文秘接待工作培训ppt课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,(,一,),接待活动的基本要素,1.,来访者,2.,来访意图,3.,接待者,4.,接待任务,5.,接待方式,(,二,),接待工作的作用,1.,扩大交往合作,2.,树立良好形象,3.,保障活动效果,4.,解决实际问题,办公室接待工作,一、接待工作概述,接待，是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是秘书部门履行职能的重要体现。,(,一,),类型：接待工作可以分为多种,按接待对象,可分为外宾接待和内宾接待；,按相互关系,可分为上级来访接待、下级来访接待和平行单位来访接待；,按接待内容,可分为工作接待、生活接待和事务接待。,(,三,),秘书人员在接待活动中的职责,秘书部门的接待工作有两个方面：,一是招待来客，为来访者实现其目的提供服务，使其满意而归；二是为领导提供辅助服务。包括对领导时间的管理、为领导挡驾以至为领导直接做辅助工作。,主要有以下职责：,(1),帮助领导者分析来访者的来访意图及背景材料，确定接待任务和方式。,(2),做好接待活动的各项准备工作，如拟写接待材料、拟选接待礼物、拟订接待方案、落实各项接待事项等。,(3),为领导者正式出面接待与对方进行事先磋商，确定具体的接待日程和地点。,(4),保证接待活动的顺利进行。,(5),做好接待活动的善后工作。,(,四,),接待服务的原则,1,、平等待人,2,、热情周到,3,、内外有别,4,、相互尊重,5,、精简务实,6,、确保安全,7,、合理“挡驾”,二、接待服务的基本礼仪,1.,称呼与问候,2.,介绍,(1),自我介绍,(2),他人介绍,3.,握手,4.,电话的使用,5.,名片的使用,办,公,室,日,常,交,往,礼,仪,(,二,),接待迎送礼仪,1,、确定接待规格,2,、注意乘车次序,3,、讲究宴请礼仪,(,三,),涉外接待礼仪,1.,国际礼仪的基本原则,(1),在人际交往中，应遵守“信守时间”的原则,(2),在公共场合中，应遵守“不妨碍他人”的原则,(3),在社交活动中，应遵守“女士优先”的原则,(4),在相互关系中，应遵守“不得纠正”的原则,(5),在言语谈话中，应遵守“维护个人隐私”的原则,(6),在位置排列中，应遵守“以右为尊”的原则,(7),在日常生活中，应遵守“保护环境”的原则,(8),在对外交往中，应遵守“爱护动物”的原则,2.,涉外接待工作的原则,(1),统一管理，服从政治,(2),热情友好，礼遇适度,(3),相互尊重，不卑不亢,(4),内外有别，区别对待,(5),遵守纪律，不牟私利,(6),有的放矢，讲求实效,3.,尊重宗教信仰，注意各种禁忌,三、秘书人员的礼仪形象要求,(,一,),仪容礼仪,头发；面容；手臂；腿部；化妆,(,二,),举止礼仪,(,三,),表情礼仪,眼神；笑容；面容,(,四,),服装礼仪,1.,整洁大方；,2.,整体和谐；,3.,展示个性,4.,佩饰礼仪,接待的工作程序？,了解来访者情况,确定接待规格,制定接待计划,接待工作总结,接待计划的实施,做好接待准备工作,问：接机两次？值班员及N市市委办公室有无责任？,如果有，哪一环节工作不够到位？,案例,初萌是公司的一名新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前,20,分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：,“,何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。,”,正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上,杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。,请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？,商务接待,结合以上案例，说说如何做好商务接待参观,至少做到以下几点：,充分了解来访人员情况：身份、目的、人数等,制定好完善的接待计划，接待周全。,从严控制参观对象，做好参观地点的选择、线路的设计,会,见,和会,谈,中的事务,（一）会见的含义及相关术语,1,、会见的含义,会见指与别人会面、相见，多指外交场合，亦称会晤。,2,、相关术语,（,1,）接见、召见 （,2,）拜见、拜会,（,3,）谒见、觐见 （,4,）回拜 、回访,(5),拜访,（二）会见的类型,1.,礼节性会见（一般时间较短，通常在半小时以内，属于礼貌性的应酬）,2.,实质性会见,（三）会,谈,的组织和安排,1.,明确会谈目的,2.,确定会谈议题,3.,收集和分析信息,4.,统一口径,5.,确定参加人员（主谈人、其他谈判人员）,6.,确定会谈时间,、地点,7.,通知对方,8.,会谈现场布置,会谈现场布置,9.,会谈结束,10.,整理会谈文件,1.,身份的要求不同,会见时，双方的身份可以是不同的，但会谈时双方的身份除特殊情况外通常应为对等。,2.,目的不同,会见的目的较广泛，不要求达成书面协议。但会谈的目的是通过交换意见达成共识或书面协议。,3.,约束力不同,会见一般是以口头的方式达成谅解或共识，且无严格约束力。而会谈达成的书面协议具有严格的约束力，受法律保护。,（四）会见与会谈的区别,答案要点：,从上例可以看出，会谈中环境、桌子和座次安排的重要性。,多边会谈时，可采用椭圆形桌或圆桌，座位摆成圆形、方形或,T,形等,.,座次排定后，秘书人员应按双方人员的姓名制作名牌。如果是多边会谈，名牌的两面分别用英文和会谈者本国文字书写，并仍将本国文字书写的一面朝向会谈者本人。,涉外会见时，如果双方身份相当，可在宾主就座的两侧放置两国国旗。可以是落地旗架悬挂，也可以用小旗架放置在主人和主宾之间的茶几上。但如果双方身份不同，则不挂国旗或只挂主方国旗。涉外会谈一般都要求悬挂或放置国旗。,（四）会见座次安排示意图,记录,客人,主人,中,德,翻译,大门,讨论：,俄罗斯总统普京访华期间访问北大，由国务委员唐家旋陪同。那么在他们到达北大，首先要进行宾主间的介绍。这个时候的介绍顺序就应该是,？,先向普京介绍北大前来接见的人员，按照职务由高至低。这一顺序体现了宾客优先权（地位高）。（其实按照事务的逻辑事理来说，是很容易想清楚介绍顺序的，而不必死记硬背，试想一下，普京要访问北大，北大的领导层或者说负责此事的相关人员对普京此次访问的相关事宜，比如时间、地点等等是非常清楚的，而普京不可能说对谁是北大校长、书记等等清楚掌握）,一般来说，先把地位低的一方向地位高的一方介绍，同一方的由高向低介绍。,【,实例分析,】,：,某公司接待了一个英国贸易代表团。这次接待活动的主陪人是公司的王总经理。在英国公司抵达的当晚，王总经理带领手下接待人员去拜访对方。他们到英国代表团团长的房间门口敲门，团长穿着睡衣开门一看，脸上露出非常意外和尴尬的表情。团长请他们等一等，然后关上了门。王总经理感到很不理解，我们主动拜访，为什么对方却如此冷淡？,【,点评,】,拜访应该事先约定，不应该作不速之客，让主人猝不及防。