行政人员岗位的标准化管理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,行政人员岗位的标准化管理,主讲人：从化校区办公室主任,魏宪平,2009,年,1,月,14,日,一、为什么要制订工作人员岗位标准和工作标准,二、行政人员“两个标准”的基本内容及主要特点,三、建立和落实“两个标准”的工作要求,四、行政人员要高标准地做好本职工作,一、为什么要制订工作人员岗位标准和工作标准？,案例,1,：问题出在哪个环节？,学院某系因新生注册人数大大超出计划，故急需聘请班主任，为此该系在向有关部门提交报告的同时，自行联系了两位应届毕业生进行面试和测评，并组织了试讲，试讲合格后分别安排了工作。由于人事部门当时没人参与，对新聘人员不了解，故一直没有提出聘任意见，导致新聘人员已经上岗位而学院人事部门却没有录用记录的不正常现象。虽然这个问题早已纠正，学院也从人事聘用方面健全了工作制度和程序，今天我们再来讲这个案例，主要想起到“举一反三”的作用。分析此案例，有两个问题值得我们反思，一是规范工作程序是学院管理工作顺利运作的前提，建立相应的工作责任制，凡事按程序办，工作就好做多了； 二是加强部门间的沟通是有效管理的保障，学院是一个有机整体，部门相互连动，积极沟通才能提高工作效率，减少矛盾和问题的发生。,案例,2,：一则新闻给人的启示,某报登载了一则新闻，我市会计电算化考试在某学院举行，由于没有做好考前准备工作，同一试室重复安排了两批考生应考，导致在同一时间有多出一倍的考生（数十人）进入该试室参加考试，场面十分混乱，考试无法进行,后来经学院领导出面处理，才使所有考生得以参加考试，但考试时间已被延误了数小时。“新闻”一出，引起社会哗然。分析此案例的原因，除了相关人员的工作疏忽，课室管理方面的问题也不能忽视。可见，学校必须制定严格的管理制度、标准和实施程序，只要相关人员在落实这项工作过程中严格按照程序和标准办事，规范操作，失误是可以避免的。,案例,3,：该由谁来负责？,从化校区党总支收到某系党支部交来一名学生党员的转正材料，经审核，这名学生06年,6,月从中学毕业后，在家乡的村党支部填写了入党志愿书，考入我校后，村党支部为其出具了党员关系介绍信。系党支部把该学生的档案材料交给有关负责部门，将其列入党员管理，每月按时缴纳党费。在讨论其入党转正时，发现入党志愿书没有上级党组织审批意见，再查，由村党支部出具的党员介绍信并不符合接转党员关系的有关规定，该名学生不具有预备党员资格，只能把材料退回其家乡的党委组织部门处理。分析此案例，学校对接收学生党员关系有规定，但是在工作上有漏洞，程序不规范，标准不统一，各负责部门、校区和系党组织没有认真审核把关，是造成这次问题发生的主要原因。,在学院下发的,关于编制工作人员岗位标准和工作标准的通知,中，首先提到了制订“两个标准”的目的及其重要性。,第一，岗位标准是学院人力资源管理的基础性文件，是招聘、录用员工提供的依据和入职培训的教材，也是学院进行目标管理和员工职业生涯规划的基本依据。,第二，工作标准是对工作的内容、方法和质量要求所作的规定，是执行、验证和评审各项工作，特别是部门和员工绩效考核的重要依据。,任职条件,职业,素质,热爱祖国，拥护国家教育方针和政策；热爱教育事业，忠于职守，乐于奉献，愿为高等职业教育工作做出贡献；为人正直、作风民主、品德高尚、乐于奉献。,学历,要求,具备大学本科或以上学历。,能力,要求,1,、有较强的执行与管理能力。,2,、有一定的组织能力和语言沟通能力。,3,、工作主动性强，富有创造力，有强烈的进取和开拓意识。