第二章秘书的可持续发展课件

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,秘书实务教学,第一章秘书工作概述学习要点,秘书的定义,国际秘书联合会给“秘书”下的定义是：,秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他,(,她,),掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。,我国,给“秘书”下的定义是：,秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。,秘书部门,一、行政机关的秘书部门,二、公司企业的秘书部门,1,、综合性的秘书部门,2,、职能性的秘书部门,3,、专业性的秘书部门,4,、由一两名秘书承担的秘书办公室,三股份制企业集团中的秘书部门,四、临时性秘书机构,五、秘书部门的地位和职能,1,辅助管理。,2,综合服务。,六、秘书部门领导的工作职能,1,、检查督办,2,、协调关系,3,、制定制度,4,、人员管理,秘书实务工作,一、秘书工作：,办文、办会、办事。,二、秘书工作的宗旨,(,一,),“三服务”的指导思想,为直接领导服务、为相关的各级领导服务、为人民群众服务,(,二,),秘书工作的宗旨,秘书的职能是辅助管理、综合服务，秘书的工作目的就是使领导的决策和管理顺畅地贯彻实施。,三、秘书工作的特点,(,一,),机要性,(,二,),辅助性,(,三,),综合性,四、秘书工作的作用,(,一,),协调作用,(,二,),信息作用,(,三,),形象作用,(,四,),参谋助手作用,五、“第二专业”对秘书工作的要求,过硬的“第二专业”是做好秘书工作的要素,秘书实务教学,第二章 秘书的可持续发展,第一节,秘书的应聘与面试,一、秘书的任职资格与条件,秘书招聘广告实例分析,招聘广告实例1,诚 聘,北京润讯通信发展有限责任公司隶属于润讯集团，是从事通信领域多元化产品及服务的专业化公司。经北京市人事局人才市场管理办公室批准，诚聘以下人员：,1 ,2 ,3秘书；一名，,熟练掌握,Office,相关软件操作及,Internet,使用，协调能力强，有合作精神,，女性。,策划部助理：一名，,有良好文字组织能力，熟练使用,Office,相关软件及,Internet，,两年以上工作经验，有广告从业背景者,优先,考虑。,(摘自2000年1月19日北京青年报15版),招聘广告实例2,招聘启事,重庆葛兰素威康制药有限公司是英国葛兰素威康集团在中国的合资企业。她发扬葛兰素威康的传统，即高度严格的道德标准、实事求是的态度和亲密无间的雇员关系。本公司为每一位员工提供机会，尽量发挥其特长，与公司共同发展、成长。,因公司发展之需要，经北京市人事局人才市场管理办公室批准，诚聘以下人员：,医务部秘书1名：主要职责是为临床研究经理及其部门提供专业秘书服务，负责北京临床研究小组之日常事务。要求具有,文秘或相关专业大学以上学历。具有良好的英语听说读写能力，能熟练使用,MS Office,软件(,Word，Excel，Powerpoint,)，,有良好的沟通和组织协调能力。工作责任心强，细致踏实。有外企工作经验者优先。,(摘自2000年2月25日北京青年报11版),实例3,北京德沃斯石油华工有限公司,本公司聘办公室行政人员、公关接待、项目主管、企划各一名，要求相关专业大专以上学历，,熟练使用,MS Office，,熟悉车用润滑油市场，两年以上相关经验。,简历寄往,(摘自2002年12月18日北京人才市场报11版),实例4,北京彗博通科技开发有限公司,本公司急聘经理助理，要求：女，2428岁，本科以上学历，,懂贸易，英语6级以上，口语好。能长期出差，,有出国机会，待遇优厚。,(摘自2002年12月18日4北京人才市场报)11版),实例5,北京中视澳美国际广告中心,本公司诚聘文员1名，要求大专以上学历，思维敏捷，善于沟通，有稳定的客户基础，普通话标准。待遇：高底薪十流水10一20的提成。地址。,(摘自2002年12月18日北京人才市场报),实例6,北京金智技术人才交流中心文秘系列招聘广告,高级文秘 文笔好，英语4级。其中：女，大专，25岁以下，办公软件熟练，北京户口；男，本科，30岁左右，综合素质好。,董事长秘书 本科以上，男35岁以下，英语6级以上，口语好，北京户口优先，身高175米以上。,商务秘书 女，大专以上，30岁以下，有工作经验，熟悉办公软件。,文秘 女，26岁以下，性格开朗，北京户口优先，文秘相关专业，应届生可，党员优先，熟悉办公软件。