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,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,高效能總務行政管理實務,主講人：李朗日,中國生產力中心-講師,中華採購管理學會-監事,企業管理顧問-講師及輔導,1,高效能總務行政管理實務,一、總務人員應有的理念與變革,二、總務制度的規劃與作業流程,三、總務管理策略與目標管理,四、總務採購與庶務管理之技巧,五、推動節省成本的要訣及措施,六、總務績效管理之效益分析,七、總務行政實務案例說明：,庶務採購、文書管理、車輛管理、集會管理,財產管理、宿舍管理、餐廳管理、環境管理,警勤管理、危機管理、勞資關係、職工福利,八、實務溝通座談,2,一、現任：,1.中國生產力中心,-,講師,2.,中華採購管理協會,-,監事,3.,中華企業管理發展中心,-,顧問,二、經歷：,1.中興電工採購處長，負責採購工作16年；總務行政經理八,年；建工處副處長；生管、倉儲、總務等經理；總經理特,別助理；產業工會秘書及福委會總幹事；曾膺選,83,年中華,民國企業總務經理人；擁有實務工作經驗近,30,年,2.,大同公司，生管與財務管理及董事長機要秘書,3.,在,CPC,、,CAPM,、公民營企業與顧問公司等講師,14,年,簡 歷,3,主講課程與單位,一、總務行政管理實務,二、財產管理工作實務,三、職工福利運作實務,四、政府投標與工程外包實務,五、工程採購與議價技巧實務,六、總務庶務採購與營繕外包,七、採購管理實務：,1.,採購價格與成本降低策略,2.,供應商管理與評價分析,3.,採購降低成本管理實務,4.,採購談判與議價技巧實務,5.,採購策略與績效管理實務,6.,採購稽核與內部控制管理,7.,採購問題分析與解決要訣,8.,採購,VA/VE,成本改善管理,一、中國生產力中心,(CPC),二、中華採購管理協會,(CAPM),三、亞太教育訓練網及竹科公會,四、中華民國中小企業協會,五、中小企業聯合輔導中心,六、全國工業總會與商業總會,七、中華企業管理發展中心,八,、,中華工商研究院及經理協會九、惠群、科園等企管顧問公司,十、,縣市,工業策進會及,工業會,十一、南山、中汽、福特、鴻海,、合泰、明碁、致伸、力晶,、可成、寶成、集保、大棟,、松下、國碁、億光、希喜,艾、正隆等公、民營企業,4,高效能總務行政管理實務,一、總務人員應有的理念與變革,5,總務行政專業管理,總務專業管理,KNOWLEDGE,總務專業知能,SKILLS,總務管理技能,ABILITIES,管理決策能力,6,高效能的總務管理,一、顧客滿意,Customer Satisfaction,二、變革管理,Change Management,三、成本競爭力,Cost Competitiveness,四、企業整合力,Business Integration,五、資訊科技管理,IT Management,7,總務行政的管理機制,一、整合公司資源做最佳運作,二、建立總務行政服務團隊,三、,IT,部門參與庶務管理,四、庶務採購降低成本,五、有效管理企業財產,六、,緊急事故應變處理中心,七、改善總務管理之作業流程,八、專業人員之觀念與培訓,九、,即時性與有效性的服務,十、總務行政之控管與績效,8,一、,具備專長與知識,二、國際觀與人際關係,三、建立觀念與共識,四、獨當一面之責任感,五、,主動積極之態度,總務人員應扮好之角色,六、整合團隊之管理,七、,創新與資訊科技,八、談判及說服能力,九、培養敬業與熱忱,十、,接受挑戰與學習,9,一、計 劃,Planning,二、制 度,System,三、成 本,Cost,四、效 率,Efficiency,五、創 新,Innovation,六、整 合,Integration,總務人員的主動與敬業,10,高效能總務行政管理實務,二、總務制度的規劃與作業流程,11,總務管理制度與組織,NO,主 題,說 明,一,訂定制度與組織,1、組織架構,2、管理制度,3、權責劃分,4、作業流程,5、會同法務、企劃、稽核、會計等共同研商訂定,二,作業流程,1、依辦法內容分別寫明簡單工作流程,2、各部門依其職責分工負責,三,實施前溝通,1、辦法公佈,2、事前講習,3、觀念共識,4、做法一致,四,徹底執行,1、依辦法規定辦理,2、部門共同配合執行,12,總務庶務工作要點,1.,勞資關係,2.,公關管理 ,3.