K3系统财务培训(上)F1总帐系统OK

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2001年12月,总帐系统,K/3系统财务培训（上）总帐系统,2001年12月,我们将要学到的：,建立帐套、设置帐套参数及添加用户,系统基础资料处理及初始数据录入,总帐系统日常帐务处理及期末结帐,2001年12月,建立帐套（中间层）,新建：帐套号、帐套名、存放路径,设置帐套参数：公司名称、启用期间,用户管理：用户名、认证方式、用户组、授权,注意：仅对一般用户授权，系统管理员组里的成员天生拥有帐套的所有操作权限！,2001年12月,初始化阶段,学习目的及要求：,掌握总帐系统初始化流程及操作,了解总帐系统参数的设置,熟悉各种基础资料的设置,2001年12月,初始化阶段,一、什么叫初始化？,系统初始化是指开设电脑帐以核算日常经济业务之前，所进行的帐务和物流业务的背景设置、基础资料及启用帐套会计期间的期初数据的录入等一系列工作。,帐套：即存放电脑帐务数据的计算机文件,二、为什么进行初始化？,完成手工与电脑系统的工作交接、数据交接及管理交接,从此走上电脑管理、信息化管理,2001年12月,初始化的业务流程：,核算参数,客户资料,供应商资料,结算方式,计量单位,凭证字,币别,部门,仓库资料,物料资料,BOM,初始数据录入,供应商供货,辅助资料,会计科目,职员资料,折扣资料,备注资料,2001年12月,初始化阶段,从模板中引入会计科目,系统维护,参数设置：确定“本年利润”科目及各种帐套操作选项,基础资料录入,2001年12月,初始化阶段,币别设置,功能设置企业所涉及到的本位币、外币、外币折算方式。,例：增加两种币别,HKD,美元 期初汇率 8.06,USD,港币 期初汇率 1.15,2001年12月,初始化阶段,币别设置要点：,K/3,同时支持固定汇率、浮动汇率两种处理。,固定汇率,下当月发生外币业务只能以期初汇率记帐;,浮动汇率,下则可在外币业务发生时以当时的市场利 率记帐。,2001年12月,初始化阶段,凭证字设置,功能设置企业记帐凭证的编号方式。通常记帐凭证的编号方式有三种，企业可根据自身情况定义。,收、付、转,银收、银付、现收、现付、转,记,例 ：增加凭证字“记”,2001年12月,初始化阶段,凭证字设置要点：,“科目范围”非必录项目，但是用户如加以设定，则系统会在保存凭证时自动进行对照检查，以防出错！,如：“收”字凭证，通常借方科目只能是现金或银行存款,2001年12月,初始化阶段,计量单位设置,功能设置存货的计量单位,例：增加以下几个计量单位,计量单位组,计量单位,系数,重量组,公斤,1,吨,1000,个组,个,1,2001年12月,初始化阶段,计量单位设置要点：,一个计量单位组系统只默认一个计量单位，（也称基本计量单位）默认计量单位的系数为1,在设置物料信息时，只能获取到默认的计量单位，用户有多少必须要用的计量单位，则必须设置多少个计量单位组。,2001年12月,初始化阶段,结算方式的设置,功能企业银行业务的类型，在录入银行凭证时用到,例：增加“支票”结算方式,2001年12月,初始化阶段,客户资料设置,功能设置客户档案、资料,例：增加以下几个客户,代 码,公 司 名 称,01,A公司,02,B公司,03,天河区（上级组）,03.01,C公司,2001年12月,初始化阶段,客户资料设置要点：,客户资料可以分类别，只要将第一级的客户资料设定为类别，再将第二级设定为客户即可。当第一级设定为客户资料类别时，只要输入代码和名称即可,2001年12月,初始化阶段,部门设置,功能设置部门类别和部门,例：增加以下几个部门,代码,名称,01,行政部,02,财务部,03,生产部,04,销售部,2001年12月,初始化阶段,部门设置要点,如果用成本系统则部门类别和部门的设置考虑成本核算的需要,2001年12月,初始化阶段,供应商资料设置,功能设置供应商档案、资料,例：增加以下几个供应商,代码,名称,01,D公司,02,E公司,2001年12月,初始化阶段,供应商设置,要点：,在输入项目时，有些项目取自辅助资料等，用户可在下拉菜单里选，或在点击该项目空格后,按,F7,键选。,2001年12月,初始化阶段,职员资料设置,功能设置职员类别、职员档案及参数,例：增加以下几个职员,代 码,姓 名,部 门,01,张三,财务部,02,李四,行政部,03,王五,生产部,04,赵六,销售部,2001年12月,初始化阶段,职员资料设置要点,先在“辅助资料”中设置“职员类别”,若用成本系统则职员类别需考虑到成本核算的要求。,若与工资系统相连，则“职员类别”“部门”和“开户银行、账号”是必须项。