纸质档案数字化课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,档案,纸质档案数字化,?,档案数字化简介,?,档案数字化工作要求,?,昌平区档案数字化管理系统操作流程,?,常见问题解答,主要内容,11/17/2019,档案数字化简介,档案数字化,是什么,所谓档案数字化，是指采用,扫描仪,或,数码相机,等数码设备对纸质档案进行,数字化加工，将其转化为存储在,磁带、,光盘、移动硬盘,等载体上并能被计算机,识别的数字图像或数字文本的处理过程。,档案数字化,为什么要,?,是社会发展的需要,?,是政府工作的需要,?,是档案业务的需要,8,档案数字化,的作用,?,1.,能够实现档案数据的网络共享。,?,2.,能够缩短档案文件查阅时间。,?,3.,能够有效地保护档案原文安全。,?,4.,能够提高档案利用率且便于存储。,?,5.,便于建立档案资源库，适应各类,档案的管理需求。,11/17/2019,纸质档案数字化的依据,1.,国家档案局,2019,年,4,月,30,日发布的纸,质档案数字化技术规范,DA/T31-2019,2.,北京市档案数字化标准,DB11/T 765.2,2019,11/17/2019,纸质档案数字化遵循原则,1.,规范性,11/17/2019,档案数字化必须遵循行业标准纸质档,案数字化技术规范，采取国家推荐的文,件格式、技术参数和工作流程。,纸质档案数字化遵循原则,2.,安全性,11/17/2019,确保档案原件的安全。,保守档案信息的秘密。,纸质档案数字化遵循原则,3.,真实性,11/17/2019,确保档案信息内容的原真性。,避免对档案内容作额外处理。,纸质档案数字化遵循原则,4.,效益性,11/17/2019,评估档案数字化投入的必要性。,采取最优化的技术方案。,发挥专业化和社会化优势。,15,昌平区档案数字化现状,?,昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。,?,截止,2019,年，昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目,录著录约,240,万条，电子图像扫描约,40,余卷件,1200,余万页，,档案类别达,(),个，档案数字化数据总量居全市各区县档案局,前列。,?,昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用,IBM3950,服务器，,配套磁盘阵列容量达,114TB,，数据总量居全区之首，服务,器已实现双机热备及数据实时备份等功能。,?,在全市范围内首次开展基层档案数字化工作并为全区,77,个,处级立档单位配备了扫描仪、计算机等档案数字化设备。,11/17/2019,17,纸质档案数字化,外包,18,1.,什么是纸质档案数字化外包。,3.,档案数字化外包的管理规范。,国家档案局于,2019,年,12,月,8,日印发了档案数字化外包安全管理规范。,4.,各单位在档案数字化外包过程中容易出现的问题。,2.,为什么要开展纸质档案数字化外包。,19,纸质档案数字化工作要求,工作环境,硬件,?,配置档案数字化专用计算机、扫描仪。,?,切断与,INTER,网连接，保持计算机不联网。,11/17/2019,工作环境,软件,?,相应的扫描仪驱动,?,WINDOWS XP,及以上操作系统,?,Microsoft Office 2019/2019,?,ACDSee5.0,（推荐）,?,Photoshop,（选用）,?,昌平区档案数字化管理系统,11/17/2019,工作目标,?,一是将,纸质档案目录信息,转换为,存储于,EXCEL,或,ACCESS,格式,的电子目录。,?,二是将文书、照片等,纸质档案,通过数字化,转换为,电子格式,的电子图像。,11/17/2019,纸质档案数字化工作范围,?,自,2019,年起,凡列入本单位进馆接收范围，,并划定为永久保管期限和社会利用价值高,的纸质档案，原则上均须进行数字化。,?,划定为其他保管期限的档案，是否进行数,字化，由各单位自行决定。,11/17/2019,纸质档案数字化工作指标,?,电子目录,?,电子图像,?,存储结构,?,文件命名,?,数据链接,11/17/2019,纸质档案数字化工作指标,?,电子目录：,1.,确保目录的完整性，项目数应与软件中所,显示列数相同。,2.,确保目录与电子图像一一对应。,3.,应将,Exel,载体的目录导入,Access,数据库中,11/17/2019,纸质档案数字化工作指标,?,电子图像：,1.,图像分辨率不低于,200,点。（,DPI,）,2.,图像完整、清晰。,3.,选择真彩色模式进行扫描。,4.,扫描后的图像采用,JPEG,格式存储。,11/17/2019,纸质档案数字化工作指标,?,文件及文件夹命名：,?,1.,案卷级,文件夹命名：,全宗号,-,目录号,-,案卷号,案卷级图像命名：全宗号,-,目录号,-,案卷号,-,页号,?,2.,文件级,文件夹命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,文件级图像命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,-,页号,11/17/2019,纸质档案数字化工作指标,?,存储结构：,在电子图像扫描结束后，应将数据按照,全宗号,目录号,文件,的结构进行存储,11/17/2019,纸质档案数字化工作指标,?,数据链接：,在电子图像扫描与电子目录录入工作完,成后，通过,Access,数据库的超链接功能将,目录与图像相挂接，或使用昌平区档案,数字化管理系统中的,挂接功能模块,自动,链接。,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,档案整理,?,建立目录数据库,?,档案扫描,?,文件命名,?,图像处理,?,数据链接,?,数据质检,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,档案整理：,1.,拆装订卷,2.,编页号,?,建立目录数据库：,应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确,定档案的著录项，建立目录数据库。,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,档案扫描：,档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方,式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对,比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整,应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实,体。,?,文件命名：,应按照案卷级和文件级不同的命名方式命名。