經營管理,4.,餐廳管理,5.,文書管理,6.股務管理,7.,財產管理,8.,車輛管理,9.,環境管理,10.,警勤管理,11.,採購管理,12.,物品管理,13.,營繕管理 ,14.,安衛管理 ,15.,集會管理,16.,接待管理,17.財務管理,18.,庶務管理,19.,職工福利,20.宿舍管理,21.國際庶務,13,行政庶務管理,一、文件收發,二、印信檔案,三、,Information,四、總機接待,五、會議室管理,六、辦公室整潔,七、報紙分發,八、費用繳銷,九、證照辦理,十、過年及開工佈置,十一、行事曆編製,十二、其他事務,14,推動文件電子化的優點,一、資料不會遺失,二、提高作業效率,三、節省作業成本,與管理成本,四、與外界互動方便,五、改善生活與工作品質,15,總務部門組織與權責,一、庶 務,二、工 務,三、採 購,四、膳 勤,五、福,利,六、安 衛,七、宿 舍,八、醫 務,16,高效能總務行政管理實務,三、總務管理策略與目標管理,17,總務 年度工作計劃,一、成立採購團隊,二、,Cost Down,目標,三、春節團拜,四、股東會,五、董事會,六、,推動股票上市,七、,財產管理電腦化,八、餐廳自辦改外包,九、餐廳用餐刷卡,十、大樓管理與出租,十一、電話通訊管理,十二、電力自動化,十三、福利社制度化,十四、制服訂作,十五、保險經紀商,十六、,交通車發包,十七、公務車租用,十八、水井清洗,十九、人力精減,二十、,e,化之推動,18,總務室,年度工作計劃,19,股票上市前法說會發表,時間:中華民國 年 月 日 (星期 ),上午九時三十分至十二時,地點:凱悅大飯店三樓宴會廳,程序:,1.宣佈業績發表會開始,2.主席致詞,3.貴賓致詞,4.公司影片簡介,5.公司簡報,6.審查專家意見報告,-技術專家報告,7.證券承銷商評估報告,8.公開承銷價格計算報告,-承銷商價格計算說明,-會計師複核報告,-財務分析專家意見,-證券專家意見,9.解答問題,10.散會,20,總務行政管理的策略,一、推動電腦化的管理,二、簡化公司作業流程,三、降低庶務採購成本,四、節省行政費用策略,五、提高服務品質策略,21,高效能總務行政管理實務,四、總務採購與庶務管理之技巧,22,總務庶務,採購內容,一、財產設備,二、雜項購置,三、消耗物品,四、印刷品類,五、非生產料,六、營建工程,七、修繕工程,八、其他外包,23,採購之主要目標,在符合品質要求的情況下，以,最低價格購買,達成高存貨週轉率,保持供應之連續性,保持一定與一致之物料品質,發展可靠之,替代,供應貨源,減少取得成本,雇用、發展、激勵、,訓練人員,發展與維持良好之供應商關係,與使用部門之高度合作與協調,保持良好,記錄與控制,24,5 Rights!,採購運疇管理之理念,Right supplier,從合格的供應商處,Right time,在需求的時間內,Right price,以合理的價格,Right quantity,取得正確數量,Right quality,符合品質要求的物品與服務,25,物品管制的方法,一、物品消耗量大，,易造成浪費,。,二、物品使用日廣，好壞影響工作效率。,三、使用物品品質要求，提升公司形象。,四、採購成本合理化，,降低成本,。,五、減低物品庫存量，,節省費用。