踪,一、汇总,参会人员的建议、费用,二、分摊,三、总结,四、反馈,五、跟进,14,