,(摘自2002年12月18日北京人才市场报15版),例文7,P&G,诚聘,宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一，北京宝洁技术有限公司系外商独资高新技术企业，从事研究和开发洗涤用品、清洁用品、口腔护理用品领域的新技术，我们正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下人员：,研究开发部秘书(3人，编号,PGBTC09),Main Responsibilities：,Provide secretarial administrative support to the P&G Department to facilitate its development of new products and technologiesWork will include secretarial duties(travel and meeting arrangements，typing，filing act)acting as a key communication facilitator for regional and global P&G colleagues and may include management of independent administrative projects for the department.,Requirements：,* College graduate or vocational school graduate,* 12year secretarialadministration experience in a foreign or Joint Venture company preferred,* Good communication skill including fluency in English & Mandarin,* Have good computer skills including Word and Excel，etc,* Energetic personality who likes to take initiative and is good at problem solving and working effectively with others,几则招聘广告来分析,：,第一，“硬件”要求毫不含糊。,年龄、生理条件、学历、专业技能水平等硬指标要求相当严格。,三项要求是文笔、英语和现代办公设备使用能力,。,第二，“软件”要求绵里藏针。,所谓“软件”，是由那些“良好的”、“熟练的”、“,Good,”、“,fluency”,、“,Energetic,、“,effectively,”,等等词汇来体现的，而这可以说是高难标准。,“软件”是当今对秘书提出的更高的而且在不断升高的要求，是秘书运用知识、表现能力、展现综合素质的指标。,第三，“第二专业”不可或缺。,第四，“硬件”要求常常是用人单位提出的特性要求，所以标准比较清晰。,比如身高、学历、英语级别等。,第五，近年来，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心、归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势。,在商业化的言简意赅的启事中，浪漫的言语越来越少，代之以明确的薪酬、待遇和福利标准。这也让秘书在应聘前好好掂量，你到底要什么。,二、秘书的推荐与应聘,(一)推荐秘书,三条渠道：,1、应聘者本人自荐,2、了解和熟悉应聘者的人推荐,3、应聘者的原单位或毕业学校的推荐。,国外用人就很看重推荐，当然更在意推荐人是谁。目前在秘书的推荐上，自荐的方式比较普遍，毕业生由毕业院校推荐也较普遍。,(二)面试或约见的联系,让我们来分析这样一个实际情景：,准备好纸笔后，张,XX,在无人打扰的房间里拨通了恒通公司的电话。,“您好，是恒通公司吗?请李友善先生接电话。李先生吗，您好。我在 北京青年报上见到了贵公司招聘秘书人员的启事，我想问一下，秘书这份工作还空缺吗?对，我想申请这份工作，您是否能帮助我?我想向您请教几个问题，现在方便吗?我想了解我们公司的规模，当然，我不仅仅是考虑公司的大小，主要是想了解公司的效益，也想了解公司对秘书有什么特殊要求，您的答复使我很想来公司试试。您看，我备齐材料后，什么时候面见经理合适?