,六、,VMI,或,Consignment,管理,26,外包服務,Outsourcing,A version of,the make-or-buy,decision in which an organization elects to purchase an item that previously was made or a service that was performed in-house;,often utilized for services,. It involves sourcing and using a supplier that provides the completed item or service rather than buying the components and manufacturing them in-house.,外包服務,自製或外購決策的一種說法，公司將原來內部做的一個項目選擇向外採購；普遍用於服務業。,註：餐廳、警衛、環境、車輛等。,-,NAPM Glossary of Key Purchasing Terms,27,及時供貨採購,Just-In-Time,主要使用時機：,降低整體供應鏈上的浪費與成本,提高產品品質,降低儲存空間,28,Stockless Purchasing Systems,零庫存採購系統,意義：,買方的存貨由供應商來管理。,應用：為公用品、電子、水電、維修器材等標,準規格品。,操作：因為供應商的物流系統相當可靠和有效,率。所以買方就不用去擔心安全庫存。,效益：運用電子數據交換系統(,EDI Electronic,Data Interchange)，,可降低採購、交貨、,採購行政、開具發票和付款作業等成本。,29,物品採購之要點,一、,消耗性物品之存量控制,二、,非消耗物品依需求請購,三、物品採購應以,批量為原則,四、物品採購以,年度議價,為基準,五、以,競標方式,採購,六、尋找,配合度高,供應商,30,議價談判雙贏的策略,知己知彼，百戰百勝,了解,成本結構,，切忌漫天殺價,提出具體數據,每供應商必須降價一定百分比的作法並不切實際,盡量不要降低供應商的利潤部份,善於利用上級主管的議價能力,價格協商應基於情、理、法,達到,雙贏,Win-Win,的目標,價格並不是唯一的談判重點,31,價格管理,NO,重 點,說 明,一,合理價格,1.,雙方開誠佈公檢討、決定合理價格。,2.,不是減價，殺價。（用,VA/VE,或,VI,）,3.,如：售價與成本分析。,二,公開招標,1.,規範簽證、投標須知、報價分析表等。,2.,資格審查，訂定合理底價，會同公開開標或價。,3.,如：估算小組提供分析底價。,三,比價議價,1.,一家或二家以上廠商同時或分開比、議價。,2.,公正、合理之合議價格。,3.,分析、瞭解、談判、說服、誠心。,四,統一採購,1.,經常性請購項目，如：物料、五金、電料、具、,紙張、辦公設備、勞務搬運等。,2.,年度、半年、季等預估量議價。,3.,使用單位視實際量交貨，月結付款。,五,競爭價格,1.,雙贏共識、共存共榮之理念。,2.,業主要求降價而協力廠商配合減價。,3.,如：,.,或批量共同,.,。,六,折讓價格,1.,大量採購或一次請購。,2.,付款,90,天改為,60,天或,30,天支付之現金折讓。,七,零星採購,1.,議價後，金額小於貳仟元之庶務採購案。,2.,免開立請購單辦理。,32,高效能總務行政管理實務,五、推動節省成本的要訣及措施,33,企業電子化,ERP,企業資源規劃,生產管理,研究開發,財會行政,採購後勤,廣告、行銷、客服,顧客,上下游廠商,extranet,intranet,internet,B2B,e-Business,B2C,SCM(i2, Manugistics),ERP(SAP, Baan, Oracle),CRM(DW, DM),e-Procurement,資料來源：台科大鑾斌,34,推動節省費用方案,一、水電節約能源,二、電話通訊管制,三、財產移轉節省,四、交通車合併案,五、餐廳外包管