,2001年12月,初始化阶段,会计科目设置,功能设置企业会计科目,不同会计科目设置时注意的要点各不相同，以下分四种情况细叙会计科目的设置：,一般会计科目的新增设置,涉及外币业务核算的会计科目设置,挂核算项目的会计科目设置,数量金额式会计科目的设置,2001年12月,会计科目设置举例,A、一般会计科目的新增设置,例：银行存款建设银行不核算外币,注意要点：,上级科目与下级科目之间必须用小数点来进行分隔，下级科目名称不需要连带上级科目的名称,科目助记码是为方便凭证录入所设，非必输项目,2001年12月,会计科目设置举例,B、外币会计科目设置,例：,银行存款中国银行美元核算美元，期末调汇,银行存款中国银行港币核算港币，期末调汇,注意要点：,选定对应的币别,如需期末调整汇率，则必须在“期末调汇”处打勾,2001年12月,会计科目设置举例,C、挂接核算项目方式设明细,例：,应收帐款 按客户核算 往来业务核算,应付帐款 按供应商核算 往来业务核算,产品销售收入按职员、物料核算,注意要点：,在会计科目中挂核算项目设明细可起到以新增方式添明细科目一样的效果,会计科目下可挂多个核算项目，这些核算项目之间是平行并列的关系，核算项目下不能再挂核算项目,会计科目如已挂核算项目设明细，则不能再下设明细科目,2001年12月,会计科目设置举例,D、数量金额式科目设置,例：,原材料A材料 数量金额核算,原材料B材料 数量金额核算,注意要点：,无进销存模块的，以新增方式设明细，并注意选“数量金额核算”选项及计量单位,有进销存模块的，可在业务系统查看存货帐，无需在总帐系统设明细，如一定要设可以挂“物料”核算项目的方式设,不论何种方式，都应先设置会计科目，再设“物料”核算项目,2001年12月,会计科目设置小结,注意要点,会计科目一经使用其属性不能再轻易修改,全面了解会计科目的各种属性以便能正确设置满足企业需要的会计科目,如业务发生后发现会计科目设置有错，且业务量不多，可将其相关凭证数据及初始数据删除，并到初始数据录入处利用“平衡”功能刷新数据库记录，便可修改。但此修改方法仅适用于帐套启用不久，业务数据不多的情况！,2001年12月,初始化阶段,物料设置,功能添加物料资料信息,例：增加以下两种物料,代码,名称,属性,计量单位,计价方法,存货科目,销售收入,销售成本,01,A产品,自制,个,加权平均,137,501,502,02,B产品,自制,个,加权平均,137,501,502,2001年12月,初始化阶段,物料设置要点：,一定要先把相关的存货会计科目设置好后再添加物料信息！,2001年12月,初始化阶段,注：,初始化业务流程中的仓库、辅助资料、折扣资料、BOM单、供应商供货信息、备注资料等是供需链系统中所要设的信息，不作为财务系统培训的授课范围。,2001年12月,初始化阶段,初始数据录入,一般科目余额录入,直接录入,外币科目的余额录入,注意切换录入币别,核算项目的科目余额,双击“”录入,数量金额辅助核算的科目余额录入,录入数量,注意要点：,如帐套启用期间是212当中的任一个月,则企业应准备所有科目的借方累计发生额、贷方累计发生额、期初余额及损益类科目的累计实际发生额四种数据！,2001年12月,初始化阶段,试算平衡,初始数据录入完毕，为检查其正确性通常要进行试算平衡，只有试算结果平衡才能结束初始化工作，启用帐套,注意要点：,有外币科目情况下要切换币别为综合本位币进行试算平衡,综合本位币状态下，只能查看初始数据不能进行修改，录入等操作。,2001年12月,初始化阶段,结束初始化,基础资料、初始数据录入完毕并试算平衡后，便可结束初始化工作，进行日常业务处理。,注意要点：,初始数据的录入可与记帐凭证录入工作同步进行,结束初始化后初始数据将不能再修改，除非反初始化,结束初始化、反初始化的操作都是由系统管理员来完成,2001年12月,日常帐务处理,学习目的及要求,掌握总账系统操作流程,掌握总账各业务操作技巧及注意要点,了解总账系统各种账簿报表的查询方法,2001年12月,2001年12月,日常帐务处理,凭证录入 （可以跟初始数据录入工作同步）,一般的业务凭证：提现,涉及外币业务的凭证：投资,涉及数量金额的业务凭证：购料,涉及核算项目的凭证,下面以实例逐一介绍！,2001年12月,日常帐务处理,一般的业务凭证,1日，企业从银行提取现金10,000备用。,借：现金10,000,贷：银行存款-建行10,000,2001年12月,日常帐务处理,涉及外币业务凭证,5日，收到某外商投资款美元200,000元，当日市场利率8.03，港币100,000元，当日市场利率1.18元。,借：银行存款中行美元,银行存款中行港币,贷：实收投资,2001年12月,日常帐务处理,涉及数量金额业务的凭证,例：10日，企业购入,A,材料500公斤，20元/公斤；,B,材料300公斤，10元/公斤，以建行存款支付货款。