好，谢谢您的指点，不多打扰了，以后见。”,分析：,这是最常见的事先约见。张,XX,是在见到感兴趣的招聘启事后，电话联系应试，这比贸然前往更有把握。有的招聘单位在启事上就申明白己的要求，如事先电话联系、先请邮寄有关材料、确定洽谈时间等，应聘者最好按照要求去做。李友善先生是招聘启事上写明的联系人。有的启事没有写明联系人、电话联系时，不要找总经理或老板，聘用之事自有分管。也不要谁接电话就问谁，即使正好是“李先生”接了电话，也会觉得你冒昧而无秘书工作经验。要简单说明自己是看了招聘启事而想进一步了解情况的，请有关人员听电话。,打这类电话或约见还应注意,(1)要明确联系目的，要弄清楚招聘启事上没写明、而你又希望知道，以决定自己是否应试的问题。在电话中，要表示出感兴趣、愿意一试的态度，而不要犹疑或吞吞吐吐。,(2)事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简要回答，对方没有问及，你不必说，如果问到，要简单明了，对答从容。,(3)也许你感觉谈话非常成功，即便如此，对方不问，你也不必非让对方知道你是谁。询问情况的人不止一二，对方不可能一一记住，你也不必显得过分渴望这份工作。,(4)根据电话中随时记下的公司情况，以及在电话中感觉到的公司人员的素质水平，通盘考虑是否进一步应试。,张似乎感觉还好。她下一步的事情是在约定日期前，备齐所需材料。,稍加注意就会发现，张,XX,在谈到恒通公司时，用的是“我们公司”，这会让接电话的人产生亲切感，这是张,XX,的谈话艺术。,(三)准备应聘材料,根据现在用人单位的要求，应聘材料主要有：,1学历证明：毕业证书、学位证书等；,2求职申请：即自荐书；,3履历材料：可以是表格，也可以是文章材料；,4推荐信：这要视招聘单位要求和应聘者本人意愿而定，一般涉外企业机构比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需要一至两封；,5求职申请表：有的招聘单位印制了此表，要求应聘者事先填写，以简捷明确地了解欲知情况；,6身份证、工作证、求职证等必要证件；,7相关证明：如技术等级证书、英语和计算机等级证书、其他职业准入证书、驾驶执照等。,以上材料，面试时要带原件，同时还应准备好复印件。随着社会求职者的增多，招聘单位的选择工作量大，因此求职者的应聘材料无形中成了敲门砖。现在，不少求职者的应聘材料相当“专业”，且制作精美，比如彩色打印的、装订成册的，还有专门承揽此类业务的门市，按照应聘者的愿望特制相关文本。虽说不能以材料制作的精美度取人，但是在众多光鲜绚烂的材料中，粗糙、简单的复印件必然失色，所以求职者要精心设计和制作好自己的应聘材料。,三秘书的面试,三、秘书的面试,秘书的面试是秘书的应聘考试。,实际上有可能是笔试、口试或实际操作测试。,因为对于招聘秘书，无论什么形式的考试，直观上看看,应聘者的形象,，,感觉言谈举止中体现的气质修养，,是必不可少的程序。所以习惯上一般称“面试”,。,秘书的笔试,不同招聘单位的工作要求不同，所以考试水平也不统一。,一般测试,应用文写作水平、英文水平、函电业务水平,、,秘书专业知识和相关专业的知识水平,。,有的单位设计了,自然科学和社会科学基础知识、文化课水平的考试。,还有些单位的测试内容包括,心理测试，人力资源管理类测试，甚至引入了智商、情商测试。,测试内容一般不难，题量不大，最忌应试者紧张，因为,心理测试,也是重要一项。,秘书的口试,一般是,英语的听说能力测试,，水平也是因招聘单位需要而定。当然在口试形式中也有了解应聘,秘书思维能力和表达能力,的意义，这一般就体现在貌似闲谈，以汉语或英语进行自然对话的过程中。有时招聘单位也专门设计口试的问题，甚至由领导或主管出任主考官。没有经验的应聘者常被这种场面弄得挺紧张，其实这不过是形式问题，,核心是要测试秘书的思维表述以及心理素质，,这时越紧张，越容易失败。,对秘书进行实际操作的测试,目前很多是计算机应用方面的，比如要求,熟练掌握,Office,相关软件,操作及,Internet,使用,。可能在面试时就请你制作个文本或从网上寻找信息并下载文件。还有的实际操作可能就请应聘,秘书进入角色，协助操办个会议，出席个宴会，,还有特意请应聘秘书,临时接待客户或处理某件事务,，以求在工作中观察秘书的,综合素质,。,面试应当特别注意下面几点：,第一，守时。,不必提早，不要迟到。,第二，诚实,。诚实回答问题，不炫耀、不吹嘘、不攀扯，给人诚恳朴实的印象。,第三，把握分寸,。 面试前要预先有所考虑，回答时要留有余地，一时不能答复的可以明确请求“请让我考虑一下”。