理,六、公務車之管理,七、股務管理外包,八、文具用品減量,九、設備改變租賃,十、採購降低策略,35,電話與通訊節省方法,一、全省24小時,二、全省夜切上班時間,三、台北24小時,四、台北夜切上班時間,五、三分鐘自動切斷,六、內線使用,七、專線電話及手機,八、國外電話管制,36,庶務管理統計與分析,一、水電費用節約,二、電話及手機通訊費,三、財產移轉費用,四、交通車合併分析,五、餐廳自辦改外包,六、公務車費用,七、影印紙減用,八、文具用品庫存,九、降低成本分析,十、客服中心件數,37,總務推動節約能源方式,1.空調冷氣28度,C,以上開放,2.,冷氣及水塔下班前30分關機,3.,下班及午休關燈,4.除必要外工作場所照明關閉,5.不使用高耗量電器,6.下班後電腦主機及螢幕關妥,7.文具與紙張再利用,8.廢棄物木分類貯存及減量,9.加強機具設備維修保養,10.,印刷及影印管制,38,總務推動節約能源方式,11.水管及水龍頭是否漏水,12.,電力負載系統管理,13.餐廳空調開、關控制,14.廠區路燈調整開關,15.倉庫、宿舍等燈光管制,16.,電話使用管制,17.除開會、外賓外少用紙杯,18.公文卷宗與信封袋重複使用,19.,洗手間清掃管理,20.電腦,e,化運作與處理,39,高效能總務行政管理實務,六、總務績效管理之效益分析,40,推動總務,C.D,效益,一、,餐廳自辦改外包,二、用餐改用電腦刷卡,三、辦公大樓出租管理,四、,福利社制度化,五、,財產移轉節省,六、,交通車合併節省,七、電話通訊費節省,八、節約能源節省,九、,股票上市外包,十、文件管理電腦化,十一、,設備租賃管理,十二、,文具用品減少,十三、信封使用節省,十四、影印紙統購,十五、客戶服務管理,十六、降低採購成本,41,年度股東常會工作計劃,一.,日期確定,二.,決定地點,三.,預算編列,四.邀請名單,五.選舉作業,六.資料禮品,七.程序表,八.組織分工,1.會場佈置,2.報到接待,3.保全交通,4.司儀記錄,5.攝影水電,6.庶務管理,42,工程開工典禮工作計劃,一.日期確定,二.決定地點,三.預算編列,四.組織分工,五.邀請名單,六.程序表,七.資料禮品,八.會場佈置,九.簽名接待,十.交通服務,十一.水電音響,十二.司儀,十三.記錄,十四.庶務,43,開工動土典禮程序表,一、典禮開始鳴炮,二、主持人致詞,三、貴賓致詞,四、工程簡報自行決定,五、,開工動土祝禱,1 主典者就位,2 與典者就位,3 上香司儀宣讀祝禱文,4 三獻禮獻酒、獻果、獻餚,六、,恭請開工動土,1 主典者就位,2 與典者就位,3 奉鍬,4 動土,1 第一鏟：開地平安,2 第一鏟：動土順利,3 第一鏟：圓滿吉祥,七、禮成鳴炮,44,貢品之位置圖,香爐,鳳 梨,蘋 果,香 焦,豬頭尾,梨,豬 肝,蠋,花,雞,餅 干,貢酒盤,蠋,鴨,魚,花,金 紙,酒,茶,45,餐廳營運管理的要點,一、,嚴格執行衛生管理。,二、精密管理員工用餐營養。,三、降低成本挑戰。,四、計劃性菜單，變化多，減少重覆次數。,五、一流的調理技術，口味適合大眾。,六、管理效率及供應時效。,七、防止室外噪音，優雅氣氛進餐。,八、,有規律、有秩序、整齊、清潔。,九、增進人際關係的場所。,十、良好的育樂休息場所。,46,餐廳經營管理的方式,一、自 辦,二、外 包,1.,提供設備,2.,外燴方式,3.,便當方式,47,餐廳改善之步驟,一、工會及福委會協商,二、拜訪他公司餐廳做法,三、公司同仁伙食意見調查,四、提報外包績效分析,五、找尋合格餐廳廠商與詢價,六、餐廳人員溝通與要求,七、效果評估,48,高效能總務行政管理實務,七、總務行政實務案例說明：,庶務採購、文書管理、車輛管理、集會管理,財產管理、宿舍管理、餐廳管理、環境管理,警勤管理、危機管理、勞資關係、職工福利,49,財產管理之內容,一、土地,二、房屋及建築,三、機械與設備,四、電器設備,五、交通運輸設備,六、雜項設備,七、工具器具,八、辦公器具,九、其他設備,50,公司財產分類,一、有帳財產,1.