办公室日常事务管理

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第二章 办公室日常事务管理,一、办公环境管理,二、接打,三、领导活动的安排,四、印信管理,五、值班工作,一、办公环境管理,1、办公环境管理的含义与作用,2、办公室环境的布置和管理,3、办公室的布局设计封闭式、开放式、公寓式,一般来讲，现代办公空间由如下几个局部组成：接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等。,二、接打,1、接听 的技巧与要求,1接听 必须及时,2接听 首先问候并通报,3做好 记录,4正确处理 的临时中断,5学会处理不在的同事的,6学会处理转接,7适时结束,8同时处理打进来的多个,9按听打给上司的,2、打 的技巧与要求,1尽量选择适宜的时间打,2打 前的准备工作,3准确拨号耐心等待,4及时自我通报,5要求对方做好 记录,6替上司拨叫,7拨错了号要及时抱歉，绝不可一挂了之,8如果通话临时中断或受到干扰，应主动回,9运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话,本卷须知：,语言沟通的3大特点是：声音和谐有序、态度和霭可亲，言辞得体准确。,要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住话筒，并说声“对不起。千万不要边打 边嚼口香糖或吃东西。,应防止打 时和旁边的人交谈。,注意不要让房间里的背景声音干扰 交谈。,如果通话中遇到线路出现毛病或串线，应尽快处理，并建议对方待会儿再打。这样做，也许会耽误一点时间，但比较礼貌。,3、领导不接 的处理,1领导不在场,2领导无暇接,3领导拒绝接,实务演示：接打,三、领导活动的安排,1、领导活动的预安排,即预先把领导每月、每周、每日的主要活动，在征求意见的根底上列出表格或要点，经审定后印发给每个成员和有关部门。为什么要这么做？,分月安排、周安排、日安排,本卷须知：,1服从上级领导和机关的有关活动安排,2要分轻重缓急,3注意劳逸结合,4随时补充、调整,2、一些具体领导活动的安排,1记者招待会,2庆典活动,3表彰颁奖会,4谈判活动,5深入基层调研和检查工作,了解领导外出的任务、意图、时间和地点，然后根据具体任务考虑方案和措施,制定领导调查研究或检查工作日程表,准备有关文件资料,积极配合领导搞好调查研究,四、印信管理,1,、印章的种类,2,、印章的刻制和启用,3,、印章的使用,4,、印章的保管,5,、公章的停用与销毁,6,、介绍信的保管和使用,五、值班工作,1,、值班的组织形式,专职值班室、专兼职值班室、轮流值班,2,、值班工作的任务,承办领导交办的事项,负责信息传递,负责工作接待,处理突发事件,积极主动并汇报,准确记录、及时反响,热情接待、酌情处理,先询问清楚事实，立即向领导汇报听取指示，来不及汇报应先采取应急措施，事后汇报,掌握领导外出活动行踪,做好值班记录,记录、接待记录、值班日志,实例：某制衣值班室接到公司仓库的 ，仓库管理员报告成品库起火，火势较大，难以控制，作为公司值班室的秘书要如何做？,