,职业,资格,党员，丰富的高校学生管理经验。,岗位职责,协助处领导做好以下工作：,1,、学生思想政治教育与研究工作；,2,、班主任培训、指导、考核工作；,3,、学生工作信息化服务管理与监控工作；,4,、新生导师工作组织与管理；,5,、学生奖励与惩处；,6,、学院学生监事团工作指导,在学院下发的关于编制工作人员岗位标准和工作标准的通知中，首先提到了制订“两个标准”的目的及其重要性。,第一，岗位标准是学院人力资源管理的基础性文件，是招聘、录用员工提供的依据和入职培训的教材，也是学院进行目标管理和员工职业生涯规划的基本依据。,第二，工作标准是对工作的内容、方法和质量要求所作的规定，是执行、验证和评审各项工作，特别是部门和员工绩效考核的重要依据。,工,作,职,责,新生,导师,1,、关注受导学生的思想、品德、行为上的细节表现，帮助、指导受导学生形成良好的思想道德品质；,2,、关心受导学生的身心健康，对受导学生进行心理疏导和健康指导；,3,、关心受导学生的学业进步及个性特长发展，指导学生改进学习方法，提高学习能力；,4,、指导受导学生合理安排课余生活，引导受导学生参加积极向上的文化娱乐活动；,5,、全面了解学生成长过程中的各方面表现，帮助学生解决学习、生活、思想、发展中的问题，实现导师工作目的。,工作,程序,与,质量,要求,新生注册前,接受导师工作任务后，制定详细导师工作计划，开始填写辅导学生工作记录（或利用导师工作平台）。,新生注册前，接受学生各种形式的咨询，初步开展导师工作。,新生入学后,新生注册入学后，与学生首次见面，了解学生学习、生活、思想现状，就自己导师辅导工作计划征求学生意见，并开始实施。,按照导师辅导工作计划及学工处或系院的工作指引开展导师辅导工作。其中，第一学期可侧重于学生适应性辅导；第二学期侧重于发展性辅导。,工作结束前,导师工作结束前，对学生辅导工作进行总结，整理导师辅导工作记录（或导师工作平台记录），并以系院为单位汇总到学工处。,第三，制定和落实“两个标准”的现实意义,一是有利于建立与学院发展同步的管理保障体系。,二是有利于推进对工作人员的专业化管理。,三是有利于调动工作人员的积极性、创造性。,四是有利于促进工作方式向程序管理转变。,五是有利于实行目标绩效考核。,二、行政人员“两个标准”的基本内容及主要特点,标准的基本内容：,1,）岗位标准是按当前每个工作岗位的职能和分工，对该岗位的名称、类别、任职条件、工作职责与权限、工作联系及本岗位相关的典型工作标准清单提出明确要求。岗位负责的多项工作均归入一个岗位标准进行制定。已经完成编写的岗位标准，对这些规定的内容都有具体祥尽的描述。,广州工程技术职业学院党务宣传岗位标准,GIT-JD-A706,工作联系,内部联系,联系对象,联系内容,学院党办,对于普高总支的工作情况定期汇报，党费收缴并上交党办，党委相关会议的通知、准备、落实。,普高总支书记、委员,定期汇报普高各支部的工作情况。,普高各支部书记、委员,督促落实各党支部的组织生活、党员管理、入党积极分子的培训以及党委、总支会议的通知。,学工处,配合学生活动做校区宣传,校区办公室维修部,检查与维修校区内的宣传设施,各系院教务员,为各系院张贴选课信息安排宣传栏,各系主任,根据宣传需要，由各系院提供资料,新闻部,重大活动、节日配合新闻部做好校区宣传,外部联系,联系对象,联系内容,市直工委组织处,领取展组所需的各种表格。,广州市中禹人才资源有限公司,借出新教工非党员同志的入职前培养材料。