个人成效与时间管理

,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,个人成效与时间管理,1,我们为什么要进行时间管理？,我们如何进行时间管理？,2,我们为什么要进行时间管理？,案例,1,：,3,72,岁寿命的人一生的时间分配,睡觉,21,年,工作,14,年,个人卫生,7,年,吃饭,6,年,在交通旅程中,6,年,排队,5,年,学习,4,年,开会,3,年,打电话,2,年,找东西,1,年,其他,3,年,您达至人生成功的时间仅占人生的五分之一！,4,我们的时间值多少钱？,时间就是金钱！,5,据新加坡,联合早报,2001,年,8,月,26,日报道，有人在网上想出几种方法，形象地计算了全球首富、微软公司创办人比尔,盖茨的财富。,一、盖茨每秒赚,250,美元，即每天赚,2160,万美元，一年赚,78,亿美元。,二、假如盖茨掉了,1000,美元，他懒得去捡起来，因为他去捡要花,4,秒，这一弯腰的时间，他已赚回,1000,美元。,6,假如,你只有半年的生命，只容许你做十件事，你会做什么？,1,、,2,、,3,、,4,、,5,、,6,、,7,、,8,、,9,、,10,、,7,如何管理时间？,8,正确的动机,正确的技巧,正确的心态,好的时间管理,+,9,偷走你的时间的主要元凶,:,缺乏计划,改变心态，刻意安排时间做计划,不分重点,把握重点、要事第一。选择机会,过分承诺,学会说不。授权,太多干扰,有选择性地接电话和来访,10,偷走你的时间的主要元凶,:,会议太多,避免闲聊、设定议程、设定时间,太多来访,主动拜访对方,拖延,停止拖延、学习果断,办公室太混亂,马上收拾,11,偷走你的时间的主要元凶,:,电腦文件存档混亂,马上收拾、整理,总是要处理危机,计划,太多的阅读与文件资料,学习速读。使用坐交通的时间,12,偷走你的时间的主要元凶,:,授权不利,学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该,日常琐事缠身,说不、授权、专注,KRA,13,确立人生的目标,没有目标（,27%,）,14,确立人生的目标,模糊目标（,60%,）,15,确立人生的目标,清楚目标（,10%,）,16,确立人生的目标,非常清楚目标（,3%,）,17,人生管理,人生最重要的是确定最重要的是最重要的！,*,The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!,18,确立人生目标,#,明确自己的人生使命,#,设计自己的人生目标,（人际、情感、心灵、财政、康体、思想等）,1,、,10,个长期的目标（,5,年、,10,年）,2,、,10,个短期的目标（,1,年、,5,年）,19,You have owned.You don,t own.,(,你已拥有）（你未拥有）,你想要,You want .,你不想要,You don,t,Want.,Opportunity,（机会）,Forget It.Not a roblem.(,忘掉,),Problem,（问题）,Forget It.Not a roblem.(,忘掉,),20,Urgent(,紧急）,Not Urgent(,不紧急）,Important,重要,Not,Important,不重要）,A,*,危机,*,紧迫的问题,*,增进产量,*,有时间期限的计划,B,*,预防,*,改进产能,*,建立人际关系,*,发掘新机会,*,休闲,*,与家人一起,*,适当的运动,C,*,不速之客,*,某些电话,*,某些信件与报告,*,必要而不重要的会议,D,*,繁琐的工作,*,某些电话,*,某些信件,*,浪费时间的事,*,有趣的活动,*,看消闲杂志,21,操之在我,受制于人,操之在我,我已无能为力,试试看有没有其他可能,我就是这样一个人,我可以选择不同的作风,他使我怒不可遏,我可以控制自己的情绪,他们不会接受的,我可以想出有效的表达方式,我被迫,我能选择恰当的回应,我不能,我选择,我必须,我情愿,如果,我打算,22,1,、现在做就是现在做,2,、现在就系统化,3,、现在就开始计划,4,、后续追踪并持续完成,5,、维修系统,建立个人效率系统,23,现在做就是现在做,决定那些事该做，决定怎样去完成，考虑授权。,停止把同样的资料翻来覆去。,重新定义,待办,这个词。,停止拖延。,让果断成为你的工作习惯,。,24,思想决定行动，,行动决定习惯，,习惯决定品德，,品德决定命运！,俗语,25,现在就系统化,更聪明的工作,:,既要增加效率也要增加效果（产能）。,分析你的时间使用状况。,不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上，再继续做高价值的工作。,26,现在就系统化,学习如何最有效地处理例行工作。,替工作项目排定时间。,若您是主管，安排与您重要的员工每星期一对一的会议。,检查你可以使用的消除干扰的步骤，然后付诸实行。