,借：原材料,A,材料,原材料,B,材料,贷：银行存款建行,2001年12月,日常帐务处理,涉及核算项目的业务凭证,例：15日，企业向,A,公司销售,A,产品50,000元，,B,产品30,000元，货款尚未收到。,借：应收帐款,A,公司 80,000,贷：产品销售收入赵六,A,产品 50,000,产品销售收入赵六,B,产品 30,000,2001年12月,日常帐务处理,课堂练习：,20日，收回A公司前欠货款8万中的50,000元,借：银行存款建行 50,000,贷：应收帐款公司 50,000,25日，行政部以现金购买办公用品500元,借：管理费用办公费500,贷：现金500,30日，以现金支付半年报刊费600元,借：待摊费用报刊杂志费 600,贷：现金600,2001年12月,日常帐务处理,凭证录入的操作要点：,凭证字由系统自动给出，用户不需自己编号,用户可录入当期及以后期间的会计凭证，但是不能录入过去会计期间的凭证,下设核算项目的会计科目，必须录完所有核算项目并回车后才能保存凭证,录入会计凭证前可到凭证录入界面的查看菜单之“选项”处作操作选项设置,2001年12月,日常帐务处理,凭证录入的各种快捷操作：,Ctrl+F7,可自动平衡借贷,双击,Del,键可快速复制凭证上条摘要信息,Esc,键可快速删除整笔金额,空格键可转换金额借贷位置,负号可使凭证金额变为红字,2001年12月,日常帐务处理,凭证审核、反审核,凭证审核与反审核都有单张操作与成批操作两种方式,“凭证查询”模块 “ 编辑”菜单,注意：审核人与制单人不能为同一个人,反审核人与审核人必为同一个人,2001年12月,日常帐务处理,凭证过帐、反过帐,过帐工作可在两处进行：凭证过帐处、凭证查询处，但反过帐只能在凭证查询处做。,“凭证查询” 模块“编辑”菜单,对已过帐凭证的修改方法：,红字冲销或补充登记,反过帐反审核再修改,2001年12月,日常帐务处理,在凭证查询模块操作时请注意：,不要双击调出凭证进行有关操作，双击只能查看凭证，正确的操作是选择工具栏的有关按钮进行,对凭证进行新增、删除、修改、审核、过帐、反审核、反过帐等操作后，注意点工具栏“刷新”按钮确认,2001年12月,日常帐务处理,模式凭证,当企业存在一些重复性较多的经济业务，而这些业务的记帐凭证除了发生额不同，其余内容大同小异时，可利用模式凭证功能将此类业务的记帐凭证制成模板，每次需要用时，将其调出，只需录入实际发生额即可保存，大大提高凭证的制做速度。,例：制作一张提取现金的模式凭证。,2001年12月,日常业务处理,查看有关帐表,总帐等一般帐簿的查看,注意过滤条件的设定,多栏帐簿的查看,要事先设计帐簿格式,科目余额表的查看,在综合本位币状态查看,核算项目组合表的查看,只能组合两个核算项目,2001年12月,期末业务处理,学习目的及要求,掌握总账系统期末处理工作流程,掌握各具体业务的操作,了解总帐系统期末处理时的注意事项,2001年12月,期末业务处理,（“结帐”模块）,期末调汇,注意,：,只有设置了外币科目，对外币科目要求进行期末调汇，并且有期初或本期外币业务数据的才能进行期末调汇的操作。,期末调汇工作由软件自动完成，用户只需给出外币的期末汇率即可。,2001年12月,期末业务处理,自动转帐,当企业有一些转帐业务，要定期按固定的比例或按固定的金额计提或摊销某些费用时，可采用自动转帐功能处理，提高工作效率。如：借款利息的计提、报刊费的摊销等,。,2001年12月,期末业务处理,例：制作一张摊销半年报刊杂志费的自动转帐凭证,借：管理费用办公费 （自动判定 转入）,贷：待摊费用报刊杂志费 （自动判定 按公式转出）,公式：待摊费用科目本期借方发生额/6,2001年12月,期末业务处理,往来对帐、往来业务核销,只有在会计科目属性处挂接核算项目设明细，并在往来业务核算处打“,”的会计科目才能在总帐系统进行往来业务核销、查看往来对帐单及帐龄分析表。,2001年12月,期末业务处理,结转损益,使用此功能可将所有损益类科目的本期发生额全部自动转入“本年利润”科目，自动生成结转损益的记帐凭证。,注意,：,结转损益之前所有凭证必须过帐,2001年12月,期末业务处理,结帐,在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结帐。要进行下一期间的处理，必须将本期的帐全部进行结帐处理，系统才能进入下一会计期间。,注意：,结帐前必须将本期间的所有会计凭证过帐！,只要有授权，任何人都可以结帐，但反结帐的操作只能由系统管理员来完成,2001年12月,本章回顾,新建帐套、对帐套进行初始化设置,请问新建帐套，设置帐套参数是在哪进行的？,总帐系统初始化,请问总帐系统初始化的业务流程是怎样的？,总帐系统的日常业务处理,请问总帐系统的日常业务工作有哪些？,总帐系统的结帐,请问对总帐系统结帐之前应注意什么问题？,2001年12月,谢谢！,我的讲课完毕！,2001年12月,