土 地,2.房屋設備,3.機器設備,4.電氣設備,5.運輸設備,6.雜項設備,二、無帳財產,1.折舊後財產,2.贈送品財產,3.雜項購置財產,51,財產管理制度之規劃,一、,編列預算,二、,投資分析,三、採購作業,四、交貨驗收,五、分類編號,六、帳務管理,七、保管保養,八、財產移轉,九、報廢處理,十、保險作業,十一、財產盤點,十二、,e,化管理,52,保險規劃,一、風險分析與保險設計,二、理賠處理與分析,三、紡織業：費率降低10%,CD90,萬,四、零售業：費率降低30%,CD120,萬,五、利德保險經紀公司：02-2396-1726,劉秀球經理,53,財產與存貨盤存,一.召開盤存會議,二.確定日期,三.盤存內容,四.權責分工,五.作業方式,六.盤存卡印製,七.盤存檢討會議,八.盤盈虧調整,54,車輛管理制度之規劃,一、訂定車輛管理辦法,二、車輛管理方式,三、駕駛人管理,四、費用管理與控制,五、預防交通事故發生,六、違規、違警、失竊賠償,55,公務車輛管理的要訣,一、,指定專人負責車輛管理、調配、保養、維修及報銷。,二、,財管單位負責,換照、繳稅、規費等手續，並處理違規及,交通事故。,三、,車輛保險由總務單位統籌辦理。,四、車輛使用應設置登記簿管制，借用時應填具借用申請單。,五、車輛開車前後應檢查，預防交通事故發生。,六、車輛保管人異動時，應辦理移交。,七、車輛移轉時，應依規定辦理。,56,一、,每月固定給予補助津貼,二、,按每次外出之公里數補貼金額,三、依實報實銷方式補助,四、,依每月實際里程數補貼金額,1.,台北 機場,54,公里,2.,桃園 新竹,67,3.,台北 台中,170,4.,桃園 嘉義,280,5.,台北 台南,340,6.,中和 高雄,370,私車公用補助方式,57,一、確定日期,二、選擇適當地點,三、預估費用金額,四、簽報執行內容,五、作業分工：,1.,佈置 2.邀請,3.參觀 4.酒會,5.接待 6.展示,7.資訊 8.交通,9.攝影 10.廣播,11.報到 12.禮品,13.司儀 14.安全,15.財務 16.庶務,集會活動之規劃方法,58,參觀活動作業,一、填寫申請單,二、會議室安排,三、派車接送支援,四、餐點服務,五、參觀工廠,六,、準備紀念品,59,會議管理之要訣,一、,會議系統化：,1.,會議如期有效舉行，以達預期功能的管理。,2.,制定會議體系規則，上網登記時間與使用。,二、,會議組織化：,1.,例行會議編列集會行事曆內並印發各部門。,三、,會議制度化：,1.,總務部門主辦會議的直接管理。,2.,總務部門協辦會議的間接管理。,3.,編制會議管理注意事項。,60,會議管理注意事項,一、,會議室檢查：,1.,燈光、燈管或燈泡,2.,空氣調節設施,3.,擴音設備,4.,電腦設備,(NB),5.,單槍、銀幕、投影機,6.,白板、筆具、圖架、雷射筆,7.,便條、筆、座位卡,8.,掛鐘對時、幻燈機,9.,茶水服務,10.,會場,(,盥洗室,),整潔,二、,配合事項：,(,填寫表單,),1.,餐飲及點心,2.,錄音及資料,3.,座位表,三、,交通車接送服務,四、,服務禮儀,61,安全衛生訓練與管理,一、工廠門禁管理,二、安全衛生規定,三、工業安全指導,四、工廠現場紀律,五、安全管理教導,六、意外事故處理,註：,天災、意外、職業、交通等災害,62,一、,門禁管理,二、出勤管理,三、交通指揮,四、巡邏管理,五、財物查緝,六、預防災害,七、防止暴亂,八、廠際紀律,九、急救服務,十、搶救管理,十一、接待管理,十二、參觀引導,十三、溝通協調,十四、交辦事務,警勤管理之業務規劃,63,廠區門禁之管理,一、,人員、車輛、物品等出入廠一律受檢,。,二、來賓與廠商洽公應登記換證並與單位連絡,。,三、被訪問人前來接待並於,公司固定地點會客,。,四、訪客非因公務不得入廠,。