,广告公司,制作喷画、横幅等宣传用品,工作标准清单,3,、年度党员发展计划工作流程,4,、展组工作流程,5,、党费收缴流程,6,、党员情况统计流程,7,、宣传栏管理工作流程,8,、广州工程技术职业学院党支部谈话记录,9,、预备党员考察表,10,、中国共产党入党志愿书,11,、入党积极分子考察表,12,、中共广州工程技术职业学院委员会党员基本情况登记表,13,、共产党员花名册,2,）工作标准包括相关的岗位在该项工作中所,承担的职责，完成该项任务的程序、方法及质量要求等，要求与教育部评估紧密结合，在日常工作中积累评估所要求的材料，特别是相关记录等。与岗位标准比较，工作标准中的程序与质量要求更具有量化、数据化的特点，因此，对标准化工作的理解，就是要使每项工作都有规定的质量标准，在考核时有精确的合格标准。,广州工程技术职业学院党务工作标准,GIT-DS-A702,工作,程序,与,质量,要求,党总支展组工作,每学期初结合各支部上报的具体情况，制定本学期普高党总支发展党员工作计划；,在每学期开学后半个月内，根据本学期普高党总支发展党员计划，指定具体的本学期展组工作时间进度表；,严格按照时间进度表进行普高党总支的展组工作；,每半年检查一次普高各支部预备党员教育考察工作情况，督促支部成员对预备党员及时填写考察记录。要求做到按季度考核预备党员并填写记录；,文件、通知下发与传达,1,、对于党办、总支下发的文件、通知在两个工作日内完成对普高各支部的传达，重要通知在当天下发；,2,、存档各类党办、总支下发的红头文件、通知；,党员接转组织关系工作,1,、每学年末，按照党办时间要求做好各支部学生党员接转组织关系工作。做到有工作有计划；,2,、每学年开学后一个月内，协助党办对上学期末各支部的党员接转组织关系工作进行总结。做到有总结有记录；,党内统计与党费收缴,每学期末，按照党办要求，协助党办做好党内统计工作；,在每个季度结束前半个月，做好普高各支部党费收缴工作并上交党办；,标准的主要特点：,1,）基础性。体现按工作岗位和任务要求作出的各种规定，如“岗位标准”当中，岗位名称、类别、任职条件、职责与权限、工作联系及标准清单；“工作标准”当中，相关岗位承担的职责，完成任务的程序、方法、质量要求及相关记录等，都是标准化管理的基础工作。,2,）操作性。体现按工作责任要求，提出具体明确的指标、数据作为管理工作的执行和考核依据。每一项标准都要注重可操作性，从质和量两个方面作出具体的规定，反映各项工作完成的程度；根据质量指标，准确指导工作行为和进行考核，确保高质量完成各项任务。,3,）规范性。体现对岗位工作的专业化、标准化、程序化要求，具备管理模式的可复制性；工作标准是规范化管理的保证，有统一的固定模式，对标准的概念有明确的要求，充分反映每项工作的内涵及要素，克服工作的随意性，增强工作的条理性，是实现规范化、精细化管理的基本要求。,4,）相关性。在岗位标准中，工作联系的内容是职责的延伸，把本岗位、本部门管理活动的内容按规定格式反映传递给相关部门，明确具体提出需要外部协作的清单，执行严格、清晰的工作流程，协调部门和岗位之间的联系，从而提高管理系统的整体效能。,广州工程技术职业学院学生管理岗位标准,GIT-JD-B406,工作联系,内部联系,联系对象,联系内容,各系院学生,工作负责人,有关学生奖惩工作的要求、实施、反馈；班主任工作情况的反馈；导师工作方案的落实；有关学生工作的其他事务。,班主任,班主任工作的培训、指导、反馈及日常学生事务的处理。,保卫部,对学生严重违纪现象、校园突发事件的协同处理。,宿管部,根据宿管部的管理，对学生宿舍违纪现象进行处理。,信息中心,共同维护学生电子档案。,教务处,共同维护学生电子档案。