,27,建立以下系统,:,1.,文件存档系统,2.,电脑文件存档系统,(Email,各类文件，网址等,),3.,时间管理系统,(Time Management System),4.,个人资讯系统,(Personal Information Manager),5.,个人知识管理系统,(Personal Knowledge Management System),6.,制定个人学习计划,(Personal Learning Plan),7.,个人创意系统,(Personal Innovation System),28,个人资讯系统,电活、传真、,Email,、地址,:,私人、公司、顾客,名片,约会时间,交通资料,出差资料,:,世界时间,货币转换,困難,:,如何将纸張、电腦、手提电話、,PDA,的资料同步,29,个人知识管理系统,资料收集,:,决定收集什么资料,:,学习计划,关键词语,资料整理、存档,:,学习隨时隨地记录信息,利用构思记录卡整理信息,学会檢索、使用互联网搜寻器,转化成为知识,:,应用,30,个人创意系统,有效地发展自己的思想,:,特意为考虑新的设想留出时间,再一次深入探讨自己的想法,使用不同思考方法,集体思考,随时随地发展创造力,使用音樂,休息,潜意识,31,制定个人学习计划,人生目标,职业生涯规划,个人,SWOT,分析,培养终生学习态度,学习快速阅读,学习使用电腦及使用高科技产品,32,现在就开始计划,计划你的一生,:,33,编制工作进度表,:,制订长期计划,在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。 例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。,34,计划一年的工作：,(,产生宏观时问使用感觉,),在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。,35,关注,KRA(Key Result Area ),36,计划你的每个月,:,计划你的每个月,:,把年度目标进行分解转为每个月的工作重点,计划你的每个星期,:,对每周的时间进行整体的规划,计划你的每一天,:,每天早晨第一件事,:,写出,6,项今天要完成的工作,37,建立每天任务清单,1,、写下当天工作任务清单,2,、将工作任务分为三类（,ABC,法则,）,A,）重要或重要及紧迫（必须做,MUST,）,B,）紧迫但不重要（应该做,SHOULD,）,C,）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做,CAN,）,请记住：紧迫优先,38,建立每天任务清单,3,、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。,协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异,要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾,39,建立每天任务清单,4,、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于,A,类任务）穿插在完成要求较低的,B,、,C,类任务的时间段之间。,根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。,40,后续追踪并持续完成,毅力,清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档,使用你能计划整个星期的行事笔记系统,分派工作会倍增你的产能,使后续追踪和持续完成成为工作过程的 一部分,41,维修系统,定期维修,:,文件存档系统,电脑文件存档系统,个人资讯系统,定期回顾檢讨,:,人生短期及长期目标,时间管理狀况,个人知识管理,个人学习计划,42,一些办公室时间管理技巧,43,整理办公室,留心告示贴式的便条，小心丢失；,写字桌上没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边；,文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度；,定期整理、存档、维修,44,建立盒子系统,（几天内、位于手臂范围之内）,收进,:,-,当你一拿起来，便立即行动,-,如果有秘书，信伤应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列,发出,阅读,:,-,将短的文章一次读完以免累积,-,安排固定的阅读时间,45,建立盒子系统,待办,:,-,24,48,小时的短期问题,-,你试着处理但无法完成的工作,(,例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来,-,不是因为拖延,归档,46,归档文件,建立一个档案系统；,将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴上,“,其他,”,标签；,只把将来要参考的重要文件存档,使用颜色存档系统,47,避免中断工作,阻止别人打断你的工作；,重新布置工作空间；,48,筛选信息,写字桌上只留重要的读物,合理设置,IE,主页,49,使用电话,选择打电话时的时间,结束电话的暗示,告诉别人什么时候打电话给你最好,50,阅读和写作,在你必须阅读的报告上划出关键的句子,学会阅读报纸的标题及速读,51,应用现代科技,每月一次清除电脑里的不需要的文件,定期拷贝重要的文件,建立一个有效的电子文件档案,建立一个有效的收藏夹,行业网址,专业团体网址,顾问公司,大学,兴趣,搜索器,著名出版商,:,报章、杂誌、书,52,召开会议,会议必须有议程，议程在,4,个工作天前发给参与会议的人,鼓励人们只参加会议中与他们有关的部份,会议必须简短，但有行动要点追踪系统,53,学会授权工作,对授权别人的任务要设定明确的切实可行的完成时间；,要有系统或制度，帮助你监察已授权工作的进度；,奖励要慷慨，训斥要适度；,54,与同事相处,不要让同事用不重要的事来分散你的精力；,在同事的办公里召开会议，这样在你需要的时候则可以离开；,要知道上司的工作模式，并学习适应它；,每次进老板的办公室，都准备好笔记本、时间日志及笔,55,请多多指教！,56,