,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,图像处理：,1.,调整方向、纠偏,2.,去污、去黑边,3.,图像拼接,?,数据链接：,建立档案目录数据库，使用,Access,数据库超,链接或应用档案管理软件与图像数据挂接。,?,数据质检：,检查目录数据库、数据挂接的准确性及扫描图,像的完整、清晰情况，检验率应达到,100%,，合格,率达到,99.7%,。,11/17/2019,34,昌平区档案数字化软件操作流程,数字化管理系统先期调试,?,第一步：解压缩,该软件解压缩后产生的两个文件夹必须处于同一分区,根目录下,(,同一硬盘分区内即可,),且文件名称不能更改。,11/17/2019,数字化管理系统先期调试,?,第二步：启动,APM,软件,1.,打开上一步所解压缩的,“,YSDAserv,”,文件夹，找,到,“,APMServ.exe,”,双击打开：,11/17/2019,数字化管理系统先期调试,?,2.,取消,“,SSL,”,前面的勾，单击,“,启动,AMPServ,”,；状态,栏显示,“,Apache,已启动,MySQL5.1,已启动,”,即可。,?,注：该软件打开一次后不要手动退出，计算机关机或从新,启动都不需要再次打开。,11/17/2019,数字化管理系统先期调试,?,第三步：登陆系统,?,1.,在浏览器地址栏输入：,localhost,?,2.,登陆账号：,admin,密码：,123456,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,3.,文件夹及扫描图片命名,案卷级文件夹命名：全宗号,-,目录号,-,案卷号,案卷级图像命名：全宗号,-,目录号,-,案卷号,-,页号,文件级文件夹命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,文件级图像命名：全宗号,-,目录号,-,年度,-,件号,-,页号,注：图像文件名称应和对应目录档号保持一致，否则无法挂,接及更新。扫描的原图片名称必须为：,img#,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,4.,目录数据库导入,（,1,）将需使用的目录数据库,Excel,表导入到本系统相对,应的数据库中。,案卷,-,文件级目录数据库,归档文件,-,归档文件目录数据库,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,（,2,）,Excel,表格导入,Access,数据库方法及注意事项：,Excel,表中的所有项必须与,Access,数据库相对应。,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,Excel,表导入到,Access,数据库方法：,2019,版本将,Excel,文件直接复制粘贴到,Access,数据库,中即可；,2019,版本除了复制方法外还可以直接导入。,(,注,：,Excel,和,Access,中所有项必须一致,),11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,5.,档案扫描操作说明,（,1,）打开,ACDSee,软件并选择档案全文数字化文件夹,-,案卷或归档文件。,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,（,2,）批量建立文件夹，并设定成规定名称。,1.,点击新建文件夹按钮，生成需要的数量。,2.,将第一个文件夹名称修改成规定名称，并将所有文件夹,全部选择。,3.,输入,F2,键,设置模板,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,（,3,）扫描设置,?,?在软件左侧窗口选择,“,获取,”,-,“,扫描仪,”,?,?在格式中选择,JPG,?,?在文件名模板中输入,img# (5,个,#,，共,8,位,),?,(,注：必须为,img+5,位数否则无法更新图像名称,),11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,?在图像选项夹选中彩色正面；在分辨率中选择,200dpi,。,（原图不清晰的可选,300dpi,）,?,?在纸张选项夹中选原稿尺寸。,?,?设置完成后即可扫描。,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,6.,更新数据库及文件,第一步：选择案卷级还是文件级档案管理,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,第二步：高级管理界面更新数据库及文件（先数据库后文件）,?,1.,更新数据库将图像与目录进行挂接。,?,2.,更新文件会将,img#,变为标准图像名称并自动排序。,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,第三步：进入档案查询界面填写查询要求并选择查询字段,11/17/2019,纸质档案数字化工作流程,?,第四步：查询结果（可下载该图像及相对应的,Excel,目录表）,11/17/2019,常见问题解答,1.,扫描图像数据出现存储循环替换情况。,答：,硬盘存储空间已满。检查硬盘剩余空间，清理垃圾文件。,2.,更新成功后的图像无法在档案管理软件中显示。,答：,情况一：检查该图像占用空间大小，正常,A4,文件扫描后应,为,50,至,500KB,之间，如出现几个,MB,大小的文件则需要从新按,照,200Dpi,进行扫描。,情况二：图像扫描后大小为几百,KB,，但是尺寸超过,1000,以,上，此情况可用,Photoshop,等修图软件将图像尺寸更改至,800,或安装区档案局提供的软件补丁即可（补丁地址：,cpdag.bjchp.gov/tabid/4779/InfoID/238143/frtid/4683/D,efault.aspx,）。,3.,档案数字化管理系统网页无法打开。,答：,情况一：档案数字化管理系统解压缩后所产生的,YSDAserv,档案全文数字化,两个文件夹没有同时放置在一个,硬盘分区内。,情况二：,APM,软件没有正确启动。,情况三：网址输入不正确，正确网址为：,localhost,。,4.Excel,文件无法导入,Access,数据库。,答：,情况一：,Excel,中的列数、名称与,Access,中的列相互不一,致，或附加有其他格式，不是纯文本格式。,情况二：版本不一致，如：,Excel,为,2019,版本而,Access,为,2019,版本且没有安装兼容包。,情况三：,Excel,表格中文字或数字之间不是连续输入，夹带,如回车键、空格键等。尤其容易出现在年代等数字栏中。,5.APM,软件启动失败。,答：,情况一：计算机内没有安装,Access,数据库，安装后即可。,情况二：计算机,windows,操作系统有漏洞或有系统文件丢,失，从新安装,windows,系统。,57,电脑其它盘,刻录光盘,移动硬盘,U,盘,存储介质,谢谢！,Thank you,！,谢谢,