,导师,对导师工作作出指引，；对导师工作工作过程中出现的问题进行处理和解决；对导师工作进行评估和考核。,学生,在日常管理中接受并处理学生意见和投诉；对学生信息服务平台进行后台维护。,外部联系,联系对象,联系内容,公安局或其,他司法机关,协助公安局或其他司法机关对触犯治安管理规定的学生调查处理。,三、建立和落实“两个标准”的工作要求,案例,1,：学期初班主任值班为什么没落实？,班主任按统一安排参加值班，是学生管理工作的需要，也是学校的制度规定的，但是往往在落实上出现问题。如这两年在工作中曾经重复出现的事情，新学年,9,月开学，可是到了,10,月底，都没有班主任值班签到，在两个月的时间里，没有人检查，也没有人纠正。直到问题被发现后，才知道班主任没有接到值班安排。再查，学工处确实是作了安排，主办人把安排表交给保卫室了，保卫室拿到安排表并没有去通知班主任，因为班主任正常值班一直都是由学工处安排和布置的，保卫部门只是备查而已。学工处这位主办人是新接手这项工作，他以为保卫室会负责通知（行政值班和节假日值班是保卫室安排），结果问题就发生了。究其原因：第一，这项工作虽然有制度，但没有形成严格的工作程序； 第二，也反映出职能部门监督和检查的工作不落实。,案例,2,：校车发生交通意外事故后,-,今年,10月21,日早上，每天接送老师去从化的校车在环市东路天河立交桥下转弯时与另一辆车发生意外碰刮，事故发生后，校车驾驶员忙于与对方交涉、与交警联系处理事故，却没有及时把事故情况告知校区车管部门和相关领导，延误了采取补救措施、调整车辆的时间，造成了部分教师上课和上班迟到，影响了教学和工作的正常进行。分析这个案例，其原因主要是，当校车出现交通意外事故时，驾驶员应对处理的程序不清楚，只懂得通常的交通事故处理方法，而没有按照“保证安全准时把老师送到校区”的要求，明确校车司机应该执行的程序和工作。虽然这个案例发生在校车驾驶员身上，但也反映了作为车管部门管理上的问题，如工作程序和标准的不规范、不严格等。,在建立标准中应注意的几个问题,1,）关于工作职责。要明确每个工作人员的岗位职责，建立岗位相应的工作规范，需要承担的责任和义务；按管理责任赋予权限，促使教工遵守规范、承担责任，自觉履行义务，对岗位兼管的其他工作做到尽责尽职；重视按功能区域明确责任，消除管理工作上的“盲点”和“死角”。,工作,职责,校区办公室,负责学生宿舍的管理，编制学生住宿花名册，保管学生宿舍楼钥匙，办理住宿、退宿手续，做好毕业生离校时公共财产的验收工作。,班主任,保持经常联系和沟通及时掌握了解学生思想动态、汇报学生在宿舍里的表现情况。,保卫部,对宿舍内（外）所发生的突发事件，及时取得联系。,学生工作处,勤工助学学生申请、评议、对,A,级社团组织工作指导、学生离校搬迁工作、星级宿舍评比。,财务室,了解提供学生住宿费交款情况、每月将学生宿舍超用电费收齐上交财务。,工作,程序,与,质量,要求,安全管理工作,经常对本宿舍区域进行巡查，对违犯,广州工程技术职业学院学生宿舍管理办法,有关规定的人和事进行阻止、处理，正确行使管理职能。,做好学生出入来访、男女互窜、留宿等登记工作。,做好学生宿舍门卫工作，按规定时间执行关锁封闭宿舍区大门、熄灯等工作，配合有关部门对学生翻越墙门、夜不归宿等违纪行为进行查处。,物业管理工作,1.,负责各宿舍家具、设施完整。,2.,负责本宿舍区域内财产理赔工作；对学生报修情况进行现场核查，凡人为损坏、丢失的宿舍物品、设施，按宿管规定理赔，收取理赔款的要给予开具收据，收取的理赔款每月一次缴学院财务。拒不赔偿的，报有关系院及学生工作处处理。