不要把面试误当做智力测验而急不择言。,第四，自然展示秘书素养,。应当明确，面试的整个过程就是你展示自己秘书素养的机会，任何一次对答、一个动作举止、一件小事的处理都体现做派。优雅而不做作，自然而不庸俗地展示自己的专业素养是十分必要的。,试用秘书，尤其是初次走人职业岗位的秘书，应当注意以下几个问题：,第一,，如果有些你关心的问题，在面试中你没好意思问清楚，在试用前，必须向有关人员询问。比如你的报酬(试工期和录用期的)、待遇、具体的工作部门和工作内容等等。,第二,，详细了解单位有关的规章制度和纪律要求。,第三,，坦率地向直接领导讲明自己必须说明的情况，以免出现问题，造成误解。,第四,，尽快进入角色，尽早熟悉工作，尽量减少因为自己生疏和不熟练所造成的工作不顺利。,第五,，新来的秘书常是在工作环境中被人注视的目标，一定保持沉稳，,避免热情过度,，做事适可而止，注意观察体会工作环境和氛围。,第六,，试用是双方的。所以在试用中还要,仔细品味自己是否适合这份工作,：对自己来说，这个供职单位是否有发展前途：这份工作是否有发展前途。,第七,，适当的时候，向自己的直接领导表达自己对这份工作的满意，表明自己希望被录用的意愿。如果你不是这样的感觉，就更要及时表示。,第二节 对秘书的审查与考核,一、对秘书的审查与职业纪律,(一)北京市关于对秘书的选用和审查规定所体现的对政务秘书的特殊要求（陈王事件之后）,(二)对企业秘书注重的是辅助经济管理能力和工作效率,(三)涉外秘书的审查和纪律,涉外秘书的工作原则和涉外秘书人员守则,：,1涉外秘书工作的原则：,(1)坚持“和平共处”五项原则。,(2)坚持“不卑不亢、内外有别”的原则。,(3)坚持“维护民族尊严、维护国家荣誉”的原则。,(4)坚持“严格执行外事纪律”的原则。,2涉外秘书人员在工作中应注意遵守的六项守则：,(1)忠于祖国、忠于人民、忠于事业。事。,(2)注意贯彻执行党和国家的方针政策，尤其对外经济政策，,(3)严格保守国家秘密，认真执行保密法规。保守职业秘密。,(4)忠于职守，尽职尽责。不超越权限。,(5)保持中国人的优秀传统和行为美德，吸收借鉴国外精华。,(6)与外方人员私人交往要有度。遇事要向有关部门请示、报告,。,二、国家对秘书职业资 格的鉴定与考试介绍,(一)国家对秘书职业资格的鉴定,11997年国家职业技能鉴定专家委员会增设了秘书专业委员会。98年5月，国家劳动和社会保障部颁布了国家秘书职业技能鉴定等级标准，并在五城市设秘书等级考试中心。,21999年9月国家劳动和社会保障部组织修订了国家职业技能标准秘书(试行)和国家职业技能鉴定规范(秘书)，随之重新推出了秘书职业技能培训鉴定教材。2003、,2006,年又对秘书职业鉴定的培训教材进行修改。,3考试形式分为理论知识和实际技能两部分，,但至今举办的考试实际技能操作还未能从书面笔答变为实际操作,。考试有全国统一的考试指定教材。考试借鉴了国际上英国、美国等国家的秘书等级考试方法。目前在秘书行业还没有执证上岗的要求。,4目前秘书职业技能培训鉴定在北京市的通过率占参加培训测试秘书的70以上。,(二)国家对秘书职业资格鉴定的内容,1国家对秘书职业资格鉴定的对象和层次划分,在国家职业标准,秘书中将秘书职业等级分为五级。对不同等级的秘书归纳了共同的职业能力特征：,“要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。”,2国家对秘书职业资格鉴定的内容：,(1)鉴定内容基本上是以秘书工作的,基本要求,和不同等级秘书的,具体工作内容,来划定的。基本要求包括：,文书基础、办公自动化、速记、法律与法规、企业管理基础,五方面。基本内容部分主要采取书面考试的形式。,对各级秘书的,工作要求,也规定了相应的考试内容,。,秘书国家职业资格考试基本教材,秘书国家职业资格培训教程目 录,第一部分基本要求,第一章 文书基础,第一节 公务文书的含义与制发,第二节 公务的格式,第三节 文种辨析与拟写,第四节 文书拟写基础知识,第二章 办公自动化,第一节 计算机基础知识,第二节,Windows XP,窗口操作系统,第三节 办公室常用设备,第四节 计算机网络,第三章 速记基础,第一节 速记的概述,第二节 汉字速记,第三节 拼音速记,第四章 法律与法规,第一节 公司法,第二节 外商投资企业法,第三节 合同法,第四节 劳动法,第五节 知识产权法,第六节 世界贸易组织法,第五章 企业管理基础,第一节 现代企业管理,第二节 财税常识,第三节金融常识,第一章 商务沟通,第一节 