当外国人穿着睡衣的时候，他们是不能接待来访者的。宾馆的房间虽然是主人方面替他们订的但是当客人入住之后，房间就是他们的私人领地，一般不会在房间里接待访客。更不会穿着睡衣接待访客，所以在拜访前应该预约地点和时间。,对方的秘书未卜先知？,新秘书小文工作努力，但难免不够老练。,上午，主管想约见,T,公司经理王某，要秘书小文代他邀请，小文迅速和对方约定大后天上午。,下午，对方秘书来电,:,王经理因要事出差，不知会谈能否改在明天上午？小文不能做主，搁下电话去主管，主管说明天上午要开会，下午行吗？,小文告知对方秘书，但对方秘书说下午王某与别人约好了，建议后天上午行吗？小文没办法又去问主管。几经折腾，终于定在后天下午。可是，小文一下午的时间过去了，小文不禁纳闷了,:,对于约会时间自己要反复问，而对方秘书为什么不用问，难道她未卜先知吗？,？,面试例题：如何有效安排活动,我市的,大学是世界名校，今年恰逢百年校庆。市教委很重视，特意安排你协助学校领导进行活动安排，而且现在知道有,50,个港澳校友会参加活动，请问你将如何接待,?,【,参考答案,】,接待工作要既能让他们有重回故里、重温学生时代美好时光的感觉，又能让他们感受到以前就读的学校乃至整个大陆的发展变化。工作计划分为以下几步骤：,(1),准备阶段。先成立校庆领导工作小组（分工），规划准备好所需的物资、经费。再制定出活动的大致方案和活动日程。然后统计清楚,(,现代方式,),即将回来参加校庆的港澳校友的名单以及工作单位和联系方式，再和他们联络（飞信或建立,Q,群），告诉他们这次校庆的一些活动情况和日程安排并征求他们的意见,.,推敲原来的安排有没有什么需要增加或者改进的地方，尽量照顾大多数人的需要。再根据,50,人的人数准备好接待所需的人员、车辆、住所、吃饭、联谊活动场地等。印刷一些校庆时分发的资料，如校友通讯录、校日程安排以及学校现在的变化等等，并专门安排港澳校友参观大陆近年的发展较好的（单位,/,企业,/,工程或自然景区）。,(2),正式校庆阶段。让校庆工作组的人员按照原来的计划安排接待来人，举行同学见面会，并通知新闻单位来采访。当然还要准备相应的应急人员和应急物资储备。,(3),结束阶段。编写校庆活动录，视情况建立经常性的同学联谊组织，以便日后联系。最后，将一切活动写总结交给教育局，向领导汇报工作。,（本章）论文参考选题：,1.,（试论）秘书实务中的接待与信访工作中的接待比较,2.,秘书接待工作中的挡驾艺术,11,、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。,12,、有些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。,13,、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗,?,带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。,14,、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。,15,、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获,;,勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋,!,16,、人生在世：可以缺钱，但不能缺德,;,可以失言，但不能失信,;,可以倒下，但不能跪下,;,可以求名，但不能盗名,;,可以低落，但不能堕落,;,可以放松，但不能放纵,;,可以虚荣，但不能虚伪,;,可以平凡，但不能平庸,;,可以浪漫，但不能浪荡,;,可以生气，但不能生事。,17,、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。,18,、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。,19,、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。,20,、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持，而是坚持了才能看到希望。,1,、有时候，我们活得累，并非生活过于刻薄，而是我们太容易被外界的氛围所感染，被他人的情绪所左右。,2,、身材不好就去锻炼，没钱就努力去赚。别把窘境迁怒于别人，唯一可以抱怨的，只是不够努力的自己。,3,、大概是没有了当初那种毫无顾虑的勇气，才变成现在所谓成熟稳重的样子。,4,、世界上只有想不通的人，没有走不通的路。将帅的坚强意志，就像城市主要街道汇集点上的方尖碑一样，在军事艺术中占有十分突出的地位。,5,、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老,;,我有能力报答，父母仍然健康。,6,、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。,7,、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。,8,、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。,9,、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。,10,、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。,11,、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。,12,、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。,13,、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。,14,、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过,.,但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。,15,、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。,16,、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。,17,、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。,18,、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。,19,、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。,20,、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其实都是祝愿。,