,3.,负责本宿舍区域内财产（家具、设施等）的管理；建立财产登记帐本，每学期未向学院财产管理员报告财产核查、拟报损（废）情况。,4.,负责毕业或离校学生的退宿检查、理赔等工作。,公共卫生管理工作,1,、负责所管辖宿舍的公共场所卫生，每天检查不少于一次，并认真做好记录，并达到以下标准。,2,、及时清理楼道乱张贴的小广告，严禁制止乱粘乱贴的行为。定期或不定期的抽查学生宿舍卫生，对不符合标准的宿舍要求限期整改或通报批评。,3,、对本宿舍区域卫生实施检查、督促、管理。,日常管理工作,每周定期检查宿舍，有详细工作记录，积极及时向班主任反映,学生晚归、夜不归宿、不按时熄灯等生活情况和意见，主动开展宿舍的管理工作；,2,、每个宿舍设有舍长一名，每天都安排学生楼层安全值班；,3,、每学期坚持开展,“卫生寝室”、“文明寝室”和“文明公寓”创建活动。,广州工程技术职业学院学生宿舍管理工作标准,GIT-DS-A705,2,）关于工作程序。要清楚地规定整个活动在实施过程中的每一步骤和环节，相关部门的责任及其义务。即使是没有从事过工作的人，通过工作程序也能清楚地了解此项质量活动的内容和过程，并能很快地明确按其流程应该做什么和怎样去做的要求。这是实现工作规范化、标准化的基本要求。,行 政 督 办,行政秘书将工作任务书交普高（校区）领导审阅,如同意，经领导确认签名后将其在校园网上发布,如不同意，行政秘书根据领导意图再作修改，将修改后的工作任务书报普高（校区）领导审阅，确认签名后方可发布,上校园网发布工作任务,行政秘书根据任务完成期限及时检查、督促，并根据各项任务完成进度及时向领导汇报，确保工作的正常运行,月末，行政秘书收集、汇总各部门本月工作任务完成情况，报普高（校区）领导确认,电话告知任务责任人接收任务，并按要求完成,行政秘书每月根据普高（校区）领导对各部门下达的任务进行收集整理，制定每月工作任务书,：,行政督办工作流程图,3,）关于工作质量。规定工作程序的每个步骤应达到的质量要求，既要有定性要求，又要有定量指标，尽量用数据说话，使工作质量指标化、数据化；应明确时间要求,对于不能量化的内容，也应考虑制定标准后的可考核性。根据工作性质不同，提出不同的合格标准，使员工明确该干什么、干到什么程度才算达到标准。,卫生、物 资 管理 员岗位目标,月 度 考核表,考核,项目,考,核,内,容,分,值,考,核,办,法,评,分,标,准,考核结果,管理措施,与,落实情况,1.,是否每天对课室进行检查，做到发现问题及时解决，保证课室教学物质和设备的配备齐全、状态完好。,2.,是否每天对课室卫生进行监督检查，督促清洁人员做到每次使用后（一天三次）及时打扫，保持课室清洁卫生。,3.,课室临时使用是否按程序操作,办公用品、教学耗材的验收发放是否按制度执行,是否每天对校园卫生进行监督检查,是否与卫生承包方保持沟通联系，及时反映问题并督促其整改。,50,现场实地查看及查阅以下工作记录或表格：,分区域卫生巡查登记表,设备报修登记表,课室桌椅借用登记表,办公用品、教学耗材的进、出仓登记表,每周卫生情况小结,1.,对比岗位质量考核目标，完好率达不到岗位质量目标的规定，每低于一个百分点扣,1,分,2.,记录不完整每项扣,1,分,欠缺记录每项扣,5,分,质量,与,效果,师生对课室管理校园卫生工作质量的评价,教职员工对办公用品教学耗材发放服务工作质量的评价,30,发放课室管理校园卫生工作质量问卷调查表，汇总统计满意度。,发放办公用品教学耗材发放服务工作质量问卷调查表，汇总统计满意度。,满意率,=,满意人数,/,抽查总人,数,100,基本满意率低于,70,，每低于一个百分点扣,1,分。