,五、員工憑掛於胸前之識別證進出廠區,。,六、工作時間外出，須有外出證或請假單,。,七、員工自用車輛應將登記標誌貼於指定位置,。,八、車輛應依指定之停車場規定停放,。,九、,攜帶公私物品得持出門證或搬出證，始予放行,。,十、全日出入情形應記錄於警勤日誌,。,64,企業緊急事故之應變措施,一、訂定應變組織與制度,二、通報處理之作業流程,三、緊急事故之任務分組,四、緊急事故之復建與重建,五、事前實務演練作業,六、事故檢討會議,65,緊急事故通報反映處理程序,事故發生單位,現場實施應變處理,控制,上級單位,(二級),安衛室,協調,上級單位,(一級),行政處,呈報,協調,公司,是,否,警,察,單,位,消,防,單,位,政,府,相,關,單,位,醫,療,單,位,急救,通報,協助處理,報告內容：,1.何時發生。,2.何處發生。,3.發生何事。,4.如何發生。,5.緊急處理初步狀況,及可能需要之協助。,善後處理,(含處理結果報告),66,意外事故處理要點,一、保留現場：安衛部門,二、警察局：檢察官、筆錄,三、勞檢所：工安檢查,四、家屬：慰問金、和解,五、證人說詞：溝通,六、公司：設施、因應,67,環境管理 5,R,信,念,一、減 量,Reduce,：減少用量、少用有害物資、省能源,二、再利用,Reuse,：,廢容器、舊器材、公文袋、廢紙等,三、回 收,Recycle,：,紙、瓶、罐、玻璃、塑膠、電池,、碳粉匣、燈管等分類回收,四、拒 用,Refuse,：,拒用沒環保觀念的產品,五、修 復,Repair,：,堪用品可修復後再使用,68,總務 5,S,之做法,一、整理,SEIRI ARRANGE,二、整頓,SEITON PUT IN ORDER,三、清掃,SEISO CLEARN,四、清潔,SEIKEYSU CLEANSE,五、整心,SHITSUKE TRAIN,69,宿舍管理要點,一、訂定宿舍管理辦法,二、住宿管理公約,三、成立自治會,四、宿舍生活輔導,五、輔導老師的管理,70,宿舍生活輔導之職責,一、,輔導生活起居與正當休閒,二、反映住宿意見協調處理,三、,協助處理公共安全設施維護,四、公司要求配合事務與溝通,五、日常服務工作：,1.,休閒娛樂,2.,讀物供應,3.,作息輔導,4.,生活服務,5.,紀律維護,6.,安全管理,7.,水電管制,8.,郵電服務,9.,環境美化,10.,建教合作,11.,進退記錄,12.,住宿日誌,71,住宿人員守則,一、室內保持整齊清潔,二、每日起居時間生活管理,三、垃圾每日清晨上班前放置固定地點,四、整理棉被、枕頭、衣物等共同美化寢室,五、愛護公物毀損者應照價賠償,六、攜出物品須由輔導老師簽章,七、不得私自調換房間及更換公用設備,八、,上班時間不得在宿舍逗留,九、貴重物品不要置於室內,十、嚴禁外人進入宿舍,十一、禁止逾時回宿舍,十二、嚴禁外宿,十三、宿舍內嚴禁不法行為及私藏違禁品,十四、,不得私設爐電及電器設備,72,勞資和諧共識,一、觀念與共識,二、社會責任,三、勞資合作,四、共存共榮,五、勞資合作,六、法令宣導,七、輔導工會,八、溝通管道,73,勞資團體協約重點,一、出勤管理,1.彈性上班,2.,人性管理,二、,特別休假,1.未休假者發給獎金,2.,可計算退休金,三、其他,1.三節獎金,2.資深員工年資獎,3.,團體保險,4.撫恤金,74,職工福利金的提撥,一、資本總額提撥：1%至5%,二、每月營業收入：0.05%至0.15%,三、每月會員薪資：0.5%,四、公司下角料變賣：40%,75,結 論,一、用 心,二、節,省,三、,e,化,四、主 動,五、技 巧,六、整 合,76,中華採購管理協會 02-2,759-5000,Mobile 0937-918-895,0,2-2341-4759,李朗日全球資訊網-亞太教育訓練網,Thanks,Q & A,77,
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