商务礼仪,第二节 接待,第三节沟通,第二章 办公室事务和管理,第一节 办公环境的维护和管理,第二节 日常办公室事务,第三节 办公用品的发放和管理,第四节 办公效率和时间管理,第二部分工作要求,五 级 秘 书,第三章 常用事务文书的拟写,第四章 会议与商务活动,第一节会议筹备,第二节 会议的善后工作,第三节 商务活动,第四节 商务旅行,第五章 信息与档案,第一节信息管理,第二节 档案收集,第一章商务沟通,第一节 接待,第二节 沟通,第二章 办公室事务与管理,第一节 办公环境的维护和管理,第二节 日常办公室事务,第三节 办公用品的发放和管理,第四节 办公效率和时间管理,第三章 常用事务文书的拟写,四 级 秘 书,第四章 会议与商务活动,第一节 会议筹备,第二节 会议中的服务,第三节 会议的善后工作,第四节 商务活动,第五节 商务旅行,第五章 信息与档案,第一节 信息管理,第二节 档案管理,第一章 商务沟通,第一节 商务礼仪,第二节 接待,第三节 沟通,第二章 办公环境的管理,第一节 办公环境的管理,第二节 办公室事务管理,第三节 办公用品的采购和管理,第四节 办公效率和时间管理,第三章 常用事务文书的拟写,三 级 秘 书,第四章 会议与商务活动,第一节 会议筹备,第二节 会议协调,第三节 会议的善后工作,第四节 商务活动,第五节 商务旅行,第五章 信息与档案,第一节 信息管理,第二节 档案管理,第一章 商务沟通,第一节 商务谈判,第二节 沟通,第二章 办公室事务和管理,第一节 办公模式和安全运营,第二节 团队管理,第三节 办公资源的管理,第四节 办公效率和目标管理,第三章 常用事务文书的拟写,二 级 秘 书,第四章 会议与商务活动,第一节会议筹备,第二节 会议中的管理,第三节 会议的善后工作,第四节 商务活动,第五章 信息与档案,第一节信息管理,第二节 档案管理,（一级秘书考试暂缺）,(三)目前国家对秘书职业技能鉴定的局限,第一，需要进一步完善职业标准。,第二，需要内容相对稳定的培训教材。,1998年的一套培训教材。秘书的职业鉴定进行了5年，教材已更换第,5,套。鉴定工作还要在探索中逐步完善。,第三，需要革新鉴定秘书这门特殊职业的形式。,第四，需要规范秘书职业鉴定机构。,三、我国正在引进的两种秘书职业考试,(一)英国的剑桥秘书证书考试,1英国剑桥大学考试委员会的剑桥秘书证书所遵循的标准是为世界各国所推崇的。证书考试的程序和评估设计被认为能适用于不同的地点、体系和文化。这个证书考试的目标是培养和考察学院的秘书技能，使学生能够展示：,(1)对重要概念的理解；,(2)将所获技能应用于实际工作环境中的能力；,(3)独立思考与工作的能力。,2英国剑桥秘书证书主要从8个方面考察秘书的能力：,(1)文字处理方面的能力；,(2)交流和任务管理方面的能力；,(3)办公室管理能力；,(4)速记能力，,(5)对客户服务的能力：,(6)沟通技能，,(7)组织会议和事件的处理能力，,(8)信息和沟通技术(重点在计算机应用)。,(二)英国的,NVQS,秘书考试,NVQS(National,Vocational Qualification System),即国家职业资格证书制度，是英国的以国家职业标准为导向，以实际工作表现为考评依据的一种新型的职业资格证书制度。,NVQS,的秘书考试英文原文是,Administration，,是英国,NVQS,行政管理及文秘标准委员会制定的，它的职业概念涵盖了行政或事务管理所包含的全部内容。它的标准体系的基础部分所描述的职责主要是执行性的事务工作，包括来访接待、安全保卫、文件收发、信息处理、文档保管、文件准备和办公设备使用等等。与我国所说的秘书(英文,Secretary),职业相比，它强调了管理和行政事务。,我国引已进推广,NVQS,行政管理及文秘标准的工作。,第三节 秘书的晋升与发展,一、秘书的晋升工作的现状,(一)社会中不同的秘书等级现状,(二)晋升的可能和晋升的实际困难,(三)秘书晋升工作的推进,二、秘书的可持续发展,思考与练习,1收集五份不同媒体上发布的有关秘书的招聘启事，并从这五份招聘启事中归纳出现有的社会岗位对秘书的前三项要求。,2在互不商量的情况下准备一份关于自己的自荐信，并请别人准备一份推荐信，讨论这两份文件，分析在秘书的任职资历方面，自我和别人的认识是否一致，看看获得的启示。,3设计一次模拟招聘的面试过程，重点讲评应聘者的表现，以此认识面试中应当注意的心理和状态问题。,4走访若干单位，了解现实岗位中对秘书的职业道德要求和秘书的考核审查，据此做出书面调查报告。,霜叶红于二月花,