,2.,投诉率上升一个百分点扣,1,分；投诉率下降一个百分点加,1,分,完成领导交办其他任务情况,1.,完成领导交办任务情况,2.,认真做好课桌椅的借还管理工作，积极配合校区各系（院）课外文娱活动的顺利开展。,20,1.,统计当月领导布置的工作任务数量及评价效果。,2.,查看当月承担份外工作的数量,1.,未完成一次扣,2,分；,评价为基本满意的任务每个扣,0.5,分，评价为不满意的任务，每个扣,1.5,分；,2.,每完成一次加,2,分。,创新,与,改进,是否能不断创新工作思路和方法，提出改进措施及其落实情况,10,查看所提改进措施的实施情况及效果,有效实施并效果良好一项加,3,分,在落实标准的工作中，把以下要求作为着力点：,1,）把工作标准作为每个员工的行为指南。首先要求教职工都能全面了解岗位职责，熟悉业务流程、业务要求；同时，学院也要依据相关规则和标准判断员工的工作行为和结果是否符合要求。行政人员尽管各自的工作职责不同，工作目标重点各异，但都要有强烈的责任心，遵守岗位相应的规范，履行义务，尽职尽责，努力按照标准的各项要求把工作做好。,2,）把执行力作为落实工作标准的有力保证。执行力是团队的核心竞争能力，既包含领导者的领导能力，也包含所有员工的职业素质。实施标准化管理，尤其需要强调部门和员工的执行能力，把各项标准制定出来，不等于就达到标准化管理了，再好的标准，没有人去执行或执行不到位也没有用。通过推行标准化管理，把工作做实、做精细，有效地解决过去存在的,推诿扯皮、效率低下,等问题，把“为学院服务、为师生服务”真正落到实处。,3）把严格考核作为实现工作目标的有效机制。精细化管理，不是制定标准装装门面，走走过场，而是作为学院优化管理的系统性工作。所以，在实行考核时，应以是否达到岗位标准衡量员工日常工作的好差，并根据考核结果兑现奖惩，真正做到奖优罚劣，调动全体人员的工作积极性，促使每个岗位都达到规定的工作标准和质量要求，达到精细化管理的目标。,4,）把信息化系统作为标准化工作的重要平台。信息化建设已经成为我们学院的一个特色，现时的办公（教学）信息化平台做得非常有特点，特别是系统的“远程功能”、“提醒功能”、“查询功能”，对行政人员和教师受领任务、避免遗漏差错，密切工作配合有很大的帮助。“考核功能”在员工的业绩考评中也起到了重要作用。樊院长最近强调，后勤管理也要实行信息化，建立后勤数字化平台，改进工作手段，全面实现学院的信息化管理。,后勤信息化管理系统,意见反馈模块,满意度评价模块,设备与基础设施报修模块,水电基础设施,办公电脑,多媒体设备,行政办公网,饭堂订餐模块,校车订座模块,办公用品申请模块,学生宿舍管理模块,宿舍管理,宿舍财物管理,宿管工作日志管理,学生日常记录管理,水电信息发布,事务申请,四、行政人员要高标准地做好本职工作,介绍院线评论文章,职业感就是每个人都做好本职工作,，行政人员做好本职工作包括两个方面：,第一，要以满腔的热情对待工作。如果轻视自己的工作，觉得不足道、无所谓，那就可能对工作敷衍塞责，得过且过。俗话说：三百六十行，行行出状元。学院各岗位都有提升自己、发挥自己的机会，关键在于自己是否用心，是否专心致志做好了本职工作，是否在工作中追求完美。,第二，要以精益求精的态度对待工作。首先要热爱自己的工作，发自内心地去追求完美 。精益求精的前提是要敢于让别人去挑剔工作中的毛病，不要总是抱怨别人对你的要求过高，如果能够在你的工作中找到失误，那就证明你还没有做到精益求精，不应该寻找任何借口，不应该搪塞或是掩盖自己的缺陷。,祝各位领导、老师新春快乐！,牛年大吉！牛气冲天！,欢迎批评指正，谢谢！,